تعریف تفویض اختیار چیست؟

تفویض اختیار یا Delegation of Authority یکی از رایج‌ترین واژه‌ها در حوزه مدیریت است. لغت تفویض به معنای واگذاری است و زمانی که از تفویض اختیار صحبت می‌کنیم منظورمان این است که یک فرد، اختیار در یک اقدام یا یک تصمیم گیری را به فرد دیگری واگذار کند.

طبیعتاً در محیط سازمانی، تفویض اختیار به این معنا خواهد بود که یک مدیر بخشی از اختیارات خود را به فردی که در رده پایین‌تری نسبت به او قرار دارد واگذار نماید.

همچنین واضح است که تفویض اختیار یک تصمیم مطلق صفر یا یک نیست و همه مدیران، بسته به سبک مدیریتی خود آن را تا حدودی رعایت می‌کنند.

برای درک بهتر مفهوم تفویض اختیار، کافی است به رابطه یک مدیر و مسئول دفترش فکر کنید. ممکن است مدیری تمایل بسیار کمی به تفویض اختیار داشته باشد و مسئول دفتر تنها در حد انتخاب مدل دستمال کاغذی روی میز یا سفارش گذاری برای خرید ملزومات اداری اختیار داشته باشد.

از سوی دیگر ممکن است مدیر دیگری چنان علاقمند به تفویض اختیار باشد که ساعت و موضوع و محتوای جلسات و حتی بسیاری از تصمیم‌های عملیاتی درون سازمان، توسط مسئول دفتر او اتخاذ شود.

معمولاً مدیرانی که علاقه ای به تفویض اختیار ندارند، صرفاً انتظار دارند که اطرافیانشان مجری تصمیمهای آنها باشند و البته زیاد مشاهده می‌شود که هر پیشامد یا نتیجه نامطلوب را به اجرای ضعیف و نه به تصمیم گیری ضعیف مرتبط کنند.

تفویض اختیار به سه مرحله اصلی تقسیم می‌شود:

مرحله نخست مشخص نمودن دقیق فعالیتی است که باید توسط فرد یا دپارتمان دیگر انجام شود.

مرحله دوم اعطای اختیارات لازم به فرد یا دپارتمان مربوطه است. به شکلی که انجام وظایف و فعالیت‌های تفویض شده امکان پذیر شود.

مرحله سوم تفهیم این موضوع است که فرد یا دپارتمان مذکور می‌بایست در برابر نتیجه‌ای که حاصل می‌شود پاسخگو باشد.

معمولاً مشکلات در تفویض اختیار زمانی پیش می‌آید که این سه مرحله با هم همزمان نیستند. مثلاً یک مدیر از همکاران خود انتظار دارد که در مورد میزان فروش شرکت پاسخ‌گو باشند اما از سوی دیگر به آنها هیچ اختیاری در مورد تصمیم گیری و انتخاب شیوه‌های اجرایی فروش اعطا نمی‌کند.

یکی از مواردی که می‌توان کارکردهای مفید و دام‌های تفویض اختیار را به خوبی شناخت، طراحی سیستم فروش است.

در متمم سیستم‌های فروش خروجی محور به عنوان نمونه‌ای از سیستم‌هایی با تفویض اختیار بالا معرفی و تحلیل شده‌اند.

کافی است فرض کنید که یک مدیر علاقه‌ای به تفویض اختیار نداشته باشد و از سوی دیگر به مدیریت یک سیستم فروش خروجی محور منصوب شود. می‌توان به سادگی حدس زد که سیستم فروش شرکت دچار بحران‌های جدی خواهد شد.