کمتر واژه‌هایی را می‌توان یافت که به اندازه‌ی کارایی و اثربخشی در میان مدیران و در جلسات مدیریتی رایج باشند. تفاوت کارایی و اثربخشی نیز غالباً بحثی است که در نخستین ساعت‌های آموزش مدیریت برای دانشجویان تشریح می‌شود.

اما هم‌چنان اتفاق‌نظر جدی بر روی تعریف کارایی و تعریف اثربخشی وجود ندارد و نویسندگان و تحلیل‌گران، بسته به نیازهای خود تعریف‌های گوناگونی از این دو مفهوم ارائه می‌دهند.

بگذریم از این‌که بسیاری از اوقات، ما از سر عادت و برای ایجاد وزن و ساختن قافیه در جملات خود، هر دو اصطلاح را کنار هم به کار می‌بریم و از تفاوت‌های آن‌ها چشم می‌پوشیم.

پیش از این‌که به تعریف کارایی و اثربخشی بپردازیم، لازم است تأکید کنیم که مفهوم کارایی و اثربخشی در مدیریت، الزاماً با آن‌چه در اقتصاد، مهندسی یا نظریه سیستم‌ها یا سایر شاخه‌های علوم می‌شناسیم، یکسان نیست و آن‌چه در این‌جا می‌خوانید بیشتر برای حوزه‌هایی مانند رفتار سازمانی، انضباط شخصی، مدیریت استراتژیک، هدف گذاری، برنامه ریزی و مدیریت زمان کاربرد دارد. این نوع کاربرد کارایی و اثربخشی را در مدیریت مدرن، پیتر دراکر در مقاله‌ی ویژگی های یک مدیر اثربخش مطرح کرد و پس از او نویسندگان بسیاری به بسط و شرح آن پرداختند.

با این مقدمه به سراغ تعریف کارایی و تعریف اثربخشی و تفاوت کارایی و اثربخشی می‌رویم و در پایان، اشاره‌ای هم به مفهوم بهره وری خواهیم داشت.

تعریف کارایی (Efficiency)

کارایی با توجه به میزان منابع استفاده شده برای انجام یک فعالیت مشخص سنجیده می‌شود و افزایش کارایی – که گاهی در ادبیات مهندسی به آن راندمان هم گفته می‌شود – به معنای کاهش اتلاف منابع در انجام یک فعالیت است.

بنابراین می‌توان گفت:

• وقتی امروز یک فعالیت مشخص را با منابعی کمتر از دیروز انجام می‌دهید، می‌توان گفت کارایی شما در آن فعالیت نسبت به دیروز افزایش یافته است.
• وقتی یک پروژه را به دو نفر واگذار می‌کنید و یکی از آن دو، این پروژه را با پول کمتر یا در مدت زمان کمتر انجام می‌دهد، می‌توان گفت کارایی بالاتری داشته است.
• وقتی به علت کم خوابی، سرعت فکر کردن یا کار کردن‌ شما کاهش پیدا می‌کند، می‌توان گفت کارایی شما کاهش یافته است.
• صدای نوتیفیکیشن موبایل، باعث حواس‌پرتی و کاهش کارایی فرد می‌شود.
• اگر هر کس مشغول هر کاری است، آن را کمی سریع‌تر انجام دهد، کارایی کل مجموعه به شکل محسوسی افزایش پیدا می‌کند.

توجه داشته باشید که  در تعریف کارایی، مهم نیست که اصل کار، در مسیر درستی انجام می‌شود یا نه. ما به «میزان مصرف منابع برای همین کار فعلی» توجه داریم. 

تعریف اثربخشی (Effectiveness)

اثربخشی با توجه به میزان همسو بودن فعالیت‌ها با هدف‌های تعیین‌شده سنجیده می‌شود. بنابراین افزایش اثربخشی به این معناست که فعالیتهای ما، بیش از گذشته با هدف‌هایمان همسو شده است.

در تصویر زیر، هر چه زاویه بزرگ‌تر شود،‌ می‌توان گفت اثربخشی کاهش یافته است.

مثالهای زیر، استفاده‌ی مناسب از اصطلاح اثربخشی را در جمله‌ها و اظهارنظرها نشان می‌دهد:

• استفاده از فضای تبلیغاتی در فرودگاه‌ها برای تبلیغ مواد غذایی، از اثربخشی بالایی برخوردار نیست.
• اگر فرض کنیم هدف از دوره های آموزشی مدیریتی، پرورش مدیران توانمند است، این دوره‌ها چندان اثربخش نبوده‌اند.
• تا وقتی شاخص های کلیدی عملکرد  تعریف نشده باشند، ما نمی‌توانیم از اثربخشی فعالیت‌های واحد منابع انسانی صحبت کنیم.

تفاوت کارایی و اثربخشی

یک سوال تکراری و کلیشه‌ای در آموزش مدیریت این است که می‌پرسند: «تفاوت کارایی و اثربخشی چیست؟»

دانشجو هم معمولاً یک پاسخ کلیشه‌ای حفظ می‌کند و تحویل می‌دهد: «کارایی یعنی انجام دادنِ درستِ کار و اثربخشی یعنی انجام دادنِ کارِ درست.»

اما اگر به توضیحات مطرح شده در این درس توجه کرده باشید، حتماً به نتیجه رسیده‌اید که اصل این سوال، چندان معنا و مفهومی ندارد.

کارایی و اثربخشی، به موضوعات متفاوتی اشاره دارند و نمی‌توان آن‌ها را با هم سنجید.

کارایی به مفاهیمی که در مهندسی می‌آموزیم نزدیک‌تر است و در موارد بسیاری می‌توان آن را به شکل کمّی سنجید. اما اثربخشی، نیازمند تعیین جهت است و بسیار بنیادی‌تر محسوب می‌شود.

اما به هر حال، بد نیست به خاطر بسپاریم که:

کارایی و اثربخشی در زندگی شخصی

ما انسان‌ها در زندگی فردی خود، معمولاً گرفتار بازی افزایش کارایی می‌شویم و مسئله‌ی اثربخشی را فراموش می‌کنیم.

مدیریت بهتر زمان، تلاش برای کاهش ساعت خواب، تمرین برای افزایش سرعت مطالعه، پیدا کردن مسیری که ما را زودتر به محل کار یا خانه برساند، انتخاب فروشگاهی که کالاهایش قیمت‌های مناسب‌تر دارند، همگی از جنس بهبود کارایی هستند.

و گاهی ذهن ما آن‌قدر درگیر این نوع بهینه‌سازی‌هاست که فراموش می‌کنیم از خود بپرسیم: مسیر مناسب من در زندگی (شخصی/شغلی) چیست؟ و آیا فعالیت‌هایی که انجام می‌دهم با آن مسیر، همسو است؟

کارایی و اثربخشی سازمانی

بحث کارایی و اثربخشی در سازمان هم، به شکل مشابهی قابل بحث است.

کارها و فرایندهای بسیاری در سازمان‌ها وجود دارد که می‌توان آن‌ها بهبود بخشید؛ سرعت انجام‌شان را افزایش داده و یا اتلاف منابع در آن‌ها را کاهش داد.

همه‌ی این‌ کارها زیرمجموعه‌ی افزایش کارایی قرار می‌گیرند و معمولاً مدیرانی که بیشتر درگیر این نوع محاسبات و ملاحظات هستند، مدیران عملیاتی نامیده می‌شوند.

اما مدیران استراتژیک کسانی هستند که به اثربخشی هم فکر می‌کنند و پیوسته از خود می‌پرسند: آیا اصلاً این کار یا آن فرایند باید اجرا شود؟ آیا نمی‌توانیم منابع‌مان را به کارها و فرایندهای بهتری اختصاص دهیم؟

هر دو سوال در سازمان بسیار مهم هستند و همه‌ی مدیران باید به هر دو جنبه توجه داشته باشند. اما معمولاً که هر چه سطح سازمانی مدیران بالاتر باشد، انتظار می‌رود دغدغه‌های استراتژیک بیشتری داشته باشند.

تعریف بهره وری چیست؟

در تعریف بهره وری (Productivity) می‌گویند که بهره وری، حاصل‌جمع کارایی و اثربخشی است.

اما باید به خاطر داشته باشیم که این دو پارامتر از یک جنس نیستند و نمی‌توان آن‌ها را با هم جمع کرد. همان‌طور که امکان ندارد قد و وزن یک نفر را با هم جمع کرده و به عنوان یک شاخص اعلام کنیم.

بنابراین جمله‌ی بهره وری حاصل‌جمعِ کارایی و اثربخشی است بیشتر یک جمله‌ی نمادین محسوب می‌شود.

به عبارت دیگر، وقتی از افزایش بهره وری سخن می‌گوییم منظورمان این است که در تلاش هستیم که هم در حوزه کارایی و هم در حوزه اثربخشی، بهبودهایی را ایجاد کنیم.

رابطه‌ی مباحث کارایی و اثربخشی و بهره وری با مدیریت زمان

با توجه به توضیحاتی که تا این‌جا ارائه شد، باید خودتان حدس زده باشید که چرا بحث تفاوت کارایی و اثربخشی و موضوع بهره وری در درس مدیریت زمان مطرح شده است.

رویکرد رایج در آموزش مهارت مدیریت زمان این است که راندمان و کارایی ما را افزایش می‌دهد و به ما کمک می‌کند که همان کارهای قبلی را بهتر انجام دهیم.

در حالی که گام صفر مدیریت زمان این است که ببینیم اصلاً چه کارهایی را باید انجام دهیم و چه کارهایی را بهتر است انجام ندهیم.

به همین علت شاید بهتر باشد به جای مهارت مدیریت زمان (Time Management) که اصطلاح رایج و شناخته‌شده‌تری است، به خاطر بسپاریم که ما در پی افزایش بهره وری (Productivity Improvement) هستیم.

با این تعریف، نوع نگرش ما به درس‌های مدیریت زمان و انضباط شخصی متفاوت خواهد بود.

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت زمان به شما پیشنهاد می‌کند: