Menu


روش گردآوری اطلاعات در تهیه گزارش


اهداف و انتظارات آموزشی متمم در این درس
کد درس: ۹۸۷۶۲
پیش نیاز مطالعه درس روش گردآوری اطلاعات از دوستان عزیز متممی انتظار می‌رود پس از مطالعه این درس
  • بتوانند نقش و اهمیت اطلاعات را در تهیه گزارش توضیح دهند.
  • وقتی از دیگران گزارش می‌خواهند یا برای خودشان یک فرمت گزارش تعریف می‌کنند، حتماً به روش گردآوری اطلاعات هم اشاره کنند.
  • وقتی با گزارش‌های مختلف روبرو می‌شوند، به این سوال توجه کنند که شیوه گردآوری اطلاعات تا چه حد شفاف و قابل اتکا است.
  • از منابع اطلاعاتی و شیوه دستیابی به اطلاعات، به عنوان فاکتوری برای دفاع از گزارش‌ها و نقد آن‌ها استفاده کنند.
فشار ذهنی هنگام مطالعه
نیاز به مشارکت شما
کسب و کار
زندگی
گردآوری اطلاعات برای تحقیق و گزارش نویسی

مهارت گزارش نویسی شامل خرده‌مهارت‌های بسیاری است که تسلط نداشتن بر هر یک از آن‌ها، باعث می‌شود یک نقطه ضعف جدی در کار ما به وجود بیاید.

یکی از این خرده‌مهارت‌ها، گردآوری اطلاعات است که در بررسی مهارتهای زیرمجموعه‌ی گزارش نویسی به آن اشاره کردیم.

این درس،‌ اختصاصاً به روش گردآوری اطلاعات و اهمیت آن در گزارش‌نویسی اختصاص یافته است.

اجازه بدهید در همین ابتدای بحث به نکته‌ی مهمی اشاره کنیم:

روش گردآوری اطلاعات یک بحث تخصصی است که یادگیری آن نیازمند صرف زمان و تمرین فراوان است.

هم‌چنین بسته به زمینه‌ی کاری شما و موضوع گزارش‌هایتان، شیوه های گردآوری اطلاعات می‌توانند بسیار متنوع باشند.

این درس به آموزش روش های گردآوری اطلاعات نمی‌پردازد. بلکه می‌خواهیم بیاموزیم که جایگاه اطلاعات در گزارش نویسی چیست و چگونه گردآوری اطلاعات را به عنوان بخشی از فرایند تهیه گزارش تعریف کنیم و به‌کار بگیریم.

نخستین نکته‌ای که باید همواره به خاطر داشته باشیم این است که:

روش گردآوری اطلاعات در تهیه یک گزارش مهم است؛ چون گزارش چیزی جز اطلاعات نیست

اجازه بدهید برای تأکید بر جمله‌ی بالا – با وجود واضح بودن آن – چند مثال را مرور کنیم:

 گزارش فروش

در گزارش فروش، مجموعه‌ی پراکنده‌ای از اطلاعات فروش (در قالب گزارش‌های روزانه یا فاکتورهای فروش یا اطلاعات مشابه دیگر) وجود دارد که سرپرست فروش با تنظیم گزارش فروش این اطلاعات را در اختیار مدیران ارشد مجموعه قرار می‌دهد.

 گزارش سنجش رضایت مخاطبان یک شبکه تلویزیونی

در چنین گزارشی، مجموعه‌ای از اطلاعات (رضایت فردی) در یک جامعه‌ی چند صدهزارنفری یا چند میلیونی از مخاطبان وجود دارد که تهیه‌‌کننده‌ی گزارش، آن اطلاعات را (طبیعتاً با استفاده از نمونه‌برداری) گردآوری و طبقه‌بندی کرده و در اختیار مدیران شبکه قرار می‌دهد.

طرح کسب و کار

طرح کسب و کار هم گزارشی از شیوه‌ی راه‌اندازی و اداره‌ی یک کسب و کار است و کسانی که قصد راه‌اندازی کسب و کار را دارند، این گزارش را معمولاً با دو هدف تهیه می‌کنند:

  • گردآوری اطلاعات مربوط به کسب و کار و سامان‌دهی آن‌ها برای تصمیم گیری بهتر
  • ارائه‌ی اطلاعات مربوط به کسب و کار به سرمایه‌گذاران با هدف متقاعد کردن آن‌ها به سرمایه‌گذاری و مشارکت در کسب و کار

هر دو هدف نهایتاً به گردآوری و ارائه‌ی اطلاعات مربوط هستند.

با توجه به این مسئله که محور اصلی هر گزارش، مجموعه‌ای از اطلاعات است، در ادامه به برخی از نکاتی که می‌تواند برای گردآوری و اشاره به اطلاعات مفید باشد اشاره می‌کنیم.

در تعریف قالب گزارش، به روش گردآوری هم توجه کنید

معمولاً برای تهیه‌ی هر گزارش، ابتدا یک فرمت یا قالب کلی تعریف می‌شود و سپس این قالب بارها مورد استفاده قرار می‌گیرد.

یکی از نکاتی که در قالب‌ها فراموش می‌شود، تعیین شیوه‌ی گردآوری اطلاعات است. حتی یک داده‌ی مشخص را هم می‌توان از کانال‌های متفاوتی به دست آورد.

سه مثال زیر تنوع کانال‌های گردآوری اطلاعات را بهتر نمایش می‌دهند:

محدودیت در دسترسی کامل به مجموعه درس‌های گزارش نویسی

مجموعه درس‌های گزارش نویسی برای اعضای ویژه متمم در نظر گرفته شده‌اند. با عضویت به عنوان کاربر ویژه‌ی متمم، علاوه بر دسترسی به مطالب با موضوعِ گزارشی نویسی به سایر درس‌هایی هم که به مهارت ارائه و سخنرانی و نیز اسلایدسازی مربوط می‌شوند دسترسی پیدا می‌کنید.

همچنین با فعال کردن اشتراک ویژه به درس‌های بسیار بیشتری دسترسی پیدا می‌کنید که می‌توانید فهرست آنها را در اینجا ببینید:

  درس‌های متمم

البته شاید بهتر باشد از میان درس‌ها و مطالب مطرح شده، ابتدا مطالعه‌ی مباحث زیر را در اولویت قرار دهید:

  مهارت ارائه  |  تقویت فن بیان

  مهارت مذاکره  | متقاعد کردن دیگران

  پرورش تسلط کلامی  |  مدیریت زمان

  تولید محتوا

      شما تاکنون در این بحث مشارکت نداشته‌اید.  

     برخی از دوستان متممی که به این درس علاقه مندند:    احسان حسینی ، پیمان تسنیمی ، قاسم کریمی ، مجید مرادی ، zahra naseri

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مهارت گزارش نویسی به شما پیشنهاد می‌کند:

سری مطالب حوزه مهارت گزارش نویسی

قوانین کامنت گذاری در متمم

9 نکته برای روش گردآوری اطلاعات در تهیه گزارش

    پرطرفدارترین دیدگاه به انتخاب متممی‌ها در این بحث

    نویسنده‌ی دیدگاه : طاهره خباری

    در باره‌ی ذکر نکردن فاصله از منبع اصلی، موردی که چندین بار دیده‌ام، اشاره به منبع اولیه (که به زبان اصلی است و از آن استفاده نشده) به‌جای ذکر ترجمه‌ی آن (که از آن استفاده شده).

    به بیان واضح‌تر، فرد برای انجام کار تحقیقاتی و نوشتن گزارش خود، از بخشی از مقالات و کارهای دیگران که ترجمه‌ای از سایر مقالات و منابع انگلیسی است استفاده می‌کند ولی به‌جای اینکه بگوید از ترجمه‌ی فلان شخص استفاده کرده‌، همان منبع اولیه را که به زبان انگلیسی بوده (ولی حتی یک نگاه به آن هم نکرده) به عنوان منبع حرف‌ها و نوشته‌های خود درج می‌کند.

    این کار علاوه بر اینکه حرفه‌ای نیست، این خطر را هم دارد که اگر احیاناً در ترجمه‌ اشتباهی رُخ داده باشد یا مفهومی به درستی منتقل نشده باشد، تمام مسئولیت آن به عهده‌ی خودمان می‌افتد.

     

    درباره‌ی نظرسنجی در برخی از وب‌سایت‌های خبری-تحلیلی دیده‌ام که برای بررسی موردی، مثلاً یک معضل اجتماعی، یک نظرسنجی در وب‌سایت خود برگزار می‌کنند و نتایج آن را به‌صورت بسیار کلی گزارش می‌دهند.

    به شکلی که با خواندن نتایج آن نظرسنجی این تصویر در ذهن مخاطب شکل می‌گیرد که نتایج به دست آمده، نظر اکثر افراد کشور است و نه مخاطبان آن وب‌سایت خبری-تحلیلی خاص (البته باز هم نه همه‌ی مخاطبان، بلکه آن دسته از مخاطبانی که حاضر شدند در آن نظرسنجی شرکت کنند).

     
    دوست گرامی مشاهده تمرینهای مربوط به این درس، صرفا برای کاربران متمم امکانپذیر میباشد.
    .