Menu


اتیکت ارسال ایمیل | در ارتباطات ایمیلی چه نکاتی را رعایت کنیم؟


اخلاق ارسال و دریافت ایمیل

در این درس قصد داریم نکاتی را درباره‌ی اتیکت ارسال ایمیل و نحوه بهتر کردن تنظیم ایمیل مرور کنیم.

منظورمان از ایمیل در این درس، ایمیل‌هایی نیست که برای ایمیل مارکتینگ ارسال می‌شوند؛ بلکه ایمیل‌هایی است که برای گفتگو و ارتباط روزانه تنظیم و ارسال می‌کنیم.

بنابراین، با وجودی که ما این درس را در سری ایمیل مارکتینگ گنجانده‌ایم، می‌توانید آن را زیرمجموعه‌ی مهارت ارتباطی هم در نظر بگیرید.

حتماً دقت کرده‌اید که در بسیاری از سایت‌ها، بخش تماس با ما وجود دارد.

پیام‌هایی که در قسمت تماس با ما ثبت می‌کنید، معمولاً به شکل ایمیل یا در قالبی شبیه ایمیل برای مدیران سایت ارسال می‌شود.

بنابراین اغلب توصیه‌هایی که در ادامه می‌آیند، هنگام ارسال پیام در بخش «تماس با ما» هم می‌توانند به‌کار گرفته شوند.

  اگر می‌شود ایمیلی را ارسال نکرد، آن را ارسال نکنید

شاید این توصیه بسیار ابتدایی به نظر برسد. اما توصیه‌ی مهمی است.

بسیاری از ایمیل‌ها را می‌شود ارسال نکرد؛ یا لااقل می‌توان آن‌ها را دیرتر ارسال کرد.

اگر یک دوست یا همکار یا شریک تجاری را در چند ساعت یا چند روز آتی می‌بینید و می‌دانید او گفتگوی شفاهی را به تبادل ایمیل ترجیح می‌دهد، ممکن است بتوانید گفتگو را به دیدار حضوری موکول کنید.

اگر از ارسال ایمیل قبلی، هنوز زمان زیادی نگذشته و شما هم در فشار زمانی نیستید، شاید بهتر باشد کمی بیشتر صبر کنید و بعد، ایمیل پیگیری را ارسال کنید.

اگر ایمیلی دریافت کرده‌اید و محتوای آن برایتان جالب بوده، شاید آن ایمیل برای دوست‌تان جالب نباشد و مناسب نباشد ایمیل را برای او فوروارد کنید.

بخشی از ایمیل‌هایی که ما ارسال می‌کنیم، مصداق رفتارهای تکانشی هستند. یعنی آن‌ها را ارسال می‌کنیم و بعد می‌بینیم اصلاً نیازی به ارسال آن‌ها نبوده یا دست‌کم می‌شد آن‌ها را دیرتر ارسال کرد.

همیشه قبل از کلیک کردن روی دکمه‌ی ارسال (Send)، یک لحظه صبر کنید و از خود بپرسید: «آیا مطمئنم که می‌خواهم این ایمیل را در این لحظه برای طرف مقابل ارسال کنم؟»

  عنوان ایمیل را هوشمندانه انتخاب کنید

بعضی از ما در انتخاب عنوان‌های نامناسب برای ایمیل، تبحر خاصی داریم. به این عنوان‌ها توجه کنید:

  • ادامه‌ی موضوع قبلی…
  • RE: RE: RE: RE: RE: مشکل ما
  • مهم است. لطفاً خوانده شود.
  • نامه‌ای از یک دوست

دریافت‌کننده‌ی ایمیل باید بتواند بر اساس عنوان ایمیل، تشخیص دهد که محتوای ایمیل حول چه موضوعی است. هم‌چنین باید بتواند از روی موضوع، اولویت ایمیل را – بر اساس شرایط خودش و نه آن‌چه شما دیکته می‌کنید – تعیین کند.

بنابراین بهتر است عنوان ایمیل، توضیح مختصری درباره‌ی محتوای آن باشد:

  • پاسخ به شکایت شما درباره‌ی ارسال دیرهنگام محصول
  • نامه‌ای از هم‌کلاسی دوران دانشگاه شما (علی برهمند)
  • سوال درباره‌ی نحوه‌ی بک‌آپ‌ گرفتن از داده‌های نرم‌افزار حسابداری

ضمناً به خاطر داشته باشید که اگر درباره‌ی یک موضوع مشخص، چند بار ایمیل رد و بدل می‌کنید، تا حد امکان، موضوعات ایمیل‌ها را کاملاً یکسان انتخاب نکنید. درست است که بسیاری از سرویس‌های ایمیل (مثلاً Gmail) مسیر مکالمه را مشخص می‌کنند، اما بسیاری از سرویس‌دهنده‌های ایمیل سازمانی، از چنین قابلیت‌هایی برخوردار نیستند.

همیشه خودتان را جای گیرنده‌ی ایمیل بگذارید و فرض کنید می‌خواهد تمام ایمیل‌هایی را که از شما دریافت کرده، مرور کند. با انتخاب مناسب موضوع، بکوشید به او کمک کنید.

دوست عزیز دسترسی کامل به مطالب مربوط به این بخش ، از طریق ثبت نام به عنوان کاربرویژه امکانپذیر هست

اتیکت در ارسال ایمیل

تمرین و مشارکت در بحث

چه موارد دیگری درباره‌ی استفاده نادرست از ایمیل دیده‌اید که مناسب می‌دانید در کنار نکات فوق، به آن‌ها توجه شود؟

      شما تاکنون در این بحث مشارکت نداشته‌اید.  

     برخی از دوستان متممی که به این درس علاقه مندند:    امیرحسین سالمی ، ریحانه سلطانی ، لیلا حسنی ، ربانی ، مریم رئیسی

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری ایمیل مارکتینگ به شما پیشنهاد می‌کند:

سری مطالب حوزه ایمیل مارکتینگ
 

برخی از سوالهای متداول درباره متمم (روی هر سوال کلیک کنید)

متمم چیست و چه می‌کند؟ (+ دانلود فایل PDF معرفی متمم)
چه درس‌هایی در متمم ارائه می‌شوند؟
هزینه ثبت‌نام در متمم چقدر است؟
آیا در متمم فایل‌های صوتی رایگان هم برای دانلود وجود دارد؟

قوانین کامنت گذاری در متمم

60 نکته برای اتیکت ارسال ایمیل | در ارتباطات ایمیلی چه نکاتی را رعایت کنیم؟

    پرطرفدارترین دیدگاه به انتخاب متممی‌ها در این بحث

    نویسنده‌ی دیدگاه : چراغی

    در شرکت  اگر روزانه  ایمیل های کاری زیادی در حد کمتر از 200 ایمیل دریافت می کنیم، رعایت  نکات زیر می تونه در  مدیریت ایمیل ها به ما کمک کنه
    فرمت نام گذاری
    - با توجه به نوع کار سعی کنیم برای موضوع  ایمیل ها ی ارسالی ،فرمت خاصی داشته باشیم ،عبارتی منحصر به فردی انتخاب کنیم که قابلیت بسط به همه ایمیل ها و خوشه بندی  ایمیل ها  را داشته باشه ،مثلا نام شرکتی یا نام پروژه که منحصر به فرد هست  نوشته شود بعد یک خط فاصله و سپس موضوع ایمیل بطور مختصر نوشته شود.با این کار خیلی سریع می توانیم  بعد ها ایمیل ها را ردیابی کنیم.
    تایید ایمیل دریافتی
    - اگر ایمیلی نیاز به بررسی دارد تا پاسخ آن را بدهیم ،با یک پاسخ کوتاه اطلاع رسانی کنیم که در آینده نزدیک پاسخ داده خواهد شد یا در حال بررسی است و چند روز بعد پاسخ داده خواهد شد و به اصطلاح ایمیل را Acknowledge  کنیم تا سر فرصت پاسخ دهیم.
    خوشه بندی
    - با توجه به  موضوع ایمیل یا پروژه یا نام شرکت  ارسال کنند ه ،فولدرهایی بسازیم با همان خوشه بندی مطرح شده   و   پس از بررسی ایمیل ها ،در آخر وقت یا همان لحظه که کار با آن ایمیل تمام شد ، آنها را به داخل فولدر مربوطه انتقال دهیم ،با این کار هر روزInbox ایمیل  خالی خواهد ش و در صورت نیاز هم به راحتی می توان  هر ایمیل را در فولدر مربوطه پیدا کرد و به راحتی دنبال نمود،چرا که  معمولا موضوع ایمیل های دریافتی ،مشابه فرمت نامگذاری  ایمیل های ارسالی خودمان نیستند،پس بهتر است همان روز آنها را به فولدر های مربوطه  که ساخته ایم  منتقل کنیم.
    بررسی نهایی
    - قبل از ارسال ایمیل حتما ،لحظه ای مکث وموضوع، نام گیرنده گان و پیوست ایمیل را دوباره چک کنیم.
    تهیه نسخه پشتیبان
    گاهی ممکن است ایمیل ها به هر دلیل از سرور شرکت یا لپ تاپمان پاک شوند ،پس بهتر است هر هفته نسخه پشتیبانی از ایمیل ها  تهیه شود.
     
     

     
    دوست گرامی مشاهده تمرینهای مربوط به این درس، صرفا برای کاربران متمم امکانپذیر میباشد.
    .