Menu


ارسال ایمیل و نکاتی در مورد آن – درس ۱


اخلاق ارسال و دریافت ایمیل

قبل از اینکه در مورد ایمیل مارکتینگ و ارسال ایمیل انبوه صحبت کنیم، شاید بهتر باشد که در مورد ارسال ایمیل به صورت انفرادی صحبت کنیم.

ما هنوز در محیط کسب و کار، از ارسال ایمیل برای جابجایی اطلاعات و فایل‌ها و اسناد و مدارک استفاده می‌کنیم. همچنین در محیط‌های آموزشی و زندگی شخصی نیز، ارسال ایمیل هنوز بخشی از زندگی دیجیتال ما را به خود اختصاص می‌دهد که اگر چه به نظر می‌رسد سهم آن در مقایسه با گذشته، کمی کاهش یافته است، اما هنوز چک کردن ایمیل و ارسال ایمیل از سبد فعالیت‌های روزانه (و لااقل هفتگی) ما حذف نشده است.

هنوز هم می‌توانید کسانی را بیابید که اخلاق را به مواردی مانند دروغ نگفتن یا تلاش برای دروغ نگفتن یا کمک به فقرا و موارد مشابه محدود می‌دانند.

کسانی که ارسال یک ایمیل بی خاصیت بدون کسب اجازه از شما یا ارسال ایمیلی با پیوست‌های حجیم یا قرار دادن ایمیل شخصی شما در دسترس دیگران را یک کار غیراخلاقی نمی‌دانند و چنین فعالیت‌هایی را بخشی از فعالیت‌های روزمره و خارج از مقوله رفتار حرفه‌ای یا اخلاق می‌دانند.

 کافی است ۱۰ نفر دوست بی اخلاق از این دست داشته باشید تا هر روز صبح برای پیدا کردن یک ایمیل کاری مجبور شوید نیم ساعت لا به لای ایمیل‌هایتان بگردید و شاید حتی یکی از مهم‌ترین ایمیل‌هایی را که منتظرش هستید، در آن میانه گم کنید!

در دنیای مدرن با حضور تکنولوژی‌های مختلف اطلاعاتی و ارتباطی، اخلاق چیزی فراتر از دروغ نگفتن، کار خیر کردن است. همچنانکه حرفه‌ای گری چیزی فراتر از حضور به موقع در محل کار و ترک دیر موقع محل کار است.

وقتی میبینیم که فردی، ایمیل یک نفر دیگر را بدون اجازه‌اش در یک گروه مجازی ثبت می‌کند یا برای ارسال ایمیل تبلیغاتی، فهرست ایمیل‌های مردم معامله می‌شود، عملاً با مصداقی از تجاوز در دنیای مدرن مواجه هستیم.

وقتی در یک ایمیل تبلیغاتی، لینکی گذاشته می‌شود و با کلیک کردن روی آن، به موضوعی متفاوت از آنچه وعده داده شده می‌رسیم، چنین لینکی را هم باید مصداقی از دروغ و یک رفتار غیرحرفه‌ای در نظر بگیریم.

در اینجا برخی نکات مربوط به اخلاق ایمیل و رفتار حرفه‌ای در ارسال ایمیل را با یکدیگر مرور می‌کنیم:

ایمیل مارکتینگ و اخلاق آنعنوان ایمیل را هوشمندانه انتخاب کنید. دریافت کننده ایمیل باید بتواند بر اساس عنوان در مورد بازکردن یا باز نکردن آن تصمیم بگیرد. همینطور باید بتواند به نتیجه برسد که در میان انبوه ایمیل‌ها، اولویت باز کردن ایمیل شما به چه میزان است.

ارسال ایمیل و نکاتی در مورد آن

دوست عزیز دسترسی کامل به مطالب مربوط به این بخش ، از طریق ثبت نام به عنوان کاربرویژه امکانپذیر هست

ایمیل مارکتینگ و اخلاق آناز ایمیل‌های پاسخ اتوماتیک به سادگی استفاده نکنید. برای ارسال این ایمیل‌ها باید دلیل مشخص وجود داشته باشد. چون در غیر این صورت، صرفاً به ابزاری آزاردهنده تبدیل می‌شود (فرض کنید یک نفر، در پاسخ هر جمله‌ی شما، یک بار بگوید: بله!). دلایل و توجیهات مورد نیاز برای ارسال ایمیل پاسخ اتوماتیک به صورت جداگانه مورد بحث قرار گرفته است. اما به هر حال به خاطر داشته باشیم که برای کسی که روزانه بیشتر از ۱۰ یا ۲۰ ایمیل ندارد، استفاده از پاسخ‌های اتوماتیک عموماً بی‌معنی بوده و می تواند برای طرف مقابل آزاردهنده باشد.

و در پایان یک  پیشنهاد ساده:

اگر مدیریت سازمانی را بر عهده دارید که عمده‌ی ارتباطات در داخل شرکت یا با خارج از شرکت از طریق ایمیل انجام میشود، برای کارکنان خود دفترچه‌ یا برگه‌ای حاوی دستورالعمل‌های ارسال و دریافت ایمیل تدوین کنید. سیاست‌های ارتباط الکترونیک شما نباید وابسته به فرد باشد. ما به عنوان مخاطب شما در بیرون سازمان، نباید با تغییر فرستنده‌ی ایمیل احساس کنیم که با سازمان دیگری ارتباط پیدا کرده‌ایم.

ارسال ایمیل و نکاتی در مورد آن

تمرین:

دوستان عزیز متممی، چه موارد دیگری را در مورد استفاده نادرست از ایمیل دیده‌اید که باید به لیست بالا افزوده شود؟

برخی از منابعی که در تدوین متن بالا از آنها استفاده شده: Inc، سایت مایکروسافت، EmailReplies

  شما تاکنون در این بحث مشارکت نداشته‌اید.

برخی از دوستان متممی که به این درس علاقه مندند: ماریتا , الیاس میرزائیان , حمید موثر , زینب الف , پویان فدوی

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری ایمیل مارکتینگ به شما پیشنهاد می‌کند:

سری مطالب حوزه ایمیل مارکتینگ
 

برخی از سوالهای متداول درباره متمم (روی هر سوال کلیک کنید)

متمم چیست و چه می‌کند؟ (+ دانلود فایل PDF معرفی متمم)
چه درس‌هایی در متمم ارائه می‌شوند؟
هزینه ثبت‌نام در متمم چقدر است؟
آیا در متمم فایل‌های صوتی رایگان هم برای دانلود وجود دارد؟

قوانین کامنت گذاری در متمم

59 نکته برای ارسال ایمیل و نکاتی در مورد آن – درس ۱

    پرطرفدارترین دیدگاه به انتخاب متممی‌ها در این بحث

    نویسنده‌ی دیدگاه : چراغی

    در شرکت  اگر روزانه  ایمیل های کاری زیادی در حد کمتر از 200 ایمیل دریافت می کنیم، رعایت  نکات زیر می تونه در  مدیریت ایمیل ها به ما کمک کنه
    فرمت نام گذاری
    - با توجه به نوع کار سعی کنیم برای موضوع  ایمیل ها ی ارسالی ،فرمت خاصی داشته باشیم ،عبارتی منحصر به فردی انتخاب کنیم که قابلیت بسط به همه ایمیل ها و خوشه بندی  ایمیل ها  را داشته باشه ،مثلا نام شرکتی یا نام پروژه که منحصر به فرد هست  نوشته شود بعد یک خط فاصله و سپس موضوع ایمیل بطور مختصر نوشته شود.با این کار خیلی سریع می توانیم  بعد ها ایمیل ها را ردیابی کنیم.
    تایید ایمیل دریافتی
    - اگر ایمیلی نیاز به بررسی دارد تا پاسخ آن را بدهیم ،با یک پاسخ کوتاه اطلاع رسانی کنیم که در آینده نزدیک پاسخ داده خواهد شد یا در حال بررسی است و چند روز بعد پاسخ داده خواهد شد و به اصطلاح ایمیل را Acknowledge  کنیم تا سر فرصت پاسخ دهیم.
    خوشه بندی
    - با توجه به  موضوع ایمیل یا پروژه یا نام شرکت  ارسال کنند ه ،فولدرهایی بسازیم با همان خوشه بندی مطرح شده   و   پس از بررسی ایمیل ها ،در آخر وقت یا همان لحظه که کار با آن ایمیل تمام شد ، آنها را به داخل فولدر مربوطه انتقال دهیم ،با این کار هر روزInbox ایمیل  خالی خواهد ش و در صورت نیاز هم به راحتی می توان  هر ایمیل را در فولدر مربوطه پیدا کرد و به راحتی دنبال نمود،چرا که  معمولا موضوع ایمیل های دریافتی ،مشابه فرمت نامگذاری  ایمیل های ارسالی خودمان نیستند،پس بهتر است همان روز آنها را به فولدر های مربوطه  که ساخته ایم  منتقل کنیم.
    بررسی نهایی
    - قبل از ارسال ایمیل حتما ،لحظه ای مکث وموضوع، نام گیرنده گان و پیوست ایمیل را دوباره چک کنیم.
    تهیه نسخه پشتیبان
    گاهی ممکن است ایمیل ها به هر دلیل از سرور شرکت یا لپ تاپمان پاک شوند ،پس بهتر است هر هفته نسخه پشتیبانی از ایمیل ها  تهیه شود.
     
     

     
    دوست گرامی مشاهده تمرینهای مربوط به این درس، صرفا برای کاربران متمم امکانپذیر میباشد.
    .