اهمیت مهارت مدیریت موثر جلسات برای مشاوران مدیریت

زمانی که تصمیم می‌گیرید وارد حرفهٔ مشاوره مدیریت شوید، عملاً انتخاب کرده‌اید که بخش بزرگی از زندگی کاری‌تان در جلسه بگذرد؛ گاه جلسات رسمی و گاه جلسه های غیررسمی.

کارفرما خواستهٔ خود را در یک جلسه اعلام می‌‌کند. پروپوزال شما در یک جلسه بررسی خواهد شد. ممکن است برای مذاکره دربارهٔ هزینه پروژه هم مجبور شوید چند جلسه رفت‌‌و‌آمد کنید. طی فرایند مشاوره احتمالاً باید بارها با افراد مختلف در رده‌های مختلف سازمان جلسه بگذارید. اگر پروژه مشاوره طولانی و پیچیده باشد، فازبندی خواهد داشت و پیشرفت‌های هر فاز را باید در یک جلسه اعلام کنید. کار که به پایان برسد، باز هم کارفرما منتظر جلسه است تا نتایج را از زبان خودتان بشنود و نظرات خود را اعلام کند. علاوه بر همهٔ این‌ها، اصلاً بعید نیست بعد از پایان پروژه هم مجبور شوید برای پیگیری وصول مطالبات خود در چند جلسه شرکت کنید.

می‌دانیم که اگر کارفرما و مشاور به اندازهٔ کافی از سواد دیجیتال بهره‌مند باشند، انبوهی ابزارهای دیجیتال برای تبادل اطلاعات وجود دارد و این ابزارها می‌توانند نیاز به جلسه را کمتر کنند. اما این ابزارها اغلب پشتیبان جلسه هستند و نه جایگزین جلسه. و نهایتاً باید کارفرما و مشاور با استفاده از جلسه (چه به شکل فیزیکی و چه در فضای دیجیتال) با هم حرف بزنند و کار را پیش ببرند.

این درس با دو هدف تدوین شده است:

◼️  ایجاد انگیزه: می‌خواهیم قانع شوید که به عنوان مشاور مدیریت برای تقویت مهارت مدیریت جلسه وقت صرف کنید و مجموعه درس‌های مدیریت جلسه و تسهیلگری را با جدیت بخوانید.

مشخصاً به عنوان نخستین گام پیشنهادمان این است که تمرین ورود به بحث مدیریت جلسه را انجام دهید تا این موضوع برایتان جدی‌تر شود (و به همهٔ درس‌های مدیریت جلسه دسترسی داشته باشید):

◼️  مشخص کردن اهداف یادگیری: می‌خواهیم دقیقاً بدانید به چه منظوری باید درس‌های مدیریت جلسه را بخوانید. در درس‌ها دنبال چه بگردید و وقتی موضوعی مطرح می‌شود، بدانید چه سناریوهایی را در ذهن مجسم کنید. به زبان ساده: اهداف یادگیری خود را برای مطالعهٔ درس‌های مدیریت جلسه مشخص کنید.

دوستان بسیاری در متمم درس‌های مدیریت جلسه را می‌خوانند و خواهند خواند. اما هر یک هدف متفاوتی دارند. آن‌چه که یک مذاکره‌کننده از مدیریت جلسه می‌‌خواهد، لزوماً با آن‌چه یک معلم از مدیریت جلسه می‌خواهد یکسان نیست. آن‌چه یک مدیر پروژه از مهارت مدیریت جلسه لازم دارد، با آن‌چه یک مشاور مدیریت نیاز دارد یکسان نیست.

ظاهر محتوا و بحث چندان فرقی ندارد. اما بسته به این‌که چه چیزی در ذهن‌تان باشد، درس را با نگاه متفاوتی خواهید خواند و به شکل متفاوتی به ذهن خواهید سپرد.

با توجه به این‌که این درس در مجموعهٔ مشاوره مدیریت قرار دارد، برای دسترسی ساده‌تر شما به درس‌های مدیریت جلسه، فهرست آن‌ها را در ادامه می‌آوریم:

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مشاوره مدیریت به شما پیشنهاد می‌کند: