Menu


روش نوشتن نامه اداری | چند نکته درباره نامه نگاری و مکاتبات اداری


روش نوشتن نامه اداری

اگر به تازگی وارد محیط کار سازمانی شده باشید، احتمالاً نوشتن نامه اداری یکی از چالش‌های شماست.

نگارش نامه های اداری رسمی‌ترین شکل نامه‌نگاری محسوب می‌شود و قواعدی دارد که در نگاه اول ممکن است گیج‌کننده به نظر برسند.

جزئیات نامه نگاری و اصول و قواعد این کار فراتر از آن است که در یک درس بتوان به همه‌ی لطایف و ظرایف آن پرداخت. برای نوشتن نامه اداری، بهترین کار این است که چند نمونه نامه اداری را از بایگانی شرکت‌تان بردارید و ویژگی‌ها و چارچوب‌های آن‌ها را ببینید.

بنابراین درس حاضر را صرفاً به عنوان یک نقطه‌ی شروع در نظر بگیرید. ما این درس را به گونه‌ای تنظیم کرده‌ایم که پس از خواندن آن، شما بتوانید نمونه نامه های اداری شرکت خود را بهتر درک، تحلیل و تقلید کنید.

اهمیت نامه و نامه نگاری

کسانی که به تازگی کار سازمانی را آغاز کرده‌اند،‌ گاهی از این‌که برای هر کاری و هر اقدامی باید نامه بنویسند، آزرده می‌شوند.

در شرکت‌ها و سازمان‌ها، از یک درخواست وام ساده تا کارهای پیچیده‌ای مثل حل و فصل نارضایتی مشتری یا کارفرما با نامه و نامه نگاری انجام می‌شود. کارهایی که به نظر می‌رسد بسیاری از آن‌ها را می‌توان در قالب گفتگوی شفاهی حضوری یا تلفنی هم انجام داد.

اما نباید فراموش کنید که قرن‌ها تجربه باعث شده که سازمان‌ها، نامه را به عنوان یک «ابزار ارتباطی» بپذیرند و با آن خو بگیرند.

نامه‌ها مانند حافظه‌ی یک سازمان عمل می‌کنند و باعث می‌شوند که مسیر رویدادها و تصمیم‌ها و اقدام‌ها، ثبت و ضبط شود. در بحث‌ها و اختلاف‌نظرها، نامه‌ها قابل استناد هستند و حتی در مراجعه به مراجع حقوقی برای شکایت و حل اختلاف هم، نامه‌ها و مکاتبات میان طرفین، نقش کلیدی ایفا می‌کنند.

پس باید همیشه در نگارش نامه وسواس داشته باشید. هر نامه‌ای می‌تواند روزی به عنوان یک سند به حمایت از شما برخیزد و یا به عنوان سندی بر ضد شما مورد استفاده قرار گیرد.

نامه داخلی در مقابل نامه‌های بیرونی

نامه‌ها را در یک تقسیم‌بندی کلی می‌توان به دو دسته‌ی داخلی و بیرونی تقسیم کرد. نامه‌های داخلی نامه‌هایی هستند که بین افراد و واحدهای مختلف داخل یک سازمان رد و بدل می‌شوند.

نامه‌های بیرونی، به یک سازمان یا شرکت دیگر ارسال می‌شوند. وزارتخانه و نهادهای دولتی،‌ شرکت‌های مشتری و تأمین‌کنندگان، از جمله کسانی هستند که شما خطاب به آن‌ها نامه می‌نویسید.

رسمی‌ترین نامه های اداری نامه‌های بیرونی هستند. نامه نگاری درون‌سازمانی نسبتاً منعطف‌تر و ساده‌تر است و ساختار و چارچوب آن، تا حدی تابع بزرگی سازمان و درجه‌ی رسمیت فرهنگ آن است.

توجه ما در این درس، معطوف به نامه‌های کاملاً رسمی است. بدیهی است که به مرور زمان و با کسب تجربه، خواهید آموخت که در برخی از نامه‌ها – خصوصاً نامه‌های داخلی – می‌توانید بخشی از این توصیه‌ها را کنار بگذارید و به آن‌ها عمل نکنید.

نامه‌های عمومی در مقابل نامه‌های اداری

ممکن است این سوال برایتان ایجاد شده باشد که اگر از طرف خودتان به عنوان یک شخص، برای یک شرکت یا سازمان نامه ارسال کنید، آیا نامه‌ی شما هم یک نامه‌ی اداری محسوب می‌شود‌؟ یا باید آن را یک نامه‌ی عمومی شخصی در نظر گرفت؟

وقتی نامه‌ای را به صورت شخصی می‌نویسید و به یک اداره تحویل می‌دهید، در آن اداره تشریفات ثبت انجام می‌شود و برای نامه‌ی شما، شماره‌ی ثبت صادر می‌کنند.

در این لحظه، نامه‌ی شما از یک نامه‌ی عمومی به یک نامه‌ی اداری تبدیل می‌شود و پیام شما داخل آن سازمان، «معنا» پیدا می‌کند.

نامه دستوری در مقابل نامه درخواست

همه‌ی نامه‌ها را نمی‌توان در دو گروه نامه دستوری و نامه درخواست طبقه‌بندی کرد. نامه‌هایی هم هستند که برای هماهنگی، اطلاع‌رسانی و هدف‌های دیگر ارسال می‌شوند.

اما بیشترین حجم نامه های اداری به نامه‌های درخواست و نامه‌های دستوری اختصاص دارد و ما هم در این درس، چارچوب این دو نوع نامه را مد نظر داشته‌ایم.

نامه‌های درخواستی معمولاً از موضع پایین به بالا و نامه‌های دستوری از موضع بالا به پایین نوشته می‌شوند. نشانه‌های فراوانی هم در لحن و متن و محتوای نامه وجود دارد که بر اساس آن‌ها به سادگی می‌توان نوع نامه را تشخیص داد.

بنابراین پیشنهاد ما این است که اگر در ابتدای مسیر یادگیری نامه نگاری اداری هستید، هنگام مرور آرشیو نامه‌های شرکت خود و همین‌طور جستجوی نمونه نامه اداری در وب، بیشتر به دنبال نامه‌های درخواستی و دستوری باشید و همیشه قبل از بررسی دقیق اجزای نامه، از خودتان بپرسید: من الان با چه نوع نامه‌ای روبرو هستم؟

شماره نامه | مهم‌ترین کد برای شناسایی نامه‌ها

یک نامه اداری همیشه باید شماره داشته باشد.

الگوی شماره‌گذاری نامه‌ها در هر سازمان با سازمان دیگر متفاوت است. گاهی اوقات برای شماره‌گذاری صرفاً از اعداد استفاده می‌شود و گاهی هم، ترکیب حروف و اعداد مورد استفاده قرار می‌گیرد.

این‌که چه کسی باید شماره‌ی نامه را مشخص کند، بستگی به خط‌مشی سازمان شما دارد. در کسب و کارهای کوچک، ممکن است خودتان یک قاعده استخراج کنید و همان را معیار شماره‌گذاری قرار دهید.

بسیاری از سیستم‌های اتوماسیون اداری، خودشان یک شماره به نامه‌ی شما تخصیص می‌دهند.

در بعضی از سازمان‌های بزرگ هم، وظیفه‌ی تعیین شماره‌ی نامه و تخصیص آن، بر عهده‌ی دبیرخانه است.

این‌که چه روشی را برای تعیین شماره نامه به‌کار می‌گیرید چندان مهم نیست. اما مهم است که شماره نامه کاملاً منحصر به فرد باشد و در تمام طول عمر سازمان شما، دو نامه با شماره‌ی یکسان صادر نشوند.

تاریخ، شماره، پیوست | سه ویژگی کلیدی برای هر نامه

در بالای هر نامه‌ای، معمولاً در قسمت چپ سربرگ، سه کلمه‌ی کلیدی می‌بینید:

شـماره: ……………………..

تـاریخ: ……………………..

پیوست: ……………………..

تاریخ را معمولاً به صورت عددی می‌نویسند. شماره هم چنان‌که گفتیم تابع سیاست سازمان شماست. روبروی پیوست معمولاً یکی از دو کلمه‌ی دارد و ندارد را می‌نویسند.

البته برخی حرفه‌ای‌تر عمل می‌کنند و توضیح کامل‌تری می‌نویسند. مثلاً روبروی پیوست می‌نویسند: «چهار برگ» و یا «یک عدد CD». پیشنهاد ما هم این است که از کلمه‌ی «دارد» استفاده نکرده و به جای آن، نوع و تعداد پیوست را ذکر کنید.

لازم به تأکید است که در نامه‌های فیزیکی، پیوست‌ها به سمت راست بالای نامه متصل [ منگنه ] می‌شوند.

گیرنده نامه (مخاطب نامه) و موضوع

در ایران نامه‌های اداری حتماً با «باسمه‌تعالی» شروع می‌شوند ( «بسمه‌تعالی» یک اشتباه رایج است).

پس از ذکر نام خدا، گیرنده‌ی نامه (مخاطب صحبت‌های شما) و موضوع نامه معمولاً به ترتیب زیر نوشته می‌شود:

نام گیرنده: جناب آقای … / سرکار خانم … /

سِمتِ گیرنده: رئیس محترم … / مدیر محترم … / سرپرست محترم …

موضوع: برگزاری دوره آموزشی … / درخواست وام …

قرار نیست حتماً سه مورد فوق در ابتدای هر نامه‌ای وجود داشته باشد. اگر به یک سازمان نامه می‌نویسید و نام گیرنده را نمی‌دانید، ممکن است صرفاً به ذکر سمت وی اکتفا کنید. هم‌چنین وقتی نامه به افراد متعددی فرستاده می‌شود (مثلاً از طرف مدیرعامل به تمام مدیران واحدها) دیگر ذکر نام تک‌تک آن‌ها معنا ندارد.

ضمناً گاهی اوقات، موضوع هم از بخش ابتدایی نامه حذف می‌شود. اگر چه پیشنهاد ما این است که اگر می‌توانید یک موضوع خاص را برای نامه تعریف و تعیین کنید، حتماً این کار را انجام دهید.

اما اگر تصمیم به ذکر موضوع گرفتید به خاطر داشته باشید که همیشه و در همه‌ی احوال، موضوع زیرِ نام و سمت گیرنده قرار می‌گیرد.

ضمناً گاهی اوقات در نامه‌نگاری میان سازمان‌ها و دپارتمان‌ها، به جای اشاره به نام و سمت، صرفاً به نام سازمان یا واحد اشاره می‌شود:

به: واحد مالی

از: واحد مدیریت و برنامه‌ریزی

موضوع: پیگیری پرداخت حق مشاوره خانم …

عرض سلام و احترام

سلام کردن در ابتدای نامه تقریباً شبیه مکالمات روزمره، واجب محسوب می‌شود. مراقب باشید که سلام کردن را فراموش نکنید.

برای سلام کردن می‌توانید از عبارات «با عرض سلام» یا «با سلام و احترام» یا «سلام علیکم» استفاده کنید. شکل آخر (سلام علیکم) دولتی‌ترین شکل سلام مورد استفاده در نامه‌نگاری اداری است.

متن نامه سه بخش اصلی دارد

از صدر و ذیل نامه‌های اداری که بگذریم، اصل متن نامه را معمولاً می‌توان به سه بخش تقسیم کرد: مقدمه، بدنه‌ی اصلی، حرف آخر (دستور یا تقاضای نهایی).

یک یا چند جمله‌ی اول نامه، به توضیحات مقدماتی اختصاص دارد. معمولاً شما نمی‌توانید ناگهان وارد اصل موضوع شوید. شاید لازم باشد به نامه‌های قبلی اشاره کنید. شاید هم لازم باشد در حد چند جمله به وضعیت عمومی خودتان یا دپارتمان‌تان بپردازید.

بعد از مقدمه به اصل موضوع می‌پردازید و در نهایت، بسته به این‌که رده‌ی طرف مقابل چیست، بحث را با یک «دستور» یا «تقاضا + تشکر» به پایان می‌برید.

در ادامه، کمی بیشتر درباره‌ی هر یک از این سه بخش صحبت خواهیم کرد.

محدودیت در دسترسی کامل به این مجموعه از درس‌ها

دسترسی کامل به مجموعه درس‌های مهارتهای ارتباطی و مذاکره برای اعضای ویژه متمم در نظر گرفته شده است.

البته با فعال کردن اشتراک ویژه به درس‌های بسیار بیشتری دسترسی پیدا می‌کنید که می‌توانید فهرست آنها را در اینجا ببینید:

 فهرست درس‌های متمم

ضمناً شاید بهتر باشد از میان درس‌ها مطالعه‌ی مباحث زیر را در اولویت قرار دهید:

  مهارت ارائه و سخنرانی  |  فن بیان

  تحلیل رفتار متقابل

  شخصیت شناسی | خودشناسی

  دوره MBA (پیگیری منظم مجموعه درس‌ها)

مشارکت در بحث

چه نکات و تجربه‌های دیگری دارید که به نظرتان یک فرد مبتدی در نامه نگاری اداری باید از آن‌ها مطلع باشد؟

تذکر: توجه داشته باشید که موضوع این درس، «روش نگارش نامه اداری» است و نه «آموزش دستور زبان فارسی». در نامه نگاری اداری، از زمان بیهقی تا امروز، مغلق‌نویسی و پیچیده‌نگاری، استفاده از واژه‌های عربی به جای فارسی، عدم تطبیق فعل و فاعل و جابه‌جایی حروف اضافه به تدریج جا افتاده و رواج یافته است.

ما هم در این‌جا قصد اصلاح و تغییر و تعدیل این روش‌ها را نداشته‌ایم. بنابراین پذیرفته‌ایم که بعضی از جملات رایج در نامه‌های اداری را – ولو با وجودی که می‌شد آن‌ها را به شکل ساده‌تر و درست‌تر نوشت – به همان شیوه‌ی رواج‌یافته بیاوریم.

بنابراین پیشاپیش از این‌که در دیدگاه‌های خود، در این زمینه تذکر نمی‌دهید سپاسگزاریم.

      شما تاکنون در این بحث مشارکت نداشته‌اید.  

     برخی از دوستان متممی که به این درس علاقه مندند:    علیرضا دورباش ، Zeinab Ghadiri ، کامیار ، الناز جوادی ، آذین شریفی

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مهارتهای ارتباطی و زبان زندگی به شما پیشنهاد می‌کند:

سری مطالب حوزه مهارتهای ارتباطی و زبان زندگی

قوانین کامنت گذاری در متمم

20 نکته برای روش نوشتن نامه اداری | چند نکته درباره نامه نگاری و مکاتبات اداری

    پرطرفدارترین دیدگاه به انتخاب متممی‌ها در این بحث

    نویسنده‌ی دیدگاه : امیرمحمد قربانی

    من اگر بخواهم یک پیشنهاد برای نوشتن نامه‌ها بگویم، این است که جمله‌های طولانی را بشکنیم. بارها نامه‌هایی را دیده‌ام که این‌قدر جمله‌هایش طولانی است، خواندنش را انرژی‌بر و سخت می‌کند و خواننده را کلافه.

    گاهی یک پاراگراف چند خطی را می‌بینم که تنها از یک جمله تشکیل شده است. این شکل از نوشتن، علاوه بر زیبا نبودن، به نظرم دقت را هم پایین می‌آورد. وقتی جمله‌ای بیش از حد طولانی می‌شود، کم پیش نمی‌آید که هنگام رسیدن به انتهای جمله، حرف‌های ابتدای آن را فراموش کرده باشیم.

     
    دوست گرامی مشاهده تمرینهای مربوط به این درس، صرفا برای کاربران متمم امکانپذیر میباشد.
    .