Menu


یکی از اصول تفویض اختیار به کارکنان | استعاره‌ی میمون بر شانه


اصول تفویض اختیار به کارکنان - کار به سمت خودتان باز نگردد

تفویض اختیار اصطلاح ظاهراً ساده‌ای است که در نگاه اول، ممکن است لایه‌های پیچیده و چالش‌های آن به چشم نیاید.

اما وقتی در محیط کار، می‌خواهیم با تفویض اختیار، زمان خود را آزاد کرده و به کارهای مهم‌تر بپردازیم، تازه متوجه می‌شویم که دردسرها و موانع فراوانی برای تفویض اختیار به کارکنان وجود دارد.

اگر از منظر مدیر به مسئله‌ی تفویض اختیار نگاه کنید، بخشی از چالش‌های آن را خواهید دید و اگر از زاویه‌ی کارمند به بررسی چالش های تفویض اختیار بپردازید، مشکلات و دردسرهای جدیدی به چشم‌تان خواهد آمد.

نمونه‌ای از چالش‌های تفویض اختیار از نگاه کارمند

در میان انواع گلایه‌هایی که کارمندان درباره‌ی سبک تفویض اختیار مدیران خود دارند، یکی از گلایه‌های رایج این است که مدیران، به جای تفویض اختیار به سراغ تفویض مسئولیت می‌روند.

مثلاً تمام جزئیات انجام کار را قدم به قدم دیکته می‌کنند، اما در نهایت مسئولیت کار را به کارمند تفویض می‌کنند.

مدیر تبلیغات یک شرکت را در نظر بگیرید که به کارشناس دپارتمان خود می‌‌گوید: ما باید در روزنامه تبلیغ داشته باشیم. مطمئن هستم که روز اول هفته مناسب‌ترین روز است و روزنامه‌های X و Y هم بهترین گزینه‌ها هستند. حالا خودت برو و اقدام کن. من این پروژه را به تو واگذار می‌کنم و انتظار دارم بهترین نتیجه را به‌دست بیاوری.

البته موضوع این درس، بررسی یکی از دردسرهای مدیران در تفویض اختیار است.

اما مثال بالا را مطرح کردیم تا گفته باشیم، سمتِ دیگرِ ماجرا هم ساده نیست و اگر در این‌جا به آن نمی‌پردازیم، صرفاً به این علت است که از موضوع بحث این مجموعه، یعنی مدیریت زمان، خارج است.

کار را به شکلی تفویض کنید که دوباره به سمت خودتان بازنگردد

یکی از مهم‌ترین اصول تفویض اختیار این است که مراقب باشید آن‌چه تفویض کرده‌اید، دوباره به روی میز خودتان بازنگردد.

تقریباً همه‌ی ما این اصل را می‌شناسیم. اما  هم‌چنان در عمل، گرفتار کارهایی هستیم که درست مانند بومرنگ، پس از پرتاب شدن به سمت خودمان بازمی‌گردند. 

ویلیام آنکن (William Oncken)، فردی است که او را معمولاً به خاطر پرداختن به این چالش می‌شناسند.

آنکن، برای توضیح کارهایی که بین مدیر و کارمند رد و بدل می‌شود، از استعاره‌ی میمون استفاده می‌کند.

مثلاً وقتی مدیر کاری را به کارمند خود می‌سپارد، می‌گوید که میمونی روی شانه‌ی مدیر بود و مدیر‌ آن را روی شانه‌ی کارمند گذاشت.

آنکن در سال ۱۹۷۴ مقاله‌ای در همین زمینه و با عنوان میمون روی شانه‌ی کیست در نشریه کسب و کار هاروارد (HBR) منتشر کرد و در سال ۱۹۸۴ این استعاره را محور کتابی با عنوان مدیریت زمان مدیران یا Managing Management Time قرار داد و و پس از آن هم، سمینارهای متعددی با عنوان MMT (مخفف همان عبارت مدیریت زمان برای مدیران) برگزار کرده است.

در سال ۱۹۹۹ به علت استقبال فراوان مخاطبان، مقاله‌ی او مجدداً توسط HBR بازنشر شد (+). جالب این‌جاست که در همان سال، کتاب دیدار مدیر یک دقیقه‌ای با میمون را هم با همکاری کنت بلانچارد (نویسنده‌ی کتاب مدیر یک دقیقه‌ای) منتشر کرد که آن کتاب هم از استقبال خوبی بهره‌مند شد.

همان‌طور که می‌دانید نشریه‌ی HBR، مجموعه‌ای از مقالات مهم یا پرطرفدار خود را در قالب Must Reads منتشر می‌کند و این مقاله، به مجموعه‌ی ده مقاله که باید درباره‌ی مدیریت بر خود بخوانید نیز راه پیدا کرده است (+).

تقسیم‌بندی سه‌بخشیِ زمان یک مدیر

آنکن کل زمان یک مدیر را به سه بخش تقسیم می‌کند (این سه بخش، قرار نیست مساوی باشند و صرفاً یک نوع طبقه‌بندی محسوب می‌شود):

  • زمان‌هایی که مدیر باید برای انجام دستورات بالادستی‌ها وقت بگذارد (مثلاً تنظیم یک گزارش اختصاصی برای مدیر ارشد)
  • زمان‌هایی که باید برای انجام کارها و وظایف سیستمی صرف شود (مثلاً جلسات هفتگی با مدیران هم‌رده)
  • زمانی که مدیر به اختیار و انتخاب خود، برای انجام کارها و فعالیت‌هایی که مناسب می‌داند صرف می‌کند

ویلیام آنکن توضیح می‌دهد که معمولاً دست مدیران برای کاهش دادن زمان‌های دسته‌ی اول و دوم چندان باز نیست.

بیشترین اختیار برای مدیریت زمان، به دسته‌ی سوم بازمی‌گردد. ضمن این‌که مدیر با تفویض کردن بخش‌هایی از فعالیت‌های گروه سوم به زیردستان، می‌تواند وقت خود را کمی آزاد کرده و به فعالیت‌ها و کارهای مهم‌تر و اثرگذارتر بپردازد.

چالش مدیر از زمانی آغاز می‌شود که زیردستان، آگاهانه یا ناآگاهانه، باری را که بر دوش‌شان گذاشته می‌شود، بر زمین گذاشته یا دوباره بر روی شانه‌های مدیر بگذارند.

میمون‌ها چگونه روی شانه‌ی مدیر بازمی‌گردند؟

محدودیت در دسترسی کامل به این مطلب

نمایش کامل این مطلب برای کاربران آزاد متمم انجام می‌شود.

ثبت نام به عنوان کاربر آزاد متمم، سریع و رایگان است و کافی است برای خودتان نام کاربری و رمز عبور تعریف کنید.

شما با ثبت نام به عنوان کاربر آزاد، به درس‌های مختلفی (از جمله: استعدادیابی، سبک زندگی، پرورش تسلط کلامی، افعال پرکاربرد انگلیسی، مهارتهای ارتباطی و پاراگراف فارسی) دسترسی پیدا خواهید کرد.

تمرین و مشارکت در بحث

آیا شما هم در جایگاهی بوده‌اید که میمون را بر شانه‌ی کسی بگذارید و دوباره بر روی شانه‌ی خودتان بازگردد؟

برای حل این مشکل، چه راهکارهایی را به‌کار گرفته‌اید؟

  شما تاکنون در این بحث مشارکت نداشته‌اید.

برخی از دوستان متممی که به این درس علاقه مندند: سارا حق بین , سید مرتضی کریمی , مرضیه مصلی نژاد , وحید مهدوی , سید حمید رضا صحفی

ترتیبی که گروه متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت زمان به شما پیشنهاد میکند:

سری مطالب حوزه مدیریت زمان
 
برخی از سوالهای متداول درباره متمم
متمم چیست و چه می‌کند؟ (+ دانلود فایل PDF معرفی متمم)
چه درس‌هایی در متمم ارائه می‌شوند؟
هزینه ثبت‌نام در متمم چقدر است؟
آیا در متمم فایل‌های صوتی رایگان هم برای دانلود وجود دارد؟

قوانین کامنت گذاری/ چرا دیدگاه من منتشر نشده است؟

29 نکته برای یکی از اصول تفویض اختیار به کارکنان | استعاره‌ی میمون بر شانه

    پرطرفدارترین دیدگاه به انتخاب متممی‌ها در این بحث

    نویسنده‌ی دیدگاه : امید محمدی

    من خودم معمولن در گذاشتن میمونهای روی شونه م ، به روی شونه دیگران مهارتی ندارم. بخاطر وسواسی بودن و حس کمال طلبی ، همیشه دوست دارم خودم کارهامو انجام بدم. فکر میکنم این بهترین راهیه که بتونم از انجام درست این کارها مطمئن بشم. اما خواهرم برعکس من، در این زمینه توانایی شگفت انگیزی داره. خوارم یه میمون دو سال و نیمه داره. اسمش کامیاره. عکسش رو اینجا براتون میذارم.

    به این چهره مظلومش نگاه نکنین. شیطنت و بازیگوشی، ویژگی مشترک همه میمونهاست. حتی این گونه شکلات، لواشک، و تبلت دوست. خواهرم هر بار که به خونه ما میاد، در جواب سلام من میگه؛ بیا کامیارو بگیر. بعد میمونش رو از روی شونه ش برمیداره و میذاره روی شونه من. من هم در یک ساعت آینده، پتکیو پتکیو کنان، خونه رو عرصه تاخت و تاز خودم و کامیار قرار میدم، و تنها در صورتی از پای مینشینم که کامیار بعد از شکست دادن ارتش بویو و امپراتوری هان، و سرکوب کردن شورشهای داخلی، آرامش رو در گوگوریو حکمفرما کرده باشه.

    الان که این نوشته رو خوندم با خودم فکر کردم که راز موفقیت خواهرم، در این فرایند میمون گذاری چیه؟ بیشترین حجم از مکالمات من و خواهرم، به چون و چرایی موفقیت من در سواری دادن به کامیاره. همیشه در هر جمعی که باشیم با آب و تاب از این توانایی من تعریف میکنه و میگه؛ ما کامیارو سوار خیلی چیزا کردیم، اسب پلاستیکی اسباب بازی، اسب موزیکال، اسب واقعی، اما کامیار از هیچکدوم از این سواریها استقبال نمیکنه، فقط سواری دادن های داییش رو قبول داره. من هم معمولن در اینگونه مواقع ، تواضع و فروتنی پیشه میکنم و با لبخندی روی لب و عرق شرمی بر جبین میگم؛ نه بابا، اینجوریام نیست که میگین، شما به من لطف دارین. و بعد خواهرم خیلی جدی میگه ؛ نه واقعن، بی تعارف میگم، کامیار حتی سواری دادن های باباش رو هم قبول نداره، میگه فقط دایی امید. بعد بابای کامیار، در حالی که داره دو عدد هندوانه دیگه رو زیر بغل دایی کامیار جاساز میکنه، میگه که؛ نه جدی، راز موفقیتتون در چیه استاد؟ به ما هم بگید که از محضرتون مستفیذ بشیم.  من در این شرایط و با این حجم از هندوانه ای که زیر بغلم قرار گرفته، دیگه نمیتونم تواضع و فروتنی پیشه کنم. بادی در غبغب می اندازم و با استعانت از آموخته های نصفه و نیمه ام از مدرسه متمم، رو به پدر کامیار میکنم و میگم؛ تو اگه میخوای اسب موفقی باشی، باید یه اسب بنفش باشی. سواری دادن معمولی کاریه که از عهده همه بر میاد. در این حالت تو یه ماهی متوسطی تو یه اقیانوس خونین قرمز رنگ، که باید با اسب جوان عمو رحمان یا اسب موزیکال آقای قادری رقابت کنی. در این رقابت نابرابر چیزی جز شکست در انتظار تو نیست. تو باید اقیانوس آبی خودت رو بسازی، باید یه تمایزی در سواری دادنت ایجاد کنی، باید اسب بنفشی بشی که با همه اسبای دنیا فرق داره. بعد در حالی که چند جرعه آب می نوشم تا نفسی تازه کنم، خودم رو کمی توی منبر جابجا میکنم، خوب که جاگیر شدم، افاضاتم خطاب به این جماعت دهان باز مانده و چشم از حدقه درامدهی متمم نخوانده ادامه میدم.

    ببینید دوستان عزیز، هم خانواده ای های گرامی، بنابر فرمایشات استاد دنیل پینک در کتاب ذهن کامل نو، ما از عصر ارتباطات عبور کردیم و وارد عصر مفاهیم شدیم. ما در هرکاری که انجام میدیم، زمانی میتونیم موفق باشیم که بتونیم معنا و مفهومی برای اون کار خلق کنیم. اون کار رو لذتبخش کنیم. ابزارهای مختلفی برای اینکار در اختیار داریم. یکی از اونا داستان پردازی هستش. در واقع راز موفقیت من در سواری دادن های خودم اینه که من برای کامیار داستان میسازم. کامیار زمانی که بر گرده من سواره، یه میمون دو سال و نیمهی سوار بر شونه های داییش نیست، جومونگیه که بدنبال هدف والاش میره، تا مردم مردم چوسان قدیم رو زیر یک پرچم گرد هم بیاره. اسکندریه که برای تسخیر همه جهان کمر همت بسته. کوروشیه که برای ساختن یک امدراتوری پا در رکاب گذاشته. این رمز موفقیت منه، به همین خاطره که کامیار به جز داییش حاضر نیست روی زین هیچ اسبی بشینه.

    کلهم اعضای فامیل، در حالی که فک پایینشون گلهای قالی رو نوازش میکنه، و چشمهاشون در تلاشی نافرجام ، برای بیرون اومدن از حدقه و سقوط در فنجانهای سرد شده چای، در کش و قوس اند، مات و مبهوت و متحیر به من خیره شدن. کامیار، در حالی که انگشت اشاره ش در سوراخ دماغش در پیچ و تابه، با لبخند موزیانه ای من رو نگاه میکنه.

    صبر کنید دوستان عزیز، دقیقن چه اتفاقی داره میافته؟ این منم که دارم به سواری گرفتن های کامیار معنا میدم؟ یا خواهرمه که داره به سواری دادن های من معنا میده؟

    من فکر میکنم که یکی از راهکارهای مفیدِ انتقال میمون های روی شونه مون به دیگران، اینه که حمل این میمونها رو برای اونها تبدیل به یه فعالیت معنادار و لذتبخش بکنیم. مدیری رو در نظر بگیرین که بعد از تفویض یک مسئولیت به یکی از کارمنداش، همه جا از مهارت و توانایی این کارمند در اجرای تمام و کمال مسئولیتش تعریف میکنه. هر بار کارمندش به تنهایی مسئولیتی رو انجام میده، با لبخند رضایتی اون رو نوازش میکنه. حتی اگر خودشم میدونه، باز از چند و چون اجرای کار و جزئیاتش از کارمندش سوال میدرسه، تا کارمندش احساس مفید بودن و مهم بودن بکنه و تشویق بشه که هر بار با یک نوآوری و انجام یک مسئولیت جدید، مدیرش رو شگفت زده کنه و سر ذوق بیاره.

    پاراگراف آغازین این هفته متمم، اینجاست که کاربردپیدا میکنه.

    از معجزه « معنا» غافل نشیم. معنا بخشیدن به یک کار، وقتی میتونه زندگی در زندان آشویتس رو برای زندانیهاش قابل تحمل کنه، قطعن میتونه حمل یه میمون روی شونه های یه کارمند رو قابل تحمل که هیچ، حتی لذتبخش بکنه.

     

     
    دوست گرامی مشاهده تمرینهای مربوط به این درس، صرفا برای کاربران متمم امکانپذیر میباشد.
    .