تعریف تفویض اختیار چیست؟

تفویض اختیار یا Delegation of Authority یکی از رایج‌ترین واژه‌ها در حوزه مدیریت است. لغت تفویض به معنای واگذاری است و زمانی که از تفویض اختیار صحبت می‌کنیم منظورمان این است که یک فرد، اختیار در یک اقدام یا یک تصمیم گیری را به فرد دیگری واگذار کند.

طبیعتاً در محیط سازمانی، تفویض اختیار به این معنا خواهد بود که یک مدیر بخشی از اختیارات خود را به فردی که در رده پایین‌تری نسبت به او قرار دارد واگذار نماید.

واضح است که مدیرانی که اساساً اهل تفویض اختیار نباشند و نیز مدیرانی که همه‌ی فعالیت‌ها و مسئولیت‌ها را تفویض کنند، نادر هستند. اتفاقی که در عمل می‌افتد این است که مدیران در جایی از یک طیف قرار می‌گیرند. طیفی که یک انتهای آن تفویض اختیار مطلق و سمت دیگر آن، تمرکز مطلق اختیارات و اجتناب از واگذاری است.

معمولاً مدیرانی که علاقه‌ای به تفویض اختیار ندارند، صرفاً انتظار دارند که اطرافیانشان مجری تصمیمهای آنها باشند و البته زیاد مشاهده می‌شود که هر پیشامد یا نتیجه نامطلوب را به اجرای ضعیف و نه به تصمیم گیری ضعیف مرتبط کنند.

رابطه تفویض اختیار و مدیریت زمان

بیشتر تکنیک‌‌های مدیریت زمان به نوعی به بحث واگذاری (Delegation) و تفویض اختیار اشاره می‌کنند و به آن توجه دارند. به عبارت دیگر، همه پذیرفته‌اند که بخشی از مشکل کمبود زمان را باید به «ضعف در تفویض اختیار» ربط داد و ریشه‌اش را در آن‌جا جست.

در ماتریس آیزنهاور گفته می‌شود که کارهای غیرمهم اما فوری خود را در صورت امکان به دیگران واگذار کنید. در تکنیک GTD تأکید می‌شود که کاری را به فهرست کارهای روزانه‌ی خود بیفزایید که امکان تفویض آن وجود ندارد.

نویسندگان حوزه‌ی بهره‌وری فردی هم غالباً بخشی از کتاب خود را به واگذاری و تفویض اختیار اختصاص داده‌اند (مثلاً مایکل هایت در کتاب مجالی برای تمرکز).

البته این را هم باید بگوییم که تفویض اختیار بیشتر در فضای کار تیمی و سازمانی معنا پیدا می‌کند و در حوزه‌ی عملکرد فردی، کمتر می‌توان از آن بهره برد.

سه گام اصلی در فرایند تفویض اختیار

معمولاً گفته می‌شود که در تفویض اختیار، سه گام اصلی وجود دارد (+).

گام نخست این است که به طرف مقابل بگوییم دقیقاً چه فعالیت‌هایی به او واگذار شده و باید چه کارهایی را انجام دهد. مثلاً مدیر فروش به کارشناس فروش خود می‌گوید که وظیفه‌ی راه‌اندازی یک غرفه‌ی فروش در یک نمایشگاه بر عهده‌ی او گذاشته شده است و باید این کار را از صفر تا صد انجام دهد.

دومین گام این است که اختیارات لازم به فرد داده شود و دست او برای انجام فعالیت‌ها باز گذاشته شود. اگر قرار است پروژه‌ی راه‌اندازی یک غرفه‌ی فروش بر عهده‌ی کارشناس فروش گذاشته شود، باید اختیار طراحی غرفه، خرید تجهیزات، پرداخت هزینه‌ی کارگرها و انتخاب و استقرار فروشندگان در غرفه به او واگذار شود.

گام سوم تعیین معیارهای سنجش عملکرد و پاسخ‌گویی است. این‌که فرد دقیقاً بداند نسبت به چه چیزی پاسخ‌گو است و عملکردش بر اساس چه معیارها و شاخص‌هایی سنجیده می‌شود و چه خروجی‌ای از کار او انتظار می‌رود.

معمولاً مشکلات در تفویض اختیار زمانی به وجود می‌آیند که یک یا دو مورد از این گام‌ها انجام نمی‌شوند.

مثلاً فعالیت‌ها واگذار می‌شود و اختیارات هم اعطا می‌شود، اما گفته نمی‌شود که خروجی کار او دقیقاً بر اساس چه معیارهایی سنجیده خواهد شد. یا این‌که فعالیت‌ها واگذار می‌شود اما اختیارات لازم واگذار نمی‌شود. به عنوان مثال، یک مدیر از همکاران خود انتظار دارد که در مورد میزان فروش شرکت پاسخ‌گو باشند اما از سوی دیگر به آنها هیچ اختیاری در مورد تصمیم گیری و انتخاب شیوه‌های اجرایی فروش اعطا نمی‌کند.

آشنایی با سطوح مختلف تفویض و واگذاری

یکی از ساده‌ترین انواع تفویض، واگذاری اجرای فعالیت‌های عملیاتی ساده است. مثلاً این‌که تایپ یک نامه، تحویل یک بسته و یا خرید امکانات پذیرایی برای یک جلسه به یکی از همکاران واگذار شود.

بیشتر مدیران، برای این سطح از تفویض مشکل چندانی ندارند و به سادگی حاضر می‌شوند چنین کارهایی را تفویض کنند.

اما وقتی یک گام فراتر می‌گذاریم، تفویض دشوار می‌شود. مثلاً واگذاری عملیات گردآوری اطلاعات و تجزیه و تحلیل آن‌ها برای گروهی از مدیران دشوار است. این دسته از مدیران احساس می‌کنند که هیچ‌کس در سازمان به خوبی خود آن‌ها نمی‌تواند اطلاعات را گردآوری و تحلیل کند. جالب این‌جاست که این فرض، به تدریج خود را تأیید می‌کند و به یک فرض خودتأیید تبدیل می‌شود. یعنی وقتی این نوع فعالیت را به همکاران خود واگذار نکنید، آن‌ها هم در گردآوری و تجزیه و تحلیل ضعیف می‌مانند و بعد از مدتی، می‌توانید به سادگی ادعا کنید که: «من حق دارم که چنین کارهایی را به آن‌ها واگذار نکنم. آن‌ها از توانایی و شایستگی کافی برخوردار نیستند.»

اما در واگذاری و تفویض اختیار می‌توان یک گام جلوتر هم رفت و تصمیم گیری را واگذار کرد. یعنی از کسی که زیردست ما کار می‌کند بخواهیم اطلاعات لازم را گردآوری کرده و تجزیه و تحلیل کند و در نهایت، گزینه‌ی مطلوب را هم به صلاح‌دید خود و بر اساس تشخیص فردی‌اش انتخاب نماید.

لایه‌ی بالاتر در تفویض، این است که یک پروژه را واگذار کنیم. یعنی پروژه و اهداف و قلمرو آن را تعریف کرده و بگوییم که شاخص‌های موفقیت پروژه چیست و این پروژه باید از چه زمانی آغاز شده و در چه زمانی به پایان برسد. اما همه‌ی جزئیات تحلیلی، اجرایی و عملیاتی را به همکار خود واگذار کنیم و وارد جزئیات نشویم.

هنوز می‌توان یک لایه‌ی بالاتر را هم تصور کرد و آن تفویض دپارتمانی است. به این معنا که مدیر یک سازمان، اداره‌ی یک دپارتمان را به مدیر زیردست خود واگذار می‌کند و اجازه می‌دهد که همه‌ی جزئیات با صلاح‌دید و نظر و تصمیم او اجرا شوند.

البته در ظاهر، بسیاری از چارت‌های سازمانی منعکس‌کننده‌ی تفویض دپارتمانی هستند. مثلاً به نظر می‌رسد که یک مدیرعامل در بالای چارت نشسته و وظایف مالی را به مدیر مالی، وظایف کارخانه را به مدیر کارخانه، وظایف بازاریابی را به مدیر بازاریابی و … تفویض کرده است.

اما می‌دانیم که در دنیای واقعی، بسیاری از مدیران، اهل واگذار کردن و تفویض نیستند و حتی به رغم وجود چنین چارت‌هایی در عمل وارد جزئیات می‌شوند و به مدیریت ذره‌بینی رو می‌آورند.

مزایای تفویض اختیار و واگذاری فعالیت‌ها به دیگران

در نگاه اول، آن‌چه به عنوان مهم‌ترین مزیت تفویض اختیار به چشم می‌آید، افزایش بهره‌وری و مدیریت بهتر زمان است. مدیری که فرصت برای انجام یک کار ندارد، آن را به فرد دیگری که وقت آزاد دارد محول می‌کند و این واگذاری فعالیت باعث می‌شود که خروجی مجموعه افزایش پیدا کند.

اما مزایای تفویض اختیار فراتر از این است.

یکی از مهم‌ترین مزیت‌های تفویض اختیار می‌توان افزایش انگیزه‌ی کارکنان یک سازمان باشد. کسانی که کاری به آن‌ها محول می‌شود احساس می‌کنند که توانمندی‌هایشان دیده شده و شایستگی‌هایشان پذیرفته شده است. همان کاری که یک مدیر با بی‌حوصلگی انجام می‌دهد، احتمالاً توسط یک کارمند با شوق تمام انجام خواهد شد و همین انگیزه و شوق می‌تواند روی کیفیت کار هم تأثیر بگذارد.

اما مزیت مهم دیگری هم در تفویض اختیار وجود دارد و آن، پرورش استعدادها و توانمندی‌های کارکنان است. وقتی یک مدیر فعالیت‌های خود را به همکارانش تفویض می‌کند، مهارت‌ها و توانمندی‌های آن‌ها رشد می‌کند و به تدریج برای تصدی موقعیت‌های بالاتر آماده می‌شوند. اگر در یک سازمان یک مدیر حذف یا برکنار شد و هیچ‌یک از زیردستان در حد و اندازه‌ای نبودند که جایگاه او را – ولو به صورت موقت – پر کنند، می‌توان نتیجه گرفت که احتمالاً آن مدیر در زمان تصدی مسئولیت خود، علاقه‌ی چندانی به تفویض اختیار نشان نمی‌داده است.

اشاره به مفهوم تفویض اختیار در درس‌های متمم

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت زمان به شما پیشنهاد می‌کند: