مهارت های ارتباطی | دوره آموزش ارتباط موثر
مهارت های ارتباطی یکی از مهارتهای کلیدی در زندگی و کسب و کار است.
چنان که در فهرست مهارت های زندگی هم یکی از ده مهارت اصلی زندگی شمرده شده و تقویت مهارت ارتباطی به عنوان یکی از مهارت های نرم به پای ثابت برنامه های توسعه فردی تبدیل شده است.
در محیط کار هم مدام می‌شنویم که همه از ضعف مهارت ارتباطی دیگران گله می‌کنند. کارمند معتقد است که مدیرش در مهارت های ارتباطی ضعیف است. مدیر هم ناراضی است که کارمندانش به مهارت ارتباطی و دانش ارتباطات نیاز دارند و مدام دنبال دوره های آموزش مهارت ارتباطی است.
رواج یافتن اصطلاحاتی مثل سواد ارتباطی و سواد عاطفی به عنوان دو مورد از انواع سواد هم نشان می‌دهد که مهارت های اجتماعی و ارتباطی به یکی از دغدغه های دوران ما تبدیل شده است.
با توجه به این پیش‌زمینه لازم نیست دربارهٔ اهمیت مهارت ارتباطی زیاد حرف بزنیم و شما را به پیگیری درسهای آموزش مهارت ارتباطی ترغیب کنیم. اما بد نیست به دو نکتهٔ کوچک بپردازیم. اول این که منظور ما از «مهارت های ارتباطی» در متمم چیست (چون می‌دانیم که هر کس ممکن است برداشت و تعریف خود را داشته باشد). دومین نکته هم توضیح کوتاهی دربارهٔ اثربخشی ارتباط و اهمیت ارتباط موثر است.
تعریف مهارت های ارتباطی چیست؟
مهارت های ارتباطی شامل همهٔ مهارتها و توانمندی‌هایی هستند که به ما کمک می‌کنند افکار، احساسات و اطلاعات خود را به دیگران منتقل کرده و متقابلاً افکار، احساسات و اطلاعات طرف مقابل را بهتر درک و دریافت کنیم. مهارت ارتباطی همهٔ راه های ارتباطی را شامل می‌شود: از ارتباط کلامی تا ارتباط غیرکلامی، از دیدار حضوری تا گفتگوی آنلاین، از نامه نگاری تا ارسال ایمیل.
با این تعریف، مهارت های ارتباطی هم در زندگی شخصی و هم در مسیر شغلی و زندگی حرفهای به کار می‌آیند و به ما کمک می‌کنند تعاملی مفیدتر، سازنده‌تر و شفاف‌تر با دیگران داشته باشیم.
نتیجهٔ تقویت مهارت ارتباطی را می‌توان در بهبود کیفیت دوستی‌ها، تقویت رابطه عاطفی، اعتمادسازی، تعامل بهتر در محیط کار، استهلاک و اصطکاک کمتر در کار تیمی، حل آسان‌تر مسائل به کمک دیگران، تصمیم گیری گروهی، مدیریت اثربخش جلسات، دستاوردهای بهتر در مذاکره و ده‌ها حوزهٔ دیگر تجربه کرد.
تعریف ارتباط موثر چیست؟
وقتی از کلمه‌های موثر و اثربخش برای توصیف یک رفتار یا فعالیت استفاده می‌کنیم، منظورمان این است که آن رفتار یا فعالیت ما را به هدف‌مان نزدیک‌تر میکند (تعریف اثربخشی).
منظور از ارتباط موثر هم همین است. ارتباط موثر یعنی ارتباطی که ما را به هدف‌مان برساند.
فرض کنید می‌‌خواهید به شریک عاطفی‌تان بگویید دوستش دارید و شادی‌اش برایتان مهم است. احتمالاً «غافل‌گیر کردن او با یک مهمانی بزرگ تولد» ایدهٔ جذابی است. اما آیا اثربخش هم هست؟ یا اثربخش‌ترین ایده است؟ بسته به سلیقه و ترجیحات طرف مقابل، ممکن است بتوانید این پیامهای «دوستت دارم» و «تو برای من مهمی» را به روشی اثربخش‌تر به او منتقل کنید.
با این تعریف می‌توان گفت تقریباً تمام آنچه ما در متمم در آموزش مهارتهای ارتباطی مطرح می‌کنیم، با هدف افزایش اثربخشی ارتباط است.
