کتاب پروژه اصطکاک | کتابی دربارهٔ اهمیت کاهش (و افزایش) اصطکاک سازمانی

رابرت آی. ساتن (Robert I. Sutton) که به سبک رایج در خلاصه‌سازی انگلیسی‌زبان‌ها معمولاً باب ساتن صدا می‌شود، یکی از نویسندگان نام‌آشنای دنیای مدیریت است.

او سال‌هاست بازی دشواری را پیش گرفته و تا کنون در آن بسیار موفق بوده است:‌ راضی کردن هم‌زمان سخت‌گیرترین خوانندگان سخت‌گیر دانشگاهی و مخاطبانی که دوست دارند کتابهای سادهٔ عمومی مدیریتی بخوانند.

کتاب «شکاف میان دانستن و عمل کردن» یا «The Knowing Doing Gap» یکی از کارهای دانشگاهی‌پسند اوست. در حدی که هر جا بحث یادگیری سازمانی و سازمان یادگیرنده مطرح است، معمولاً در کنار نام کسانی مثل کریس آرجریس، پیتر سنگه و ادگار شاین، از رابرت ساتن و دوست و همکارش جفری ففر (Jeffrey Pfeffer) هم یاد می‌شود.

اما در کنار این نوع کتاب‌ها، کتاب «چگونه یک مدیر بی‌شعور نباشیم / No Asshole Rule» را هم دارد که وقتی برای اولین بار چاپ می‌شد، هر چقدر بین دوست و آشنا گشت، به خاطر عنوان بدی که داشت، کسی حاضر نشد دو خط تعریف برای پشت جلد کتابش بنویسد (البته بعداً که از کتاب استقبال شد، تعریف‌کنندگان هم پیدا شدند).

کتابی که ما در این درس متمم قصد داریم به معرفی‌اش بپردازیم، هیچ‌یک از این دو نیست. بلکه کتاب دیگری است که اخیراً از رابرت ساتن و همکارش هاگی رائو منتشر شده است: «پروژهٔ اصطکاک / The Friction Project». کتابی که در آن به موضوع اصطکاک سازمانی (Organizational Friction) می‌پردازد.

کتاب پروژه اصطلاک برای چه کسانی مفید است؟

پیش از این که کمی دربارهٔ کتاب ساتن و رائو حرف بزنیم، مناسب است چند جمله دربارهٔ مخاطبان این کتاب صحبت کنیم.

کتاب پروژهٔ اصطکاک را می‌توان در دستهٔ کتاب‌های عارضه یابی سازمانی دسته‌بندی کرد. فرض نویسندگان بر این است که بخشی از مشکلاتی که در سازمان‌ها وجود دارد، به خاطر اصطکاک‌های غیرضروری است. اصطکاک‌هایی که باعث می‌شود کارهای درست، به سختی انجام شوند. متقابلاً معتقدند که در بخش‌هایی از سازمان‌ها هم باید اصطکاک وجود داشته باشد و نیست.

اگر ممکن است پای کسی جایی بلغزد و خطایی کرده یا منابع سازمان را به شکل نامناسبی تلف کند، باید اصطکاکی وجود داشته باشد تا مانع این اتفاق شود.

البته تقریباً تمام اصطکاک‌هایی که در کتاب مطرح شده‌اند، عملیاتی (operational) هستند. یعنی بعید است با خواندن این کتاب، مشکلات و چالش‌های استراتژیک و بزرگ سازمان‌ها را ببینید. اما اگر در سازمانی کارها کند انجام می‌شود،‌ اشتباه زیاد است، فرایندها به نظر ناکارآمد می‌آیند و در یک کلام «کارهای روزمرهٔ سازمان روان پیش نمی‌رود» احتمالاً این کتاب برای تشخیص علت چنین عارضه‌هایی و رفع آن‌ها مفید خواهد بود.

با این توضیح، کتاب پروژه اصطکاک – جدا از دانشجویان و علاقه‌مندان به مدیریت و کسب و کار – دو دسته مخاطب اصلی دارد:

• کسانی که در جایگاه مدیریتی فعالیت می‌کنند (مدیر ارشد، مدیر میانی، سرپرست و …) و می‌خواهند کارایی زیرمجموعهٔ خود را بهبود بخشند
• کسانی که به حرفهٔ مشاوره مدیریت مشغول‌اند و می‌خواهند چشم‌شان برای تشخیص مشکلات عملیاتی و افزایش بهره‌وری سازمان‌ها بازتر شود

ساتن و رائو معتقدند که کتاب‌شان بیش از هر چیز برای شرکت‌هایی که بزرگ شده و مقیاس خود را افزایش داده‌اند مفید است. اما ارزیابی ما در متمم این است که همهٔ کسب و کارها و حتی یک استارتاپ تازه تأسیس هم می‌توانند از ایده‌های مطرح شده در این کتاب بهره ببرند. علاوه بر این‌ها، خواننده‌ای که کمی ذهن باز داشته و قدرت استفاده از آنالوژی داشته باشد، می‌تواند از این کتاب برای بهبود کیفیت کار تیمی به خوبی بهره ببرد.

منظور از اصطکاک سازمانی چیست؟

ساتن و رائو در تعریف اصطکاک به نکات زیر اشاره می‌کنند:

مهم‌ترین منبعی که ساتن و رائو در این کتاب به آن پرداخته‌اند، وقت است. آن‌ها توضیح می‌دهند که مدیر و سرپرست باید خود را «امانت‌دار وقت دیگران» بدانند. اگر مدیران چنین مسئولیتی را برای خود قائل باشند، نوع نگاه‌شان به سازمان، تصمیم‌ها، فرایندها و خدمت و محصولی که عرضه می‌کنند فرق خواهد کرد.

مثالی که کتاب با آن آغاز می‌شود، گویای همین نگاه است. آن‌ها از یک روز اول هفته حرف می‌زنند که صبح اول وقت، ایمیلی با ۱۲۶۶ کلمه از سوی یکی از مسئولین دانشگاه برای ۲۰۰۰ عضو هیئت علمی دانشگاه استنفورد ارسال شد. آن هم نه ایمیل خالی. ایمیلی با یک پیوست ۷۲۶۶ کلمه‌ای. نویسندگان توضیح می‌دهند که این ایمیل را می‌شد در ۴۰۰ یا ۵۰۰ کلمه جمع کرد.

شاید این مثال پیش‌پاافتاده به نظر برسد. اما همین یک یا دو میلیون «نفر-کلمه»‌ی اضافی، جدا از این‌که معادل مطالعهٔ ده تا بیست جلد کتاب است، به ما یادآوری می‌کند که در مقیاس‌های بزرگ‌تر و جدی‌تر، چه حجم از وقت و انرژی در سازمان‌ها به هدر می‌رود. بخشی انرژی کسی که صبح آمده تا کار خود را آغاز کند، در همان لحظات نخستین صبحگاهی، با اصطکاک حاصل از خواندن یک پیام طولانی هدر می‌رود.

حالا همین موضوع را در مقیاس‌های بزرگ‌تر تصور کنید: جلسات اضافه و بی‌خاصیت. فرایندهای تکراری و بی‌اثر. نوشتن گزارش‌های بی‌‌فایده. ثبت داده‌هایی که هرگز خوانده نخواهند شد. پرکردن فیلدهایی که هیچ‌وقت به کار نمی‌آیند در فرم‌هایی که می‌شد بسیار کوتاه‌تر باشند. انتظار طولانی‌مدت برای دریافت یک مجوز. همهٔ این‌ها نمونه هایی از اصطکاک‌های سازمانی هستند که وقت و انرژی کارکنان و سایر منابع سازمانی را به تاراج می‌برند.

«پروژه» اصطکاک؟

کلمهٔ «پروژه» در عنوان این کتاب مهم است. ادعای ساتن و رائو این نیست که یک کار پژوهشیِ تمام‌شده و ساختاریافته عرضه کرده‌اند. آن‌ها حدود هفت سال دربارهٔ موضوع اصطکاک سازمانی کار کرده‌ و اطلاعاتی را گرد آورده‌اند. طی این مدت، ساتن در وبلاگ خود مطالبی در این باره می‌نوشته و پادکستی هم به نام اصطکاک تولید کرده است (Friction Podcast).

روش رایج دانشگاهیان این است که صبر می‌کنند تا کارها و پژوهش‌هایشان به سر و سامان برسد و سپس آن‌ها را منتشر می‌کنند. اما ساتن و رائو تصمیم گرفته‌اند با این کتاب، خوانندگان‌شان را هم در مسیر این پروژه همراه کنند. بنابراین اگر می‌بینید تعریف اصطکاک سازمانی چندان دقیق نیست،‌ یا حجم مثال‌ها و داستان‌ها در کتاب، پررنگ‌تر از مدل مدیریتی «اصطکاک در سازمان» است، باید این ویژگی را به پای نوع نگاه نویسندگان بگذارید.

اصطکاک‌ها چگونه به وجود می‌آیند؟

مانند بسیاری از کتابهای مدیریتی که در متمم معرفی کرده‌ایم، در این‌جا هم قصد نداریم از معرفی اولیه فراتر برویم. چون بعضی از نکات مطرح شده در این کتاب بسیار مهم‌اند و لازم است در قالب درس‌های مستقل بررسی شوند.

اما صرفاً از این جهت که با فضای ذهنی نویسندگان این کتاب بیشتر آشنا شوید، در ادامه به چند مورد از ریشه‌های شکل‌گیری اصطکاک سازمانی از نگاه ساتن و رائو اشاره می‌کنیم:

ترجمه کتاب پروژه اصطکاک

از آن‌جا که این کتاب اخیراً منتشر شده، هنوز ترجمه‌ای از آن در بازار وجود ندارد. ما به ناشرانی که در زمینهٔ مدیریت و کسب‌وکار فعالیت می‌کنند و به‌ویژه به انتشار کتاب در موضوعات افزایش بهره‌وری، مشاوره مدیریت و بازآفرینی فرایندها علاقه‌مندند، پیشنهاد می‌کنیم این کتاب را در فهرست گزینه‌های ترجمه قرار دهند.

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مشاوره مدیریت به شما پیشنهاد می‌کند: