تسهیلگری چیست؟ | ویژگی های تسهیلگر و اهمیت مهارت تسهیلگری

◼️ آیا تا به حال پیش آمده که وسط یک جلسه ببینید موضوع اصلی فراموش شده و همه مشغول بحث دیگری هستند؟

◼️ آیا تا به حال این را تجربه کرده‌اید که یک جلسه روزمرهٔ سازمانی – که قرار بود به تصمیم‌های عملیاتی اختصاص داشته باشد – به دادگاهی برای محاکمهٔ یکی از حاضرین تبدیل شود؟

◼️ آیا تا به حال پیش آمده که در یک جلسه تنش آن‌قدر بالا بگیرد که حس کنید هیچ فرد بی‌طرفی دور این میز نیست و لازم است کسی از بیرون بیاید و بحث و جدل را جمع کند؟

◼️ آیا تا به حال در جلسه‌ای بوده‌اید که مدیرعامل یا یکی از مدیران ارشد به جای این‌که شنونده باشند، میکروفن را به دست بگیرند و مدام از خود و دستاوردهایشان بگویند و جلسه، بی‌ آن‌که دستاوردی داشته باشد، به پایان برسد؟

◼️ آیا تا به حال جلسه‌ای را تجربه کرده‌اید که سهم حضور شرکت‌کنندگان در آن منصفانه نباشد؟ یک نفر بیشترین وقت و بیشترین دستاوردها را کسب کند و به فردی دیگر چیزی بیش از صندلی و چای و میوه نرسد؟

◼️ آیا تا به حال در جلسه‌ای بوده‌اید که تقریباً همه موضوعی مشخص در ذهن داشته باشند و بدانند که چه می‌‌خواهند بگویند، اما در نهایت هیچ‌کس جرئت نکند از آن موضوع حرف بزند؟

◼️ آیا تا به حال در جلسه‌ای دو یا سه ساعته شرکت کرده‌اید که در نهایت با خود بگویید ده دقیقه هم برای این جلسه کافی بود؟

تسهیلگر (facilitator) کسی است که می‌تواند مانع بروز این مشکلات شود یا اگر مشکلات به وجود آمدند، می‌تواند به حل آن‌ها کمک کند. مهارت تسهیلگری یکی از زیرمجموعه‌های مهارت مدیریت جلسه است و کسی که می‌خواهد در مدیریت جلسه حرفه ای باشد، لازم است این نقش را به خوبی بشناسد و بر آن مسلط باشد.

تعریف تسهیلگر

راجر شوارتز در کتاب تسهیلگری خود دربارهٔ ویژگی های تسهیلگر چنین می‌گوید:

موضع نداشتن دربارهٔ محتوای بحث یعنی چه؟

انواع تسهیلگری

تسهیلگری را به شیوه‌های مختلفی دسته‌بندی می‌کنند. ساده‌ترین دسته‌بندی به شکل زیر است:

• تسهیلگری گروهی
• تسهیلگری یک به یک
• تسهیلگری فرد در برابر جمع

مثال‌هایی که کمی بالاتر گفتیم، به تسهیلگری گروهی مربوطند. می‌توان گفت هر جا اصطلاح تسهیلگری را بدون هرگونه توضیح بیشتر می‌شوید، به احتمال زیاد منظور گوینده همین تسهیلگری گروهی است.

اما تسهیلگری می‌تواند یک به یک هم باشد. یعنی فرد تسهیلگر روبه‌روی یک نفر قرار بگیرد و کمک کند که او مسیر خود را بهتر طی کند (اثربخش‌تر، در زمان کوتاه‌تر و با خطای کمتر). این نوع از تسهیلگری همان چیزی است که ما معمولاً به نام کوچینگ می‌شناسیم. می‌دانیم که بسیاری از کوچ‌ها فقط کوچ نیستند و عملاً نقش ترکیبی «کوچ + منتور» را ایفا می‌‌کنند.

اما در آن بخش از فعالیت‌های خود که کاملاً در چارچوب کوچینگ قرار دارند، عملاً تا حد زیادی نقش تسهیلگر را بر عهده گرفته‌اند (راه را همواره می‌کنند، بی‌ آن‌که هدف را تحمیل کنند).

یکی از بهترین مثال‌های «تسهیلگری فرد در برابر جمع» تسهیلگری در آموزش و یادگیری است. معلمان وقتی می‌خواهند نقش تسهیلگر را ایفا کنند، به جای درس دادن مستقیم، بستری ایجاد می‌کنند تا شاگردها خود به تدریج موضوع درس را کشف کرده و بیاموزند.

حتماً توجه کرده‌اید که در سال‌های اخیر مدام دربارهٔ آموزش تعاملی می‌‌خوانیم و می‌شنویم و معلمانی که یک‌طرفه حرف می‌زنند و درس می‌دهند، دیگر جذاب نیستند. این تغییر سلیقه ناشی از رونق تفکر تسهیلگری بوده است.

چه کسانی باید مهارت تسهیلگری داشته باشند؟

مشاوران از جمله گروه‌هایی هستند که حتماً به مهارت تسهیلگری نیاز دارند. یک مشاور مدیریت را در نظر بگیرید که مدیرعامل یک شرکت با او برای افزایش رضایت کارکنان مشورت می‌کند.

مشاور و مدیر نمی‌توانند پشت درهای بسته به رضایت کارکنان فکر کرده و چاره‌اندیشی کنند. ممکن است مشاور تصمیم بگیرد جلساتی با حضور کارمندان تشکیل دهد و از آن‌ها بخواهد ایده‌های افزایش رضایت را پیشنهاد دهند. طبیعتاً مشاور در این جلسه نقش تسهیلگر را ایفا خواهد کرد. به‌طور کلی، مشاوران مدیریت بخش قابل‌توجهی از داده‌های خام خود را می‌توانند در لباس تسهیلگر کسب کنند.

به همین شیوه، کوچ‌ها، مربیان، مدیران واحد منابع انسانی و متخصصان توسعه سازمانی به مهارت تسهیلگری نیاز دارند.

علاوه بر این‌ها، خود تسهیلگری هم یک فعالیت حرفه‌ای است. یعنی عده‌ای هستند که خود را نه مشاور می‌دانند و نه کوچ. عنوان دیگری هم برای خود به کار نمی‌برند. آن‌ها خود را دقیقاً تسهیلگر می‌نامند و سازمان‌هایی که برای جلسات گروهی به تسهیلگر نیاز دارند، از چنین افرادی برای حضور در جلسات‌شان دعوت می‌کنند.

در درس‌های آتی درباره مهارت تسهیلگری و تکنیک های تسهیلگری بیشتر صحبت خواهیم کرد.

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت جلسه به شما پیشنهاد می‌کند: