برگزاری جلسات آنلاین با ویدئو کنفرانس | مزایا و معایب تماس تصویری چیست؟
تماس تصویری و ویدئو کنفراس پدیدهی تازهای نیست. بیش از نیم قرن از نخستین تجربههای موفق ویدئوکال میگذرد و تقریباً از سال ۲۰۱۰ تماس تصویری از یک امکان دور از دسترس به پدیدهای عادی تبدیل شده است (+).
رواج یافتن دورکاری (یا به قول سدال نیلی: انقلاب دورکاری) هم استفاده از تماس تصویری و ویدئو کنفرانس را بیش از پیش افزایش داد و نرمافزارهایی مثل اسکایپ (Skype) و زوم (Zoom) و گوگل میت (Google Meet) را به بخشی از نرمافزارهای استاندارد در موبایلها و لپتاپها برای دیدارهای دیجیتالی و برگزاری جلسات آنلاین تبدیل کرد.
آخرین موجی که فراگیر شدن ویدئو کنفرانس و ابزارهای تماس تصویری را تقویت و تشدید کرد، کرونا بود. کرونا باعث شد آخرین گروههایی هم که در مقابل استفاده از ابزارهای نوین ارتباطی مقاومت میکردند، ناگزیر به سراغ این ابزارها بروند.
سایت Backlinko در این زمینه گزارش جالبی ارائه میکند و میگوید که کاربران اپلیکیشن Zoom از دسامبر سال ۲۰۱۹ تا پنج ماه بعد، یعنی آوریل ۲۰۲۰، حدود ۳۰۰۰٪ رشد کردهاند؛ یعنی از ۱۰ میلیون کاربر به ۳۰۰ میلیون کاربر رسیدهاند و بر اساس آخرین آمار منتشر شده، مجموع دقایقی که در سال از زوم استفاده میشود از سه هزار میلیارد دقیقه عبور کرده است (+).
دربارهی مزایای تماس تصویری و ویدئو کنفرانس بسیار گفتهاند و شنیدهایم.
میدانیم که تماس تصویری این امکان را فراهم میکند تا از مرزها و محدودیتهای جغرافیایی عبور کنیم. ضمن اینکه از ارتباط صوتی غنیتر است و کمک میکند که ارتباط غیرکلامی به شکلی بهتر و گستردهتر شکل بگیرد.
این نکته هم قابلتصور است که اگر امکان تماس تصویری و برگزاری جلسات آنلاین نبود، شاید افراد بسیاری نمیتوانستند کار خود را در قالب دورکاری انجام دهند یا اگر هم چنین میکردند، کیفیت کارشان به شکل محسوسی افت میکرد.
فهرست مزایای تماس تصویری میتواند بسیار طولانی باشد. کافی است دقایقی را در ذهن خود به به چند دهه قبل سفر کنید که دسترسی به چنین امکانی به شکل ساده و ارزان برای ما فراهم نبود.
اما آیا تا به حال به معایب تماس تصویری هم فکر کردهاید؟
منظورمان رویدادها و بدشانسیها نیست. این رویدادها کاملاً موردی و اتفاقی و قابلپیشگیری هستند: اینکه دوست یا همسرتان ناگهان بر سرتان فریاد میزند و بعداً میفهمد که در میانهی یک جلسهی مهم بودهاید. یا اینکه دامن راحت و غیررسمی یا شلوارک پوشیدهاید و فرضتان بر این است که مجبور نمیشوید در طول جلسه از جای خود بلند شوید. اما اتفاقی میافتد که ناگزیرید بلند شوید و مشخص میشود فقط در نیمتنهی بالایی خود، رسمی بودهاید).
به نظر میرسد برخی مشکلات سیستماتیک و ساختاری در تماسهای تصویری وجود دارد که باید آنها را بشناسیم و مورد توجه قرار دهیم. از جمله اینکه ظاهراً تماسهای تصویری میتوانند خستهکنندهتر از دیدارهای فیزیکی باشند.
این خستگی را در ادبیات علمی با اصطلاح Zoom Fatigue یا خستگی زوم میشناسند. البته استفاده از کلمهی Zoom به آن معنا نیست که مثلاً اسکایپ تا گوگل میت خستهکننده نیستند. بلکه Zoom به عنوان نمایندهی پلتفرمهای تماس تصویری انتخاب شده است.
برخی از معایب تماس تصویری
دسترسی کامل به این درس و ۴۵ درس دیگر دربارهٔ مهارت های ارتباطی برای اعضای ویژه متمم در نظر گرفته شده است. تا کنون ۱۰۷۲۶ نفر از متممیها مجموعاً ۸۳۱۳ تمرین در درسهای مرتبط با مهارت ارتباط موثر ثبت کردهاند.
با عضویت ویژهٔ متمم علاوه بر این ۴۵ درس به هزاران درس دیگر از جمله درسهای زیر دسترسی خواهید داشت:
روانشناسی پول | مذاکره | تصمیم گیری | مدیریت جلسه
خودشناسی | شخصیت شناسی | تحلیل رفتار متقابل
کوچینگ | مشاوره مدیریت | توسعه فردی | یادگیری
استعدادیابی | هوش هیجانی | عزت نفس | برندسازی شخصی
تمرین و مشارکت در بحث جلسات آنلاین تصویری
تجربهی شما از گفتگوهای تصویری چه بوده است؟ آیا چنین گفتگوهایی را برای مدت طولانی انجام دادهاید؟
چه کارهایی انجام میدهید تا فشار ذهنی (Cognitive Load) این گفتگوها کمتر شود؟
ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت جلسه به شما پیشنهاد میکند:
- دوره مدیریت جلسه | آموزش برگزاری جلسات موثر
- جلسه | تعریف جلسه و انواع جلسه
- دبیر جلسه کیست و چه وظایفی دارد؟ | تفاوت دبیر جلسه و منشی جلسه
- تسهیلگری چیست؟ | ویژگی های تسهیلگر و اهمیت مهارت تسهیلگری
- ویژگی های شخصیت کنترل گر | با کنترل گری در جلسه چگونه رفتار کنیم؟
- مدل ذهنی یک تسهیلگر موفق | جلسه محل یادگیری است
- مدیریت جلسات | نکاتی برای برگزاری یک جلسه کاری موفق
- دستور جلسه | تعریف دستور جلسه و روش نوشتن دستور جلسه
- چگونه صورت جلسه بنویسیم؟ | نحوه نوشتن گزارش جلسه
- برگزاری جلسات آنلاین با ویدئو کنفرانس | مزایا و معایب تماس تصویری چیست؟
- چک لیست برگزاری جلسه | مرور برخی از رایج ترین اشتباهات در برگزاری جلسات
- معرفی کتاب تسهیلگری راجر شوارتز | آموزش تسهیلگری، اصول و مفاهیم آن
چند مطلب پیشنهادی از متمم:
سوالهای پرتکرار دربارهٔ متمم
متمم مخففِ عبارت «محل توسعه مهارتهای من» است: یک فضای آموزشی آنلاین برای بحثهای مهارتی و مدیریتی.
برای کسب اطلاعات بیشتر میتوانید به صفحهٔ درباره متمم سر بزنید و فایل صوتی معرفی متمم را دانلود کرده و گوش دهید.
فهرست دوره های آموزشی متمم را کجا ببینیم؟
هر یک از دوره های آموزشی متمم یک «نقشه راه» دارد که مسیر یادگیری آن درس را مشخص میکند. با مراجعه به صفحهٔ نقشه راه یادگیری میتوانید نقشه راههای مختلف را ببینید و با دوره های متنوع متمم آشنا شوید.
همچنین در صفحههای دوره MBA و توسعه فردی میتوانید با دوره های آموزشی متمم بیشتر آشنا شوید.
هزینه ثبت نام در متمم چقدر است؟
شما میتوانید بدون پرداخت پول در متمم به عنوان کاربر آزاد عضو شوید. اما به حدود نیمی از درسهای متمم دسترسی خواهید داشت. پیشنهاد ما این است که پس از ثبت نام به عنوان کاربر آزاد، با خرید اعتبار به عضو ویژه تبدیل شوید.
اعتبار را میتوانید به صورت ماهیانه (۱۶۰ هزار تومان)، فصلی (۴۲۰ هزار تومان)، نیمسال (۷۵۰ هزار تومان) و یکساله (یک میلیون و ۲۰۰ هزار تومان) بخرید. لطفاً برای اطلاعات بیشتر به صفحه ثبت نام مراجعه کنید.
آیا در متمم فایل های صوتی رایگان هم برای دانلود وجود دارد؟
مجموعه گسترده و متنوعی از فایلهای صوتی رایگان در رادیو متمم ارائه شده که میتوانید هر یک از آنها را دانلود کرده و گوش دهید.
همچنین دوره های صوتی آموزشی متنوعی هم در متمم وجود دارد که فهرست آنها را میتوانید در فروشگاه متمم ببینید.
با متمم همراه شوید
آیا میدانید که فقط با ثبت ایمیل و تعریف نام کاربری و رمز عبور میتوانید به جمع متممیها بپیوندید؟
نویسندهی دیدگاه : امیرعلی رستگار کازرونی
..::هوالرفیق::..
تجربهی این نوع ویدئو کنفرانسها را دارم؛ و بیشترین رکورد هم 4 ساعت بوده، در یک نشست صمیمی. ;)
چند نکته که به نظرم میرسد را صرفاً به عنوان تجربه شخصی مطرح میکنم:
1- خستگی جلسات آنلاینی که افرادی در آن حضور دارند که از دوستانم هستند و همدیگر را میشناسیم عموماً کمتر بوده است.
2- هنگامی که با گوگل میت جلساتی را شرکت کردهام، با توجه به این که تصویر خودم را نمایش نمیدهد و فقط تصویر دیگران را جلوی خودم میبینم احساس خستگی کمتری میکنم. (فضا به جلسات فیزیکی نزدیکتر هست و آن اثر آینه حذف میشود)
3- «تقریباً» همیشه سعی میکنم بالا تنه و پایین تنه را هر دو! رسمی نگه دارم برای پیشگیری از شرایطی که ممکن هست نیاز شود از جای خودم بلند شوم. (یکی از سوالاتی که در مطالعات آموزش پزشکی انجام شده است این هست که آیا دانشجویان با همان رسمیت کلاس فیزیکی سر کلاس مجازی حاضر میشوند یا نه؛ مثلاً صبحانه بخورند قبل از شروع کلاس صبح و لباس رسمی چه بالا تنه چه پایین تنه بپوشند؛ و تاثیرات آن)
4- سعی میکنم در حد یک سلام و احوالپرسی ساده هم که شده داشته باشم، وقتی که صحبت میکنی نگرانیهای اضافی یا احتمالی حذف و برطرف میشوند و راحتتر میشوی.
5- معمولاً یک لیوان آب یا چایی در کنار خودم دارم و از آن استفاده میکنم، این طور فضا را راحتتر میکنم. (هم برای خودم و هم دیگران)
6- گاهی اگر در نقش مدیر جلسه باشم پیشنهاد میدهم که فقط دوست (دوستانی) که صحبت میکنند دوربین را فعال کنند و بقیه تنها میکروفن را روشن نگه دارند. (معمولاً هم کسی که حرف میزند راحتتر و متمرکزتر میشود هم مخاطب با توجه بیشتری به صحبتها گوش میدهد و احتمال مشارکتش در جلسه بالاتر میرود). البته یک استثنا دارد و اگر میهمان یا عضو جدیدی در جلسه داشته باشیم حتماً (به زور!) اجازه میدهم که او هم حتی در حد یک سلام و احوال پرسی حتما وارد گفت و گو شود. اگر در نقش مدیر جلسه نباشم معمولاً سوالاتم را بین افراد پخش میکنم که فضا راحتتر شود و هر کس حس مفید بودن به خاطر فعالیت و شنیده شدن را تجربه کند.
7- از reactionها استفاده میکنم. همانهایی که شبیه به ایموجیهای متحرک هستند. باعث میشود مخاطب حس کند دارد شنیده میشود. اما از چت باکس کمترین استفاده را میکنم چون به نظرم میآید بیشترین حواس پرتی را در حین ویدئو کنفرانسها ایجاد میکند.
8- سعی میکنم فضای پشتسرم طبیعی باشد (از بکگراندهای مصنوعی اسکایپ استفاده نکنم)، و البته نور پردازی خوب داشته باشم. از دیوار سفید! هم اجتناب میکنم. یک تابلو، یا یک گلدان یا چند کتاب و یا کتابخانه را حتما در پسزمینه نگه میدارم.
پینوشت: تمام این موارد نیاز به شرایط خودش دارد و همهاش را نمیتوانم با هم در یک جلسه اجرا کنم.
یک تجربه که بخوام بگم این بوده که من به عنوان مدیر شرکت گاهی در ماه یک بار جلسه رو با اعضا شرکت انلاین برگزار میکنیم و برای ما خروجی بهتر هم داشته مخصوصا برای انالیز کردن لید ها و تارگت مجموعه
خیلی وقت ها که جلسه انلاین هستن و ادم ها از هم دوره هستن میبایست اون افرادی که کمتر حرف میزنن در جلسه انلاین صحبت کنن و مستندات خودشون ارایه کنن که همین افراد بعضا در جلسع های حضوری سکوت دارن و صحبت نمیکنن
ضمن اینکه جلسه انلاین میتونن خیلی زمان جلسات رو کوتاه تر بکند
ارتباط تصویری فقط در جایگاهی مفید است که قرار باشد که در مورد موضوع خاصی همراه با نمودار و گزارش های بصری خاصی انجام شود در غیر اینصورت جلسه به صورت صوتی نیز کفایت لازم را دارد.
هنگام جلسه تصویری استفاده از چت باکس نشود و سعی شود در پارت های ۳۰ دقیقه ای بحث کنترل شود و به صورت دوره ای برگزار شود و جدیت لازم همانند جلسات حضوری باشد.
طی سه سال گذشته تقریبا روزی را بدون جلسه آنلاین نگذراندم، بعضی روزها چند جلسه آنلاین داشتم. چالشهایی که داشتم یا از سایر دوستان در این جلسات شنیدم را اینجا به اشتراک میگذارم:
کسانی که افراد نزدیک خانواده یا دوستان صمیمی شان مهاجرت کرده اند شاید با مشکلات تماس تصویری بیشتر درگیر هستند، شاید اگر مثلا آن فرد ایران و در کنار ما بود لازم نبود در این حجم با او صحبت کنیم یا مسایلی را بگوییم که در تماس تصویری می گوییم. تماس تصویری فرصت فراغت بیشتری می دهد و برای همین حجم اطلاعات رد و بدل شده را افزایش می دهد. مثلا شما در دبدار حضوری شاید دوماه یک بار یک ساعت در کافه صحبت کنید اما در تماس تصویری هرچه می خواهد دل تنگت بگویی می گویی آن هم ممکن است چندین بار در ماه!
نکته دوم که در ایران با آن درگیر هستیم سرعت افتضاح اینترنت است که باعث می شود بعد از هر تماس دچار احساساتی چون خستگی و فرسودگی و ناامیدی و خشم شویم.
سومین مساله حواس پرتی هایی است که حین صحبت کردن ایجاد می شود. در گفتگوی حضوری معمولا اگر اتفاقی در محیط بیفتد دو طرف حواسشان پرت می شود اما در گفتگوی تصویری یک نفر دچار حواس پرتی می شود و سعی می کند این موضوع را به نوعی جمع وجور کند ، در حالیکه نفر دوم از این اتفاق بی خبر است. این تلاش در کیفیت مکالمات دونفر تاثیر می گذارد و همسویی انرژی دو نفر را از بین می برد.
با سلام
یادمه در کتاب تئوری انتخاب بری شوارتز یکی از مولفه های مهم برای خوشبختی را داشتن رابطه صمیمی و عمیق دانست و به نظرم یکی از راههای افزایش صمیمیت داشتن تماس های چند بعدی است، تماسی که در آن همه بتوانیم از رنگ، بو، دما و… لذت ببریم، یکی از مشکلاتی که تماس تصویری دارد این است که همزمان اگر همه بخندند تنها صدای یک همهمه به گوش میرسد و اصلا صدای زیبای خنده نزدیکان و دوستان شادی ما را بیشتر نمی کند، و اینکه در تماس تصویری، فشار ناشی از متکلم وحده بودن سخنران شدیدتر است مثلا شما حتی اگر در جلسه مهمی هم باشید، از میان کلام سخنران به صورت دزدکی که باشد روی یه کاغذ یا با اشاره چشم به همکار مقابلتان یه نکاتی را می رسانید و این فشار ذهنی را کمتر میکند!