مایکروسافت تو دو (Microsoft To Do) | نرم افزار مدیریت وظایف و پیگیری کارها

?  فرض کنیم از الان می‌دانید که قرار است فردا به یک هایپرمارکت سر بزنید و خرید کنید. فهرست خریدهای خود را کجا نگه می‌دارید؟

?  اگر در محیط شرکت، مسئولیت کارهای ریز و درشت مختلفی بر عهدهٔ شما باشد، آن‌ کارها را کجا می‌نویسید؟ چگونه مطمئن می‌شوید که چیزی را فراموش نخواهید کرد؟

?  حتماً تا به حال پیش آمده که با چند نفر از دوستان خود قرار بگذارید آخر هفته به یک سفر تفریحی یا اکتشافی کوتاه بروید. به وسایل بسیاری نیاز خواهید داشت و باید لیست آن‌ها را یک جا بنویسید. از طرفی، همه باید به فهرست دسترسی داشته باشند تا هم آن را کامل کنند و هم هر کس بتواند مسئولیت تهیهٔ بخشی از آن را بر عهده بگیرد. این نوع کارها را چگونه هماهنگ می‌کنید؟

اپلیکیشن‌های بسیاری برای مدیریت وظایف و پیگیری کارها طراحی و عرضه شده‌اند. این اپلیکیشن‌ها را معمولاً با نام اپلیکیشن‌های افزایش بهره‌وری (Productivity Apps) می‌شناسند. وقتی می‌گوییم یک نرم‌افزار به افزایش بهره‌وری کمک می‌کند، منظورمان این است که هم باعث می‌شود اشتباهات‌مان کمتر شود و هم کمک می‌کند کارها را با سرعت بیشتر و اتلاف منابع کمتر انجام دهیم.

اگر پیش از این با اصطلاح Productivity Apps آشنا نبوده‌اید، می‌توانید این عبارت را در گوگل جستجو کنید تا فهرست‌های بلندبالایی از اپلیکیشن‌ها را ببینید. اپلیکیشن مایکروسافت تو دو (Microsoft To Do) یکی از همین نرم‌افزارهاست.

معرفی اپلیکیشن Microsoft To Do

مایکروسافت اپلیکیشن To Do را در سال ۲۰۱۷ معرفی کرد. این اپلیکیشن در آن زمان، هنوز چندان قوی نبود و کمتر کسی از آن استفاده می‌کرد. اما به تدریج، نسخه‌های بهتری از آن ارائه شد و تقریباً از سال ۲۰۱۹، چهرهٔ تمیزتری به خود گرفت و قابلیت‌های بیشتری ارائه کرد و به یکی از نرم‌افزارهای شناخته‌شده برای تهیهٔ فهرست وظایف و پیگیری کارها تبدیل شد.

فهرست‌سازی | پایهٔ اصلی مایکروسافت تودو

در پایین گوشهٔ سمت چپ تصویر بالا، گزینهٔ New list را می‌بینید. این گزینه، مبنای اصلی طراحی این اپلیکیشن است. شما می‌توانید لیست‌های مختلفی تعریف کنید و فعالیت‌ها و وظایف خود را بسته به موضوع، در یکی از لیست‌ها بگنجانید.

به عنوان مثال در سمت راست تصویر زیر می‌بینید که فهرست‌های «تماس‌های ضروری»، «کارهای شرکت»، «کتاب‌هایی که باید بخرم»، «خرید فروشگاه شهروند»، «یادم باشد در جلسه بگویم» در To Do تعریف شده‌اند:

وقتی چنین فهرست‌هایی دارید، به محض این که کتاب جدیدی می‌بینید و تصمیم می‌گیرید آن را در آینده بخرید، یا نکتهٔ تازه‌ای یادتان می‌افتد که خوب است حتماً در جلسهٔ آخر هفته به همکاران‌تان یادآوری کنید، و یا به خاطر می‌آورید که حتماً باید با یک نفر یا یک شرکت تماس بگیرید، بلافاصله آن را در نرم‌افزار ثبت می‌کنید؛ اگر موبایل در دسترس‌تان بود در موبایل و اگر لپ‌تاپ جلوی رویتان باز بود، در لپ‌تاپ.

امکان تعیین مهلت و تنظیم یادآوری

در مایکروسافت To Do بسته به تصمیم خودتان، می‌توانید وظایف را بدون زمان یا با زمان مشخص ثبت کنید. از این نظر، تودو یکی از ساده‌ترین واسط‌های کاربری را ایجاد کرده است. برای هر موردی که ثبت می‌کنید، امکان‌های زیر در نظر گرفته شده است:

• ثبت موضوع (وظیفه، کار، نکته، …) بدون هر توضیح اضافی
• ثبت موضوع با مهلت یا تاریخ سررسید (due date)
• ثبت با تاریخ سررسید و زمان یادآوری (reminder)
• ثبت به همراه زمان تکرار (مثلاً تکرار روزانه یا هفتگی یا ماهانه)

امکان به‌اشتراک‌ گذاشتن لیست‌ها

یکی از ارزشمندترین امکانات Microsoft To Do این است که می‌توانید هر یک از فهرست‌هایتان را با یک یا چند نفر دیگر به اشتراک بگذارید.

برای این کار، مایکروسافت تودو لینک دعوتی در اختیار شما قرار می‌دهد که می‌توانید آن را از طریق ایمیل یا هر روش دیگری که مناسب می‌دانید‌ (نرم‌افزارهای پیام‌رسان) ارسال کنید. اگر آن فرد نرم‌افزار To Do را داشته باشد و در آن لاگین کرده باشد، با کلیک بر روی لینک دعوت، فهرست شما هم به فهرست‌های خودش اضافه می‌شود. همهٔ کسانی که به یک فهرست دسترسی دارند می‌توانند محتویات آن فهرست را تغییر دهند. از جمله این که موارد جدیدی را اضافه کرده یا موارد قبلی را حذف کنند.

طبقه‌بندی اتوماتیک وظایف

مایکروسافت تودو کار دیگری هم انجام می‌دهد که با وجود سادگی، ارزشمند است و بسیار به کار می‌آید. وظایف و کارهایی که تعریف کرده‌اید، زیر یک یا چند مورد از فهرست‌های زیر قرار می‌گیرند تا راحت‌‌تر آن‌ها را بیابید و ببینید:

با سر زدن به بخش My Day همهٔ کارهایی را می‌بینید که مهلت انجام‌شان امروز بوده است.

در بخش Important کارهای مهم‌تر را می‌بینید (همیشه در همهٔ فهرست‌ها، کنار همهٔ کارها یک علامت ستارهٔ کوچک است که با لمس و فعال کردن آن، به نرم‌افزار اعلام می‌کنید که این کار از جمله کارهای مهم محسوب می‌شود).

در بخش Planned همهٔ کارها و وظایفی را می‌بینید که برای آن‌ها مهلت تعیین کرده‌اید (بالاتر گفتیم که تعیین مهلت، اجباری نیست. بنابراین لزوماً همهٔ تسک‌ها (وظایف) مهلت زمانی ندارند.

قسمت Assigned to me هم شامل کارهایی است که دیگران تعریف کرده‌اند اما آن را جزو وظایف شما دانسته‌اند (بعد از تعریف هر فعالیت یا وظیفه، می‌توانید روی آن کلیک کرده و آن وظیفه را به فرد مشخصی تخصیص دهید).

نرم‌افزار To Do می‌تواند با Microsoft Outlook هم در ارتباط باشد و اگر آن‌جا وظیفه‌ای را ثبت کرده یا ایمیلی را علامت‌گذاری کنید، آن را در فهرست جداگانه‌ای می‌بینید.

بخش Tasks که در تصویر بالا می‌بینید، وظایفی هستند که آن‌ها را ثبت کرده‌اید، اما در هیچ گروه و دستهٔ خاصی قرار نداده‌اید (یا فراموش کرده‌اید و یا زیر یک دسته‌بندی مشخص نمی‌گنجیده‌اند).

ذخیره‌سازی ابری در مایکروسافت تو‌دو

این اپلیکیشن که هم نسخهٔ اندروید و هم iOS آن عرضه شده، نسخهٔ دسکتاپ هم دارد و اگر از ویندوز استفاده می‌کنید، می‌‌توانید با مراجعه به Microsoft Store یک نسخه از آن را روی دسکتاپ خود هم نصب کنید.

برنامهٔ Microsoft To Do بر پایهٔ ذخیره‌سازی ابری طراحی شده است. بنابراین اطلاعات آن نه فقط در موبایل یا در دسکتاپ شما، بلکه در فضای ذخیره‌سازی ابری متعلق به شرکت مایکروسافت ذخیره می‌شود. بنابراین:

• اگر یک اکانت ایمیل روی یکی از سرویس‌های مایکروسافت (live یا hotmail یا outlook) تعریف کرده و با آن لاگین کنید، هر آن‌چه که روی موبایل خود ثبت کنید، روی دسکتاپ هم در دسترس خواهد بود و بالعکس، هر آن‌چه روی دسکتاپ ثبت شود، به نسخهٔ موبایل هم اضافه خواهد شد.
• اگر موبایل و لپ‌تاپ و همهٔ وسایل خود را از دست بدهید و صرفاً به ایمیل خود دسترسی داشته باشید، با نصب اپلیکیشن Microsoft To Do روی یک دستگاه جدید و استفاده از ایمیل‌تان، می‌توانید دوباره همهٔ فهرست‌های قبلی را بازیابی کنید.

سایر مزایای To Do به عنوان نرم افزار پیگیری وظایف

مهم‌ترین مزیت To Do رایگان بودن آن است. این نرم افزار کاملاً رایگان است و حتی طرح فریمیوم هم ندارد که از شما بخواهد برای قابلیت‌های بیشتر پول پرداخت کنید (فریمیوم چیست؟).

علاوه بر این، یکی از ویژگی‌های مهم Microsoft To Do امکان تعریف زیرمجموعه برای هر فعالیت (Sub-task) است. مثلاً اگر «رفتن به مهمانی تولد مهسا» را به عنوان یکی از کارها تعریف کرده باشید، زیر همین وظیفه (تسک)‌ می‌توانید فهرستی از کارهای مربوط به مهمانی را هم ثبت کنید (خرید هدیه، تماس با خواهر مهسا، جستجوی کارت تبریک زیبا و …).

مزیت دیگر این نرم‌افزار، امکان رایگان آپلود فایل (تا حجم ۲۵ مگابایت) برای هر یک از وظایف است. این فایل می‌تواند به شکل متنی، ویدئویی یا هر قالب دیگری باشد.

چه کسانی مایکروسافت تودو را دوست نخواهند داشت؟

مایکروسافت تودو به عنوان یک نرم‌افزار ساده برای مدیریت وظایف فردی و پیگیری کارها بسیار مفید است. با این حال، اگر انتظارات بسیاری داشته باشید، احتمالاً شما را ناامید می‌کند.

به عنوان مثال، این نرم‌افزار برای هماهنگی کارهای سازمانی (حتی شرکت‌های کوچک) چندان مفید نیست. چون امکانات مربوط به همکاری و تعامل تیمی (Collaboration) در آن محدود است. هم‌چنین نمی‌توان آن را نرم‌افزاری برای مدیریت پروژه‌های کوچک در نظر گرفت (برخلاف ترلو و آسانا و برنامه‌های مشابه).

هم‌چنین، اگر علاوه بر ثبت وظایف، اولویت‌بندی آن‌ها هم برایتان مهم باشد، ضعف تودو برایتان آزاردهنده خواهد بود. چون در این نرم‌افزار فقط یک دسته‌بندی ساده وجود دارد: کارهایی که مهم هستند (کنارشان ستاره گذاشته‌اید) و کارهایی که مهم نیستند (ستاره ندارند). اگر دوست داشته باشید سه یا چهار درجهٔ اهمیت تعریف کنید، تودو چنین امکانی در اختیارتان قرار نخواهد داد.

علاوه بر این، حتی نباید امید داشته باشید که قابلیت‌های Microsoft To Do در آینده به شکل محسوسی بهتر شوند. مایکروسافت نرم‌افزارهای متعددی دارد که هر یک به نوعی به بهبود بهره‌وری کمک می‌کنند (+):

طبیعی است که مایکروسافت از یک سو با رایگان نگه داشتن تودو می‌کوشد سهم خود را در بازار نرم‌افزارهای کوچک و سادهٔ بهره‌وری حفظ کند و در عین حال، با محدود نگه داشتن امکانات این نرم‌افزار، بازار سایر نرم‌افزار و اپلیکیشن‌هایش را هم حفظ خواهد کرد.

با این توضیحات، به نظر می‌رسد ما تا مدت‌ها نرم‌افزار To Do را به عنوان نرم‌افزاری جالب و رایگان، اما با قابلیت‌های محدود، در کنار نرم‌افزارهای حرفه‌ای‌تر مانند وان نوت و اورنوت و تودوئیست خواهیم دید. و اگر نیازهای پیچیده‌ای نداشته باشید، می‌توانید آن را به عنوان گزینه‌ای برای مدیریت زمان، برنامه ریزی و پیگیری روتین های روزانه در نظر بگیرید.

توضیح کوتاهی دربارهٔ تاریخچه Microsoft To Do

اپلیکیشن To Do از نقطهٔ صفر شروع به کار نکرده است. بلکه فرزند اپلیکیشن دیگری است که تا همین چند سال قبل در بازار بود و افراد بسیاری از آن استفاده می‌کردند (+/+/+).

یک گروه برنامه‌نویس در برلین آلمان به سرپرستی کریستین ربر (Christian Reber) اپلیکیشنی به نام Wunderlist توسعه داده بودند که در بازار جهانی هم از آن استقبال شده بود. مایکروسافت که به بازار نرم‌افزارهای Productivity علاقهٔ ویژه‌ای دارد، شرکت توسعه‌دهندهٔ Wunderlist را در سال ۲۰۱۵ با قیمت حدود ۲۰۰ میلیون دلار خرید.

انتظار می‌رفت بعد از این خرید، نرم‌افزار Wunderlist توسعه پیدا کند. اما مایکروسافت عملاً آن را رها کرد و در سال ۲۰۱۷ نرم‌افزار To Do را عرضه کرد که اندک شباهت‌هایی با Wunderlist داشت.

باز هم انتظار می‌رفت که یکی از این دو نرم‌افزار به نفع دیگری حذف شوند. اما هر دو نرم‌افزار حدود دو سال به موازات یکدیگر در بازار حضور داشتند تا نهایتاً مایکروسافت اعلام کرد که Wunderlist را متوقف خواهد کرد. تقریباً هم‌زمان با اعلام این خبر، شکل ظاهری نرم‌افزار To Do هم کمی تغییر کرده و به چهره‌ای که کاربران Wunderlist در ذهن داشتند، نزدیک‌تر شد.

در تصویر زیر می‌تواند طراحی واسط کاربری Wunderlist را – که To Do از آن کپی شده – ببینید:

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت زمان به شما پیشنهاد می‌کند: