اولویت بندی کارها و فعالیت ها | ماتریس آیزنهاور
در این درس به اهمیت اولویت بندی کارها و همینطور ماتریس آیزنهاور (یا همان ماتریس اهمیت و فوریت استیون کاوی) میپردازیم.
اکثر ما این ماتریس را میشناسیم و روش اولویت بندی فعالیت ها به کمک آن را میدانیم. به همین خاطر، احتمالاً این درس برای شما حاوی نکات چندان تازهای نیست و میتوانید آن را صرفاً نوعی تأکید و یادآوری در نظر بگیرید.

مدیریت زمان برای بسیاری از ما به معنای تلاش برای به دست آوردن زمان بیشتر است. به همین علت، زیاد پیش میآید که متراکم کار کردن یا کمخوابیدن و فعالیتهای متوالی بدون وقت تلف شده را به عنوان نشانهای از توانایی در مدیریت زمان در نظر میگیریم.
در حالی که چه بسا، بسیاری از جلسات و فعالیتهای ما، چندان ضروری نباشند؛ یا اینکه برنامهها و اهداف مهمتری را در لابهلای همین روزمرگیهای منظم و زمانبندیشده، به دست فراموشی سپرده باشیم.
اهمیت اولویت بندی کارها در مدیریت زمان
برای اینکه «انجام منظم فعالیتهای کمفایده» را با «استفادهی بهینه از زمان برای دستیابی به اهداف مهم» اشتباه نگیریم، معمولاً بر این نکته تأکید میکنند که Task Management (مدیریت وظایف) بخش مهمی از Time Management (مدیریت زمان) است و کسی میتواند زمان خود را به خوبی مدیریت کند، که نسبت به اولویت بندی وظایف خود، دقیق و حساس باشد.
اولویت بندی بر اساس ماتریس آیزنهاور (ماتریس اهمیت و فوریت)
ماتریس آیزنهاور ابزار دیگری برای اولویت بندی کارها است که در آن به تفکیک ضرورت زمانی و ضرورت استراتژیک توجه شده است.
علاوه بر عنوان ماتریس آیزنهاور، گاهی نامهای ماتریس استیون کاوی و همچنین ماتریس اهمیت و فوریت نیز برای آن بهکار میرود. چون طرح این ابزار توسط استیون کاوی در کتاب هفت عادت، نقش مهمی در رواج یافتن آن داشته است.
برای اولویت بندی کارها در ماتریس آیزنهاور، پیش از قرار دادن هر فعالیتی در برنامههای خود، باید آن را از دو جهت بررسی کنیم:
این کار چقدر اهمیت دارد؟ (Importance)
کارهای مهم، اغلب به هدفهای ما مربوط هستند.
کارها و فعالیتهایی که انجام آنها ما را به هدفهایمان نزدیک میکند و بیتوجهی به آنها میتواند مشکلاتی جدی و عمیق، با اثراتی نسبتاً طولانی برایمان ایجاد کند.
این کارها معمولاً به صورت مستقیم یا غیرمستقیم به خواستهها و هدفهای کلان و ارزش های زندگی ما مربوط میشوند.
تأکید بر این نکته نیز لازم است که: به علت شخصی بودنِ هدفها و ارزشها، ممکن است کاری که شما آن را مهم تلقی میکنید، ممکن است از نظر فرد دیگری مهم محسوب نشود.
موارد زیر، نمونههایی از کارهایی هستند که میتوانند برای برخی افراد، اهمیت بالایی داشته باشند:
- ورزش کردن روزانه با هدف حفظ سلامت در بلندمدت
- یادگیری زبان انگلیسی
- مطالعهی درسهای متمم
- احوال پرسی از پدر و مادر و دیدار آنها
- برنامه ریزی برای آموزش و توسعه منابع انسانی
- مدیریت بحرانی که هماکنون در کارخانه به وجود آمده
- جلسه با مدیرعامل برای متقاعد کردن او دربارهی تغییر دیدگاهش نسبت به بودجه ریزی شرکت
- تنظیم تقویم محتوا برای واحدی که مسئولیت تولید محتوا را در یک شرکت بر عهده دارد
این کار چقدر فوریت دارد؟ (Urgency)
این کار یا فعالیت، تا چه حد نیازمند توجه در همین لحظه است؟
آیا اگر همین لحظه (یا در همین لحظات و ساعتهای پیش رو) به آن توجه نکنم، دردسرساز میشود و تبعات بدی برایم خواهد داشت؟
آیا مهلت زمانی کاملاً قطعی و مشخصی برای این کار وجود دارد که الان هم به آن نزدیک شدهام؟
آیا اگر این کار را در این لحظه انجام ندهم، فرصت انجام آن را بهکلی از دست میدهم؟
کارهای زیر، ممکن است برای شما، مصداق کارهای فوری محسوب شوند:
- پاسخ دادن به تلفنها
- پاسخ دادن به ایمیلهای مدیریت ارشد
- خرید شارژر موبایل (شارژر قبلی گم یا خراب شده است)
- تنظیم پاسخ و ارسال آن برای روزنامهای که دیروز، مطلب نادرستی را دربارهی شرکت منتشر کرده است
بر این اساس، میتوان هر فعالیت را به یکی از چهار دستهی زیر تخصیص داد:
بعد از تقسیم بندی کارها چه کنیم؟
اینکه کارها را به چهار دسته تقسیم کنیم، به خودیِ خود، خاصیت و کارکردی ندارد. مهم این است که بر اساس این تقسیمبندی، با کارها و فعالیتهای هر یک از این چهار دسته، به شکل متفاوتی برخورد کنیم.
چارچوب زیر، یکی از رایجترین الگوهای مدیریت فعالیتها در ماتریس اهمیت و فوریت است:
کارهای مهم و فوری
این کارها، بیشترین اولویت را دارند و باید سریع انجام شوند. به عبارت دیگر، از منظر مدیریت منابع، باید منابع خود را پیش از هر چیز، به این کارها تخصیص دهید.
ضمناً به خاطر داشته باشید که هر چه در زمینههای زیر بیشتر وقت بگذارید، باید این بخش از فعالیتهای شما، سبکتر شود و کارهای کمتری در این دسته قرار گیرد:
- وقت گذاشتن روی مهارت تخمین و برآورد
- تلاش برای تقویت قدرت پیش بینی و نیز تشخیص و تحلیل سناریوهای پیش رو
- افزایش انضباط شخصی و نظم درونی
به عبارت دیگر، بخش مهمی از کارهایی که به سطحِ مهم و فوری میرسند، زمانی میتوانستهاند در سطح مهم اما غیرفوری باشند.
اما به علت پیشبینیها و برآوردهای نادرست شما یا ضعف نظم درونی (تلاش برای طفره رفتن از آن کارها)، امروز در دستهی مهم و فوری قرار گرفتهاند.
البته این ادعا الزاماً دربارهی همهی کارهای فوری و مهم مصداق ندارد؛ مثلاً با تصادف یکی از دوستان نزدیک شما در خیابان، مجموعهای از کارهای مهم و فوری به فهرست فعالیتهایتان افزوده میشود.
با این حال، اگر از مثالهای خاص در حدی که مطرح شد بگذریم، بیتوجهی به اولویت بندی کارها یکی از مهمترین عواملِ پُر شدنِ سبدِ فعالیتهای مهم و فوری است.
کارهای مهم ِ غیرفوری
اغلب کارهایی که در زندگی ما ارزش واقعی و ماندگار ایجاد میکنند، در این دسته قرار میگیرند.
اگر امروز ورزش نکنید، اگر برای یادگیری خود وقت نگذارید، اگر زبان دوم یا سوم خود را تقویت نکنید و اگر شبکه سازی نکنید، هیچکدام در این لحظهی مشخص، به شما آسیب نمیرسانند.
اما در بلندمدت، فرصتهای بسیاری را از شما میگیرند و ممکن است بحرانهای متعددی را برایتان ایجاد کنند.
به همین علت، بلافاصله پس از کارهای مهم و فوری (که باید به تدریج، کم و کمتر شوند) برای کارهای مهمِ غیرفوری وقت بگذارید.
کارهای غیر مهم اما فوری
دو مورد از بهترین برخوردها با چنین کارهایی، تفویض و زمانبندی مجدد است.
اگر بتوانید این کارها را به افراد دیگری واگذار کنید، یا اینکه زمانشان را جابجا کنید، فرصت بیشتری برای کارهای مهم ایجاد خواهد شد.
مثلاً شاید بشود همکار شما به جای شما در یکی از جلسات کاری شرکت کند (بخشی از جلساتی که مدیران، میکوشند اهمیتِ حضور خود را در آنها اثبات کنند، بدون حضور مدیر و توسط نمایندهی او، میتواند با همان کیفیت یا حتی با اثربخشی بالاتر برگزار شود).
همچنین اگر کارهای مهمِ فوری و مهمِ غیرفوری شما باقی مانده است، شاید مناسب باشد با یک تماس تلفنی، قرارِ تفریحی خودتان با یک دوست قدیمی را جابجا کنید. با این کار، به تدریج یاد میگیرید که برای برخی قرارها و دیدارها کمتر وقت بگذارید و آگاهانهتر برنامهریزی کنید؛ تا هر روز مجبور به تماس گرفتن و عذرخواهی و تغییر برنامه نشوید.
[ درس مرتبط: تکنیک دن اریلی دربارهی برنامه ریزی برای آینده ]
کارهای غیر مهم و غیرفوری
چک کردن پستها و استوریهای دوست و آشنا در اینستاگرام، پیگیری اخبار در زمینههایی که تأثیر مستقیم روی زندگی امروز و تصمیمهای فردای ما ندارند، وقت گذاشتن برای رسانههای زرد و به طور کلی، بخش قابل توجهی از حضور آنلاین ما، در این دسته قرار میگیرند.
البته کارهای غیرمهم و غیرفوری، مصداقهای بسیار بیشتری دارند و اگر زندگی افراد معمولی و کسانی که به رشد و موفقیتی درخور دست نیافتهاند جستجو کنید، میتوانید نمونههای فراوانی از آنها را بیابید.
آیا ماتریس آیزنهاور فقط برای برنامه ریزی فعالیتهای روزمره است؟
ممکن است در نگاه نخست، چنین بهنظر برسد که ماتریس آیزنهاور، صرفاً برای رهایی از لیست بلند کارهای روزانه (از خرید گوشت و مرغ تا خشکشویی و تنظیم ساعت جلسات) مفید است.
اما به این نکته توجه داشته باشید که این ماتریس، یک ابزار عمومیِ اولویت بندی است و میتواند کاربردهای بسیار بیشتری داشته باشد.
به این مثالها توجه کنید:
- میتوانید دستورجلسه را – که قبل از برگزاری جلسه تنظیم میکنید – به چهار بخش تقسیم کنید و مشخص کنید که هر یک از موضوعاتی که قرار است در جلسه مطرح شوند، در کدام دسته قرار میگیرند. با این کار، اگر وقت کم بیاید یا بحث بر سر یک موضوع طولانی شود، بهتر میتوانید جلسه را اداره کرده و دربارهی اولویتها تصمیم بگیرید.
- مدیر یک شرکت در گفتگو با مسئول CRM، زبان مشترک و شفافتری برای طبقهبندی درخواستهای مشتریان و تعریف فرایند برای هر یک از آنها خواهند داشت.
- در یک برنامهی درازمدت (مثلاً با افق دهساله یا بیشتر) هم میتوان دستهبندی چهارگانه را بهکار برد. البته در آنجا فوری و غیرفوری، در حدِ یک سال و چند سال تعریف میشوند و نه دقیقه و ساعت.
- مدیر میتواند با استفاده از این روش اولویت بندی، به منشی یا مسئول دفتر خود آموزش دهد که هر کاری را در چه زمانی و با چه روشی به او اطلاع دهد (مثلاً برای چه کارهایی باید جلسه را قطع کند و برای چه کارهایی، ارسال پیامک یا تماس تلفنی کافی است).
برای مشاهدهٔ متن کامل این مطلب کافی است (بدون پرداخت هرگونه هزینه) در سایت متمم ثبت نام کنید. پس از ثبتنام به تعداد قابلتوجهی از درسهای متمم دسترسی پیدا میکنید:
البته اگر بخواهید به همهٔ درسهای متمم دسترسی از جمله درسهای زیر دسترسی داشته باشید لازم است حق اشتراک بپردازید:
مدیریت کسب و کار (MBA) | توسعه فردی
خودشناسی | شخصیت شناسی | هدف گذاری
مسیر شغلی | کوچینگ | مشاوره مدیریت
تصمیم گیری | عزت نفس | زندگی شاد
تسلط کلامی | مهارت ارتباطی | فنون مذاکره
ثبت نام رایگان تجربهٔ متممیها
برای خرید دوره های صوتی هم میتوانید به صفحهٔ فروشگاه متمم سر بزنید.
مطالب مرتبط با نظم شخصی و برنامه ریزی
اولویت بندی کارها با ماتریس آیزنهاور (ماتریس اهمیت و فوریت)
آیا شما روتین های روزانه دارید؟
فایلهای صوتی آموزش مدیریت زمان
خودتان را از نظر میزان مهارت در برنامه ریزی ارزیابی کنید
چگونه برنامه ریزی کنیم که آن را دوست داشته باشیم؟
برنامه ریزی برای موفقیت یک پروژه
تفاوت برنامه ریزی و بودجه ریزی چیست؟
چک لیست چیست؟ اهمیت چک لیست و طراحی چک لیست
تمرین و مشارکت در بحث
همانطور که در متن درس اشاره شد، این نوع روشهای اولویت بندی، صرفاً یک چارچوب اولیه مشخص میکنند و هر یک از ما، بسته به نیاز و تجربهی خود، جزئیات بیشتری به آنها اضافه کرده و پروتکلهای ویژهی خود را تعریف میکنیم.
خوشحال میشویم اگر شما از این روش (ماتریس اهمیت و فوریت) به شکل کاملتری استفاده میکنید، تجربه و روشهای خود را با دوستانتان در میان بگذارید.
ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت زمان به شما پیشنهاد میکند:
- مدیریت زمان چیست؟ | دوره مدیریت زمان و اصول و تکنیک های آن
- تعریف کارایی، تعریف اثربخشی و تفاوت کارایی و اثربخشی
- تعریف اهمال کاری چیست؟ | چگونه عادت به تعویق انداختن کارها را ترک کنیم؟
- انضباط شخصی | نظم شخصی یا نظم درونی چیست؟
- آزمایش مارشمالو | قدرت اراده، خودکنترلی و حاشیههای آن
- روتین چیست؟ شما چند روتین روزانه دارید؟
- تکنیک پومودورو چیست؟ | چرا به سراغ تایم باکسینگ میرویم؟
- نظم شخصی و فعالیت در زمانهای خاکستری
- ویژگی های یک برنامه ریزی موفق | هدف گذاری کافی نیست
- نظم شخصی و راهکاری برای آشفتگی ذهنی
- برای خواب بهتر کافی است فهرست کارهای فردایتان را بنویسید
- نظم شخصی در پانزده دقیقه (قانون ۱۵ دقیقه)
- اولویت بندی کارها و فعالیت ها | ماتریس آیزنهاور
- یک تکنیک مفید در برنامه ریزی برای آینده
- سریعتر رفتن لزوماً ما را زودتر به هدف و مقصد نمیرساند
- تعهد نود و هشت درصدی مستهلککننده است
- اصل پارتو یا قانون ۲۰/۸۰ چه میگوید؟ | معرفی، کاربردها و نقد قانون پارتو
- تعریف قانون پارکینسون چیست؟
- تعریف تفویض اختیار چیست؟
- یکی از اصول تفویض اختیار به کارکنان | استعارهی میمون بر شانه
- با دو شخصیت درون خود چه میکنید؟
- اوقات فراغت | آیا باید به دنبال پر کردن اوقات فراغت باشیم؟
- در ستایش آهستگی | کتاب کارل اونوره دربارهٔ جنبش آهستگی و کندزیستی
- نرم افزار برنامه ریزی روزانه و انجام کارهای شخصی Todoist
- آموزش نرم افزار یادداشت برداری اورنوت
- وان نوت (OneNote) | آموزش استفاده از نرم افزار وان نوت برای درس، کار و زندگی
- برای تثبیت عادتهای خوب در زندگی روزانه از چه برنامهای استفاده میکنید؟
- دانلود فایل صوتی اصول مدیریت زمان محمدرضا شعبانعلی
- مایکروسافت تو دو (Microsoft To Do) | نرم افزار مدیریت وظایف و پیگیری کارها
- مراحل نوشتن فهرست انجام کارهای روزانه | برنامه ریزی به روش GTD
- جدول برنامه ریزی روزانه و چک لیست روزانه | فایل PDF برای دانلود
- کانبان چیست و چگونه میتواند به مدیریت زمان و نظم شخصی کمک کند؟
- جدول برنامه ریزی هفتگی (+ فایل PDF برای دانلود)
- جدول برنامه ریزی ماهانه (+ فایل PDF برای دانلود)
- معمای تقویم ماهانه | اعداد مکعبها را چگونه انتخاب کنیم؟
- مدیریت انرژی در کنار مدیریت زمان
- تعریف توجه و انواع توجه | بازه زمانی توجه | توجه پایدار، انتخابی و متناوب
- چگونه از زمان درست استفاده کنیم؟ | معرفی و بررسی کتاب
- کتاب آداب روزانه | عادتهای رفتاری افراد موفق و بزرگان هنر و اندیشه
- اثر معکوس | آیا ابزارهای افزایش کارایی، خود عامل اتلاف وقت میشوند؟
- دیجیتال دیتاکس | سم زدایی دیجیتال چیست؟
- چند کتاب مدیریت زمان | معرفی و اشاره به نکات کلیدی هر کتاب
- کتاب خرده عادت ها (عادت های اتمی) | اثر جیمز کلییر
- کتاب مینیمالیسم دیجیتال | درباره اعتیاد به اینترنت و شبکه های اجتماعی
- کتاب مجالی برای تمرکز | توصیههایی برای افزایش بهره وری
- کتاب کار عمیق | خلاصه کتاب، نکات مهم و نقد آن
- کتاب مدیریت توجه (نیر ایال) | معرفی، خلاصه و نقد
- کتاب مدیریت زمان برایان تریسی | معرفی، خلاصه و نقد
- کتاب قدرت عادت نوشته چارلز دوهیگ
چند مطلب پیشنهادی از متمم:
سوالهای پرتکرار دربارهٔ متمم
متمم مخففِ عبارت «محل توسعه مهارتهای من» است: یک فضای آموزشی آنلاین برای بحثهای مهارتی و مدیریتی.
برای آشنا شدن بیشتر با متمم به صفحهٔ درباره متمم سر بزنید و فایل صوتی معرفی متمم را دانلود کنید و گوش دهید.
فهرست دوره های آموزشی متمم را کجا ببینیم؟
هر یک از دوره های آموزشی متمم یک «نقشه راه» دارد که مسیر یادگیری آن درس را مشخص میکند. با مراجعه به صفحهٔ نقشه راه یادگیری میتوانید نقشه راههای مختلف را ببینید و با دوره های متنوع متمم آشنا شوید.
همچنین در صفحههای دوره MBA و توسعه فردی میتوانید با دوره های آموزشی متمم بیشتر آشنا شوید.
هزینه ثبت نام در متمم چقدر است؟
شما میتوانید بدون پرداخت پول در متمم به عنوان کاربر آزاد عضو شوید. اما به حدود نیمی از درسهای متمم دسترسی خواهید داشت. پیشنهاد ما این است که پس از ثبت نام به عنوان کاربر آزاد، با خرید اعتبار به عضو ویژه تبدیل شوید.
اعتبار را میتوانید به صورت ماهیانه (۲۴۰ هزار تومان)، فصلی (۶۱۰ هزار تومان)، نیمسال (یک میلیون و ۱۰۰ هزار تومان) و یکساله (یک میلیون و ۸۰۰ هزار تومان) بخرید.
توجه داشته باشید که خرید ششماهه و یکساله بهترتیب معادل ۲۰٪ و ۳۸٪ تخفیف (نسبت به خرید یکماهه) محسوب میشوند.برای اطلاعات بیشتر به صفحه ثبت نام مراجعه کنید.
آیا در متمم فایل های صوتی رایگان برای دانلود وجود دارد؟
مجموعه گسترده و متنوعی از فایلهای صوتی رایگان در رادیو متمم ارائه شده که میتوانید هر یک از آنها را دانلود کرده و گوش دهید.
همچنین دوره های صوتی آموزشی متنوعی هم در متمم وجود دارد که فهرست آنها را میتوانید در فروشگاه متمم ببینید.
با متمم همراه شوید
آیا میدانید که فقط با ثبت ایمیل و تعریف نام کاربری و رمز عبور میتوانید به جمع متممیها بپیوندید؟
نویسندهی دیدگاه : شهرزاد راسخ
ماتریس آیزنهاور (یا همان ماتریس اهمیت و فوریت استیون کاوی) به خصوص هر وقتی که در زمینه یک هدف خاص، در مورد نتایج فعالیتهایی که در طول روز انجام میدم میشینم فکر میکنم و همچنین وقتی شاخص هایی رو که برای اندازه گیری فعالیت هام در نظر گرفتم مورد ارزیابی قرار میدم و احساس میکنم در مسیر اهدافم اونطور که انتظار دارم خوب پیش نمیرم؛ خیلی بهم کمک میکنه.
اتفاقا همین دو سه روز پیش، بعد از اینکه شاخص های ارزیابی فعالیت هام رو مورد بررسی قرار دادم، متوجه شدم که در برخی زمینه ها، پیشرفت مورد انتظارم رو نداشتم.
بعد که خوب فکر کردم دیدم کارهای مهم و فوری ای - با همون ضرورت زمانی و ضرورت استراتژیک - هستند یا میتونن جدیداً تعریف بشن که در لابلای کارهایی که از اهمیت و فوریت پایین تری برخوردارند، گم شدند یا ممکنه فراموششون بکنم یا اصلاً نیاز به تعریف دارن.
ضمن اینکه واقعا به تجربه ی من، ما لازم داریم که این ماتریس رو مرتب، به روز و آپدیت کنیم و کارهای جدیدی رو در اون تعریف کنیم و کارهای قدیمی تری که حس میکنیم دیگه کمکی به ما نمیکنن رو کلاً از این ماتریس حذف کنیم، یا کارهایی را در این چهار خانه جابجا کنیم.
یه تجربه ی خوب دیگری که من در همین چند روز پیش، ازش کمک گرفتم این بود که تصمیم گرفتم برای هر یک از اقدامات مهم و فوری، و مهم و غیر فوری خودم بعد از اینکه تعریف و تعیین شون کردم، یک نقشه ذهنی بکشم.
الان هم احساس میکنم این نقشه های ذهنی - در کنار این ماتریس و شاخص های ارزیابی - که برای هر کدوم از اون فعالیتها کشیدم، خیلی دارن بیشتر از قبل بهم کمک میکنن که بدونم دقیقا کارهای مهم تر و فوری ترم کدامها هستند؟ میخوام چکار کنم؟ از چه مسیرهایی برم؟ و در زمینه هر فعالیت، دقیقاً به کجا برسم؟ (که همین نقشه های ذهنی هم به نظرم لازم دارن که مرتب آپدیت بشن.)
من قبلا هم با این سبک تقسیم بندی کارها آشنا شده بودم ولی نکته ای که برای من اهمیت دارد چرا دانستن یک fact منجر به رفتار در این زمینه نمیشود.
من هم یک دفتر to do list دارم که کارها را در آن مینویسم ولی اکثر اوقات بر اساس فوریت و اهمیت عمل نمی کنم. نمی دانم چرا هر بار به ترتیب کارها را مینویسم و اتفاقا میخواهم تمام روز همه را انجام دهم. شاید این ریشه در کمالگرایی دارد که برای من شدیدا آسیب زا بوده است.
هر روز باید به خود یادآوری کنم اشکالی ندارد بعضی کارها انجام نشود ولی بعضی کارها باید انجام شود.
این ماتریس به من در کم کردن عذاب وجدان خودم زمانی که یکی از روتین های روزانه مو انجام نمیدم و در واقع نمیرسم که انجام بدم کمک میکنه:
انگار که برای من کارهای روتین روزانه در دسته مهم و غیر فوری قرار میگیرند مثل پیاده روی رفتن به جیم مطالعه انجام روتین پوستی و … و وقتی یک کار مهم و فوری مثل خرید لباس برای یک جلسه رسمی رو بخوای بین برنامه روزانه ت قرار بدی خب ممکنه به بخشی از کارهای روتینت نرسی ولی وقتی بر اساس این اولویت بندی بری جلو ذهنت دیگه دنبال سرزنش کردنت نمیره چون داری کار درست رو انجام میدی.
من نتونستم زیاد با این ماتریس ارتباط بگیرم. در هنگامی که اومدم این ماتریس رو بنویسم دیدم نمی تونم طبق این تقسیم بندی پیش برم. مثلا یک تسکی رو برای خودم تعریف کردم: عوض کردن روکش صندلی ماشین! این تسک نه فوری هست و نه اهمیتی داره. اما چه بسا اگر من این کار رو بکنم رو روحیه من تاثیر خیلی زیادی بذاره و حالم رو برای کار های دیگر بهتر کنه.
طبق درس های تفکر سیستمی مهم یا مهم نبودن رو نمی شه به این سادگی تعیین کرد. بعضی فعالیت ها اصلی ما هستند و گاهی بعضی از فعالیت ها حالت اهرمی دارند و خیلی بر روی زندگی ما تاثیر می گذارند.
به نظر من شاخص های مهم بودن یا نبودن – فوری یا غیر فوری – شاخص های دقیقی نیست. ب این ماتریس بیشتر زمانی بدرد می خوره که دچار سرگشتگی شدیم و می خواهیم یه مقداری ذهن رو مرتب کنیم . و یا طبق مثال درس برای برنامه قبل یک جلسه کاربرد داره که اولیوت بندی هامون رو درست کنیم. ولی به صورت یک ابزار جامع و کاربردی ، کمک دقیقی نمی تونه بکنه.
دقیقا
یکی دیگر از اعضا هم به مفید نبودن ماتریس برخوردند و در این کامنت از حلکردن مشکل با تغییر ملاکها از مهم و فوری به مواردی دیگر گفتند. شما به چه مشکلی دقیقا برخورد کردید؟
بنظرم همین نوشتن دیدگاه بعد از مشخص کردن و تعیین کارها و ارزش گذاریشون خیلی کمک کنندس و یه مکمل خیلی خوبی برای این ماتریس هستش.
سلام. من چند سالی است که در حوزه خودشناسی کار میکنم و درک خوبی از تحلیل مسائل دارم. این مطلب رو همین الان خوندم و برای استفاده از اون نقشه ایی دارم. من میدونم اهداف بر اساس احساسات ممکنه تغییر کنن. پس باید در زمانی که حال خوبی دارم بشینم و یک ماتریس آیزنهاور برای اهداف کلان ۵ سال آینده خودم تکمیل کنم. متعهد خواهم شد که اون ماتریس رو تغییر ندم. بعد برای هرکدام از اهداف کلانی که ترسیم کردم ماتریس ۱ ساله ترسیم میکنم. این ماتریس های میان مدتی احتمال اعمال تغیرات دارند. برنامه ریزی میکنم که هر هفته یک بار ماتریس ها رو نگاه کنم و در برنامه ریزی های روزانه خودم به اونها توجه کنم. فعلا نقشه کلان من این هست. باید اجراش کنم تا ببینم چه تغییراتی توی این نقشه خواهم داد.
وقتی که از ماتریس آیزنهاور استفاده نمیکنم در لا به لای کار های خودم گم میشم و این باعث میشه نتونم اولویت بندی هامو سازماندهی کنم. بعد از مدتی فشار کارهای فوری و مهم افزایش پیدا میکنه و من هم که متوجه میشم نمیتونم به کارهام برسم اون ها رو رها میکنم و حتی شده که در بعضی موارد برای فرار از این فشار رو بیارم به انجام کارهای غیر مهم و فوری. مهارت خیلی خوبیه اگه یاد بگیریم به درستی از این ماتریس استفاده کنیم برای مدیریت کردن زمان و کارها و تاثیرات مثبتی هم داره برای کنترل فشار کارهای فوری و مهمی که به شما وارد میشه.
سلام
خواستم اعتراف کنم که با شروع خوندن درس های مهارت مدیریت زمان علاوه بر اینکه با سبک ها و روش های برنامه ریزی و اولویت دادن به کارها اشنا میشم بیشتر تلنگری شده برای من برای فکر کردن به معنای زندگی و داشتن سبک زندگی سالم و تعریف هدف های زندگی حقیقتا بسیار مشتاق خوندن پیام های دوستان متممی و استفاده از سبک زندگی و تجربه های شخصی شما هستم.
تجربه مفیدی که من داشتم این بود که اولویت بندی و زمان بندی کارها را برای تمام وقت موجود روزانه یا هفتگی انجام نمی دهم. بلکه با قرار دادن اوقات خالی بدون برنامه قبلی در بین برنامه ها همیشه فضای لازم برای کارهای فوری یا جلسات کاری پیش بینی نشده وجود دارد. و به این ترتیب کمتر دچار مشکل می شوم. و در صورتی که کار یا جلسه ای پیش نیاید ، آن زمان را به اولویت های بعدی یا انجام کارهای غیر فوری اختصاص می دهم.
ماتریس آیزنهاور را می توان به مدرسان در سطوح مختلف برای اولویت بندی مطالبی که باید تدریس کنند و ترتیب ارائه آنها آموزش داد تا به این ترتیب بتوانند برای یک جلسه و بعد یک ماه و درنهایت یک سال یا ترم تحصیلی برنامه ریزی بهتری داشته باشند و در مواقعی تعطیلی یا کنسلی پیش بینی نشده ای اتفاق می افتد مجبور نشوند مثلا سه فصل انتهای کتاب را رها کنند یا برای امتحان حذف کنند.
ماتریس آیزنهاور
۱- با اهمیت و خیلی فوری : ” همین الان انجام بده ”
۲- با اهمیت و غیر فوری: “ برنامهریزی کن ”
۳- خیلی فوری و کم اهمیت: ” واگذاری کن”
۴- غیر فوری و کم اهمیت: " بعضی از آنها عادتهای نادرست هستند حذفش کن " اینها عادتهایی هستند که باعث می شوند ردیف اول و دوم را انجام ندهی .
#یادگیری_کریستالی
با تشکر همیشگی از تیم متمم
من چندسالی هست از یک روش مشابه برای فهرست کردن کارهای روزانه استفاده میکنم و راضی هستم. طی این مدت روشهای دیگهای هم امتحان کردم اما در نهایت به همین روشی که در ادامه توضیح میدم برگشتم.
فهرست کارهای روزانه بنده چهار ستون داره که ستون اول به رنگ قرمز و با علامت – I – معادل Important هست و تا حدودی معنی همان بخش مهم و فوری ماتریس آیزنهاور رو میده؛ کارهای ضروری که باید هر روز انجام بشن (مثل یکسری ورزشها که برای جلوگیری از درد گردنم باید روزی دو بار انجام بدم) و کارهای مهمی که پیش میاد (مثل امتحان یا پروژهای که به ددلاینش نزدیک هستم) رو مینویسم. این کارها معمولا با هدف جلوگیری از یک ضرر و آسیب (مثل همان گردن درد) انجام میشوند.
ستون بعدی به رنگ سبز و با علامت – G – معادل Goals نوشته میشه و تمام کارهایی که در راستای ارزشها و اهداف واقعیم قرار دارند در آن جا میگیرند؛ مثل متممخوانی، کتابخوانی، هرچیزی که به رشد و گسترش دانشام کمک میکنه مثل تماشای یک ویدئو در یوتیوب درمورد استراتژی محتوا و یا طراحی یک ماتریس آیزنهاور برای هدفهای بلندمدت. این ستون تشابه داره با ستون کارهای مهم اما غیرفوری آیزنهاور.
ستون سوم به رنگ آبی و با علامت – P – به معنای Possibilities و کارهایی که شاید به اختیار خودم دوست نداشتم انجامشون بدم در این بخش قرار میگیرند. مثلا عکاسی از یک دوست قدیمی و یا تحویل یک مقاله کوتاه یا حتی پرینت آن. این کارها با بخش غیرمهم اما فوری ماتریس استیون کاوی برابری میکنند.
ستون آخر هم با رنگ مشکی و علامت – H – معادل Hobbies مشخص میشود. تفریحات و فعالیتهایی که به بازیابی جسمی و ذهنی بنده و همچنین به لذت منجر میشوند در این قسمت قرار میگیرند؛ شنا و رفتن به استخر، فیلم و سریال خاصی رو دیدن، ملاقاتهای خانوادگی، مدیتیشن و.. از این نوع فعالیتها هستند. بنظرم اینگونه فعالیت ها فوری نیستند، اما به نمیشود به آنها برچسب بی اهمیت بودن زد. بنابراین بهتره این ستون از این روش اولویتبندی را مساوی قسمت غیرمهم و غیرفوری آیزنهاور قرار ندهیم؛ چراکه این فعالیتها نه تنها به تلف شدن وقت منجر نمیشوند، بلکه به بهبود عملکرد مغز و جسممان در کارهای دیگه (از جمله کارهای گروه G یا همان مهم اما غیرفوری که در راستای هدفهایمان قرار دارند) کمک میکنند.
پی نوشت: یکی از روشهای دیگری که حدود دو ماه استفاده کردم و مفید واقع نشد، نوشتن کارها بر اساس دسته بندی آنها بود؛ به عنوان مثال تمام کارهایی که مربوط به رشد شخصی میشدند رو در بخشی به اسم self care مینوشتم (بهتر و درستترش self improvement بوده)، تمام اقدامهای مربوط به زبان انگلیسی در دستهای به نام English نوشته میشدند و بدلیل اینکه در آن زمان با نرم افزاری به اسم Blender زیاد کار میکردم، پروژههای مربوطه رو در دستهای به اسم نرمافزار مینوشتم و در نهایت بخشی هم به نام body care وجود داشت که اقدامهای مرتبط با حفظ و تقویت وضعیت جسمانی در آن دسته قرار میگرفتند. بعد از گذشت کمی زمان احساس بدی نسبت به این طبقه بندی پیدا کردم و به روش قبلی خود که توضیح دادم برگشتم.
تنها تفاوت کوچیکی که ایجاد شد این بود که الان همهی اقدامهای مربوط به زبان انگلیسی رو در یک ستون متمایز و جدا از -I-, -G-, -P, -H- مینویسم. چراکه زبان برایم از اهمیت بالایی برخورداره و نوشتن فعالیت های روزانه مربوط به آن که کم هم نیستند (سه یا چهار مورد)، در ستون کارهای مهم و فوری (- I -) استرس زیادی به همراه داره و بنظرم تفکیک این بخش به متمرکز ماندن در مطالعه و یادگیری زبان هم کمکم کرده.
در تمرین اومده که "اگر" شما بهطور کاملتری از این ماتریس استفاده میکنید که میتونه برای دوستان هم مفید باشه اون رو بنویسید.
استفادهی من اونقدری نیست که تجربهی قابل عرضی داشته باشم و فقط یهنکته میگم شاید برای یکنفر مفید باشه.
من به جز لیست خرید_که شِیر هست بین من و همسرم_ که از ToDo استفاده میکنم، تمام برنامههای دیگهم روی Reminder هستن. زمانی که میخواستم اولویت تعیین کنم حس کردم بهتره چهار لیست بسازم و کارها رو بنویسم. اما کمی بیشتر فکر کردم و نهایتاً روشی که توضیح میدم رو به کار گرفتم.
ریمایندر یه امکانی داره که اجازه میده تگ (Tag) بسازیم. من کارها و برنامهها رو در دستهبندی خودشون مینویسم که پلن کلیام، اون استراکچر خودش رو حفظ کنه و زیرفعالیتها دقیقاً در جای خودشون نوشته بشن. از این بین اگه فعالیتی نیاز به اولویتبندی داشت، روی اون تگهای A,B,C یا D رو اعمال میکنم.
در نهایت زمانی که بخوام هر یکی از این چهار اولویت رو ببینم که کاری رو انجام بدم یا تغییر اولویت بدم، کافیه یهبار روی تگ مدّ نظرم تپ کنم تا بلافاصله لیست فراخوانی بشه.
یک از نکات برجسته این ماتریس اینه که شما نمی تونین بگید که کدامیک از این ۴ بخش مهم تر از دیگری است. در واقع این خاصیت رویکرد استراتژیک و ماهیت اقتضایی داشتن علم مدیریته که به زیبایی تو این ماتریس هم خودشو نشون داده.برای مثال شاید به نظر اکثر افراد بخش غیرفوری م غیرمهم فکم اهمیت ترین قسمت باشه.اما در واقع عامل اصلی اوالویت بندی و بوجود آمدن چنین راه حل هایی همینه که چطور Trade off کنیم. یعنی اولویت های انتخابی براساس ارزش ها چیست و به چه چیزهایی باید نه بگوئیم.اینجاست که آدمهای موفق و نامدار خودشان را نشان می دهند.وقتی در معرض پنجاه هزار پیام ذهنی قرار داریمفعامل تمایز در قدرت نه گفتن ما نهفته است تا به درخواست های بیشماری نه بگوئیم.
مشکل اصلی من در زمینه ی انجام کارهای غیرمهم و فوری ست که به نقص من در زمینه تفویض اختیار برمی گردد. مدتی ست انتخاب و آموزش نیروی دستیار را در زمره کارهای مهم و غیر فوری قرار داده ام تا بتوانم نیروی مناسب جهت انجام کارهای فوری و غیر مهم تربیت کنم.
من اسم این ماتریس رو شنیده بودم و ماهیت کلیش رو می دونستم اما تا امروز هیچوقت دربارش نخونده بودم.
از امروز از این روش استفاده خواهم کرد. نه در برنامه ریزی کارهای روزمره، بلکه کارهای هفتگی و ماهانه رو با استفاده از این روش اولویت بندی می کنم.
در اپ google keep گوشی 4 تا نوت ایجاد کردم و هرکدوم رو به یکی از بخش های ماتریس اختصاص دادم و لیست کارهام رو در اون ها وارد کردم.
تا قبل از این، صرفا لیستی از کارهایی که داشتم رو می نوشتم و هرگز اولویت بندی درستی از اون ها نداشتم. اما الان خیلی حس بهتری دارم چون می دونم ترتیب انجام شدن کارها به چه صورتی هست.
در مورد اهمیت ماتریس آیزنهاور حرفی نمیزنم، چون هم مطالب متمم به خوبی این موضوع رو پوشش داده و هم تجربه خودمون یا دوستانمون تاییدکننده این مطالب هست.
بنظرم ماتریس اهمیت-فوریت آیزنهاور، علیرغم تمام سودمندی که برامون به ارمغان میاره، ممکنه باعث بشه برخی از فعالیتها دچار قحطیزدگی بشن و هیچوقت نتونیم زمانی برای انجامشون تخصیص بدیم؛ فعالیتهایی لازم و نه لزوما مهم؛ مثلا همین چککردن اینستاگرام که برای خیلیهامون ممکنه مهم و فوری نباشه و در ماتریس اهمیت-فوریت برنامهمون کمترین جایگاه رو داشتهباشه، اما انجامش شاید بتونه تا حدی به نگهداری ارتباطات و یا تخلیه ذهنی و آمادگی برای فعالیت بعدی کمککنه. درحقیقت اکثر ما اونقدر کارهای مهم فوری و یا غیرفوری در زندگی داریم که انجام کاملشون به عمرمون قد نمیده و با وجود اینها و با پیروی محض از رویکرد آیزنهاور، فرصت خیلی کارها هیچوقت فراهم نخواهدشد؛ در اینصورت شاید در مدیریت زمان، موفق عملکنیم اما در جنبههای دیگری از زندگی احتمالا فرصتهایی رو ازدست خواهیمداد.
حرفم زیرسوال بردن ماتریس اهمیت-فوریت نیست، بلکه پیشنهاد میکنم صفر و یکی به این موضوع نگاهنکنیم و هروقت قراره برنامهریزی انجامبدیم و ماتریس کارهامون رو آمادهکنیم، زمانهایی رو (هرچند کم) برای کارهای کماهمیتتر ولی لازم درنظر بگیریم.
باسلام
بعنوان مثال اگر بخواییم مقایسه ای بین( بااهمیت فوری) با (بااهمیت غیر فوری) داشته باشیم.
مثلا هفته ی آینده ما یک امتحانی داریم, در آن زمان مطالعه برای آزمون برای ما با توجه به ماتریس آیزنهاور
در بااهمیت غیرفوری دسته بندی میشه,ولی اگر ما اهمال کاری کنیم و مطالعه رو به شب امتحان موکول کنیم
برای ما در دسته ی بااهمیت و فوری دسته بندی میشه.
آیا اپلیکیشنی هست که این ماتریس را داشته باشه برای اولویت بندی کارها وفعالیت ها. اگر میشناسید ممنون میشوم بفرمایید
با سلام
از اپلیکیشن TickTick میتونید استفاده کنید. هم برای برنامه ریزی مناسبه و هم میتونید برای تثبیت عادت استفاده کنید. در اپلیکیشن ماتریس آیزنهاور هم وجود داره.
یه اپلیکشن ایرانی نوشته شده به نام تسک اپ می توانید از این اپلیکشن هم استفاده کنید
taskapp.ir
اولا از شما ممنونم که این درس رو در متمم قرار دادید خیلی عالی بود
قبلا هم جاهای دیگری خونده بودمش ولی بهش توجه نکرده بودم
فکر میکنم خیلی میتونه تو انجام کارها وزمانبندی کارهامون بهمون کمک کنه
فکر میکنم ابتدای کار با اشتباه مواجهه بشم ولی در آینده نزدیک حتما تجربمو در اختیارتون قرار میدم
من چندسالی هست که برنامه ریزی و مدیریت زمانم رو با پوودورو انجام میدم. اوایل گاهی انجام میدادم و گاهی نه اما بعد از ارزیابی بازدهیم در روزهای متفاوت و روند انجام شدن کارها متوجه شدم چقدر پومودورو میتونه به تمرکز بهتری و کسب نتیجه مطلوب تر منجر بشه.
اما یه موضوعی که با پومودورو حل نمیشه همین منطق اولویت دهی به تسک هاست. اگر این دو رو در کنار هم انجام بدیم نتیجه خیلی بهتر میشه. در واقع پومودورو قسمت خوب انجام شدن کار رو بهینه میکنه، اما کار با این ماتریس میتونه کمک کنه که چه کاری رو باید خودمون انجام بدیم یا نه، چه کاری الان وقتشه و باید پومودوروشو بزنیم یا اولویت با کار دیگه ای هست.
آها راستی یه اپ focus To_Do هست که هم نسخه دکستاپش موجوده هم اپ برای موبایل. به شدت برنامه کارآمدیه. فقط مشکلش اینه تو نسخه رایگان سینک نمیشن دیوایساتون. که نسخه لایف تایمش ۵۰۰٫۰۰۰ تومانه و دارم بهش فکر میکنم بخرمش واقعا.