چگونه صورت جلسه بنویسیم؟ | نحوه نوشتن گزارش جلسه
هر جلسه‌ای که برگزار می‌شود، دو سند اصلی دارد: یکی دستور جلسه (Agenda) و دیگری صورت جلسه (Minute of Meeting).
دستور جلسه، قبل از شروع جلسه تنظیم می‌شود و در آن مشخص می‌کنند که در جلسه چه اتفاقاتی خواهد افتاد و چه موضوعاتی مطرح خواهد شد.
صورت جلسه، بعد از برگزاری جلسه تنظیم و تدوین می‌شود و گزارشی است که بیان می‌کند در جلسه چه گذشته و چه تصمیم‌هایی اتخاذ شده است. همیشه همهی شرکت‌کنندگان در جلسه، صورت جلسه را امضا و تأیید می‌کنند. صورت جلسه به واسطه‌ی همین امضاها، ارزش استنادی پیدا می‌کند و حتی در موارد بسیاری، قدرت اجرایی و اعتبار قانونی هم دارد.
صورت جلسه را دبیر جلسه تنظیم می‌کند. اما در نهایت این رئیس جلسه است که به خاطر محتوای صورت جلسه، مسئول و پاسخ‌گو است. به همین خاطر، همیشه قبل از اینکه دبیر جلسه امضای همهی شرکت‌کنندگان را بگیرد، باید متن را به رئیس جلسه نشان دهد و تأیید او را کسب کند.
در این درس، به نحوه نوشتن صورت جلسه می‌پردازیم و به چارچوب و ساختار گزارش جلسه اشاره می‌کنیم.
صورت جلسه یک گزارش توصیفی و خنثی است
حتماً از بحث انواع گزارش به خاطر دارید که گزارش‌ها به چهار دسته‌ی کلی تقسیم می‌شوند: توصیفی، تحلیلی، نقادانه و تجویزی.
صورت جلسه نمونه‌ای از یک گزارش توصیفی است. به این معنا که خواننده‌ی صورت جلسه از شما انتظار دارد که فقط آن‌چه را روی داده بنویسید.
هیچ‌کس هنگام خواندن صورت جلسه، علاقه ندارد دیدگاه‌های شخصی نویسنده‌ی صورت جلسه را بداند و تحلیل‌های او را بخواند. شما در جایگاه تنظیم‌کننده‌ی صورت جلسه، فقط باید «چشم و گوش» باشید و آن‌چه را در جلسه گذشته ثبت و ضبط کنید.
طبیعتاً هر چقدر سوگیری‌های شخصی را در تنظیم صورت جلسه کمتر دخیل کنید، کار شما را حرفه‌ای‌تر خواهند دید.
هنر اصلی شما، خنثی‌نویسی است
فرض کنید در متن یک صورت‌جلسه چنین جمله‌ای را می‌بینید: «در نهایت، پس از صحبت‌های مخالفان و مخالفان، متأسفانه ایده‌ی تشکیل تیم بازرسی رأی نیاورد و تصویب نشد.»
فقط با یک کلمه‌ی «متأسفانه»، خنثی بودن صورت جلسه زیر سوال رفته است. چون نظر شخصی نویسنده با همین یک کلمه افشا شده است.
متأسفانه و خوشبختانه و واژه‌هایی از این دست، واژه‌های صورتجلسه‌ای نیستند و باید حتماً از آنها اجتناب کنید.
صورت جلسه هم‌زمان «گزارش خبری» و «سند توافق» است
صورت جلسه (یا به قول قدیمی‌ترها: صورت مجلس) دو کارکرد اصلی دارد: گزارش خبری برای کسانی که در جلسه حاضر نبوده‌اند و سند توافق که توسط همهی حاضران امضا می‌شود تا کسی بعداً از بار تعهدات ایجاد شده، شانه خالی نکند.
بنابر این همیشه هنگام تنظیم صورت جلسه باید از خود بپرسید:
- آیا صورت جلسه‌ی من، از هر دو نظر قوی است؟
- آیا ممکن است راهی را باز گذاشته باشم که بعداً عده‌ای بتوانند از زیر بار تعهدات خود فرار کنند؟
- آیا کسی که این جلسه غایب بوده، پس از خواندن همین صورت جلسه، سطح اطلاعاتش به حاضرین در جلسه خواهد رسید؟
البته واضح است که در اینجا منظور ما از اطلاعات، توافق‌ها و تصمیم‌ها و بحث‌های کلیدی مطرح شده در جلسه است. وگرنه، هر جلسه‌ای حاشیه‌های فراوانی دارد که در صورت جلسه مطرح نمی‌شود و شما هم، در مقام تنظیم‌کننده‌ی صورت جلسه، تعهدی ندارید که همهی غایبان را از جزئی‌ترین رویدادها و حاشیه‌ها مطلع کنید.
ساختار صورت جلسه
مجموعه درس‌های گزارش نویسی برای اعضای ویژه متمم در نظر گرفته شده‌اند. با عضویت به عنوان کاربر ویژه‌ی متمم، علاوه بر دسترسی به مطالب با موضوعِ گزارشی نویسی به سایر درس‌هایی هم که به مهارت ارائه و سخنرانی و نیز اسلایدسازی مربوط می‌شوند دسترسی پیدا می‌کنید.
همچنین با فعال کردن اشتراک ویژه به درس‌های بسیار بیشتری دسترسی پیدا می‌کنید که می‌توانید فهرست آنها را در اینجا ببینید:
البته شاید بهتر باشد از میان درس‌ها و مطالب مطرح شده، ابتدا مطالعه‌ی مباحث زیر را در اولویت قرار دهید:
مهارت مذاکره | متقاعد کردن دیگران
درس مرتبط | مدیریت جلسات و برگزاری جلسه کاری موفق
بسیاری از افراد معتقدند که جلسات، قاتل زمان هستند و می‌توانند ده‌ها مثال بیاورند که جلسات کاری با وجود صرف ساعت‌ها وقت، خروجی چندانی نداشته‌اند.
این مسئله خصوصاً در کشور ما جدی‌تر هم می‌شود. چون کمابیش همهی ما تجربه کرده‌ایم که فرهنگ مذاکره ما، تا حد زیادی غیرمستقیم، غیررسمی و کم‌توجه به زمان است.
این ویژگی‌ها باعث می‌شود که جلسات ما طولانی شوند و حاشیه‌ها و تعارفات و بحث‌های پیش‌بینی‌نشده، بخش قابل‌توجهی از جلسات‌مان را به خود اختصاص دهند.
[ مطالعه ادامه مطلب… ]
ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت جلسه به شما پیشنهاد می‌کند:
- دوره مدیریت جلسه | آموزش برگزاری جلسات موثر
- جلسه | تعریف جلسه و انواع جلسه
- تسهیلگری چیست؟ | ویژگی های تسهیلگر و اهمیت مهارت تسهیلگری
- ویژگی های شخصیت کنترل گر | با کنترل گری در جلسه چگونه رفتار کنیم؟
- مدل ذهنی یک تسهیلگر موفق | جلسه محل یادگیری است
- مدیریت جلسات | نکاتی برای برگزاری یک جلسه کاری موفق
- چگونه صورت جلسه بنویسیم؟ | نحوه نوشتن گزارش جلسه
- برگزاری جلسات آنلاین با ویدئو کنفرانس | مزایا و معایب تماس تصویری چیست؟
- معرفی کتاب تسهیلگری راجر شوارتز | آموزش تسهیلگری، اصول و مفاهیم آن
برخی از سوالهای متداول درباره متمم (روی هر سوال کلیک کنید)
ثبت‌نام | اطلاعات بیشتر فهرست درس‌های متمم
نویسنده‌ی دیدگاه : پوریا بهروان
به نظرم این نکته را هم می توان اضافه کرد که نباید از رکورد(ضبط) کردن کردن صدای حاضرین برای تنظیم صورت جلسه استفاده کرد. به خاطر دارم همکاری داشتیم که به دلیل نداشتن تجربه کافی و همین مهارت های نوشتن صورت جلسه صدای گفتگوها را رکورد می کرد و بعدا بر حسب آنها صورت جلسه را می نوشت. این کار چند آسیب داشت:
-ایشان در خلال صوت گفتگو ها نکاتی را پیدا می کرد و می نوشت که بسیاری از طرفین موضوع به آن توجه نکرده بودند و شاید حرف هایی را گذرا گفته بودند بدون اینکه آن موضوع ها را به عنوان بندهای صورت جلسه و تعهد متصور شده باشند.
-حاضرین بعد از اینکه متوجه شده بودند صدای آنها رکورد می شود نمی توانستند به راحتی نظرشان را اعلام کنند و همیشه این نگرانی را داشتند که بعدا گفته هایشان که در حال ضبط شدن بود جایی دیگر پخش شود، بنابراین احتیاط و سیاست ورزی در جلسه را جایگزین رویکرد حل مسائل کرده بودند.
-تنظیم کننده صورت جلسه وقت زیادی را برای پیاده کردن صوت ضبط شده می کرد و در نتیجه صورت جلسه چند روز بعد از جلسه و بعضا بعد از موعد های مقرر شده برای انجام امور به دست شرکت کنندگان می رسید.