اولویت بندی کارها و فعالیت ها | ماتریس آیزنهاور
در این درس به اهمیت اولویت بندی کارها و همینطور ماتریس آیزنهاور (یا همان ماتریس اهمیت و فوریت استیون کاوی) میپردازیم.
اکثر ما این ماتریس را میشناسیم و روش اولویت بندی فعالیت ها به کمک آن را میدانیم. به همین خاطر، احتمالاً این درس برای شما حاوی نکات چندان تازهای نیست و میتوانید آن را صرفاً نوعی تأکید و یادآوری در نظر بگیرید.

مدیریت زمان برای بسیاری از ما به معنای تلاش برای به دست آوردن زمان بیشتر است. به همین علت، زیاد پیش میآید که متراکم کار کردن یا کمخوابیدن و فعالیتهای متوالی بدون وقت تلف شده را به عنوان نشانهای از توانایی در مدیریت زمان در نظر میگیریم.
در حالی که چه بسا، بسیاری از جلسات و فعالیتهای ما، چندان ضروری نباشند؛ یا اینکه برنامهها و اهداف مهمتری را در لابهلای همین روزمرگیهای منظم و زمانبندیشده، به دست فراموشی سپرده باشیم.
اهمیت اولویت بندی کارها در مدیریت زمان
برای اینکه «انجام منظم فعالیتهای کمفایده» را با «استفادهی بهینه از زمان برای دستیابی به اهداف مهم» اشتباه نگیریم، معمولاً بر این نکته تأکید میکنند که Task Management (مدیریت وظایف) بخش مهمی از Time Management (مدیریت زمان) است و کسی میتواند زمان خود را به خوبی مدیریت کند، که نسبت به اولویت بندی وظایف خود، دقیق و حساس باشد.
اولویت بندی بر اساس ماتریس آیزنهاور (ماتریس اهمیت و فوریت)
ماتریس آیزنهاور ابزار دیگری برای اولویت بندی کارها است که در آن به تفکیک ضرورت زمانی و ضرورت استراتژیک توجه شده است.
علاوه بر عنوان ماتریس آیزنهاور، گاهی نامهای ماتریس استیون کاوی و همچنین ماتریس اهمیت و فوریت نیز برای آن بهکار میرود. چون طرح این ابزار توسط استیون کاوی در کتاب هفت عادت، نقش مهمی در رواج یافتن آن داشته است.
برای اولویت بندی کارها در ماتریس آیزنهاور، پیش از قرار دادن هر فعالیتی در برنامههای خود، باید آن را از دو جهت بررسی کنیم:
این کار چقدر اهمیت دارد؟ (Importance)
کارهای مهم، اغلب به هدفهای ما مربوط هستند.
کارها و فعالیتهایی که انجام آنها ما را به هدفهایمان نزدیک میکند و بیتوجهی به آنها میتواند مشکلاتی جدی و عمیق، با اثراتی نسبتاً طولانی برایمان ایجاد کند.
این کارها معمولاً به صورت مستقیم یا غیرمستقیم به خواستهها و هدفهای کلان و ارزش های زندگی ما مربوط میشوند.
تأکید بر این نکته نیز لازم است که: به علت شخصی بودنِ هدفها و ارزشها، ممکن است کاری که شما آن را مهم تلقی میکنید، ممکن است از نظر فرد دیگری مهم محسوب نشود.
موارد زیر، نمونههایی از کارهایی هستند که میتوانند برای برخی افراد، اهمیت بالایی داشته باشند:
- ورزش کردن روزانه با هدف حفظ سلامت در بلندمدت
- یادگیری زبان انگلیسی
- مطالعهی درسهای متمم
- احوال پرسی از پدر و مادر و دیدار آنها
- برنامه ریزی برای آموزش و توسعه منابع انسانی
- مدیریت بحرانی که هماکنون در کارخانه به وجود آمده
- جلسه با مدیرعامل برای متقاعد کردن او دربارهی تغییر دیدگاهش نسبت به بودجه ریزی شرکت
- تنظیم تقویم محتوا برای واحدی که مسئولیت تولید محتوا را در یک شرکت بر عهده دارد
این کار چقدر فوریت دارد؟ (Urgency)
این کار یا فعالیت، تا چه حد نیازمند توجه در همین لحظه است؟
آیا اگر همین لحظه (یا در همین لحظات و ساعتهای پیش رو) به آن توجه نکنم، دردسرساز میشود و تبعات بدی برایم خواهد داشت؟
آیا مهلت زمانی کاملاً قطعی و مشخصی برای این کار وجود دارد که الان هم به آن نزدیک شدهام؟
آیا اگر این کار را در این لحظه انجام ندهم، فرصت انجام آن را بهکلی از دست میدهم؟
کارهای زیر، ممکن است برای شما، مصداق کارهای فوری محسوب شوند:
- پاسخ دادن به تلفنها
- پاسخ دادن به ایمیلهای مدیریت ارشد
- خرید شارژر موبایل (شارژر قبلی گم یا خراب شده است)
- تنظیم پاسخ و ارسال آن برای روزنامهای که دیروز، مطلب نادرستی را دربارهی شرکت منتشر کرده است
بر این اساس، میتوان هر فعالیت را به یکی از چهار دستهی زیر تخصیص داد:
بعد از تقسیم بندی کارها چه کنیم؟
اینکه کارها را به چهار دسته تقسیم کنیم، به خودیِ خود، خاصیت و کارکردی ندارد. مهم این است که بر اساس این تقسیمبندی، با کارها و فعالیتهای هر یک از این چهار دسته، به شکل متفاوتی برخورد کنیم.
چارچوب زیر، یکی از رایجترین الگوهای مدیریت فعالیتها در ماتریس اهمیت و فوریت است:
کارهای مهم و فوری
این کارها، بیشترین اولویت را دارند و باید سریع انجام شوند. به عبارت دیگر، از منظر مدیریت منابع، باید منابع خود را پیش از هر چیز، به این کارها تخصیص دهید.
ضمناً به خاطر داشته باشید که هر چه در زمینههای زیر بیشتر وقت بگذارید، باید این بخش از فعالیتهای شما، سبکتر شود و کارهای کمتری در این دسته قرار گیرد:
- وقت گذاشتن روی مهارت تخمین و برآورد
- تلاش برای تقویت قدرت پیش بینی و نیز تشخیص و تحلیل سناریوهای پیش رو
- افزایش انضباط شخصی و نظم درونی
به عبارت دیگر، بخش مهمی از کارهایی که به سطحِ مهم و فوری میرسند، زمانی میتوانستهاند در سطح مهم اما غیرفوری باشند.
اما به علت پیشبینیها و برآوردهای نادرست شما یا ضعف نظم درونی (تلاش برای طفره رفتن از آن کارها)، امروز در دستهی مهم و فوری قرار گرفتهاند.
البته این ادعا الزاماً دربارهی همهی کارهای فوری و مهم مصداق ندارد؛ مثلاً با تصادف یکی از دوستان نزدیک شما در خیابان، مجموعهای از کارهای مهم و فوری به فهرست فعالیتهایتان افزوده میشود.
با این حال، اگر از مثالهای خاص در حدی که مطرح شد بگذریم، بیتوجهی به اولویت بندی کارها یکی از مهمترین عواملِ پُر شدنِ سبدِ فعالیتهای مهم و فوری است.
کارهای مهم ِ غیرفوری
اغلب کارهایی که در زندگی ما ارزش واقعی و ماندگار ایجاد میکنند، در این دسته قرار میگیرند.
اگر امروز ورزش نکنید، اگر برای یادگیری خود وقت نگذارید، اگر زبان دوم یا سوم خود را تقویت نکنید و اگر شبکه سازی نکنید، هیچکدام در این لحظهی مشخص، به شما آسیب نمیرسانند.
اما در بلندمدت، فرصتهای بسیاری را از شما میگیرند و ممکن است بحرانهای متعددی را برایتان ایجاد کنند.
به همین علت، بلافاصله پس از کارهای مهم و فوری (که باید به تدریج، کم و کمتر شوند) برای کارهای مهمِ غیرفوری وقت بگذارید.
کارهای غیر مهم اما فوری
دو مورد از بهترین برخوردها با چنین کارهایی، تفویض و زمانبندی مجدد است.
اگر بتوانید این کارها را به افراد دیگری واگذار کنید، یا اینکه زمانشان را جابجا کنید، فرصت بیشتری برای کارهای مهم ایجاد خواهد شد.
مثلاً شاید بشود همکار شما به جای شما در یکی از جلسات کاری شرکت کند (بخشی از جلساتی که مدیران، میکوشند اهمیتِ حضور خود را در آنها اثبات کنند، بدون حضور مدیر و توسط نمایندهی او، میتواند با همان کیفیت یا حتی با اثربخشی بالاتر برگزار شود).
همچنین اگر کارهای مهمِ فوری و مهمِ غیرفوری شما باقی مانده است، شاید مناسب باشد با یک تماس تلفنی، قرارِ تفریحی خودتان با یک دوست قدیمی را جابجا کنید. با این کار، به تدریج یاد میگیرید که برای برخی قرارها و دیدارها کمتر وقت بگذارید و آگاهانهتر برنامهریزی کنید؛ تا هر روز مجبور به تماس گرفتن و عذرخواهی و تغییر برنامه نشوید.
[ درس مرتبط: تکنیک دن اریلی دربارهی برنامه ریزی برای آینده ]
کارهای غیر مهم و غیرفوری
چک کردن پستها و استوریهای دوست و آشنا در اینستاگرام، پیگیری اخبار در زمینههایی که تأثیر مستقیم روی زندگی امروز و تصمیمهای فردای ما ندارند، وقت گذاشتن برای رسانههای زرد و به طور کلی، بخش قابل توجهی از حضور آنلاین ما، در این دسته قرار میگیرند.
البته کارهای غیرمهم و غیرفوری، مصداقهای بسیار بیشتری دارند و اگر زندگی افراد معمولی و کسانی که به رشد و موفقیتی درخور دست نیافتهاند جستجو کنید، میتوانید نمونههای فراوانی از آنها را بیابید.
آیا ماتریس آیزنهاور فقط برای برنامه ریزی فعالیتهای روزمره است؟
ممکن است در نگاه نخست، چنین بهنظر برسد که ماتریس آیزنهاور، صرفاً برای رهایی از لیست بلند کارهای روزانه (از خرید گوشت و مرغ تا خشکشویی و تنظیم ساعت جلسات) مفید است.
اما به این نکته توجه داشته باشید که این ماتریس، یک ابزار عمومیِ اولویت بندی است و میتواند کاربردهای بسیار بیشتری داشته باشد.
به این مثالها توجه کنید:
- میتوانید دستورجلسه را – که قبل از برگزاری جلسه تنظیم میکنید – به چهار بخش تقسیم کنید و مشخص کنید که هر یک از موضوعاتی که قرار است در جلسه مطرح شوند، در کدام دسته قرار میگیرند. با این کار، اگر وقت کم بیاید یا بحث بر سر یک موضوع طولانی شود، بهتر میتوانید جلسه را اداره کرده و دربارهی اولویتها تصمیم بگیرید.
- مدیر یک شرکت در گفتگو با مسئول CRM، زبان مشترک و شفافتری برای طبقهبندی درخواستهای مشتریان و تعریف فرایند برای هر یک از آنها خواهند داشت.
- در یک برنامهی درازمدت (مثلاً با افق دهساله یا بیشتر) هم میتوان دستهبندی چهارگانه را بهکار برد. البته در آنجا فوری و غیرفوری، در حدِ یک سال و چند سال تعریف میشوند و نه دقیقه و ساعت.
- مدیر میتواند با استفاده از این روش اولویت بندی، به منشی یا مسئول دفتر خود آموزش دهد که هر کاری را در چه زمانی و با چه روشی به او اطلاع دهد (مثلاً برای چه کارهایی باید جلسه را قطع کند و برای چه کارهایی، ارسال پیامک یا تماس تلفنی کافی است).
برای مشاهدهٔ متن کامل این مطلب کافی است (بدون پرداخت هرگونه هزینه) در سایت متمم ثبت نام کنید. پس از ثبتنام به تعداد قابلتوجهی از درسهای متمم دسترسی پیدا میکنید:
البته اگر بخواهید به همهٔ درسهای متمم دسترسی از جمله درسهای زیر دسترسی داشته باشید لازم است حق اشتراک بپردازید:
مدیریت کسب و کار (MBA) | توسعه فردی
خودشناسی | شخصیت شناسی | هدف گذاری
مسیر شغلی | کوچینگ | مشاوره مدیریت
تصمیم گیری | عزت نفس | زندگی شاد
تسلط کلامی | مهارت ارتباطی | فنون مذاکره
ثبت نام رایگان تجربهٔ متممیها
برای خرید دوره های صوتی هم میتوانید به صفحهٔ فروشگاه متمم سر بزنید.
مطالب مرتبط با نظم شخصی و برنامه ریزی
اولویت بندی کارها با ماتریس آیزنهاور (ماتریس اهمیت و فوریت)
آیا شما روتین های روزانه دارید؟
فایلهای صوتی آموزش مدیریت زمان
خودتان را از نظر میزان مهارت در برنامه ریزی ارزیابی کنید
چگونه برنامه ریزی کنیم که آن را دوست داشته باشیم؟
برنامه ریزی برای موفقیت یک پروژه
تفاوت برنامه ریزی و بودجه ریزی چیست؟
چک لیست چیست؟ اهمیت چک لیست و طراحی چک لیست
تمرین و مشارکت در بحث
همانطور که در متن درس اشاره شد، این نوع روشهای اولویت بندی، صرفاً یک چارچوب اولیه مشخص میکنند و هر یک از ما، بسته به نیاز و تجربهی خود، جزئیات بیشتری به آنها اضافه کرده و پروتکلهای ویژهی خود را تعریف میکنیم.
خوشحال میشویم اگر شما از این روش (ماتریس اهمیت و فوریت) به شکل کاملتری استفاده میکنید، تجربه و روشهای خود را با دوستانتان در میان بگذارید.
ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت زمان به شما پیشنهاد میکند:
- مدیریت زمان چیست؟ | دوره مدیریت زمان و اصول و تکنیک های آن
- تعریف کارایی، تعریف اثربخشی و تفاوت کارایی و اثربخشی
- تعریف اهمال کاری چیست؟ | چگونه عادت به تعویق انداختن کارها را ترک کنیم؟
- انضباط شخصی | نظم شخصی یا نظم درونی چیست؟
- آزمایش مارشمالو | قدرت اراده، خودکنترلی و حاشیههای آن
- روتین چیست؟ شما چند روتین روزانه دارید؟
- تکنیک پومودورو چیست؟ | چرا به سراغ تایم باکسینگ میرویم؟
- نظم شخصی و فعالیت در زمانهای خاکستری
- ویژگی های یک برنامه ریزی موفق | هدف گذاری کافی نیست
- نظم شخصی و راهکاری برای آشفتگی ذهنی
- برای خواب بهتر کافی است فهرست کارهای فردایتان را بنویسید
- نظم شخصی در پانزده دقیقه (قانون ۱۵ دقیقه)
- اولویت بندی کارها و فعالیت ها | ماتریس آیزنهاور
- یک تکنیک مفید در برنامه ریزی برای آینده
- سریعتر رفتن لزوماً ما را زودتر به هدف و مقصد نمیرساند
- تعهد نود و هشت درصدی مستهلککننده است
- اصل پارتو یا قانون ۲۰/۸۰ چه میگوید؟ | معرفی، کاربردها و نقد قانون پارتو
- تعریف قانون پارکینسون چیست؟
- تعریف تفویض اختیار چیست؟
- یکی از اصول تفویض اختیار به کارکنان | استعارهی میمون بر شانه
- با دو شخصیت درون خود چه میکنید؟
- اوقات فراغت | آیا باید به دنبال پر کردن اوقات فراغت باشیم؟
- در ستایش آهستگی | کتاب کارل اونوره دربارهٔ جنبش آهستگی و کندزیستی
- نرم افزار برنامه ریزی روزانه و انجام کارهای شخصی Todoist
- آموزش نرم افزار یادداشت برداری اورنوت
- وان نوت (OneNote) | آموزش استفاده از نرم افزار وان نوت برای درس، کار و زندگی
- برای تثبیت عادتهای خوب در زندگی روزانه از چه برنامهای استفاده میکنید؟
- دانلود فایل صوتی اصول مدیریت زمان محمدرضا شعبانعلی
- مایکروسافت تو دو (Microsoft To Do) | نرم افزار مدیریت وظایف و پیگیری کارها
- مراحل نوشتن فهرست انجام کارهای روزانه | برنامه ریزی به روش GTD
- جدول برنامه ریزی روزانه و چک لیست روزانه | فایل PDF برای دانلود
- کانبان چیست و چگونه میتواند به مدیریت زمان و نظم شخصی کمک کند؟
- جدول برنامه ریزی هفتگی (+ فایل PDF برای دانلود)
- جدول برنامه ریزی ماهانه (+ فایل PDF برای دانلود)
- معمای تقویم ماهانه | اعداد مکعبها را چگونه انتخاب کنیم؟
- مدیریت انرژی در کنار مدیریت زمان
- تعریف توجه و انواع توجه | بازه زمانی توجه | توجه پایدار، انتخابی و متناوب
- چگونه از زمان درست استفاده کنیم؟ | معرفی و بررسی کتاب
- کتاب آداب روزانه | عادتهای رفتاری افراد موفق و بزرگان هنر و اندیشه
- اثر معکوس | آیا ابزارهای افزایش کارایی، خود عامل اتلاف وقت میشوند؟
- دیجیتال دیتاکس | سم زدایی دیجیتال چیست؟
- چند کتاب مدیریت زمان | معرفی و اشاره به نکات کلیدی هر کتاب
- کتاب خرده عادت ها (عادت های اتمی) | اثر جیمز کلییر
- کتاب مینیمالیسم دیجیتال | درباره اعتیاد به اینترنت و شبکه های اجتماعی
- کتاب مجالی برای تمرکز | توصیههایی برای افزایش بهره وری
- کتاب کار عمیق | خلاصه کتاب، نکات مهم و نقد آن
- کتاب مدیریت توجه (نیر ایال) | معرفی، خلاصه و نقد
- کتاب مدیریت زمان برایان تریسی | معرفی، خلاصه و نقد
- کتاب قدرت عادت نوشته چارلز دوهیگ
چند مطلب پیشنهادی از متمم:
سوالهای پرتکرار دربارهٔ متمم
متمم مخففِ عبارت «محل توسعه مهارتهای من» است: یک فضای آموزشی آنلاین برای بحثهای مهارتی و مدیریتی.
برای آشنا شدن بیشتر با متمم به صفحهٔ درباره متمم سر بزنید و فایل صوتی معرفی متمم را دانلود کنید و گوش دهید.
فهرست دوره های آموزشی متمم را کجا ببینیم؟
هر یک از دوره های آموزشی متمم یک «نقشه راه» دارد که مسیر یادگیری آن درس را مشخص میکند. با مراجعه به صفحهٔ نقشه راه یادگیری میتوانید نقشه راههای مختلف را ببینید و با دوره های متنوع متمم آشنا شوید.
همچنین در صفحههای دوره MBA و توسعه فردی میتوانید با دوره های آموزشی متمم بیشتر آشنا شوید.
هزینه ثبت نام در متمم چقدر است؟
شما میتوانید بدون پرداخت پول در متمم به عنوان کاربر آزاد عضو شوید. اما به حدود نیمی از درسهای متمم دسترسی خواهید داشت. پیشنهاد ما این است که پس از ثبت نام به عنوان کاربر آزاد، با خرید اعتبار به عضو ویژه تبدیل شوید.
اعتبار را میتوانید به صورت ماهیانه (۱۶۰ هزار تومان)، فصلی (۴۲۰ هزار تومان)، نیمسال (۷۵۰ هزار تومان) و یکساله (یک میلیون و ۲۰۰ هزار تومان) بخرید.
توجه داشته باشید که خرید ششماهه و یکساله بهترتیب معادل ۲۰٪ و ۳۸٪ تخفیف (نسبت به خرید یکماهه) محسوب میشوند.برای اطلاعات بیشتر به صفحه ثبت نام مراجعه کنید.
آیا در متمم فایل های صوتی رایگان برای دانلود وجود دارد؟
مجموعه گسترده و متنوعی از فایلهای صوتی رایگان در رادیو متمم ارائه شده که میتوانید هر یک از آنها را دانلود کرده و گوش دهید.
همچنین دوره های صوتی آموزشی متنوعی هم در متمم وجود دارد که فهرست آنها را میتوانید در فروشگاه متمم ببینید.
با متمم همراه شوید
آیا میدانید که فقط با ثبت ایمیل و تعریف نام کاربری و رمز عبور میتوانید به جمع متممیها بپیوندید؟
نویسندهی دیدگاه : شهرزاد راسخ
ماتریس آیزنهاور (یا همان ماتریس اهمیت و فوریت استیون کاوی) به خصوص هر وقتی که در زمینه یک هدف خاص، در مورد نتایج فعالیتهایی که در طول روز انجام میدم میشینم فکر میکنم و همچنین وقتی شاخص هایی رو که برای اندازه گیری فعالیت هام در نظر گرفتم مورد ارزیابی قرار میدم و احساس میکنم در مسیر اهدافم اونطور که انتظار دارم خوب پیش نمیرم؛ خیلی بهم کمک میکنه.
اتفاقا همین دو سه روز پیش، بعد از اینکه شاخص های ارزیابی فعالیت هام رو مورد بررسی قرار دادم، متوجه شدم که در برخی زمینه ها، پیشرفت مورد انتظارم رو نداشتم.
بعد که خوب فکر کردم دیدم کارهای مهم و فوری ای - با همون ضرورت زمانی و ضرورت استراتژیک - هستند یا میتونن جدیداً تعریف بشن که در لابلای کارهایی که از اهمیت و فوریت پایین تری برخوردارند، گم شدند یا ممکنه فراموششون بکنم یا اصلاً نیاز به تعریف دارن.
ضمن اینکه واقعا به تجربه ی من، ما لازم داریم که این ماتریس رو مرتب، به روز و آپدیت کنیم و کارهای جدیدی رو در اون تعریف کنیم و کارهای قدیمی تری که حس میکنیم دیگه کمکی به ما نمیکنن رو کلاً از این ماتریس حذف کنیم، یا کارهایی را در این چهار خانه جابجا کنیم.
یه تجربه ی خوب دیگری که من در همین چند روز پیش، ازش کمک گرفتم این بود که تصمیم گرفتم برای هر یک از اقدامات مهم و فوری، و مهم و غیر فوری خودم بعد از اینکه تعریف و تعیین شون کردم، یک نقشه ذهنی بکشم.
الان هم احساس میکنم این نقشه های ذهنی - در کنار این ماتریس و شاخص های ارزیابی - که برای هر کدوم از اون فعالیتها کشیدم، خیلی دارن بیشتر از قبل بهم کمک میکنن که بدونم دقیقا کارهای مهم تر و فوری ترم کدامها هستند؟ میخوام چکار کنم؟ از چه مسیرهایی برم؟ و در زمینه هر فعالیت، دقیقاً به کجا برسم؟ (که همین نقشه های ذهنی هم به نظرم لازم دارن که مرتب آپدیت بشن.)
۶ ساله که با این ماتریس آشنا هستم و همیشه برا بقیه توضیح میدم.اما نمیدونم چرا عملگرایی نداشتم.
ان شالله از این به بعد بتونم کارهامو الویت بندی کنم و پیش برم.
دوتا کار مهم غیرفوری که ی مدته شروع کردم.ورزش در خانه و زبان انگلیسی خوندنه.
به نظرم من اگر یک نکته (با اینکه سراسر درس پر نکته بود) میخوایم برداشت کنیم اینکه چه اولویت هایی داریم و آنها را برنامه ریزی کنیم از استفان کاوی می باشد.
در مورد شخص خودم که کارهای مالی شرکت های متعدد انجام میدهم چه بسا پیگیری در طول سال و به روز بودن (هرچند تاحدودی هم تیم اینجانب مقصر نیست) اسناد و مدارک باعث میشود سال های پایان سال مالی تیرماه باعث نشود که شبانه روزی مشغول به کار شویم که فعالیت از کار مهم غیر فوری به مهم فوری تبدیل شود.
وقتی به حجم کارهایی که باید انجام دهم نگاه می کنم و این درس را می خوانم، از خودم می پرسم: مهم ترین کاری که باید الآن انجام بدهم چه هست؟
علیرغم تمامی این درس ها، باید اعتراف کنم هنوز در اولویت بندی کارها مشکل دارم و همیشه این حس آزارم می دهد که چقدر در اولویت بندی کارهایم موفق بوده ام و ضرر نکرده ام.
ماتریس به نظرم فوق العادست؛ اما تحلیل پشت اولویت بندی خیلی بیشتر اهمیت داره: اگر تحلیل درستی نباشد، این ماتریس هم نادرست نوشته و تشکیل خواهد شد.
یک سوالی ذهن منو کنجکاو کرده ؟ آیا میشه هر دو نوع دسته بندی رو با هم ادغام کنیم مثلا کارهای که مهم و فوری هستن رو با اولویت بالا در نظر بگیریم . کارهای مهم و غیرفوری رو با اولویت متوسط و کارهای غیرمهم و فوری رو در دسته کارهای اولویت پایین قرار بدیم و البته سعی کنیم کارهای غیرمهم و غیرفوری رو کلا از لیست کارهای روزمره حذف کنیم؟
مهراب عزیز
بعد از خوندن کامنت تو ، چند نکته ای به ذهنم رسید که امیدوارم برای شما و دیگر دوستان مفید واقع بشه
۱_ اگر از اینکه تعریف اهمیت و فوریت برای هرفردی متفاوت است صرف نظر کنیم ؛ من فکر میکنم حذف کردن کارهای غیرمهم و غیرفوری اشتباه هست ؛ چون مطمئنا خودتم میدونی که ما بالاخره نیاز به تفریح ، استراحت ، گردش ویا حتی کارهای به اصطلاح وقت تلف کن مثل بیهوده گشتن در شبکه های اجتماعی داریم .
به نظر من اینکه ما لیستی از این کارها داشته باشیم خیلی هم میتونه مفید باشه چون اینطوری موقعی که انرژی یا حوصله کارهای مهم و فوری رو نداری ، مشخصه که چه کارهایی رو میخای انجام بدی ؛ این مشخص کردن خودش فواید جانبی هم داره مثلا بعد از مدتی می فهمی که کدوم از این کارهای غیرمهم و غیرفوری انرژی بیشتری بهت برمی گردونن و از کدومشون بیشتر لذت میبری و حتی ممکنه بعد از مدتی تفریحات سالم تر و مفیدترِ خودت رو بشناسی. این خیلی بهتر از این هست که وقتی که حوصله نداری ، بی هدف توی شبکه های اجتماعی بگردی و آخرش هم بی حوصله تر بشی
راستی اگر فکر میکنی دیدن لیست تفریحات و کارهای وقت تلف کن باعث میشه تمرکزت روی کارهای مهم از بین بره میتونی از یک لیست کاملا جدا استفاده کنی که هرموقع شرایطش ایجاد شد به سراغشون بری ….
۲_ من فکر میکنم هرچقدر اولویت کارها شفاف تر باشه مفیدتره برای همین خیلی با ادغام کارهام مهم و فوری با کارهای مهم و غیرفوری موافق نیستم چون به شخصه برای من مثلا انجام قولی که به استادم دادم (غیرمهم و فوری) اولویت بیشتری نسبت به مطالعه تخصصیم (مهم و غیرفوری) داره و باید کاملا برام شفاف باشه که کدوم اول باید انجام بشه یا حتی برام مهمه که وقتی به لیستم نگاه میکنم کدوم رو اول ببینم.
علیرضای عزیز
دغدغه شما برای گنجاندن تفریح در بین فعالیتها بهجا و درسته و خود استفان کاوی هم از آن به عنوان تیز کردن اره و یکی از هفت عادت مهم افراد موثر نام میبره و دکتر هلاکویی هم تفریح و سرگرمی را یکی از پنج زمینه عمده میدونه که توی اونها باید برای خودمان هدف و برنامه داشته باشیم. با این حساب ظاهراً تفریح جزو فعالیتهای مهم محسوب میشه و بسته به وضعیت روانی و فیزیولوژیکی ما ممکنه فوری و غیر فوری باشه و نیازی نیست که اونو جزو فعالیتهای غیرمهم و غیرفوری قرار بدهیم.
محمد عزیز
از اینکه با دقت برای مطالعه کامنت من زمان گذاشتی و نظرت رو درباره اش گفتی ازت ممنونم.
من هم کاملا قبول دارم که فرایند تفریح کردن خودش جزء کارهای مهم حساب میشه اما حقیقتا خیلی با این تقسیم بندی که همه آن ها را در دسته کارهای مهم قرار بدهم، راحت نیستم.
همانطور که توی کامنتم گفتم ما به عنوان یک انسان، به انجام حتی بی ارزش ترین فعالیت ها نیاز داریم از جمله گشتن توی شبکه های اجتماعی بدون هیچ هدفی. بنابراین اگر بخوایم که این فعالیت ها رو هم در دسته فعالیت های مهم قرار بدیم پس مثل این می مونه که بگیم هیچ چیزی برای قرار دادن در دسته غیرمهم و غیرفوری وجود نداره.
شما یا دوستان دیگر اگر کار یا فعالیتی به ذهنتون می رسه که بشه توی دسته غیرمهم و غیرفوری قرار داد اما اون کار یا فعالیت برای زندگی یک انسان کاملا بی ثمر باشه، ممنون می شوم برای من هم بنویسید که ذهنم درباره این موضوع شفاف تر بشه.
مهراب عزیز
به نظرم اگه ما روش آیزنهاور رو خوب متوجه بشیم و در استفاده از اون ماهر بشیم عملاً همون اتفاق میافته یعنی خود به خود ناحیه چهارم برامون حذف میشه فقط باید دقت کنیم که فلسفه ماتریس آیزنهاور با روش ABC متفاوته و تفاوت مهم در اینه که آیزنهاور تاکید داره اهمیت بر فوریت تقدم داره.
معیاری برای کمی کردن اهمیت و فوریت کار ها و سپس قرار دادن این داده ها در این ماتریس نیست ؟
چقد ایده کاربردی و عالی هستش که اصلا به ذهن م نرسیده بود
برای من که کارها رو به ترتیب انجام می دم و الویت بندی شفافی ندارم و بیشتر وقتها کارهای مهم می مونن می تونه راه حل خیلی موثری باشه ممنون
راستش من از دوران قبل از کنکور در حال برنامه ریزی بودم، اما همواره برآورد هایم از واقعیت دور بود، با نوشتن روی کاغذ و چهارخانه کشیدن با خودکار قرمز راحت تر بودم. یادم هست که مثلا مادرم برایم کتاب مدیریت زمان قلم چی خریده بود و توقع داشت با یادداشت کردن برنامه هایم در آن، تمام برگه های پاره پاره ام از وسط دفترهایم ، کمتر شود. اما خوب نشد، دوست نداشتم در آن قالب باشم. راستش وقتی نمیتوانستم طبق برنامه ام پیش بروم، حالم بد میشد، حس میکردم مفید نبودم و زمانم را تلف کرده ام، چه حس نا امیدی عجیبی بود. کم کم با اپ ها و نرم افزارهای برنامه ریزی آشنا شدم، و از آنها به طور موقت استفاده کردم اما هنوز هیچ چیز جای کاغذ را و خط کشیدن روی کارهای انجام شده را نمیگیرد. الان هم از عید تا به حال از قالب برنامه ریزی متمم استفاده میکنم. قبل از نوشتن هر کار در برنامه سعی میکنم اولویت ها را تعیین کنم و کارهای مانند یادگیری و کتاب خواندن را تبدیل به یک عادت کنم تا سختی انجامشان با فوریتهایم در تقابل نباشد.اما هنوزم نتوانستم مطابق با برنامه هایم پیش بروم، و همواره تعدادی از کارها نکرده باقی می ماند. این امر بخصوص زمان میگرنهایم بیشتر میشود.
یه جمله معروف هست که میگه: کاری که به تاخیر بیندازی، پیچیده تر خواهد شد.
به نظرم مصداقش کارهای با اهمیت استراتژیک هستند.
من از این ماتریس بصورت روزانه استفاده میکنم و کلا هر صفحه از سررسید خودمه به ۳ بخش تقسیم کردم کارهای غیرمهم و غیر فوری رو کلا حذف کردم ( چون نیازی نیست حتما بنویسم به اندازه کافی وقت ما مابین کارها تلف میشه) هر کاری که باید انجام بشه اول بررسی میکنم ببینم اهمیت و فوریت اش چگونه است از کارهای مهم و فوری که نمیشه فرار کرد پس اول انجام میشه وبعد تا زمانی که کارهای مهم و غیر فوری تموم نشن سراغ هیچ کار دیگه نمیرم کارهایی هم که غیرمهم و فوری هستن رو یا حذف میکنم مثلا در طول کار معمولا تلفن پاسخ نمیدم و یا اگر قابل حذف نیست مثل پرداخت قبض براش پایان روز کاری وقت میزارم انجام خیلی از این کارهارو هم تو لیست وظایف دستیارم قرار میدم
من برای اولویت بندی کارهایم از یک اپلیکیشن ساده بر روی Home page موبایل استفاده می کنم.
ساده و به شدت کاربردی
ما ۲۴ساعت در شبانه روز زمان داریم که خیلی بدبینامه ۵ساعتش را خواب هستیم.
زمان خیلی محدوده. خیلی …
بذارید خیلی ساده بگم. ماتریس آیزن هاور دقیقا همون چیزیه که همیشه به دنبالش میگشتید.
ماتریس آیزن هاور طراحی شده تا به ذهن من و تو نظم بده.
ماتریس آیزن هاور طراحی شده تا به من و تو یادآوری کنه چه اهدافی داریم.
ماتریس آیزن آور طراحی شده که بهمون بگه اولویت های زندگی ات چی هستن و
باید روی چه کارهایی وقت بذاری.
ماتریس آیزن هاور طراحی شده تا من و تو ذهنمون به سمت کارهای دیگه منحرف نشه و
همیشه در مسیر بمونیم.
ماتریس آیزن هاور طراحی شده تا به من و تو بگه: این کارها رو بکن و در طولانی مدت
اثرش رو تو زندگی ات ببین.
ماتریس اولویت بندی آیزن هاور تنها چیزی هست که باعث شد ذهن من نسبت به گذشته نظم بیشتری پیدا کنه.
چه در کارهای روزمره، چه در جلسات کاری، چه در جستجو در شبکه های اجتماعی و خیلی چیزهای دیگه.
به هیچ عنوان فرصت استفاده از این ابزار رو از دست ندید.
خیلی عالی بود تکنیک های مدیریت زمان در بازدهی بیشتر خیلی تاثیر گذارن
خوشحالی من از مطالعه این درس دو چندان است، چرا که علاوه بر محتوای آموزنده خود درس، کامنتهای درج شده توسط دوستان متممی هم به لحاظ محتوای آموزشی با خود درس برابری میکرد. بسیاری از دوستان تجربیات خود را درباره چگونگی استفاده از این ماتریس (و ماتریسهای شخصی شده) با ما به اشتراک گذارده بودند؛ و همین امر به من کمک کرد تا بتوانم ماتریس را طبق روحیات خودم تنظیم کنم.
من قبلا هم با ماتریس آیزنهاور آشنا بودم اما در پیاده سازی و استفاده از آن مشکل داشتم. و بیشترین چالشم در زمینه تفکیک کارهای مهم و فوری و کارهای مهم و غیر فوری و نحوه پیادهسازی آنها متناسب با برنامه خودم بود که با استفاده از محتوای این درس و تجربیات دوستان توانستم به برنامه و چینشی قابل قبول و کارآمد برسم.
با مطالعه نظر دوستان، به این نتیجه رسیدم که طراحی این ماتریس در یک فایل اکسل برای من مناسبتر است و از پیادهسازی ناموفق انواع و اقسام نسخههای قلم-کاغذی آن دست کشیدم. حالا یک صفحه برای کارهای مهم و فوری و یک صفحه برای کارهای مهم و غیر فوری در اکسل باز کردم و به تفکیک روزهای هفته کارهایم را در آن یادداشت کردم (سطرها نماینده کارها و ستون ها نماینده روزهای هفته هستند). این برنامه ماه به ماه نوشته خواهد شد؛ چرا که در کامنتها، بسیاری از دوستان، اشاره داشتند پس از مدتی اولویتها نیاز به بازبینی خواهند داشت و احتمالا جابجا خواهند شد.
مطالعه کامنتهای دوستان متممی در این درس، همچنین، موجب شد تا در شیوه مطالعه درسهای متمم تجدید نظر کنم. چگونه؟ تا همین اواخر دروس را به صورت متوالی مطالعه میکردم. برای مثال: توسعه فردی -> افزایش بهره وری-> استعداد یابی -> استعدادیابی پیشرفته-> مدیریت زمان. هرچند این امر مشخص بود که در نهایت، تمام دروس متمم، پس از آموخته شدن، با یکدیگر چفت و بست خواهند شد و مباحث آموخته شده در یک درس خواهد توانست در دیگر زمینههای غیر مرتبط هم مفید باشد، اما با مطالعه کامنتهای دوستان متممی متوجه شدم که آشنایی با مباحث دیگر تا چه حد میتواند در پیاده سازی بهتر مباحثی که جدیدا آموخته شده موثر واقع شوند و چه بسا بهتر باشد که مطالعه دروس را به موازات هم پیش ببرم. برای مثال مطالعه هم زمان مباحث توسعه فردی و MBA
من وقتی عملی شروع کردم به نوشتن کارهام توی هر بخش، بخش غیر مهم و فوری خالی موند و بیشترین task هام توی غیرفوری و مهم جا گرفته. بقیه چه تجربه ای داشتین ؟
سلام خدمت دوستان
سال گذشته بنده یه مسولیت اجرایی داشتم
اما بدون داشتن سابقه
با نوشتن و لیست کردن کارها تونستم از عهده کار بربیام ولی همش رو دوش خودم بود
حالا با توجه به روش ماتریس اهمیت و فوریت کار
میتوان کارها رو سریعتر و با صرف انرژی کمتر انجام داد.
بهترین راه بهینه سازی زمان و انرژی
اجرای اولویت vedخیلی راحتتره اماماتریس ایزنهاور کاربردیتر و اصولی تره کاش در اپلیکشن های مثل تو دو می توانستیم تسک ها رو رنگبندی کنیم که وضعیت هر تسک طبق ماتریس مشخص می شد، الان تصمیم گرفتم در اپلیکیشن کنار هر کار,از حروف اختصار مث م ف و م غف استفاده کنم که همزمان تکلیف اولویت مشخص بشه
یه نکته هم اضافه کنم که :
بدترین کار برای یک مدیر مجموعه انجام کار مهم و فوری هستش و وظیفش انجام کار مهم و غیر فوریه از دید من تقسیم بندی برای مدیر باید اینگونه باشد
مهم و فوری درصدی واگذاری و درصدی انجام توسط خودش ولی هر چقد این لیست بزرگ باشد ضعف اولویت بندی وجود داره
مهم و غ فوری:خودش انجام بده
غ م وفوری:واگذاری قطعی
غ مهم و غ فوری: حذف قطعی
نکته دیگه اینکه کارهای فردارو شب قبل بشینیم اولویت بندی کنیم و سعی کنیم همزمان در ماتریس آیزنهاور پیاده کنیم. رفته رفته هم مهارت اولویت بندیمون توسعه و بهبود پیدا میکنه وهم شب راحتتر و با آرامش میخوابیم.
به نظر من این حرف استفان کاوی که میگه “فرق آدم موفق و غیر موفق در انجام دادن یا ندادن کارهای مهم غیرفوری است.” رو باید با طلا نوشت. اما یک نکته مهم در این جمله نهفته هست. و اون پیدا کردن کارها مهم هستش. چه چیزی مهمه؟ مثلا یادگیری زبان؟ یادگیری موسیقی؟ ادامه تحصیل تا مقطع پست دکتری؟ ورزشکار حرفه ای شدن؟ خواندن فلان کتاب؟ یادگیری نرم افزارهای تحلیل آماری و هزاران موضوع دیگه.
باید با خودمون روراست باشیم! اول باید ببینیم هدفمون چیه، چشم اندازمون از خودمون چیه، پرسونال برندینگی که از خودمون قراره بسازیم چیه بعد بریم سراغ کارهای مهم غیرفوری که در آینده نتایج این اقدامات رو ملموس تر ببینیم. ما فرصت انجام همه کارهای مهم غیرفوری رو نداریم.
در کتاب استفان کاوی(هفت عادت مردان ) همینطور که در مطلب بالا گفته شد این موارد آمده، مهمترین نکته اینه که به نظرم من سطح bاهمیت فوق العاده داره که خود من به شخصه وقت زیادی ازم میگیره، ورزش، رشد فردی، مطالعه درسی و شغلی
این دستهبندی خیلی چیزها رو حل میکنه.
اول برای کسایی که فکر میکنن صرف اینکه مشغول باشن خوبه. توهم مشغولیت اونا رو از سنجش بازدهی کار غافل میکنه و نمیفهمن که بعضی کارها رو باید انجام داد و بعضیها اگه انجام نشن هم هیچ اتفاقی نمیفته.
در وهله دوم مخصوص کسایی مثل خودم هست که با خطای ذهنی (و تمایل عاطفی پنهان) کارهای مهم و غیر مهم رو اشتباه میگیرن. مثلا همین که میشنن جلوی کامپیوتر و اولویت فعلیشون (مهم و غیرفوری) دیدن دو تا ویدئو آموزشی هست (که توی سیستم دارن)، یک ساعت دنبال یه معرفی کتاب میگردن که بفهمن کتابی که شاید یک ماه بعد فرصت کنن بخونن، به دردشون میخوره یا نه؟
تیم اوربن شیطون و دوستداشتنی، این موضوع رو توی این سخنرانی به زیبایی و طنازی شرح داده.
اما آخر ویدئو، تیم اوربن به مسئلهای اشاره میکنه که برخلاف یکی از گزارههای این درس بود. اون میگه که بعضی کارهای مهم و غیرفوری هستن که هیچوقت توی گروه “مهم و فوری” نمیان.
کارهایی مثل سرزدن به خانواده یا دوستان، شروع خلق یک اثر هنری، استارت یک کسبوکار شخصی و…. . این کارها رو اگر انجام ندیم، هیچوقت هیچ جا مواخذه نمیشیم. اما وقتی میفهمیم چه غفلت نابخشودنی داشتیم که دیگه خیلی دیره؛ وقتی که اطرافیانمون رو از دست دادیم، یا فرصتهای پرورش شغل و هنرمون از کفمون رفته.
بیشتر از همه، باید مراقب این دسته از کارها باشیم. شاید بشه بهشون گفت “کارهای مهم مستتر“