مراحل نوشتن فهرست انجام کارهای روزانه | برنامه ریزی به روش GTD

نوشتن فهرست کارهای روزانه، عجیب و پیچیده به نظر نمی‌رسد.

یک کاغذ برمی‌داریم و همه‌ی کارهایی را که باید انجام شوند، می‌نویسیم و پس از انجام هر کار، آن را در فهرست خود خط می‌زنیم.

نرم‌افزارها و اپلیکیشن‌هایی فراوانی هم برای مدیریت لیست کارهای روزانه ارائه شده‌ که بعضی از آن‌ها را در متمم هم معرفی کرده‌ایم (مثلاً تودوییست و واندرلیست و در شکل کامل‌تر، وان نوت و اورنوت).

پس چرا باید در یک درس جداگانه به روش نوشتن فهرست کارهای روزانه بپردازیم؟

مسئله این‌جاست که  نوشتن فهرست کارها یا to-do list بر خلاف ظاهر ساده‌اش، اصول و تکنیک‌های خاص خود را دارد  و اگر به این اصول توجه نکنیم، خروجی کار برایمان چندان مطلوب نخواهد بود.

به همین علت است که بسیاری از ما، بارها در زندگی با خود قرار گذاشته‌ایم که منظم باشیم و فهرست کارها را ثبت کنیم و بر اساس این فهرست، به شکلی دقیق و سامان‌یافته، فعالیت‌هایمان را انجام دهیم، اما پس از چند روز یا چند هفته، همه چیز را رها کرده‌ایم و دوباره به حالت عادی بازگشته‌ایم.

خود شما چند مرتبه نرم افزارهای نظم شخصی و تنظیم چک لیست و ثبت فهرست کارها را روی گوشی خود نصب کرده‌اید و پس از مدتی آن‌ها را کنار گذاشته‌اید؟

روش GTD برای نوشتن لیست کارها و پیگیری آن‌ها

شخصی به نام دیوید آلن (David Allen) در سال ۲۰۰۱ کتابی با عنوان Getting Things Done نوشت و در آن، مراحل پیشنهادی خود برای تهیه فهرست انجام کارها را بیان کرد.

این کتاب به‌سرعت به کتابی پرفروش تبدیل شد و در میان کتاب‌هایی که به افزایش کارایی و بهره وری می‌پرداختند، جایگاه ویژه‌ای پیدا کرد. روش مطرح شده در این کتاب، با الهام از نام کتاب، GTD نامیده می‌شود و با جستجوی کوتاهی در وب، می‌توانید ببینید که میلیون‌ها صفحه مطلب درباره‌ی آن منتشر شده است.

لازم به تأکید است که کتاب GTD با عنوان به سرانجام رساندن کارها به فارسی هم ترجمه و به بازار عرضه شده است.

ما در این درس سعی داریم چند نکته‌ی کلیدی روش GTD را مرور کنیم. این نکات بسیار ساده و ابتدایی به‌نظر می‌رسند؛ اما توجه به آن‌ها می‌تواند اثربخشی لیست‌نویسی را افزایش دهد و شما را قانع کند که «نوشتن فهرست انجام کارها» را به یک جزء دائمی از برنامه مدیریت زمان خود تبدیل کنید.

نکته‌ی اول | ذهن خود را خالی کنید

اولین نکته‌ای که در GTD بر آن تأکید می‌شود این است که ذهن ما، قرار نیست انبار نگهداری وظایف و فعالیت‌ها و مسئولیت‌ها باشد. بخش مهمی از ذهن ما همیشه درگیر کارهای انجام نداده است.

ساده‌ترین کار مثل پرداخت کردن قبض تلفن یا پاسخ دادن به ایمیل یک دوست، بارها و بارها در ذهن ما مرور می‌شوند و بخشی از ظرفیت ذهنی مارا به خود اختصاص می‌دهند.

همین الان که در حال خواندن این درس هستید، لحظه‌ای متوقف شوید و فکر کنید. آیا تمام ذهن شما این‌جاست؟ یا این‌که تعداد زیادی فعالیت‌ها و خرده‌کارهای نکرده در ذهن‌تان رژه می‌روند و مدام، حواس‌تان را پرت می‌کنند؟

اگر یک ظرف مطمئن داشته باشید که ذهن خود را در آن خالی کنید اوضاع بسیار بهتر می‌شود.

این ظرف ممکن است، یک دفترچه‌ی یادداشت باشد؛ یا یک اپلیکیشن که روی موبایل خود نصب کرده‌اید؛ یا وایت‌بوردی که به دیوار خانه یا شرکت آویخته‌اید.

مهم این است که مطمئن باشید اگر چیزی را آن‌جا نوشتید و ثبت کردید، دیگر لازم نیست آن را به خاطر داشته باشید.

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت زمان به شما پیشنهاد می‌کند: