نرم افزار برنامه ریزی روزانه و انجام کارهای شخصی Todoist

آیا شما هم کارهای روزانه‌ خود را روی کاغذ و یا به صورت متن در موبایل خود یادداشت می‌کنید؟

آیا اخیراً از ضعیف شدن حافظه‌تان و فراموش کردن کارهای خود گلایه دارید؟ آیا احساس می‌کنید کارهای بسیاری برای انجام دادن دارید اما نمی‌دانید از کدام‌یک شروع کنید؟ آیا در حین کارکردن حواس‌تان پرت می‌شود و سراغ کارهای دیگر می‌روید؟

آیا شما هم اهمال کار هستید و کارهای‌تان را به تعویق می‌اندازید؟ در صورتیکه پاسخ شما به یکی از این سوالات مثبت است، شاید Todoist بتواند راهکار مناسبی برای حل این مشکلات باشد.

در سال‌های اخیر برنامه‌ها و سایت‌های زیادی برای مدیریت کارها و پروژه‌ها عرضه شده‌اند. ما در گروه متمم پس از بررسی و مقایسه این دسته از برنامه‌ها به این نتیجه رسیده‌ایم که یکی از انتخابهای مناسب برای همراهان و مخاطبان ما Todoist است.

امروزه بیش از سه میلیون کاربر از این برنامه برای مدیریت کارهایشان استفاده می‌کنند. به کمک Todoist شما می‌توانید از هرجایی به وسیله کامپیوتر، موبایل و یا تبلت کارهای خود را مدیریت کنید و اطلاعات شما بین این دستگاه‌های مختلف به کمک سرویس ذخیره‌‌سازی ابری Todoist‌ به سرعت همگام‌سازی و هماهنگ می‌شود.  این برنامه طراحی زیبا و واسط گرافیکی قدرتمندی دارد و با وجود داشتن گزینه‌ها و امکانات زیاد به آسانی می‌توانید با آن کار کنید و کارایی خود را افزایش دهید.

شاید برای شما هم جالب باشد که بدانید Amir Salihefendic کارآفرین و برنامه نویس جوان بوسنیایی، این برنامه را در سال ۲۰۰۷ هنگامی که دانشجوی رشته علوم کامپیوتر بوده، برای مدیریت پروژه های شخصی و بالا بردن کارایی خود نوشته است. او این برنامه را در یک جمله ابزاری برای انجام شدن کارها تعریف می‌کند.

برای  استفاده از این برنامه ابتدا باید یک حساب کاربری داشته باشید. برای اینکار کافی است وارد سایت todoist.com  شوید و از طریق گزینه Sign Up، ثبت نام کنید. البته مانند بسیاری از سایتها و برنامه‌ها می‌توانید از حساب کاربری Gmail خود نیز برای ورود  به این برنامه استفاده کنید. شاید هم مایل باشید برنامه Todoist را روی گوشی و تبلت خود نصب کنید. برای اینکار کافیست به قسمت مربوط به برنامه‌های Todoist بروید و برنامه مناسب برای دستگاه و سیستم عامل خود را بارگذاری و نصب کرده و از طریق آن ثبت نام کنید. پس از ثبت نام و ورود به Todoist می‌توانید کار با آن را شروع کنید.

هنگامی که وارد محیط برنامه می‌شوید، در نوار کناری سمت چپ برنامه با رفتن به بخش Today کارهایی را می‌بینید که باید امروز انجام شوند. در زیر آن نیز کارهای مربوط به هفت روز آینده در بخش Next 7 days آمده است. کمی پایین‌تر در قسمت projects می‌بینید که تعدادی پروژه‌ از همان ابتدا در Todoist ایجاد شده‌ است.

همانطور که می‌توانید حدس بزنید پروژه personal محل نگهداری لیست کارهای شخصی شماست و پروژه shopping هم مربوط است به خریدهایی که می‌خواهید انجام دهید. شما هم می‌توانید پروژه‌هایی را برای دسته‌بندی کارهای مرتبط ایجاد کنید. به عنوان مثال ممکن است بخواهید پروژه ای با عنوان متمم ایجاد کنید و در آن عنوان یا آدرس مطالبی از سایت متمم را که قصد دارید آنها را مطالعه کنید و یا تمرین‌هایی را که باید انجام دهید، به این پروژه اضافه کنید. کارهایی که زمان انجام آنها مشخص نشده به همراه کارهایی که متعلق به هیچ پروژه‌ای نیستند، در Inbox نمایش داده می‌شوند. 

حالا که آشنایی مختصری با صفحه اصلی محیط برنامه پیدا‌ کردید، با کمک هم یک سناریوی فرضی‌ را دنبال می‌کنیم تا به کمک Todoist مدیریت کارها و پروژه‌های خودمان را  تمرین کنیم.

فرض کنید صبح بیدار می‌شوید و می‌دانید که امروز تعداد زیادی کار باید انجام دهید. قرار است تعدادی خرید برای منزل انجام دهید، یک دوست را برای نهار ببینید، شرکت بروید و کارهای آنجا را انجام دهید و هنوز چندین کار ریز و درشت دیگر هم گوشه‌ی ذهن‌تان هست که باید سر و سامان پیدا کنند.

آسان ترین روش برای مدیریت آن کارها این است که با گوشی، تبلت یا کامپیوتر، Todoist را باز کنید و وارد محیط برنامه ‌‌‌شوید. سپس هرکدام از کارهای مورد نظرتان را با کلیک بر رو علامت +  در بالای صفحه برنامه اضافه کنید تا مطابق تصویر زیر گزینه‌های لازم برای تعریف کار برای شما نمایش داده شود.

ابتدا باید عنوان و یا توضیحات خودتان را در مورد آن کار بنویسید و اولویت آن را با کلیک کردن بر روی  پرچم‌‌های رنگی تعیین ‌کنید. به صورت پیش‌فرض چهار اولویت در نظر گرفته شده و هر اولویت رنگ خاص خود را دارد. با تعیین اولویت برای یک کار مربع پشت آن کار رنگ مربوط به آن اولویت را به خود می‌گیرد (به تصویر زیر نگاه کنید).

به این ترتیب با دیدن لیست کارهایتان متوجه می‌شوید که هر کاری چه اولویتی دارد. پس از تعیین اولویت می‌توانید زمان انجام یا مهلتی که برای آن در نظر دارید را تعیین ‌کنید.

فرض کنید یکی از کارهایتان ورزش صبحگاهی  است. وقتی ورزش صبحگاهی‌تان را انجام دادید، تیک مربع پشت آن کار را بزنید تا به عنوان یک کار انجام شده به صورت خودکار بایگانی شود و از لیست کارهای امروزتان حذف شود. همچنین می‌توانید یک کار را به زمان دیگری موکول کنید و یا  حتی آن را حذف کنید.

حالا فرض کنید در محل کارتان پشت کامپیوتر نشسته اید و قصد دارید بخشی از کارهای خود را انجام دهید. روش‌های متعددی برای شروع کار با این برنامه وجود دارد. احتمالاً بخش مربوط به کارهای امروز یعنی Today از نوار کناری سمت چپ و در زیر آن بخش مربوط به هفت روز آینده پرکاربردترین بخش‌های برنامه خواهند بود. به کمک این بخش‌ها هرآنچه را که امروز یا هفت روز آینده باید انجام دهید، در یک نگاه اجمالی می‌بینید.  یا شاید مایل باشید به بخش Projects و از آنجا به داخل پروژه  کار که قبلاً ساخته اید بروید و کارهای مربوط به شغلتان را که به آن اضافه کرده‌اید، انجام دهید. همچنین می‌توانید کارهایتان را بر اساس اولویت انجام دهید. برای اینکار کافیست با رفتن به بخش Filters روی Priority 1 کلیک کنید و لیست مهمترین کارهای خود را ببنید.  

این بار فرض کنید پس از چند ساعت کار قصد دارید چند دقیقه‌ای را به گشت و گذار در اینترنت بپردازید و بعد از آن هم ایمیل خود را چک کنید. همانطور که در ادامه می‌بینید به کمک ToDoist می‌توایند به صورت موثرتری این کارها را انجام دهید. فرض کنید مطلبی را در سایت متمم مطالعه می‌کنید و تصمیم می‌گیرید که تمرین آن را شب در منزل انجام دهید.

در دوره های زمانی مختلف ایمیل‌هایی برای شما ارسال می‌شود که در آنها وضعیت و کارنامه عملکرد شما در روزها و هفته‌های گذشته تحلیل و بررسی می‌شود و کارهایی که مهلت انجام آنها به سر رسیده و انجام نشده‌اند به شما یادآوری می‌‌شود.

امیدواریم این نرم افزار و سایر ابزارهایی که در متمم برای شما معرفی می‌کنیم، بتوانند کمک کنند که نظم بیشتری را در زندگی شخصی خود ایجاد کرده و در کنار آن، فرصتهای آزاد لذت بخش تری را هم تجربه کنید.

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت زمان به شما پیشنهاد می‌کند: