ارتباط دیجیتال | چند اصل برای بهبود کیفیت ارتباط ناهمزمان

بررسی پیام در زمان مناسب

فرض کنید دوست یا همکارتان یک ایمیل، پیام صوتی یا پیام متنی را برایتان ارسال کرده است. شما الان مشغول کار هستید و یا روی حل یک مشکل متمرکز شده‌اید. برخلاف دیدار حضوری یا تماس تلفنی که تمرکز و برنامه‌ی شما را به هم می‌ریزد، در این‌جا می‌توانید کارتان را انجام دهید و هر زمانی که فرصت و تمرکز کافی داشتید، پیام‌های دوست و همکارتان را بخوانید یا بشنوید و ببینید.

پس مزیت ارتباط ناهمزمان برای دوست‌تان این است که پیامش در زمان مناسب‌تر بررسی می‌شود و او می‌تواند امیدوار باشد با دقت و تمرکز بیشتری پیام او را ببینید.

طبیعتاً برای شما هم به عنوان گیرنده‌ی پیام این مزیت وجود دارد که تمرکزتان حفظ می‌شود و حواس‌تان کمتر پرت خواهد شد. برای کسانی که دغدغه‌ی مدیریت توجه دارند و می‌خواهند از شرّ حواس‌پرتی‌ خلاص شوند، ارتباط ناهمزمان ابزاری بسیار ارزشمند محسوب می‌شود.

ثبت تاریخچه‌ی گفتگوها

آرشیو شدن گفتگوها را نمی‌توان مزیت انحصاری ارتباط ناهمزمان دانست. از نظر فنی می‌شود تماس ویدئویی و تلفنی یا جلسه‌ی حضوری را هم ضبط کرده و محتوای آن‌ها را برای مراجعه‌ی بعدی نگهداری کرد.

اما می‌دانیم که این اتفاق کمتر می‌افتد. ضمن این‌که افراد بسیاری با ثبت و ضبط مکالمه‌های صوتی و تصویری خود موافق نیستند و احساس راحتی نمی‌کنند.

در حالی که تقریباً در همه‌ی ارتباطات ناهمزمان، گفتگوها ثبت و ذخیره می‌شوند و می‌توانیم بعداً به آن‌ها مراجعه کنیم.

حتماً بارها برایتان پیش آمده که برای رفع یک ابهام یا بررسی دقیق‌تر ریشه‌های یک اختلاف‌نظر،‌ ایمیل‌های قدیمی را بررسی کرده یا تاریخچه‌ی گفتگوهای واتس‌اپ و تلگرام را جستجو کرده‌اید.

این امکان نه‌تنها در شرایط عادی می‌تواند ابزار مناسبی برای یادآوری و مرور فعالیت‌ها و وظایف باشد، بلکه در شرایط بروز اختلاف‌نظر می‌تواند به مدیریت تعارض کمک کند.

فرصتی برای مشارکت بیشتر

ارتباط ناهمزمان فقط به گفتگوی دوجانبه محدود نیست و گفتگوهای چندجانبه را هم شامل می‌شود. این روزها همه‌ی ما در گروه‌های متعدد واتس‌اپی و تلگرامی عضو هستیم. گروه‌هایی که برخی از آن‌ها برای اهداف شخصی (مثلاً حفظ دوستی‌ها) و برخی دیگر برای اهداف کاری (هماهنگی میان همکاران شرکت) تشکیل شده‌اند.

همه‌ی ما سبک ارتباطی یکسانی نداریم. بعضی از ما حاضر‌جواب‌تریم یا مثلاً‌ ممکن است با دقت کمتری حرف بزنیم. در مقابل برخی دیگر، کُندتر هستند یا ترجیح می‌دهند با بررسی دقیق‌تر و استناد بیشتر صحبت کنند. همچنین برخی درونگرا هستیم و برخی برونگرا.

همین تفاوت‌ها باعث می‌شود که در گفتگوهای همزمان،‌ از جلسه‌های حضوری تا کنفرانس‌های ویدئویی و تلفنی، همه به یک اندازه مشارکت نکنند. اما در گفتگوی ناهمزمان،‌ فرصت بیشتری برای مشارکت وجود دارد و افرادی که کُندتر یا حساس‌تر یا درونگراتر هستند، مانع کمتری برای مشارکت حس خواهند کرد.

البته این به آن معنا نیست که در گفتگوهای گروهی ناهمزمان، افراد منفعل وجود ندارند. بلکه صرفاً می‌توان گفت موانع مشارکت کمتر است و بستر مناسب‌تری برای ورود به گفتگو وجود دارد.

به همین علت معمولاً می‌گویند گفتگوهای گروهی ناهمزمان، از نظر Inclusivity بهتر هستند و فضا را برای جذب افراد بیشتری به گفتگو فراهم می‌کنند.