تعریف شایستگی چیست؟ کاربرد مدل شایستگی در مدیریت منابع انسانی

برای چند لحظه به وظایف مدیر منابع انسانی فکر کنید: انتخاب فرد مناسب برای مجموعه، ارزیابی عملکرد همکاران، برنامه‌ریزی برای جانشینی افراد کلیدی فعلی، تصمیم‌گیری درباره‌ی نگهداری یا حذف و اخراج همکاران و …

برای این‌که مدیر یا واحد منابع انسانی بتواند وظایف بالا را به خوبی انجام دهد، باید به این سوال پاسخ دهد که «یک همکار ایده‌آل در یک شغل مشخص چه ویژگی‌هایی دارد؟»

اگر ما بدانیم ویژگی‌های حسابدار یا مدیر یا کارشناس فروش مطلوب ما چیست، استخدام و ارزیابی و تشویق و تنبیه و حذف و تعدیل برایمان ساده‌تر خواهد شد و احتمالاً تصمیم‌های بهتری خواهیم گرفت.

ویژگی‌های یک همکار ایده‌آل چیست؟

شرکت‌ها و سازمان‌ها برای اعلام ویژگی‌های همکاران مطلوب خود معیارهای مختلفی را به کار می‌برند. چند نمونه از رایج‌ترین معیارها را با هم ببینیم:

• جنسیت: با وجودی که سال‌هاست برای حذف تفکر کلیشه‌ای و استریوتایپ‌های جنسیتی تلاش می‌شود، هم‌چنان در کشور ما و کشورهایی مانند ما، جنسیت در بسیاری از آگهی‌های شغلی دیده می‌شود. مثلاً در آگهی‌ها می‌گویند «به یک خانم همکار …» یا «به یک آقای همکار …» نیازمندیم.
• رشته تحصیلی: یکی دیگر از ویژگی‌هایی است که بسیاری از سازمان‌ها و کسب‌و‌کارها به آن توجه می‌کنند. مثلاً برایشان مهم است که کارکنان بخشی فنی در رشته‌ی الکترونیک و یا کارشناسان واحد بازاریابی در رشته MBA تحصیل کرده باشند.
• سطح تحصیلات: این مولفه هم هنوز در ذهن بسیاری از مدیران، جایگاه ویژه‌ای دارد. مثلاً در آگهی استخدام تأکید می‌کنند که مدرک کارشناسی ارشد برایشان مهم است و یا این‌که در یک جایگاه شغلی مشابه، به کسی که سطح تحصیلی بالاتری دارد حقوق بیشتری پرداخت می‌کنند.
• ویژگی‌های شخصیتی: طی سال‌های اخیر بحث ویژگی‌های شخصیتی هم بسیار رواج پیدا کرده است. مثلاً‌ می‌بینیم یک مدیر اصرار دارد که دستیار او باید بر اساس تیپولوژی MBTI حتماً در گروه ESTJ قرار بگیرد و نیز می‌خوانیم و می‌شنویم که برخی شرکت‌ها برای استخدام همکاران تازه از آن‌ها تست شخصیت‌شناسی می‌گیرند.

آیا معیار قرار دادن چنین ویژگی‌هایی برای استخدام درست است؟ آیا پیش آمده که گاهی اوقات با دیدن برخی ویژگی‌ها در یک آگهی استخدام احساس کنید که نباید چنان معیارهایی در جذب و استخدام مد نظر قرار گیرد؟

بی‌تردید در این باره باید مورد به مورد قضاوت کرد. یعنی درباره‌ی هر شغل جداگانه بررسی کنیم و ببینیم کدام‌یک از این معیارها می‌تواند معنادار یا بی‌معنا باشد. مثلاً احتمالاً بسیاری از ما به سادگی می‌پذیریم که یک موسسه‌ی حقوقی برای انتخاب همکار جدید خود، مدرک تحصیلی دانشگاهی در رشته‌ی حقوق بخواهد. اما این‌که شرکتی هنگام استخدام یک برنامه‌نویس اصرار بر مدرک کارشناسی IT داشته باشد کمی ناپخته به نظر می‌رسد.

موضوع این درس ما مفهوم شایستگی / Competency است و می‌خواهیم ببینیم امروز مدیریت منابع انسانی چگونه به تطبیق شغل و شاغل نگاه می‌کند. بعد از آشنایی با مفهوم شایستگی و مدلهای شایستگی، شما می‌توانید به سوال‌های زیر راحت‌تر پاسخ دهید:

• آیا این شرکت / سازمان / تیم، معیارهای مناسبی برای جذب و استخدام افراد جدید در اختیار دارد؟
• مصاحبه های شغلی در مجموعه‌ی ما (یا هر سازمان و مجموعه‌ی دیگر) چقدر دقیق و اثربخش هستند؟
• چگونه می‌توانیم وضعیت یک سازمان را از نظر منابع انسانی ارزیابی کنیم و نقاط قوت و ضعف آن را بسنجیم؟
• با چه روشی می‌‌توانیم برنامه‌های اثربخش‌تری برای آموزش و توسعه منابع انسانی خود تدوین کنیم؟
• چگونه مطمئن شویم که تمدید نکردن قرارداد یا اخراج یکی از همکاران‌مان کار درستی است؟

همان‌طور که می‌بینید، «شایستگی» صرفاً یک واژه‌ی جدید نیست. بلکه آن را می‌توان یک شِبه پارادایم دانست (پارادایم چیست؟). در حدی که پذیرفتن و به‌کارگیری آن، همه‌ی جنبه‌های نگاه و نگرش ما به مدیریت منابع انسانی را تغییر می‌دهد.

تاریخچه بحث شایستگی | چگونه یک جنبش شکل گرفت؟

دیوید مک‌کللند در سال ۱۹۷۳ مقاله‌ای نوشت که عنوان جالبی داشت:

Testing for Competence Rather Than for Intelligence

او در مقاله‌اش رواج گسترده‌ی آزمون‌های هوش (IQ) را در آمریکا نقد کرد و گفت هوش نمی‌تواند شاخص پیش‌بینی‌کننده مناسبی برای عملکرد شغلی باشد. مک‌کللند تأکید کرد که اگر مدیران می‌خواهند همکاران و پرسنل توانمندتری داشته و شاهد عملکرد شغلی بالاتری را شاهد باشند، بهتر است به شایستگی‌ها توجه کنند.

حتماً به این نکته توجه دارید که «هوش» و «عملکرد تحصیلی» همبستگی نسبتاً بالایی هم دارند. بنابراین  عملاً حرف مک‌کللند این بود که اگر دنبال موفقیت در کسب و کار خود هستید، بهتر است به جای دانشجویان و دانش‌آموزانِ برترِ مراکز آموزشی مطرح، به دنبال کسانی باشید که شایستگی بیشتر دارند.  و در ادامه توضیح می‌دهد که شایستگی، یعنی ویژگی‌هایی که در زندگی به خروجی واقعی منتهی می‌شود.

او برای شایستگی مثال‌های جالبی هم مطرح می‌کند.

مثلاً می‌گوید برای یک نجار، به عنوان یک شایستگی فنی مهم است بدانیم آیا می‌تواند زاویه‌ها را به خوبی اندازه‌گیری کند و اندازه‌ی پیچ‌ها و میخ‌ها و سایر ادوات را به درستی تشخیص دهد یا نه.

او هم‌چنین به چند نمونه شایستگی عمومی هم اشاره می‌‌کند. مثلاً تأکید می‌کند که مهارت ارتباطی، توانایی در ارتباط غیرکلامی و صبور بودن (به تأخیر انداختن پاسخ به یک رویداد یا رفتار) می‌توانند معیار مناسب‌تری برای سنجش شایستگی‌های یک همکار باشند.

هدف‌گذاری معقول هم از جمله شایستگی‌هایی است که مک‌کللند به آن‌ها اشاره کرده است. او می‌گوید: بسیاری از انسان‌ها وقتی می‌خواهند برای یک کار یا فعالیت مشخص هدف‌گذاری کنند، یا هدف را بسیار دستِ بالا تعیین می‌کنند و یا بسیار کوچک و در دسترس. افراد اندکی هستند که می‌توانند یک هدف معقول و متوسط (نه دست بالا و نه دست پایین) تعریف کنند. همین شایستگی ظاهراً ساده، می‌‌تواند در نقش بسیار مهمی در عملکرد شغلی داشته باشد؛ بسیار مهم‌تر از مولفه‌ها و عوامل دیگری که ما عادت کرده‌ایم آن‌ها را بسنجیم و اندازه‌گیری کنیم.

حرف مک‌کللند را می‌توان به این شکل خلاصه کرد:

مقاله مک‌کللند آن‌قدر تأثیرگذار بود که افراد بسیاری پس از او به شرح و بسط این موضوع پرداختند و امروزه مک کللند را «پدر جنبش شایستگی» (Competency Movement) می‌نامند.

اما نباید فکر کنید همه چیز در همین ادعا که «شایستگی مهم‌تر از هوش است» خلاصه می‌شود. با پذیرش این حرف، بلافاصله سوال‌های دیگری مطرح می‌شود که باید به آ‌ن‌ها پاسخ داده شود. از جمله این‌که:

• تعریف شایستگی چیست؟
• درباره‌ی انواع شایستگی چه می‌دانیم؟ آیا همین تقسیم‌بندی به شایستگی عمومی و شایستگی فنی کافی است؟
• از کجا بدانیم برای هر شغل کدام شایستگی های شغلی مهم است؟
• چگونه برای شرکت یا سازمان خود یک مدل شایستگی تعریف کنیم؟
• شایستگی‌ها را چگونه اندازه گیری کنیم؟ احراز شایستگی چگونه انجام می‌شود؟
• آیا باید آزمون شایستگی شغلی برگزار کرد؟ آیا چیزی به نام سوالات شایستگی شغلی وجود دارد که بشود در یک مصاحبه شغلی آن‌ها را پرسید و درباره‌ی شایسته بودن فرد قضاوت کرد؟
• آیا این روش برای همه‌ی شرکت‌ها و سازمان‌ها، مستقل از ابعاد و اندازه‌شان به کار می‌آید؟ مثلاً آیا در یک شرکت پنج نفری هم می‌توان در استخدام و ارزیابی به سراغ مدلهای شایستگی رفت؟‌یا این بحث‌ها برای شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ با بروکراسی قدرتمند و نظام اداریِ گسترده به کار می‌آید؟

این‌ها سوالاتی است که به تدریج پاسخ آن‌ها را خواهیم آموخت.

تعریف شایستگی چیست؟

تعریف شایستگی در کتاب‌ها و مقالات مختلف متفاوت است و همه‌ی نویسندگان و دانشمندان رفتار سازمانی و منابع انسانی روی آن اتفاق‌نظر ندارند.

از میان همه‌ی تعریف‌هایی که ارائه شده، تعریف زیر را منابع بیشتری پسندیده و به کار برده‌اند (+):

مزیت استفاده از مدل شایستگی

استفاده از مدل شایستگی مزیت‌های بسیاری دارد. نخستین مزیت آن، فاصله گرفتن از چارچوب‌های محدود و بسته است.

شاید دیده باشید کسانی که همه‌ی انسان‌ها را در قالب تیپ‌شناسی MBTI خلاصه می‌کنند. به محض این‌که از آن‌ها می‌پرسید «چه کسی برای فلان موقعیت سازمانی مناسب است؟» یک تیپ شخصیتی را به شما اعلام می‌‌کنند (مثلاً: دنبال یک ENFP بگرد!).

این نوع چارچوب‌های تنگ، ذهن مدیران منابع انسانی را می‌بندد. حداکثر اتفاقی که در چنین مواردی می‌افتد این است که یک نفر ممک است بگوید: همه چیز را در MBTI خلاصه نکنید. بهتر است از Big-5 (مدل پنج عاملی شخصیت) هم استفاده شود.

اما وقتی از مدل شایستگی حرف می‌زنیم، دو اتفاق مهم می‌افتد:

• هر نوع مشخصه و ویژگی را می‌توان مطرح کرد و قرار نیست صرفاً به چند صفت شخصیتی (یا هر معیار محدود دیگری) مقید شویم.
• در مورد هر مشخصه‌ای که مطرح می‌شود، باید به شکل صریح و شفاف و مستدل بیان شود که این مشخصه چگونه بر روی عملکرد و خروجی فرد تأثیر می‌گذارد و به چه شیوه‌ای به تحقق اهداف شرکت یا سازمان کمک می‌کند.

مزیت دیگر مدل‌های شایستگی این است که یک زبان مشترک در سازمان شکل می‌گیرد.

حالا دیگر در جلسه‌ی مصاحبه شغلی نمی‌شنویم که کسی بگوید: «فلانی به دلم ننشست» یا «آن حرکت / رفتار برایم دل‌نشین بود. پیشنهاد می‌کنم استخدامش کنیم.» وقتی مدل شایستگی وجود دارد و تعریف شده است، هر نوع موافقت، مخالفت و ارزیابی باید بر اساس این مدل باشد.

اگر کسی را پسندیده‌ایم، باید بگوییم که کدام شایستگی‌ها را داشته و اگر کسی را نمی‌پسندیم یا می‌خواهیم از سازمان و تیم خود کنار بگذاریم، باید به شکل صریح و دقیق و شفاف بگوییم که در کدام شایستگی‌ها ضعیف است.

این شیوه‌ی ارزیابی منابع انسانی باعث می‌شود واژه‌ها و توصیف‌های عینی جای اصلاحات مبهم و ذهنی را بگیرند (تفاوت کلمات عینی و ذهنی چیست؟).

کاربرد مدل‌های شایستگی به استخدام و اخراج محدود نیست و این مدل‌ها می‌توانند ابزار قدرتمندی برای برنامه‌ریزی آموزش و توسعه کارکنان هم باشند.

در مقاطع زمانی مشخص می‌توان وضعیت هر یک از اعضای سازمان را بر اساس شایستگی‌های مورد نیاز شغل او سنجید و بر همین اساس برای دوره‌های آموزشی و توسعه فردی او برنامه‌ریزی کرد.

پیچیدگی‌های بحث شایستگی سازمانی

تا این‌جا ما فقط درباره‌ی مفهوم شایستگی و تعریف شایستگی صحبت کردیم. اما به کارگیری واقعی مدل‌های شایستگی چندان هم ساده نیست.

ما هنوز نگفته‌ایم که چگونه باید تشخیص دهیم که چه شایستگی‌هایی برای هر موقعیت شغلی لازم است.

درباره‌ی انواع شایستگی‌ها و همین‌طور اندازه‌گیری و سنجش شایستگی‌ها هم صحبت نکرده‌ایم. در درس‌های آتی به این موضوع می‌پردازیم که چگونه باید یک مدل شایستگی برای کسب و کار و سازمان خود تعریف کنیم و چه منابعی برای این کار وجود دارد.

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت منابع انسانی به شما پیشنهاد می‌کند: