Menu


ارتباط دیجیتال | چند اصل برای بهبود کیفیت ارتباط ناهمزمان


اهداف و انتظارات آموزشی متمم در این درس
کد درس: ۲۲۰۲۹۵

آیا برای شما هم پیش آمده که برای ارسال یک پیام یا جستجوی آرشیو مکالمه‌هایتان داخل اپلیکیشن واتس‌اپ باشید و یک نفر به محض این‌که متوجه می‌شود آنلاین هستید،‌ شما را با پیام‌های خود بمباران کند؟

آیا پیش آمده که کسی بدون هماهنگی یا توافق قبلی برایتان ایمیل بزند و فردای آن روز گله کند که چرا ایمیلش رو زود ندیده‌اید و پاسخ نداده‌اید؟

آیا مواردی بوده که یک کار از طریق چت کردن در واتس‌اپ یا تلگرام قابل انجام باشد، اما طرف مقابل‌تان اصرار کند که با اسکایپ یا گوگل میت تماس تصویری داشته باشید؟

بخشی از این مشکلات ناشی از ناآشنایی ما با اتیکت است و بخشی دیگر به درک نادرست‌مان از شیوه‌ی به‌کارگیری ارتباط ناهمزمان باز می‌گردد. این‌ها موضوعاتی هستند که در این درس به آن می‌پردازیم.

ارتباط دیجیتال

متخصصان ارتباطات و مهارتهای ارتباطی ارتباط را به دو دسته تقسیم می‌کنند: ارتباط همزمان (Synchronous Communication) و ارتباط ناهمزمان (Asynchronous Communication).

در ارتباط همزمان بین گفتگوی ما و طرف مقابل فاصله‌ی‌ زمانی چندانی نیست و یک مکالمه‌ی پیوسته‌ شکل می‌گیرد. دیدار چهره به چهره، تماس تلفنی و ارتباط ویدئویی  از جمله روش‌های برقراری ارتباط همزمان هستند.

اما در مکالمه و گفتگوی ناهمزمان، گوینده حرف خود را می‌زند اما در همان لحظه پیامش به مخاطب نمی‌رسد و طبیعتاً وقتی مخاطب هم پاسخ می‌دهد معمولاً پاسخ با تأخیر به او می‌رسد.  وجود فاصله‌ی زمانی بین پیام و پاسخ،‌ مهم‌ترین ویژگی ارتباط ناهمزمان است. 

ارتباط دیجیتال

ارتباط ناهمزمان از دوران کهن و سال‌های بسیار دور وجود داشته است. نامه یکی از همین ابزارهای ارتباط ناهمزمان بوده و هست. ما حرف‌هایمان را می‌نویسیم و در قالب نامه برای دیگران ارسال می‌کنیم. آن‌ها نامه را می‌خوانند و پاسخ می‌دهند و چنین چرخه‌ای می‌تواند بارها و بارها تکرار شود.

اما امروزه با با گسترش فناوری ارتباطات و رواج یافتن ابزارهای ارتباط دیجیتال،  ارتباط ناهمزمان دیگر به ارسال نامه‌های کاغذی محدود نیست. 

ارسال ایمیل، گفتگو با استفاده از نرم‌افزارهای پیام‌رسان، تبادل پیام در شبکه های اجتماعی و تعامل با استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه همگی می‌توانند مصداق ارتباط ناهمزمان باشند.

می‌دانیم که گسترش دورکاری در سال‌های اخیر هم استفاده از این ابزارها را بیش از پیش رواج داد و باعث شد استفاده از ارتباط ناهمزمان افزایش یابد (چون همیشه و هر لحظه نمی‌شود از همکاران خود بخواهیم در لحظه با ما حرف بزنند یا برای مذاکره تلفنی و تماس تصویری وقت بگذارند).

ارتباط ناهمزمان مزیت‌های متعددی دارد. اما مثل هر الگوی ارتباطی دیگر نقاط ضعف و دردسرهایی هم با خود به همراه می‌آورد. ابتدا چند مورد از مزایای ارتباط ناهمزمان را با هم مرور می‌کنیم و در ادامه چند نکته برای افزایش اثربخشی ارتباط ناهمزمان را با هم مرور می‌کنیم.

مزیتهای ارتباط ناهمزمان

می‌توان فهرستی طولانی از مزایای ارتباط ناهمزمان تنظیم کرد. اما در این‌جا سه مورد از مهم‌ترین مزایای این شکل از ارتباط را آورده‌ایم:

بررسی پیام در زمان مناسب

فرض کنید دوست یا همکارتان یک ایمیل، پیام صوتی یا پیام متنی را برایتان ارسال کرده است. شما الان مشغول کار هستید و یا روی حل یک مشکل متمرکز شده‌اید. برخلاف دیدار حضوری یا تماس تلفنی که تمرکز و برنامه‌ی شما را به هم می‌ریزد، در این‌جا می‌توانید کارتان را انجام دهید و هر زمانی که فرصت و تمرکز کافی داشتید، پیام‌های دوست و همکارتان را بخوانید یا بشنوید و ببینید.

پس مزیت ارتباط ناهمزمان برای دوست‌تان این است که پیامش در زمان مناسب‌تر بررسی می‌شود و او می‌تواند امیدوار باشد با دقت و تمرکز بیشتری پیام او را ببینید.

طبیعتاً برای شما هم به عنوان گیرنده‌ی پیام این مزیت وجود دارد که تمرکزتان حفظ می‌شود و حواس‌تان کمتر پرت خواهد شد. برای کسانی که دغدغه‌ی مدیریت توجه دارند و می‌خواهند از شرّ حواس‌پرتی‌ خلاص شوند، ارتباط ناهمزمان ابزاری بسیار ارزشمند محسوب می‌شود.

ثبت تاریخچه‌ی گفتگوها

آرشیو شدن گفتگوها را نمی‌توان مزیت انحصاری ارتباط ناهمزمان دانست. از نظر فنی می‌شود تماس ویدئویی و تلفنی یا جلسه‌ی حضوری را هم ضبط کرده و محتوای آن‌ها را برای مراجعه‌ی بعدی نگهداری کرد.

اما می‌دانیم که این اتفاق کمتر می‌افتد. ضمن این‌که افراد بسیاری با ثبت و ضبط مکالمه‌های صوتی و تصویری خود موافق نیستند و احساس راحتی نمی‌کنند.

در حالی که تقریباً در همه‌ی ارتباطات ناهمزمان، گفتگوها ثبت و ذخیره می‌شوند و می‌توانیم بعداً به آن‌ها مراجعه کنیم.

حتماً بارها برایتان پیش آمده که برای رفع یک ابهام یا بررسی دقیق‌تر ریشه‌های یک اختلاف‌نظر،‌ ایمیل‌های قدیمی را بررسی کرده یا تاریخچه‌ی گفتگوهای واتس‌اپ و تلگرام را جستجو کرده‌اید.

این امکان نه‌تنها در شرایط عادی می‌تواند ابزار مناسبی برای یادآوری و مرور فعالیت‌ها و وظایف باشد، بلکه در شرایط بروز اختلاف‌نظر می‌تواند به مدیریت تعارض کمک کند.

فرصتی برای مشارکت بیشتر

ارتباط ناهمزمان فقط به گفتگوی دوجانبه محدود نیست و گفتگوهای چندجانبه را هم شامل می‌شود. این روزها همه‌ی ما در گروه‌های متعدد واتس‌اپی و تلگرامی عضو هستیم. گروه‌هایی که برخی از آن‌ها برای اهداف شخصی (مثلاً حفظ دوستی‌ها) و برخی دیگر برای اهداف کاری (هماهنگی میان همکاران شرکت) تشکیل شده‌اند.

همه‌ی ما سبک ارتباطی یکسانی نداریم. بعضی از ما حاضر‌جواب‌تریم یا مثلاً‌ ممکن است با دقت کمتری حرف بزنیم. در مقابل برخی دیگر، کُندتر هستند یا ترجیح می‌دهند با بررسی دقیق‌تر و استناد بیشتر صحبت کنند. همچنین برخی درونگرا هستیم و برخی برونگرا.

همین تفاوت‌ها باعث می‌شود که در گفتگوهای همزمان،‌ از جلسه‌های حضوری تا کنفرانس‌های ویدئویی و تلفنی، همه به یک اندازه مشارکت نکنند. اما در گفتگوی ناهمزمان،‌ فرصت بیشتری برای مشارکت وجود دارد و افرادی که کُندتر یا حساس‌تر یا درونگراتر هستند، مانع کمتری برای مشارکت حس خواهند کرد.

البته این به آن معنا نیست که در گفتگوهای گروهی ناهمزمان، افراد منفعل وجود ندارند. بلکه صرفاً می‌توان گفت موانع مشارکت کمتر است و بستر مناسب‌تری برای ورود به گفتگو وجود دارد.

به همین علت معمولاً می‌گویند گفتگوهای گروهی ناهمزمان، از نظر Inclusivity بهتر هستند و فضا را برای جذب افراد بیشتری به گفتگو فراهم می‌کنند.

چگونه اثربخشی ارتباط ناهمزمان را بیشتر کنیم؟

ارتباط ناهمزمان را می‌توان یک مهارت دانست. صِرف این‌که ما به سرویس‌هایی مثل واتس‌اپ، تلگرام و جیمیل دسترسی داریم به این معنا نیست که ارتباط ناهمزمان را هم به شکل خوب و موثر برقرار می‌کنیم.

در ادامه چند پیشنهاد متمم را برای افزایش اثربخشی ارتباط ناهمزمان فهرست کرده‌ایم. بیشتر این پیشنهادها از نظر علمی قابل بررسی و رد و تأیید نیستند. بنابراین سهم سلیقه را نمی‌شود در آن‌ها نادیده گرفت. با این‌ حال ممکن است تعدادی از آن‌ها با منطق شما هم جور باشد و به مذاق‌تان خوش بیاید و تصمیم بگیرید در ارتباط‌های خود از آن‌ها استفاده کنید:

محدودیت در دسترسی کامل به این مجموعه از درس‌ها

دسترسی کامل به مجموعه درس‌های مهارتهای ارتباطی و مذاکره برای اعضای ویژه متمم در نظر گرفته شده است.

البته با فعال کردن اشتراک ویژه به درس‌های بسیار بیشتری دسترسی پیدا می‌کنید که می‌توانید فهرست آنها را در اینجا ببینید:

 فهرست درس‌های متمم

ضمناً شاید بهتر باشد از میان درس‌ها مطالعه‌ی مباحث زیر را در اولویت قرار دهید:

  مهارت ارائه و سخنرانی  |  فن بیان

  تحلیل رفتار متقابل

  شخصیت شناسی | خودشناسی

  دوره MBA (پیگیری منظم مجموعه درس‌ها)

تمرین و مشارکت در بحث

شما چه تجربه‌های دیگری در ارتباط ناهمزمان داشته‌اید که فکر می‌کنید یادآوری و شرح دادن آن‌ها بتواند برای دوستان دیگرتان مفید باشد؟

      شما تاکنون در این بحث مشارکت نداشته‌اید.  

     برخی از دوستان متممی که به این درس علاقه مندند:    صاحبه ارشادنیا ، آذین شریفی ، اکبر ، مونا محمدی ، سهیلا ش

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مهارتهای ارتباطی و زبان زندگی به شما پیشنهاد می‌کند:

سری مطالب حوزه مهارتهای ارتباطی و زبان زندگی
 

برخی از سوالهای متداول درباره متمم (روی هر سوال کلیک کنید)

متمم چیست و چه می‌کند؟ (+ دانلود فایل PDF معرفی متمم)
چه درس‌هایی در متمم ارائه می‌شوند؟
هزینه ثبت‌نام در متمم چقدر است؟
آیا در متمم فایل‌های صوتی رایگان هم برای دانلود وجود دارد؟

قوانین کامنت گذاری در متمم

8 نکته برای ارتباط دیجیتال | چند اصل برای بهبود کیفیت ارتباط ناهمزمان

    پرطرفدارترین دیدگاه به انتخاب متممی‌ها در این بحث

    نویسنده‌ی دیدگاه : پیام

    یکی از مواردی که بارها برای خودم در ارتباط‌های ناهمزمان جنس مخالف با کسانی که رابطه عاطفی و احساسی باهاشون داشتم و دارم این بود که:
    پیغام را در واتس اپ، تلگرام یا پیامک مشاهده می‌کردند و بعد از گذشت ۶ ساعت حتی، هیچ جوابی نمی‌دادند.
    اول تصمیم گرفتم، مثل خودشون باهاشون رفتار کنم، اما فایده نداشت، باز هم بر اضطراب و تشویش ذهنی خودم افزوده می‌شد و مشکلی ازم حل نکرد.
    - پس از متوجه شدن معضل اساسی خودم و خواندن درس نظریه جان بالبی که چرا این مدلی هستیم، خلاصه درس نظریه جان بالبی را به صورت یک فایل پی دی اف در آوردم و آن را برای کسانی که باهاشون ارتباط عاطفی خاص داشتم و دارم فرستادم. براشون توضیح دادم، که مدل ارتباطی من در رابطه از نوع اضطرابی زیاد و اجتنابی کم هست و وقتی شما (اون نفر یا نفرات جنس مخالف خاص که باهاش ارتباط عاطفی دارم) پیغام بنده را میبینی و جواب نمی‌دی، دچار اضطراب می‌شوم.
    لطفا وقتی پیغامی از من دیدی، که آخرش علامت سوال گذاشته بودم و درخواست کرده بودم که جواب بدی، حداکثر تا ۱-۲ ساعت به من پاسخ بده و اگر نمی‌توانی تا چند ساعت بهم پاسخ بدی، برام بنویس:
    «پیغامت را دیدم، الان درگیر کاری هستم، باید جایی بروم، امکان پاسخ دهی ندارم تا ساعت فلان پاسخ میدم یا تماس می‌گیرم.» تا دچار اضطراب نشوم. 
    ممنون که درکم میکنی.
    تا حدی اضطراب وجودیم در ارتباط ناهمزمان با این روش کم شد، اما کماکان معضل اضطراب هست.
    در مورد روابط کاری و اداری و حرفه‌ای و رسمی غیرصمیمی، تمامی مواردی که نوشته شده، کاملا صحیح و کاربردی هست.

     
    دوست گرامی مشاهده تمرینهای مربوط به این درس، صرفا برای کاربران متمم امکانپذیر میباشد.
    .