اولویت بندی کارها و فعالیت ها | ماتریس آیزنهاور

۱۹۹ نظر برای اولویت بندی کارها و فعالیت ها | ماتریس آیزنهاور

پرطرفدارترین دیدگاه به انتخاب متممی‌ها در این بحث

نویسنده‌ی دیدگاه : شهرزاد راسخ



ماتریس آیزنهاور (یا همان ماتریس اهمیت و فوریت استیون کاوی) به خصوص هر وقتی که در زمینه یک هدف خاص، در مورد نتایج فعالیتهایی که در طول روز انجام میدم میشینم فکر میکنم و همچنین وقتی شاخص هایی رو که برای اندازه گیری فعالیت هام در نظر گرفتم مورد ارزیابی قرار میدم و احساس میکنم در مسیر اهدافم اونطور که انتظار دارم خوب پیش نمیرم؛ خیلی بهم کمک میکنه.

اتفاقا همین دو سه روز پیش، بعد از اینکه شاخص های ارزیابی فعالیت هام رو مورد بررسی قرار دادم، متوجه شدم که در برخی زمینه ها، پیشرفت مورد انتظارم رو نداشتم.

بعد که خوب فکر کردم دیدم کارهای مهم و فوری ای - با همون ضرورت زمانی و ضرورت استراتژیک - هستند یا میتونن جدیداً تعریف بشن که در لابلای کارهایی که از اهمیت و فوریت پایین تری برخوردارند، گم شدند یا ممکنه فراموششون بکنم یا اصلاً نیاز به تعریف دارن.

ضمن اینکه واقعا به تجربه ی من، ما لازم داریم که این ماتریس رو مرتب، به روز و آپدیت کنیم و کارهای جدیدی رو در اون تعریف کنیم و کارهای قدیمی تری که حس میکنیم دیگه کمکی به ما نمیکنن رو کلاً از این ماتریس حذف کنیم، یا کارهایی را در این چهار خانه جابجا کنیم.

یه تجربه ی خوب دیگری که من در همین چند روز پیش، ازش کمک گرفتم این بود که تصمیم گرفتم برای هر یک از اقدامات مهم و فوری، و مهم و غیر فوری خودم بعد از اینکه تعریف و تعیین  شون کردم، یک نقشه ذهنی بکشم.

الان هم احساس میکنم این نقشه های ذهنی - در کنار این ماتریس و شاخص های ارزیابی - که برای هر کدوم از اون فعالیتها کشیدم، خیلی دارن بیشتر از قبل بهم کمک میکنن که بدونم دقیقا کارهای مهم تر و فوری ترم کدامها هستند؟ میخوام چکار کنم؟ از چه مسیرهایی برم؟ و در زمینه هر فعالیت، دقیقاً به کجا برسم؟ (که همین نقشه های ذهنی هم به نظرم لازم دارن که مرتب آپدیت بشن.)

1. زهرا عظیمی آشتیانی گفت:

   ۸۰ دیدگاه | ۱۸۷۷ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
   

   خیلی وقت ها شده که کارهای مهم اما غیر فوری را به تعویق انداختم و این باعث شده که فوریتش چندبرابر بشه!!

   چندماه پیش همسرم جدولی را پرینت گرفت و به دیوار اتاق چسبوند و گفت بیا ازاین به بعد طبق این کارهامونو دسته بندی کنیم و هرکدوم کارهایی را طبق اولویت داخل جدول نوشتیم.

   الان با خوندن این مطالب متوجه شدم که اسم اون جدول ماتریس آیزنهاور یا ماتریس اهمیته و برای هردومون جالب بود?(البته بگم که خیلی مدت قبل در کتاب از شنبه محمد پیام بهرام پور و هم در سمینار ایشون با این ماتریس یا جدول زمان بندی آشنا شدیم)

   مهم_فوری*هم اکنون انجام بده*

   مهم_غیرفوری*زمانی برای انجام آن در نظر بگیر*

   غیر مهم_فوری*به دیگران محول کن*

   غیر مهم_غیر فوری*حذفش کن*

   ???

   برای پاسخ دادن وارد شوید
2. مینا جباری گفت:

   ۲۹ دیدگاه | ۱۹۲۶ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
   

   من خودم به شخصه از وقتی که با این ماتریس آشنا شدم علاوه بر تقسیم بندی به این شکل، بازه ی زمانی هم در نظر میگیریم.

   فعالیت ها رو اول با دید یک ماهه میبینم و بعد هفتگی. به این صورت که هفته اول برای کارهای مهم و فوری هفته دوم …که تا آخر ماه هر هفته یک سری از کارهام انجام شده باشند.

   برای پاسخ دادن وارد شوید
3. مجتبی شفیعی گفت: (عضو ویژه و ارزیاب ۱ درس)

   ۸۵ دیدگاه | ۱۸۸۹ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
   

   سلام؛

   برای من مهم‌ترین نکته، «ضرروت استراتژیک» این روش است. اگر بخش فوری و مهم را ربع ۱ و بخش غیرفوری و مهم را ربع ۲ نام‌گذاری کنیم. می توان گفت که توجه به ربع ۲ خیلی مهمه و همان اهمیت توجه به تفکر استراتژیک است.

   یعنی این روش می‌تواند به ما کمک کند که وقت بیشتری را در ربع ۲ بگذارنیم.  ربع ۱ اجتناب‌ناپذیر است، اما ربع ۳ یا ۴ جفتشون اگر حجم زیادی بگیرند ما را به آدم‌های بی‌مسئولیتی تبدیل خواهند کرد.

   اتفاقا درس قبلی که در مورد نظم شخصی بود و تمرین‌های آن به جهت قوی کردن ماهیچه‌های نظم شخصی، به سامان دادن و کمک به بیشتر ماندن در ربع ۲ می‌تواند کمک کند.

   برای پاسخ دادن وارد شوید
4. ابراهیم خوشقدم گفت:

   ۵۶ دیدگاه | ۱۹۱۰ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
   

   با سلام

   مدت زیادی نیست که با متمم آشنا شدم اما چنان هر بحث آن برایم جالب و جذاب است که نمی توانم در قسمت:     این درس در حوزه علاقه من قرار دارد

   تیک نزنم.

   همه مباحث آن مورد علاقه من است و خوشحال از اینم که در یک کجا آنچه آرزو داشتم جمع شده اند.

   اما مشکلی که دارم نمی توانم خواندن آنها را اولویت بندی کنم. این چیزی است که همیشه با من بوده و هست.

   امیدوارم به کمک این درس بتوانم اولویت هایم را تشخیص دهم و آنها را در طول هم قرار دهم هرچند حرص یادگیری دائم وسوسم می کند که شبانه روزی وقت بگذارم شاید سیراب شوم.

   البته داشتن برنامه و برنامه ریزی در کارها را از منابع مختلف زیاد مطالعه کرده ام چون دغدغه همیشگی من بوده ولی در عمل موفق نبوده ام.

   امیدوارم به کمک شما عزیزان و اساتید خوب متمم بر این مهم فایق آیم

   برای پاسخ دادن وارد شوید
5. محمدجواد دهقان گفت:

   ۷ دیدگاه | ۲۴۲۵ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
   

   سلام

   یه اسم گذاری روی این ماتریس یه جا دیده بودم که جالب بود:

   مهم و فوری: ضرورت

   غیر مهم و فوری: بطالت

   مهم و غیر فوری: ذکاوت

   غیرمهم و غیر فوری: حماقت

   برای پاسخ دادن وارد شوید
   • زهرا چلونگر گفت:

     ۴۱ دیدگاه | ۲۳۹۶ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
     

     احسنت…

     این باعث شد من راحت تر اون عبارت هارو هضم کنم :)

     برای پاسخ دادن وارد شوید
6. جمال‌الدین محمدی گفت:

   ۸۸ دیدگاه | ۲۲۱۷ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
   

   من بعد از مطالعه درس نظم شخصی و راهکاری برای آشفتگی ذهنی جدولی مطابق با آنچه در این درس گفته شده بود در اکسل طراحی کردم و حالا که این مطالب را در خصوص الویت بندی ها مطالعه کردم اولین کاری که به ذهنم رسید این بود که دو ستون اهمیت و فوریت به این جدول اضافه کنم (البته قبلا خودم یک ستون به نام اهمیت که در آن از یک تا پنج به هر فعالیت امتیاز می دادم داشتم که حالا حذفش کردم).

   بعد از انجام این کار احساس می کنم که برای مقایسه برخی موارد فقط ذکر مهم و غیر مهم و همینطور فوری و غیرفوری کافی نیست و شاید گاهی باید از عبارت خیلی خیلی مهم یا فوری هم استفاده شود یا اینگه برگردم به سیستم امتیازدهی خودم.

   در این درس اشاره ای هم به سیستم رنگ بندی برای الویت ها شد که آن را هم اجرا کردم و به نظرم کمک خوبی به تبعیت کردن از الویت ها بکند.

    

   برای پاسخ دادن وارد شوید
7. مهساسیفی گفت:

   ۲۸ دیدگاه | ۲۲۴۲ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
   

   برنامه ریزی چیزی بوده که همیشه درگیرش بودم و تو دوره های مختلف زندگیم سعی میکردم که همیشه از قبل بدونم که قراره چه کارهایی انجام بدم ولی مشکلی که همیشه باهام بوده این بوده که هیچکدومشون استمرار کافی رو نداشتن و الان که سعی میکنم دانشش رو در این زمینه تقویت کنم به نظرم کاملا منطقی بوده استمرار نداشتن چون یک  برنامه ریزی درست شامل جزئییات خیلی بالایی باید باشه مثلا من کارام رو الویت بندی نمیکردم فقط حجم زیادی از کار تو ذهنم بود که به هرکدومشوم یه زمانی تو روز اختصاص میدادم اولین تغییری که میخوام تو این برنامه ریزی ایجاد کنم نوشتن الویت ها و بعد اینکه به دسته هر کدوم از اولیت ها چه زمانی میتونم اختصاص بدم(با توجه به زمان مفیدی که دارم)

   برای پاسخ دادن وارد شوید
8. کیارش کواری گفت:

   ۲۱ دیدگاه | ۲۲۷۵ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
   

   اولین مصداقی که برای تبدیل کارهای مهم غیرفوری به کارهای مهم فوری توی خودم دیدم موکول کردن درس ها به ایام فرجه امتحانات دانشگاه بوده که به دلیل اهمال کاری در طول ترم باعث شده که حجم زیادی از درس ها موکول به فرجه ها بشن.تصمیمی که برخلاف این رفتار میشه اتخاذ کرد خوندن درس ها طی ترم وبطور مستمر به عنوان یک کار مهم غیر فوری هستش و نباید اجازه داد که حجم درسا انباشته بشه که هم ماهیچه نظم شخصیمون طی یک مدت زمان اندک خسته شه و هم انگیزمون کاهش پیدا کنه.

   برای پاسخ دادن وارد شوید
9. شهرزاد اشرفیان گفت:

   ۳ دیدگاه | ۱۹۴۱ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
   

   من یه خانم خانه دار با دو فرزند هستم و جدیدا این روش اولویت بندی رو در یکی از پادکست های توسعه فردی یاد گرفتم ولی مطالب موجود در این درس کمک بیشتری برای درک این راهکار به من داد

   فقط کارهای من خیلی لیست بلند بالایی داره و اینکه گاهی اولویت و اهمیت کارها با توجه به وجود بچه ها تغییر میکنه و من سردر گم میشم

   من واقعا ممنونم از مطالب خوبتون خوندن هر روز یک درس متمم جزئ کارهای مهم من هست

    

    

   برای پاسخ دادن وارد شوید
10. abdullah zaki گفت:

    ۴ دیدگاه | ۱۹۳۱ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
    

    به نام خدا

    من امروز تازه با این سایت آشنا شدم. خیلی جالب و کاربردی  است. گردانندگان محترم تلفیقی از هنر مدیریت و روان‌شناسی را به کار گرفته اند که بسیار کارآمد است.

    برای همه این دوستان سلامتی و موفقیت آرزودارم

    امیدوارم عضو مفید باشم.

    زکی

    برای پاسخ دادن وارد شوید
11. علیرضا هاشم‌آذر گفت:

    ۱۱۰ دیدگاه | ۲۵۰۶ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
    

    دو سه روز پیش مجبور بودم حجم زیادی از مطالب رو در فرصت کوتاهی مطالعه کنم که البته باید این مطالعه عمق هم می‌داشت!

    اینکه چرا زمان اندک بود، دقیقا برمی‌گشت به اهمال کاری من و تبدیل کردن یک فعالیت مهم اما غیر فوری به کاری ضروروی و فوری!

    صرف نظر از این که مشکل در چه چیزی بود، رویکرد من برای مدیریت این شرایط (چون غالبا عدم تطابق میان داشته‌ها و انتظارات می‌تواند زمینه ساز استرس باشد – مدیریت استرس)، حذف تمام کارهای دیگه از حافظه‌ی خودآگاهم بود!

    به این معنی که در عین حال که کارهای دیگه روی زمین مونده بودند و من می‌دونستم که شرایط خوب نیست، از مولتی تسکیگ فاصله گرفتم و تمام چیزهایی که باعث یادآوری کارهای دیگه می‌شد رو از برنامه حذف کردم! مثلا تقریبا اون روز با اعلام قبلی به چند نفری که ممکن بود باهام تماس بگیرند، تلفن همراهم رو خاموش کردم و واقعا بخش بزرگی از مشغله هام حذف شد! 

    خلاصه اینکه شاید بهترین نکته در این درس از نظر من همون عدم اهمال کاری و تبدیل نکردن کارهای غیر فوری به کاری فوری هست و اگر چنین اتفاقی افتاد، شاید بهترین چیز، تمرکز بالاتر روی انجام اون کار باشه تا حداقل عواقب بعدی به دنبال نداشته باشه!

    برای پاسخ دادن وارد شوید
12. راضیه بلدی گفت:

    ۳۱ دیدگاه | ۲۰۰۵ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
    

    واقعا به این آموزش احتیاج داشتم …من به تازگی به روش بولت ژورنال برنامه ریزی میکنم دنبال روشی برای جمع بندی و زمان بندی مناسب تر برای هر کدوم از فعالیت هام بودم و این روش دقیقاََ همونیه که میخواستم .

    برای پاسخ دادن وارد شوید
13. سعید بیگی گفت: (عضو ویژه)

    ۷ دیدگاه | ۳۵۳۶ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
    

    سلام

    من چند وقت پیش با این اولویت بندی آشنا شدم. اما زیاد نتوانستم از آن استفاده کنم. گاهی اوقات اطلاعات ارزشمندی را به دست می آوریم، اما روش استفاده از آن را بلد نیستیم یا برای تفکیک کارهایمان نمی دانیم، بعضی از کارها را باید در کدام اولویت طبقه بندی کنیم؟

    این هم یکی از آن روش های کاربردی بود که من هنوز با وجود مطالعۀ این بخش، در تعیین مصداق هایش حرف دارم. شاید دلیل آن تازه و غیر متعارف بودنش نسبت به روش ساده ای که تا به حال استفاده می کرده ایم.

    به قول دوستی، وقتی مطلبی را شنیدی و دیدی که متوجه نشده ای و کمی گیج شده ای، بدان یادگیری را شروع کرده ای و با کمی استمرار و تمرین قطعا تا حد زیادی در آن مطلب یا فن مهارت لازم را به دست خواهی آورد.

    من تلاش می کنم کارهایم را طبق این اولویت بندی دسته بندی کنم و کمی ذهنم را آرامتر کنم. بابت این مطلب سپاس گزارم. این سومین کامنت من است.

    برای پاسخ دادن وارد شوید
14. یعقوب دلیجه گفت:

    ۸۰۱ دیدگاه | ۲۴۶۲ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
    

    استفاده از این روش برای شخص من در اوایل کار کمی توهم بهره وری ایجاد کرد. توهمی که بسیار زیان بار است. شما فکر میکنید عملکرد بسیار خوبی دارید اما در واقع این طور نیست. البته اگر بصورت واقع بینانه خروجی های کار را بررسی کنیم، به تدریج در اولویت بندی کارها حرفه‌ای تر عمل می‌کنیم.

    گفته متمم را هم کاملا تجربه کرده‌ام. وقتی انجام کار مهمی را پشت گوش می‌اندازم، بعد از مدتی آن کار تبدیل به یک کار مهم و فوری می‌شود. در واقع ریشه بسیاری از شکست‌ها و ناکامی‌های زندگی خودم را تعلل کردن در انجام یک کار مهم و انجام آن کار در هنگامی است که به یک امر مهم و بسیار فوری تبدیل شده است.

    ذهنیت من این است که کاری بسیار مهم وقتی با آرامش و دقت انجام نشود، کیفیت انجام آن پایین می‌آید. پس ترجیح می‌دهم قبل از مهم و فوری شدن یک کار مهم آن را کاملا به اتمام برسانم.

    سبز باشید…

    یعقوب!

    برای پاسخ دادن وارد شوید
15. علی صلواتی گفت:

    ۶۶ دیدگاه | ۲۰۴۴ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
    

    به نظرم این شیوه از اولیت بندی با اینکه همه به کارایی اش اعتقاد داریم، فقط روزهای اول یک جدول می‌کشیم و کارها رو تقسیم بندی می‌کنیم چون معمولا بعد از یک مدت خود این کار کسل‌کننده می‌شود. من تجربه‌ی بهتری از استفاده از App هایی که این امکان اولویت بندی را در اختیار می‌گذارند دارم. نرم‌افزارهای زیادی هست و من برای نمونه لینک یکی را کپی می‌کنم.

    https://tinyurl.com/pqhcwak

    برای پاسخ دادن وارد شوید
16. زهرا کاظمی گفت:

    ۶ دیدگاه | ۲۰۷۱ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
    

    اهمیت پاسخ به مشتری برای من توی ردیف کارهای مهم و فوری هست. این موضوع باعث شده خیلی براشون وقت صرف کنم. به طوریکه خیلی وقتها فرصت انجام کارهایی که از نوع غیرمهم و فوری هستندرو از دست دادم. بعد از خوندن این مقاله تصمیم گرفتم از برنامه تسکولو که نمونه موفق ایرانی برنامه های مدیریت زمان هست استفاده کنم.

    برای پاسخ دادن وارد شوید
17. مریم مرادی گفت:

    ۲۱ دیدگاه | ۲۰۶۷ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
    

    از این ماتریس فقط برای انجام دادن فعالیتها و مدیریت زمان نیست می توان از این تکنیک برای الویت بندی خیلی امور نه صرفا برای مدیریت زمان استفاده نمود . مثلا برای مدیریت هزینه های مالی شخصی از این الویت ها استفاده نمود .

    شغل بنده در زمینه سیستم های مدیریت کیفیت است و خیلی وقتها از این تکنیک برای انجام امور استفاده می کنیم .

    برای پاسخ دادن وارد شوید
18. حمید یزدان پناه گفت: (عضو ویژه)

    ۱۰ دیدگاه | ۲۷۳۸ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
    

    به نظر من  این مباحث از جمله موارد سهل ممتنع هستن. مثلا چندین سال قبل این بحث ها رو مطالعه کردم و امروز که خوندمشون جالبه که دیدگاه و درکم در مورد این بحثها تفاوت پیدا کرده،چیزی که فکر میکردم خیلی ساده ممکنه از پسش بربیام هنوز از جمله مهارتهایی هست که بهش تسلط پیدا نکردم. بنظر میرسه ممارست و تمرین و تصحیح از جمله ملزومات این مباحث هستن

    برای پاسخ دادن وارد شوید
19. kazemazimijam گفت:

    ۱۰۶ دیدگاه | ۲۳۱۴ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
    

    سلام؛

    از اونجایی که من در زمینه HSE یک سالی کار کردم حس کردم ترکیب زیر جالب بشه برای اولویت بندی کارها.

    ابتدا این توضیح رو بدم که در HSE ما ریسک و ارزیابی ریسک رو داریم. برای اینکه بدونیم کدوم خطرات احتمال وقوع و اولویت بیشتری برای رسیدگی دارن. ریسک رو خیلی ساده میشه از فرمول زیر ارزیابی کرد که در اون RPN یا Risk priority Number تعیین میشه.
    RPN=شدت*احتمال وقوع*قابلیت کشف
    ما به هرکدوم از شدت، احتمال و قابلیت کشف از یک تا ده نمره میدیم و ریسکهایی که عدد بالای ۱۰۰ دارن اولویت بالایی میگیرن.

    همینکار رو به نظرم میشه با فعالیتها انجام داد براشون یک ماتریس در نظر گرفت که میتونه حاصلضرب فوریت در اهمیت در علاقمندی باشه و هر فعالیتی که عدد بالاتری داره به عنوان اولویت انجام بشه.
    TPN(Task Priority Number)=Importance *Urgency*Interest
    البته حواسمون هست که قبلا باید به هر فعالیت عدد خودش رو برای هرکدوم از اهمیت، فوریت و علاقمندی بدیم.

    با تشکر

    برای پاسخ دادن وارد شوید
20. علیرضا فقیه عبداللهی گفت:

    ۷۱ دیدگاه | ۳۵۰۶ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
    

    سلام

    ترتیب  استفاده از ماتریس ایزنهاور از مهم وفوری به غیر مهم و غیر فوری هستش اما توی نتیجه گیری واسه زندگی اون چیزی که تا به حال من به شخصه تجربه کردم به ترتیب این جوری بوده: مهم و غیر فوری – مهم و فوری -غیر مهم و فوری-غیر مهم وغیر فوری حالا نمیدونم شاید ذهن من توی فشردگی جواب نمیده اما بیشتر کارهای مهم و سرنشت سازی رو که میکشونم برای دقایق پایانی معمولا نتیجه خوبی نداره اگرم داشته باشه اون حس خوبه رو نمیده چه داخل کار چه داخل ورزش چون تجربه ورزش تکواندو را تا پای تیم ملی داشتم میگم زمانی که خوب تمرین میکردیم طی سال مسابقاتمون رو خیلی خوب انجام میدادیم اما وقتی تمرینامون رو میذاشتیم واسه ماهای پایانی کلی فشار روی عضلات و ذهنمون می اوردیم که خودمونو برسونیم و اگرم این تلاش با مدال همراه میشد معمولا تا چند هفته تمرین زده میشدیم و اصلا نمیتونستیم تمرین کنیم .به عقیده من دلیل اصلی اینکه دانشجو ها نسبت به دوران دبیرستان کمتر درس می خونند هم اغلب همینه که توی سال پایانی منتهی به کنکور کلی فشار به ذهنشون میارن و بعد که کنکور دادن دیگه درسو میزارن کنار . ارزو میکنم هیچوقت فعالیت مهم و فوری  از این دست فعالیت هایی که گفتم نداشته باشید.

    برای پاسخ دادن وارد شوید
« قبلی 1 2 3 4 … 9 بعدی »