به همین علت پیشنهاد می‌کنیم پس از مطالعه و مرور این نقشه راه و آشنایی با فضای کلی مهارت های ارتباطی، حتماً زمانی را هم برای مطالعهٔ درس ارتباط موثر در نظر بگیرید تا هم مفهوم «اثربخشی ارتباط» بهتر در ذهن‌تان بنشیند و هم با «موانع ارتباط موثر» بهتر آشنا شوید:
چند درس مقدماتی برای یادگیری و بهبود مهارت های ارتباطی
بر خلاف بسیاری از عناوین توسعه فردی و درس های دوره MBA در بحث یادگیری مهارت های ارتباطی نمی‌توان یک نقشه راه کاملاً صلب با زنجیره‌ای مشخص از درس‌ها را پیشنهاد کرد.
یعنی نمی‌توانیم بگوییم دقیقاً باید از این درس شروع کنید و به این ترتیب ادامه دهید تا به نقطهٔ پایان برسید. حتی نمی‌توانیم به سادگی دربارهٔ پیش‌نیاز بودن و نبودن درس‌ها صحبت کنیم (مثلاً بگوییم هوش هیجانی پیش‌نیاز درس تسهیلگری است یا گزارش نویسی را حتماً باید قبل از درس راهنمای نوشتن صورتجلسه بخوانید).
بنابراین می‌توانید بسته به علاقه، نیاز و سلیقهٔ خود، مسیر مناسب‌تان را انتخاب کنید.
اما اگر هیچ اولویت مشخصی در ذهن‌تان نیست، می‌توانید یادگیری مهارت ارتباطی را با گوش دادن به فایل صوتی مهارت های ارتباطی یا خواندن درسهای زیر شروع کنید:
فایل صوتی معرفی درس مهارت ارتباطی (نقشه ذهنی + دانلود)
تاریخچه ارتباطات و تحول نیازهای ارتباطی انسانها
مهارت های ارتباطی عمومی (زندگی شخصی و محیط کار)
مهارت های ارتباطی عمومی شامل مهارتهایی هستند که هم در زندگی شخصی و هم در کسب و کار و زندگی سازمانی به‌کار می‌آیند. بنابراین عملاً تمام شبانه‌روز، چه زمانی که در محل کار هستید و چه در کوچه و خیابان و کنار خانواده، به این مهارتها نیاز خواهید داشت. ما هم سهم بزرگی از دوره ارتباط موثر متمم را به آموزش نوع مهارتها اختصاص داده‌ایم.
مهارت های کلامی
حتماً قبول دارید که مهارت های کلامی یکی از مهم‌ترین زیرمجموعه‌های مهارت های ارتباطی و اجتماعی هستند و بدون تقویت مهارت کلامی محال است به تقویت مهارت های ارتباطی دست پیدا کنیم.
این در حالی است که متأسفانه در کلاس های مهارت های ارتباطی آن‌چنان که باید و شاید به مهارت های کلامی پرداخته نمی‌شود و وزن موضوعاتی مثل ارتباط غیرکلامی، زبان بدن، تیپ‌شناسی و شخصیت شناسی – که البته اهمیت هیچ‌یک از آنها قابل‌انکار نیست – بیشتر است.
اگر هم جایی در درس‌ها و بحث‌ها به تسلط کلامی پرداخته شده، کمتر به نیت توسعه فردی و به معنای شناخت کلمات و به‌کارگیری درست آنها و و بیان شفاف و شیوای حرف‌ها بوده است. بلکه بیشتر به بازی‌های کلامی و ترفندهای زبانی و ایجاد ابهام و ایهام و مانند این‌ها توجه شده است.
آشنایی با کلمات و بار معنایی آنها و شیوهٔ جمله بندی درست به دستیابی به اهداف زیر کمک میکند:
- با خودمان بهتر و دقیق‌تر صحبت می‌کنیم و فکر می‌کنیم و می‌فهمیم چه می‌خواهیم (کلمات ابزار اندیشیدن هستند؛ حتی در خلوت).
- می‌توانیم خواسته‌ها و انتظارات خود را بهتر بیان کنیم.
- اطمینان ما به این که طرف مقابل پیام‌مان را به درستی درک کرده (اثربخشی ارتباط) افزایش می‌یابد.
استفاده از زبان و کلمات در تعامل با انسانها آن‌قدر مهم است که در برخی از مدل های هوش، مثلاً هوش چندگانه هوارد گاردنر، توانایی‌های کلامی و زبانی به عنوان یکی از انواع هوش در نظر گرفته شده است.
با این توضیحات و با توجه به اهمیت بحث، ما در متمم سه گروه درس مجزا در زمینه مهارت های کلامی در نظر گرفته و تدوین کرده‌ایم:
تسلط کلامی ظرافت‌های کلامی چالش نوشتن
علاوه بر مجموعه درسهای فوق، بعضی از درسهای دوره آموزشی مهارت ارتباطی هم به نوعی به تسلط کلامی مربوطند (از جمله گفتگو با خود، کلمات عینی و کلمات ذهنی، جبر محیطی پنهان در جملات و مقایسه به عنوان یک قضاوت).
مهارت های مربوط به گوش دادن موثر و مشارکت در گفتگوها
یکی از مهم‌ترین مهارت های اجتماعی و ارتباطی، مهارت گوش دادن موثر و مشارکت در گفتگوهاست. واضح است که گوش دادن، زیرمجموعهٔ گفتگو است. اما بسیاری از ما آداب گوش دادن را نمی‌دانیم یا می‌دانیم و رعایت نمی‌کنیم. حتی درسی هم در این باره در متمم داریم:
کسانی که در گوش ندادن حرفه ای هستند!
به علت همین ضعف‌ها و بی‌توجهی‌ها معمولاً گوش دادن فعال را در سرفصل مهارت های ارتباطی می‌گنجانند. ما هم در متمم همین کار را کرده‌ایم:
در عین حال، برای این که شنونده خوبی باشیم، باید حرف زدن را هم بلد باشیم و بدانیم چگونه می‌توانیم طرف مقابل را تشویق کنیم بیشتر و راحت‌تر صحبت کند و نیز بدانیم چگونه با حرف زدن از خودمان، اعتماد ایجاد کرده و شوق گفتگو را در دیگران افزایش دهیم. درسهای زیر به این منظور تألیف شده‌اند:
البته مهارت سوال پرسیدن یک مهارت مکمل هم دارد و آن مهارت نپرسیدن سوال است. این‌که چه زمانی و در چه موضوعاتی بهتر است سوال نپرسیم. این موضوع را هم در درس مستقلی به بحث گذاشته‌اید:
هوش هیجانی
شناخت و مدیریت هیجانات را نمی‌توان از مهارت ارتباطی جدا کرد. ما در همهٔ انواع ارتباطات اجتماعی با عواطفی و هیجانات درگیر هستیم. خوشحال می‌شویم. ناراحت می‌شویم. خشمگین می‌شویم. ناامید می‌شویم و بسیار پیش می‌آید که بخواهیم این عواطف را به شکلی مناسب به دیگران بگوییم. گاهی هم لازم است این هیجانات را مهار کنیم و نشان ندهیم.
علاوه بر این، ارتباط موفق زمانی شکل می‌گیرد که احساسات و هیجانات طرف مقابل را درک کنیم.
بنابراین پیشنهاد ما این است که آشنایی با هوش هیجانی و انجام تمرین های تقویت هوش هیجانی را حتماً در برنامه تقویت مهارت های ارتباطی بگنجانید:
تعامل های پرتنش و گفتگوهای دشوار
ارتباط با دیگران لزوماً کاری ساده و پیش‌پاافتاده نیست. گاهی اوقات گفتگوها بسیار دشوار می‌شود. در حدی که ممکن است روزها به یک موضوع فکر کنید و در پی روشی باشید که حرفی را «با کمترین تنش و دردسر» و «به امید نتیجهٔ بهتر» به طرف مقابل بگویید.
گفتگوهای دیگری هم هستند که در این حد چالش‌برانگیز نیستند، اما اگر حواس‌مان نباشد و اصول و قواعد گفتگو را بلد نباشیم، ممکن است جرقه‌ای برای شکل‌گیری تنش باشند. حتماً خود شما هم این تجربه را داشته‌اید که یک جملهٔ ظاهراً معمولی که به کسی گفته‌اید یا از کسی شنیده‌اید، به ناراحتی‌ها و دل‌گیری‌هایی رسیده که مدت‌ها ادامه داشته است.
درسهای زیر با هدف کاهش تنش در چنین گفتگوهایی – که ظرفیت بالقوهٔ ایجاد تنش و تعارض دارند – تألیف شده‌اند:
ضمناً در فروشگاه متمم هم یک دوره صوتی آموزش گفتگوهای دشوار (محمدرضا شعبانعلی) عرضه شده که می‌توانید آن را هم تهیه کرده و گوش دهید (فایل های صوتی فروشگاه متمم برخلاف رادیو متمم رایگان نیستند و باید آنها را بخرید. اما صرفاً مطالعه درس‌ها هم برای یادگیری مهارت ارتباطی و موضوعات دیگر در متمم کافی است و اصلاً مجبور نیستید فایلهای صوتی را بخرید).
مهارت های ارتباط غیرکلامی
مهارت های ارتباطی را نمی‌توان صرفاً به ارتباطات کلامی محدود کرد. بسیاری از پیامهایی که ما ارسال و دریافت می‌کنیم، غیرکلامی هستند.
مشهورترین شاخه پیام های غیرکلامی، پیامهایی هستند که از طریق علائم چهره و زبان بدن ارسال می‌شوند. اما دامنه پیام های غیرکلامی به این موارد محدود نیست.
چیدمان اتاق کار و محل زندگی، قلمروهایی که برای خود تعیین می‌کنیم، وضعیت ظاهری (از پوشش تا زیورآلات و وسایلی که با خود همراه می‌کنیم)، عطری که استفاده می‌کنیم و ده‌ها عامل دیگر از این دست، می‌توانند یکی از شیوه های ارتباطی و ابزاری برای ارسال پیام های غیرکلامی باشند.
حتی کسی که ساعت مشخصی را برای دیدار شما تعیین میکند و عمداً دیر می‌آید، می‌خواهد پیامی غیرکلامی را به شما ارسال کند.
ما در متمم درسهای ارتباطات غیرکلامی را تا کنون در قالب دو مجموعهٔ مستقل تدوین و ارائه کرده‌ایم:
روانشناسی محیطی ارتباطات غیرکلامی
لازم است این نکته را – که در چند درس دیگر متمم هم گفته‌ایم – یادآوری کنیم که مراقب باشید گرفتار جذابیت درسهای ارتباط غیرکلامی، زبان بدن و روانشناسی محیطی نشوید. این مباحث مهم‌اند. اما به شرط آنها در کنار ارتباط کلامی به آنها توجه کنید. از آن‌جا که گاهی اوقات آموزش ارتباط غیرکلامی به سمت حرفهای غیرعلمی و سرگرم‌کننده (که بیشتر به فال‌گیری شبیه‌اند) می‌رود، این نگرانی همیشه وجود دارد که توجه به مهارت های ارتباطی غیرکلامی بر یادگیری مهارت های ارتباطی کلامی سایه بیندازد.
مهارت های ارتباطی در محیط کار
هیچکس نمی‌تواند ادعا کند که فهرست کاملی از ابزارهای ارتباطی تهیه و تدوین کرده است.
اما به هر حال هر یک از ما با شنیدن ابزارهای ارتباطی، چند مثال را به خاطر می‌آوریم و طبیعتاً بسته به شرایط خود و نیازهایمان، احتمالاً تسلط بیشتر بر تعدادی از آنها را در اولویت قرار می‌دهیم.
برخی از مهم‌ترین ابزارهای ارتباطی به شرح زیر هستند:
مهارت مدیریت جلسه
یکی از ابزارهای ارتباطی ما برای تصمیم گیری و تبادل نظر، برگزاری جلسه است.
معمولاً وقتی کلمه جلسه را می‌شنویم، جلسات سازمانی و گفتگوهای محیط کار در ذهن‌مان تداعی می‌شود. اما واقعیت این است که جلسه‌ها در زندگی روزانه ما هم نقش دارند و در وضعیت و کیفیت زندگی ما هم نقش دارند (از جلسه ساختمان تا جلسه خواستگاری و جلساتی که برای رفع کدورت میان دوستان و بستگان برگزار می‌شود).
پیچیدگی‌ها و ظرافت‌های اداره جلسه آن‌قدر زیاد و مهم بود که ما تصمیم گرفتیم دوره مدیریت جلسه را هم در متمم تدوین کرده و به عنوان بخشی از دوره مهارت ارتباط موثر آموزش دهیم.
اگر هم فرصت نکردید تمام درسهای مدیریت جلسه را بخوانید، پیشنهاد می‌کنیم حداقل یکی از درس‌ها را که در آن نکات مهم مدیریت جلسه را خلاصه و فهرست کرده‌ایم مرور کنید:
مهارت مذاکره
موضوع مهارت های برقراری ارتباط موثر با مهارت مذاکره گره خورده است. حتی اگر با بسیاری از کسانی که در پی تقویت مهارت های ارتباطی هستند صحبت کنید، متوجه می‌شوید که نیاز و دغدغهٔ آنها بیشتر از این‌که «مهارت ارتباط با دیگران در تعاملات روزمره» باشد، آشنایی با اصول و فنون مذاکره است.
اغلب کتاب های مهارت ارتباطی و کتاب های مذاکره هم در بخشی از سرفصل های آموزشی خود مشترکند.
ما هم در دوره آموزشی مهارت های ارتباطی متمم درسهای بسیاری را به مذاکره اختصاص داده‌ایم. اما برای این که یافتن درس‌ها و عناوین برای شما راحت‌تر باشد، در یک فهرست جداگانه گنجانده‌ایم. کافی است به درس اول آموزش مذاکره (دکمهٔ زیر) مراجعه کنید و فهرست بقیهٔ درس‌ها را زیر آن ببینید:
اگر هم فرصت نکردید تمام درسهای آموزش مذاکره را بخوانید، پیشنهاد می‌کنیم درس چند پیشنهاد برای مذاکره موفق را بخوانید:
مهارت ارائه
مهارت ارائه مطلب و سخنرانی از زیرمجموعه‌های مهم مهارتهای ارتباطی است که امروزه مهارتی ضروری در محیط کار محسوب می‌شود.
اگر مهارت ارتباطی را ترکیبی از «مهارت های ارسال پیام» و «مهارت های دریافت پیام» در نظر بگیریم، می‌توان گفت مهارت ارائه شامل همهٔ مهارتهایی است که نقش ارسال پیام در آنها پررنگ‌تر از دریافت پیام است.
با این تعریف، مباحثی مانند فن بیان، سخنرانی و موضوعات وابسته به آنها مانند تنظیم متن سخنرانی، ارتباط چشمی در سخنرانی را هم می‌توان زیرمجموعه مهارت ارائه در نظر گرفت.
به علت تعدد درسهای مرتبط با مهارت ارائه، ما این درس‌ها را در قالب یک سری جداگانه فهرست کرده‌ایم تا مشاهده و بررسی آنها ساده‌تر باشد:
لازم به تأکید است که هیچکس در ارائه مطلب (چه در جلسات سازمانی و چه در سالن‌های سخنرانی و کنفرانس) از مهارت های ارتباطی دیگر مانند مهارت شنیدن و مهارت گفتگو بی‌نیاز نیست.
بنابراین پیشنهاد ما این است که در یادگیری مهارت ارائه شتاب‌زده نباشید و در کنار مطالب این حوزه، سایر درسهای آموزش مهارت های ارتباطی را هم بخوانید و دنبال کنید.
مهارت گفتگوی تلفنی
نگاه بسیاری از ما گفتگوی تلفنی و کارکردهای آن طی دهه‌های اخیر تغییر کرده است.
در گذشته، تماس تلفنی به عنوان جایگزین دیدار رو-در-رو دیده می‌شد و در بررسی نقاط قوت و ضعف ارتباط تلفنی، معمولاً آن را با جلسه و دیدار حضوری مقایسه می‌کردند.
اما با گسترش پیامرسان‌ها و ابزارهای ارتباط دیجیتال، معیار سنجش و مقایسه تا حدی تغییر کرده است.
امروز معمولاً تماس صوتی را گزینه‌ای موازی پیامهای دیجیتال در نظر می‌گیرند و با آن مقایسه می‌کنند (بیشتر از این‌که بشنویم تلفن بهتر است یا دیدار حضوری، می‌شنویم که پیام بفرستم یا زنگ بزنم؟).
به هر حال، مستقل از این‌که ارتباط تلفنی را در کجای نقشهٔ دنیای ارتباط قرار دهیم و با چه چیزی مقایسه کنیم، همچنان لازم است برای بهبود مهارت خود در استفاده از این ابزار تلاش کنیم.
استفاده از تماس تلفنی به محیط کار محدود نیست و ارتباط تلفنی را می‌توان در دستهٔ مهارت های ارتباطی عمومی گنجاند. اما از آن‌جا که در اغلب درسهای آموزش ارتباط تلفنی در متمم به موضوع مذاکره و فروش و سایر ارتباطات سازمانی پرداخته‌ایم، ما مهارت گفتگوی تلفنی را در دستهٔ مهارت های ارتباطی محیط کار گنجاندیم:
اگر نمی‌خواهید یا فرصت ندارید همهٔ درس های مربوط به ارتباط تلفنی را بخوانید، پیشنهاد می‌کنیم حداقل درس نکاتی برای صحبت تلفنی حرفه ای با مشتری را با دقت بخوانید.
هم‌چنین می‌توانید مجموعه فایل های صوتی مذاکره تلفنی را – که رایگان نیز هست – دانلود کرده و گوش دهید:
مهارت اسلایدسازی
دو یا سه دهه پیش، مهارت اسلایدسازی را بیشتر مختص دانشجویان و محیط‌های دانشگاهی می‌دانستند. هنوز هم برخی مدیران و سازمان‌ها استفاده از اسلاید را پیشنهاد نمی‌کنند. مثلاً می‌دانیم جف بزوس بنیان‌گذار شرکت آمازون به این معروف است که استفاده از اسلاید در جلسات را دوست ندارد (کتاب فروشگاهی برای همه چیز).
اما از این موارد استثنا که بگذریم، امروزه اسلایدسازی به یکی از اجزای ضروری در برقراری ارتباط موثر تبدیل شده و به سختی می‌توانید یک جلسه سازمانی حرفهای بیابید که در آن به هیچ شکلی از اسلاید استفاده نشده باشد. با این فرض، کارجویان و به‌ویژه نسل جوان، اگر بتوانند ادعا کنند که در اسلایدسازی از مهارتی ویژه (فراتر از متوسط هم‌نسل‌های خود) برخوردارند، این توانمندی می‌تواند هنگام نوشتن رزومه به عنوان یک نقطه قوت به کمک‌شان بیاید.
این نکتهٔ مهم را هم به خاطر داشته باشید که کاربرد اسلایدسازی صرفاً به استفاده از پاورپوینت برای جلسه و سخنرانی محدود نیست. آشنایی با زیر و بم‌ها و ظرافت‌های اسلایدسازی در تولید محتوا برای شبکه های اجتماعی هم بسیار مفید است. هر یک فریم عکس یا عکس‌نوشته در اینستاگرام یا هر بنر گرافیکی در تلگرام را می‌توان مصداق یک اسلاید دانست و تقریباً همهٔ اصول اسلایدسازی در این‌جا هم به کار می‌آیند.
لازم است تأکید کنیم که درسهای آموزش اسلایدسازی در متمم حول موضوع طراحی اسلاید تدوین شده‌اند و نه جزئیات عملیاتی استفاده از پاورپوینت (که مثلاً این دکمه را بزنید یا به آن منو بروید).
مهارت گزارش نویسی
نمی‌توان از مهارت ارتباط موثر حرف زد و از گزارش نویسی حرف نزد. بسیاری از ارتباطات ما در قالب تنظیم و ارائه گزارش شکل می‌گیرند. حتی اگر قرار باشد جلسه و گفتگویی حول یک موضوع برگزار شود، در بسیاری از موارد باید ابتدا گزارشی تنظیم کرده و در اختیار شرکت‌کنندگان قرار دهیم.
گزارش روزانه و هفتگی و ماهانه، رزومه، توصیه نامه، طرح تجاری، پروپوزال پروژه دانشگاهی، پروپوزال‌های دریافت پروژه (در کارهای پیمانکاری و فریلنسری، مشاوره مدیریت و …)، گزارش پیشرفت پروژه و صورتجلسه تنها نمونه‌هایی از گزارش های رایج در فضای کسب و کار هستند.
به علت همین کاربرد گسترده است که باید حتماً بخشی از سرفصل مهارت های ارتباطی به گزارش نویسی اختصاص داده شود. ما در درس گزارش نویسی به مباحثی مانند ساختار گزارش، انواع گزارش، خلاصه مدیریتی، گردآوری اطلاعات و موضوعات دیگری از این دست پرداخته‌ایم.
مهارت نامه نگاری
نامه نگاری صرفاً به مکاتبات اداری محدود نیست. اگر نامه را به شکل بازتر تعریف کنیم و وسیله‌ای برای ارسال پیامهای غیرشفاهی بدانیم، همهٔ ما همچنان مانند قبل نیازمند بهبود مهارت نامه نگاری هستیم.
مهم‌ترین وجه تمایز نامه با دیگر ابزارهای ارتباطی، ناهمزمان بودن آن است. به این معنا که ما مجموعه‌ای از حرف‌ها، نظرات، خواسته‌ها و انتظارات را در قالب پیام مکتوب (فیزیکی یا دیجیتال) برای طرف مقابل ارسال می‌کنیم، اما این امکان وجود ندارد که در میانهٔ حرف‌ها و گفته‌های خود از او بازخورد بگیریم (به نامه استعفا، به نامهٔ گلایهٔ میان همسران و نامه‌های دیگر از این دست فکر کنید. شکایت دوم و سوم و چهارم و … در شرایطی در متن نامه می‌آید که فرد هنوز پاسخ طرف مقابل به گله و شکایت اول را نمی‌داند).
به همین علت نامه نگاری ظرافت‌ها و دقت خاص خود را می‌طلبد و نمی‌توان تمام دشواری نامه نگاری را به مواردی مانند تفاوت «عطف به» و «بازگشت به» و یا به کار بردن «هامش» به جای «پاراف» محدود کرد.
ما فعلاً در این بحث در متمم در ابتدای راه هستیم و صرفاً درس روش نوشتن نامه اداری را ارائه کرده‌ایم:
البته مجموعه درسهای تسلط کلامی، هوش کلامی و ظرافت های کلامی هم به این مهارت مربوطند و مکمل آن محسوب می‌شوند.
مهارت های ارتباطی در بستر دیجیتال
یکی از روش های بررسی انواع شیوه های ارتباطی این است که آنها را بر اساس بسترشان تقسیم‌بندی کنیم:
- ارتباط دیجیتال (ایمیل، شبکه های اجتماعی دیجیتال، وب و …)
- ارتباط غیردیجیتال (دیدار رو در رو، جلسه، تماس تلفنی و …)
البته تا یک یا دو دههٔ قبل، این نوع تقسیم بندی شیوه های ارتباطی را کمتر در کتاب های دانشگاهی مدیریت ارتباطات مشاهده می‌کردید. کتاب های مهارت ارتباطی، چه دانشگاهی و چه عمومی، معمولاً ترجیح می‌دادند مهارت های ارتباطی را به دو دستهٔ ارتباط کلامی و غیرکلامی تقسیم کنند. اما امروزه سهم ارتباطات دیجیتال در زندگی و تعاملات ما آن‌قدر زیاد شده که این نوع تقسیم‌بندی قابل‌درک باشد.
ما در ارتباط سنتی هم ضعیف هستیم، چه برسد به ارتباط دیجیتال
با وجودی که ما انسانها هزاران سال است به ابزارهای ارتباط کلامی و غیرکلامی مجهز هستیم، هنوز در استفاده از این ابزارها ضعف داریم و نمی‌توانیم از ظرفیت این ابزارها به بهترین شکل استفاده کنیم. کم نیستند کسانی که ضعف در مهارت گفتگو را یکی از مهم‌ترین ضعف های مهارتی خود می‌دانند.
حالا تصور کنید که وقتی هنوز در به‌کارگیری ابزاری که هزاران سال در اختیارمان بوده ضعف داریم، ابزارهای دیجیتال چقدر می‌توانند – در کنار فواید انکارناپذیرشان – منشاء مشکل و دردسر باشند. به‌ویژه وقتی اظهارنظر برخی صاحب‌نظران را به خاطر می‌آوریم که می‌گویند: انسان هنوز از درک و شناخت کامل برخی از این ابزارهای خودساخته عاجز است (مثلاً اریک اشمیت در کتاب The New Digital Age درباره اینترنت چنین دیدگاهی دارد).
شرایط، نیازها، فرصت‌ها، تهدیدها، نقاط قوت و محدودیت‌های ارتباط دیجیتال، تفاوت زیادی با شکل سنتی ارتباط (ارتباط فیزیکی شفاهی یا مکتوب) دارد و به همین علت لازم است در فضایی تخصصی و مستقل به آن پرداخته شود.
درس‌هایی که در متمم مستقیماً به ارتباط دیجیتال مربوط هستند (اگر درس‌هایی مثل بازاریابی محتوا و تولید محتوا و استراتژی محتوا را در نظر نگیریم) معدودند. اما به تدریج بیشتر خواهند شد:
چرا خویشتن‌داری‌مان در فضای دیجیتال کمتر است؟
چند اصل برای بهبود کیفیت ارتباط ناهمزمان
علاوه بر درسهای فوق، ما چند درس را هم به ارتباط ایمیلی اختصاص داده‌ایم. ایمیل ابزار پراستفاده‌ای است که حتی قبل از اختراع اینترنت هم وجود داشته است و همچنان هم رواج دارد.
استفاده از ایمیل در سال‌های اخیر روند کاهنده‌ای را تجربه می‌کرد. اما با ترویج استفاده از موبایل، آمارها نشان می‌دهند که استفاده از ایمیل دوباره رو به افزایش گذاشته است. وقتی از ایمیل به عنوان ابزار ارتباطی صحبت می‌کنیم، باید تقسیم‌بندی زیر را مد نظر داشته باشیم:
- ایمیل به عنوان ابزار ارتباط یک فرد با فرد دیگر (One-to-One Communication)
- ایمیل به عنوان ابزار ارتباط یک فرد یا سازمان با یک جمع گسترده (One-to-Many Communication)
درس اخلاق ارسال و دریافت ایمیل بیشتر به موضوع اول (ارتباط یک به یک) اختصاص دارد. اما البته اگر بخواهید با بحث‌های مربوط به ایمیل کامل‌تر آشنا شوید (خصوصاً در قالب ابزار ارتباط فرد با جمع)، بهتر است مجموعه درسهای ایمیل مارکتینگ را مطالعه کنید (البته در این حالت کمی از فضای مهارت های ارتباطی دور شده و به دیجیتال مارکتینگ نزدیک خواهید شد).
منابع دوره مهارت های ارتباطی
همان‌طور که می‌دانید ما در همهٔ درسهای متمم، هر جا از کتاب یا مقاله‌ای استفاده کرده باشیم، حتماً به آن منبع اشاره می‌کنیم. روش‌مان هم این است که معمولاً لینکی به صفحه معرفی آن منبع را با علامت (+) در انتهای همان جمله یا پاراگراف قرار می‌دهیم.
اما جدا از این منابع، معمولاً اگر از یک کتاب یا مقاله چند بار در بحث‌های مختلف استفاده کرده باشیم، آن را جداگانه در صفحهٔ نقشه راه یادگیری (مثل همین صفحه) فهرست می‌کنیم. کتاب های زیر در این دسته قرار می‌گیرند:
ارتباط بدون خشونت (زبان زندگی)، مارشال روزنبرگ
کتاب های زیر هم درباره مهارت ارتباطی و مهارت های رفتاری هستند و در متمم معرفی و بررسی شده‌اند. اما چون جزو منابع و مآخذ دوره مهارت های ارتباطی نبو‌ده‌اند، آنها را جداگانه فهرست کرده‌ایم:
کتاب صراحت تمام عیار، کیم اسکات
دسترسی کامل به این درس و ۴۵ درس دیگر دربارهٔ مهارت های ارتباطی برای اعضای ویژه متمم در نظر گرفته شده است. تا کنون ۱۰۸۳۹ نفر از متممی‌ها مجموعاً ۸۴۱۰ تمرین در درسهای مرتبط با مهارت ارتباط موثر ثبت کرده‌اند.
با عضویت ویژهٔ متمم علاوه بر این ۴۵ درس به هزاران درس دیگر از جمله درسهای زیر دسترسی خواهید داشت:
روانشناسی پول | مذاکره | تصمیم گیری | مدیریت جلسه
خودشناسی | شخصیت شناسی | تحلیل رفتار متقابل
کوچینگ | مشاوره مدیریت | توسعه فردی | یادگیری
استعدادیابی | هوش هیجانی | عزت نفس | برندسازی شخصی
ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مهارتهای ارتباطی و زبان زندگی به شما پیشنهاد میکند:
سوال‌های پرتکرار دربارهٔ متمم
متمم مخففِ عبارت «محل توسعه مهارتهای من» است: یک فضای آموزشی آنلاین برای بحث‌های مهارتی و مدیریتی.
برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید به صفحهٔ درباره متمم سر بزنید و فایل صوتی معرفی متمم را دانلود کرده و گوش دهید.
فهرست دوره های آموزشی متمم را کجا ببینیم؟
هر یک از دوره های آموزشی متمم یک «نقشه راه» دارد که مسیر یادگیری آن درس را مشخص میکند. با مراجعه به صفحهٔ نقشه راه یادگیری می‌توانید نقشه راه‌های مختلف را ببینید و با دوره های متنوع متمم آشنا شوید.
هم‌چنین در صفحه‌های دوره MBA و توسعه فردی می‌توانید با دوره های آموزشی متمم بیشتر آشنا شوید.
هزینه ثبت نام در متمم چقدر است؟
شما می‌توانید بدون پرداخت پول در متمم به عنوان کاربر آزاد عضو شوید. اما به حدود نیمی از درسهای متمم دسترسی خواهید داشت. پیشنهاد ما این است که پس از ثبت نام به عنوان کاربر آزاد، با خرید اعتبار به عضو ویژه تبدیل شوید.
اعتبار را می‌توانید به صورت ماهیانه (۱۶۰ هزار تومان)، فصلی (۴۲۰ هزار تومان)، نیم‌سال (۷۵۰ هزار تومان) و یکساله (یک میلیون و ۲۰۰ هزار تومان) بخرید. لطفاً برای اطلاعات بیشتر به صفحه ثبت نام مراجعه کنید.
آیا در متمم فایل های صوتی رایگان هم برای دانلود وجود دارد؟
مجموعه گسترده و متنوعی از فایلهای صوتی رایگان در رادیو متمم ارائه شده که می‌توانید هر یک از آنها را دانلود کرده و گوش دهید.
هم‌چنین دوره های صوتی آموزشی متنوعی هم در متمم وجود دارد که فهرست آنها را می‌توانید در فروشگاه متمم ببینید.
با متمم همراه شوید
آیا می‌دانید که فقط با ثبت ایمیل و تعریف نام کاربری و رمز عبور می‌توانید به جمع متممی‌ها بپیوندید؟
به‌عنوان انسانی که به مهم‌ترین سلاح خود مجهز نیست، گاهی افسوس می‌خورم که چرا به این مهارت بی‌توجه بوده‌ام.
وقتی در محیط‌های مختلف حضور می‌یابیم، تازه متوجه می‌شوم که این کلید اسرارآمیز را در دست ندارم.
مهارتی که می‌تواند دروازه‌های جدیدی را برایم بگشاید و فرصت‌های بی‌پایانی را فراهم کند. بیاییم این مهارت را یاد بگیریم و از قدرت آن بهره‌مند شویم.
وقتی در محیط دانشگاه حضور پیدا کردم وقتی در محیط کاری حضور پیدا کردم و حضورم رو مورد بررسی نقادانه قرار دادم متوجه شدم مهارت ارتباطی یکی از بنیادی ترین مهارت هایی هست که در همه ابعاد زندگی ما نقش بسزایی داره. در عین حال یکی از گنگ ترین مهارت هاست که اطلاعات کافی راجبش نداریم، نه وضعیت مطلوب و نه وضعیت فعلی