یک تکنیک مفید در برنامه ریزی برای آینده

پیش از این، هنگام صحبت درباره‌ی مدیریت زمان به این نکته اشاره کردیم که مشکلات ما در برنامه ریزی و هدف گذاری و مدیریت بهینه‌ی زمان، می‌توانند ریشه‌های متنوعی داشته باشند.

بنابراین، هیچ‌وقت نمی‌توان گفت یک راهکار یا تکنیک برنامه ریزی و مدیریت زمان، می‌تواند برای همه مفید باشد.

تکنیکی که در این درس می‌خواهیم مطرح کنیم، برای کسانی مفید است که:

• برنامه‌ی خود را بیشتر از ظرفیت‌شان پُر می‌کنند
• کارهایی که برای دیگران انجام می‌دهند و قرارهایی که با دوست و آشنا و همکار دارند، بخش قابل توجهی از زمان‌شان را به خود اختصاص می‌دهد

اگر شما هم از جمله‌ی کسانی هستید که در ابتدای روز یا هفته، می‌بینید که حجم کارهای آن هفته‌ی شما، بیشتر از ظرفیت‌تان است؛ این تکنیک ممکن است برایتان مفید باشد.

فرض می‌کنیم نه گفتن را بلدید

بخشی از مشکلات ما در برنامه ریزی و مدیریت زمان، ناشی از این است که در مهارت نه گفتن ضعیف هستیم. به این معنا که در عین تراکم و فشار کارها، باز هم نمی‌توانیم به درخواست‌ها و انتظارات دیگران، نه بگوییم و به همین علت، اغلب می‌بینیم که فرصت و ظرفیت‌مان، برای انجام آن‌چه به دیگران متعهد شده‌ایم کافی نیست.

با توجه به این‌که درباره‌ی نه گفتن، به صورت جداگانه صحبت کرده‌ایم، در این‌جا فرض می‌کنیم با مهارت نه گفتن آشنا هستید و مشکل را باید در جای دیگری جستجو کرد.

[ درس مرتبط: مهارت نه گفتن ]

ارزیابی نادرست در برنامه ریزی برای آینده

آیا تا به حال به این نکته دقت کرده‌اید که مهارت برنامه ریزی برای امروز و فردا (آینده‌ی نزدیک) با برنامه ریزی برای هفته‌ها و ماه‌های آتی (آینده‌ی دورتر) تفاوت دارد؟

وقتی می‌خواهیم برای امروز و فردا (و روزهای نزدیک) برنامه ریزی کنیم، معمولاً می‌توانیم برنامه‌ی زمانی خود را چک کنیم و بر اساس فرصت‌های آزادمان، درباره‌ی انجام دادن یا ندادن یک کار (متعهد شدن یا نشدن نسبت به انجام یک کار یا برگزاری یک دیدار) تصمیم بگیریم.

اما  وقتی مسئله به هفته‌ها و ماه‌های بعد مربوط می‌شود، معمولاً حس می‌کنیم که به هر حال، زمان بسیاری وجود دارد و حتماً می‌توان در این میان، فرصتی خالی هم پیدا کرد.  در واقع، دور بودنِ زمان، باعث می‌شود که کارها و فعالیت‌ها و فشارهای آن دوره را نبینیم و به همین علت، با متعهد شدن و برنامه ریزی، خود را در آینده تحت فشار قرار دهیم.

سه سناریوی پیشنهادی دن اریلی هنگام برنامه ریزی برای آینده دور

دن اریلی پیشنهاد می‌کند که وقتی می‌خواهیم برای آینده دوردست برنامه ریزی کنیم و متعهد شویم، سه سناریو را تصور کنیم و بکوشیم با استفاده از آن‌ها، تصمیم بهتری بگیریم و برنامه ریزی بهتری انجام دهیم (در کتاب Irrationally Yours):

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت زمان به شما پیشنهاد می‌کند: