مفهوم کنترل در مدیریت و سازمان چیست؟

بحث کنترل و استقرار سیستمهای کنترل یکی از بحث‌های زیربنایی در مدیریت است.

کنترل در مدیریت چنان مهم و حیاتی است که در همان سال‌های نخست مطرح شدن مدیریت علمی توسط کسانی مانند تیلور و فایول، این بحث نیز به عنوان یکی از نقش های مدیریت مطرح شد.

هنوز هم کسانی که درس مدیریت می‌خوانند باید در نخستین روزهای آموزش خود، وظایف اصلی یک مدیر شامل برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت و رهبری و کنترل را به خاطر بسپارند و به بهانه‌های مختلف آنها را فهرست کنند.

مفهوم کنترل در مدیریت با کنترل در گفتگوهای روزمره تفاوت دارد

قبل از اینکه بخواهیم به تعریف کنترل در مدیریت و سازمان و انواع کنترل بپردازیم، لازم است تاکید کنیم که چه چیزهایی و چه کارهایی، کنترل محسوب نمی‌شوند.

کلمه‌ی کنترل بعد از ورود به زبان فارسی، بیشتر دارای بار معنایی منفی و تداعی‌گر مفاهیمی مانند محدود کردن، مهار کردن و تلاش برای قرار دادن قید و بند بر رفتار دیگران بوده است.

اما معنی کنترل در مدیریت سازمان کاملاً متفاوت است و به هیچ وجه دارای بار منفی نیست.

می‌توان گفت یکی از نخستین تعریف‌های کنترل در مدیریت را هنری فایول (از بنیان‌گذاران مدیریت علمی) ارائه کرده است:

اگر علاقمند به تعاریف پیچیده و دقیق دانشگاهی باشید، احتمالاً تعریف کنترل در مدیریت از دیدگاه رابرت ماکلر هم برای شما جذاب‌ خواهد بود:

تفاوت کنترل و نظارت و پایش در سازمان چیست؟

سه اصطلاح کنترل و نظارت و پایش گاهی اوقات به‌ عنوان واژه‌هایی مترادف به‌کار گرفته می‌شوند.

البته مترادف فرض کردن این سه اصطلاح، در گفتگوهای روزمره و حتی متن‌های مرتبط با مدیریت عمومی، الزاماً اشتباه نیست. اما مهم است که در بحث‌های تخصصی مدیریت و کنترل، به تفاوت این اصطلاحات توجه داشته باشید و آن‌ها را با دقت بیشتری به‌کار ببرید تا سوء‌برداشتی ایجاد نشود.

در ادامه توضیح مختصری درباره‌ی هر یک از این سه اصطلاح ارائه می‌کنیم (تفاوت پایش و کنترل مهم‌تر است و باید آن را جدی‌تر بگیرید. چون بیشتر پیش می‌آید که افراد مختلف، این دو مفهوم را کاملاً یکسان فرض کنند).

یادگیری کنترل مدیریتی برای چه کسانی لازم است؟

هر کس که به نوعی فعالیت مدیریتی دارد، باید حداقل با مبانی کنترل آشنا باشد؛ چون کنترل، یکی از پایه‌ها و اصول مدیریت است.

فردی که یک سوپرمارکت کوچک را اداره می‌کند یا مدیری که یک سازمان چند هزار نفری را اداره می‌کند، هر دو نیازمند سیستمهای کنترل مدیریتی هستند.

البته واضح است که ابزارها و مکانیزم های نظارت و کنترل در سازمان های بزرگ، الزاماً با روش‌ها و سازوکارهای کنترل در کسب و کارهای کوچک یکسان نیست و اندازه سازمان نقش مهمی در طراحی سیستم کنترل دارد.

سیستمهای کنترل مدیریتی حتی در مدیریت زندگی فردی نیز مفید هستند.

ما در زندگی شخصی خود هم منابع متنوعی (مانند پول، زمان، انرژی) داریم که آنها را به فعالیت‌های مختلف تخصیص می‌دهیم و باید به صورت منظم برنامه های خود را کنترل کنیم تا مطمئن شویم منابع ما به شکل درستی تخصیص یافته و صرف شده‌اند.

یکی از المان‌های مهم سیستم‌های کنترل، شاخص‌ها هستند

می‌گویند فاصله‌ی بین یک سخنرانی ادبی و یک گزارش مدیریتی زمانی به وجود می‌آید که شاخص‌هایی قابل سنجش و ارزیابی مطرح می‌شوند.

مدیری که می‌گوید: «ما همواره به سرمایه‌های انسانی خود توجه داشته‌ایم»، صرفاً در حال بیان یک جمله‌ی زیبای ادبی است؛ اما اگر بتواند معیارهایی را اعلام کرده و مشخص کند که بر چه اساس، معتقد است که به سرمایه‌های انسانی توجه کرده، عملاً صحبت‌های او به یک گزارش مدیریتی نزدیک می‌شود.

اتفاقاً یکی از کارکردهای مهم سیستمهای کنترل مدیریت این است که شاخص‌های متعددِ عینی و عددی در اختیار مدیران قرار می‌دهد.

البته احتمالاً بسیاری از ما، جمله‌ی معروف اینشتین در مورد رابطه‌ی بین امکان اندازه‌گیری یک شاخص و میزان اهمیت آن شاخص را به خاطر داریم:

اما از سوی دیگر می‌دانیم که چنین باوری نمی‌تواند به عنوان بهانه‌ای برای فرار از اندازه‌گیری و کنترل در زندگی شخصی و محیط شغلی مورد استفاده قرار گیرد.

یکی از هدف‌های درس سیستم‌های کنترل این است که بتوانیم شاخص‌های مهم و قابل اندازه گیری در سیستمها را تشخیص دهیم و آن‌ها را جایگزین شاخص‌هایی کنیم سرگرم اندازه‌گیری آنها هستیم، اما اهمیت چندانی برای ما ندارند.

در درس‌های آتی به تدریج خواهیم دید که شاخص‌ها و سیستم کنترل دو مفهومی هستند که به سادگی نمی‌توان آنها را از یکدیگر جدا کرد.

کاربرد درس سیستمهای کنترل چیست؟

تقریباً در همه‌ی درس‌های متمم به نوعی به آموزه‌های درس کنترل نیاز داریم.

بنابراین در اینجا صرفاً به چند مثال بسنده می‌کنیم:

کنترل یکی از پایه‌های اصلی در مدیریت استراتژیک است. وقتی از استراتژی حرف می‌زنیم، همه‌چیز در برنامه‌ریزی و اجرای استراتژی خلاصه نمی‌شود. بلکه باید فرایند پایش و اقدام‌های اصلاحی هم به شکلی دقیق تعریف شود. این کنترل استراتژیک است که حلقه‌ی مدیریت استراتژیک را تکمیل می‌کند.

  در تفکر سیستمی با استفاده از مفاهیم کنترل، می‌آموزیم که هرگز یک یا دو فاکتور را به صورت مستقل در یک سیستم مورد توجه قرار ندهیم و با شاخص‌های متعدد و متنوع، وضعیت یک سیستم را بسنجیم. با این کار، اگر راه‌حل‌های ما در بخشی از سیستم بر بخش‌های دیگری از سیستم تأثیر نامطلوب بگذارند زودتر متوجه خواهیم شد.

  درسی مثل طراحی سیستم فروش با همه‌ی جزئیات و پیچیدگی‌هایش، صرفاً یک مثال ساده از بکارگیری سیستم‌های کنترل مدیریت است. در حدی که می‌توانید بعد از به پایان رسیدن این درس، کل مجموعه درس‌های طراحی سیستم فروش را به عنوان یک مثال یا مطالعه موردی از سیستمهای کنترل مدیریت بخوانید و مرور کنید.

  بخشی از هدف مدیریت منابع انسانی نیز در واقع، استقرار یک سیستم کنترل اثربخش است تا همزمان با حفظ بهره وری سازمان، از رضایت و رشد همکاران مجموعه در بلندمدت نیز اطمینان حاصل کند.

  حتی برای کسی که یک کانال تلگرام یا اکانت در اینستاگرام دارد یا به هر شکل در زمینه‌ی دیجیتال مارکتینگ فعالیت می‌کند و دغدغه‌اش استراتژی محتوا و بازاریابی محتوایی است، نیاز دارد که یک سیستم کنترلی هم تعریف کند و به آن مقید باشد تا بتواند با منابع در دسترس خود بهترین خروجی را کسب کند.

به تدریج و با مطالعه درس سیستم های کنترل مدیریت و شیوه‌ی به‌کارگیری روشهای کنترل در سازمان، ده‌ها مثال دیگر نیز به ذهن شما خواهد رسید.

برخی از منابع مورد استفاده در درس سیستمهای کنترل مدیریت

Key Performance Indicators, Developing, Implementing and Using winning KPIs

How to measure anything (Douglas Hubbard)

Key Performance Indicators (Bernard Marr)

Key Management Models (Marcel Van Assen)

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری آشنایی با سیستم کنترل مدیریت به شما پیشنهاد می‌کند: