Menu
فایل صوتی آموزشی ۶۰ نکته در مذاکره

مجموعه ای از نکات کاربردی مذاکره که می‌توانند کیفیت مذاکره های ما را بهبود داده و دستاوردهای ما را افزایش دهند




مهارت گزارش نویسی شامل چه چیزهایی است؟


اهداف و انتظارات آموزشی متمم در این درس
کد درس: ۹۲۳۶
پیش نیاز مطالعه این درس: از دوستان عزیز متممی انتظار می‌رود پس از مطالعه‌ی این درس:
  • بتوانند گزارش نویسی را به عنوان یک مهارت، تعریف و توصیف کنند.
  • به خاطر داشته باشند که مهارت گزارش نویسی را باید قبل از ورود به محیط شغلی آموخت. البته تجربه‌ی عملی، می‌تواند این مهارت را بهبود دهد. به شرطی که قبلاً اصول گزارش نویسی حرفه ای را آموخته باشیم.
  • بتوانند برخی از مهارت‌های وابسته به مهارت گزارش نویسی را فهرست کنند.
  • بتوانند نتیجه‌ی آشنایی با اصول گزارش نویسی را در بهبود سایر مهارت‌ها شرح دهند و تحلیل کنند.
  • بتوانند برخی از اصول فکری و ارزش‌هایی که می‌توانند به ما در مسیر تبدیل شدن به یک گزارش نویس حرفه‌ای کمک کنند را فهرست کنند.
تنظیم شناسنامه مهارت گزارش نویسی - متمم - محل توسعه مهارتهای من

تنظیم شناسنامه مهارت گزارش نویسی یا فهرست کردن جزئیات مرتبط با یک مهارت، ممکن است در نگاه اول غیرمنطقی، خسته‌کننده یا بی‌فایده به نظر برسد.

اکثر ما علاقه داریم که مستقیماً داخل استخر بپریم و شنا کردن را در میانه‌ی کار یاد بگیریم.

اما یک نکته مهم وجود دارد:

آشنایی با یک مهارت و یادگیری آن و تمرین در مورد آن و مسلط شدن کامل بر آن، مستلزم صرف زمان و دقت و انرژی بسیار زیادی است و اگر ما از ابتدا به اندازه کافی مصمم نباشیم و نقشه‌ی راه یادگیری را از ابتدا تا نقطه‌ی‌ آخر (با همه‌ی زحمت‌ها و دستاوردها) مرور نکرده باشیم، ممکن است انگیزه‌ی خود را در میانه‌ی راه از دست بدهیم و یادگیری را در میانه راه رها کنیم.

ما قبلاً هم در مجموعه درس‌های برنامه ریزی برای توسعه مهارتها در متمم، به یک نکته‌ی مهم اشاره کرده‌ایم:

مهارت گزارش نویسی

مهارت گزارش نویسی هم از این قاعده مستثنی نیست.

به عبارتی اگر در ایران (یا هر جامعه‌ای که در آن کار می‌کنیم) صد نفر هستند که معتقدند در گزارش نویسی قوی هستند، تنها زمانی می‌توانیم مهارت گزارش نویسی را به پله‌ای برای پیشرفت خود تبدیل کنیم که در میان آن صد نفر، ترجیحاً جزو ده نفر اول و در بدترین حالت جزو بیست نفر اول باشیم.

در غیر این صورت بهتر است یادگیری مهارت گزارش نویسی را رها کنیم و به سراغ مهارت دیگری برویم که امکان حضور در دهک اول و دوم را برای ما فراهم می‌کند.

با توجه به این نکته‌ی مهم، امیدواریم وقت و حوصله‌ی کافی برای مرور جزئیات مرتبط با مهارت گزارش نویسی داشته باشید.

با شنیدن واژه‌ی گزارش و اصطلاح گزارش نویسی، مطالب و موضوعات و دغدغه‌های متفاوتی در ذهن هر یک از ما تداعی می‌شود.

طبیعتاً وقتی از بهبود مهارت گزارش نویسی یا اصول گزارش نویسی هم صحبت می‌کنیم، این اصطلاحات برای هر یک ما معانی و پیام‌های متفاوتی را به همراه دارند.

بنابراین، بر اساس چارچوبی که در بحث تنظیم شناسنامه مهارت مورد توجه قرار دادیم، می‌کوشیم قبل از وارد شدن به جزئیات بحث گزارش نویسی، پاسخ سوال‌های زیر را مشخص کنیم:

  • تعریف مهارت گزارش نویسی چیست؟
  •  مهارت گزارش نویسی را در کدام‌یک از گروه‌های مهارتی می‌توان طبقه بندی کرد؟
  • چگونه می‌توانیم خود را در مهارت گزارش نویسی ارزیابی کنیم؟
  • بهبود و توسعه این مهارت روی چه مهارتهای دیگری تاثیر خواهد گذاشت؟
  • چه نگرش‌ها و ارزش‌هایی در ذهن من می‌توانند به گزارش نویسی بهتر کمک کنند؟
  • گزارش نویسی بهتر، چه تاثیری بر روی محیط اطراف من خواهد گذاشت؟

اجازه بدهید بحث را با تعریف مهارت گزارش نویسی آغاز کنیم. با توجه به اینکه نمی‌توان برای چنین مهارتی، یک تعریف عمومی مورد اتفاق همگان انتخاب کرد، ما به عنوان یک قرارداد در تمام متمم، مهارت گزارش نویسی را به صورت زیر تعریف می‌کنیم:

تعریف مهارت گزارش نویسی:

منظور از گزارش نویسی،

  • گردآوری
  • طبقه بندی
  • ثبت اطلاعات
  • ارائه‌ی آن به یک فرد یا گروه به عنوان مخاطب مشخص

با هدف مطلع کردن یا متقاعد کردن آن مخاطب (یا مخاطبان) است.

جایگاه مهارت گزارش نویسی در مسیر شغلی

بخشی از هر مهارت‌ را می‌توان قبل از ورود به محیط کار و بخشی دیگر را همزمان با کار آموخت.

طبیعتاً سهم یادگیری قبل از کار و یادگیری در حین کار در مهارت‌های مختلف، تفاوت دارد.

اما در مورد گزارش نویسی، بخش قابل توجهی از این مهارت را می‌توان قبل از اشتغال یا در نخستین گام‌های مسیر شغلی آموخت.

اصول گزارش نویسی - نمونه گزارش کار و تاثیر آن در رشد و پیشرفت شغلی

 یکی از هنر‌های دانشجویان و کارجویان، جستجوی مهارت‌هایی است که فراگیری آنها قبل از ورود به محیط کار، امکان‌پذیر باشد.

مصاحبه‌کنندگان و کسانی که در مورد استخدام یک فرد جوان و کم‌تجربه تصمیم می‌گیرند، در رزومه او بیش از هر چیز به عناوینی اعتماد می‌کنند که باور دارند مستقل از موقعیت شغلی، به صورت مستقل قابل فراگیری است.

دوست عزیز دسترسی کامل به مطالب مربوط به این بخش ، از طریق ثبت نام به عنوان کاربرویژه امکانپذیر هست

بعضی از ما مسئله‌ی گزارش نویسی را به شکل دیگری می‌بینیم:

حالا که من برای این پروژه ده ساعت وقت گذاشتم،

گزارشی می‌نویسم که فهمیدنش بیست ساعت وقت بخواهد و ارزش زحمت من را بفهمند!

اگر همه‌ی آنچه را در این درس گفتیم بخواهیم در یک جمله خلاصه کنیم می‌توان گفت:

مهارت گزارش نویسی

 به کتابهایی که امروز در زمره کتابهای پرفروش علمی دنیا هستند نگاه کنید.

عمده آنها یک ویژگی مشترک دارند: این کتابها بسیار ساده و روان و دقیقاً به عنوان یک گزارش نوشته شده‌اند.

کاملاً پایه علمی دارند اما به شیوه‌ای نوشته شده‌اند که اگر کسی به مقالات و مطالعات مرجع آنها مراجعه نکند، باز هم می‌تواند از این کتابها بیاموزد و از خواندنشان لذت ببرد.

سایت‌های مطرح و بزرگ و موفق را نگاه کنید: قطعاً یکی از مهم‌ترین ویژگی‌هایی که در همه آنها نمود جدی دارد، تسلط مهارت گزارش نویسی است.

waste-reports

انسان امروز به گزارش‌هایی که برخی از مورخان امین و منصف از تاریخ گذشته‌اش تنظیم و ارائه کرده‌اند تکیه کرده است.

مدیران موفق امروز برای تصمیم گیری از گزارش‌هایی که توسط همکارانشان تنظیم می‌شود استفاده می‌کنند.

کسانی که به رشد و پیشرفت فکر می‌کنند، از گزارش‌های حرفه‌ای خود، پله‌ای می‌سازند تا بتوانند بر روی آن بایستند و به موقعیت‌های بالاتر دست پیدا کنند.

حتی مدیری که از سر عادت و به اجبار و حتی از سر از آزار همکاران خود را به گزارش نویسی وادار می‌کند، با دیدن گزارش‌های درست و واقعی، ارزش واقعی گزارش را خواهد آموخت و رفتار و نگرش او به گزارش نویسی تغییر خواهد کرد.

مهارتی که همه کشورهای توسعه یافته در پذیرش اهمیت آن هم نظرند و عموم کشورهای توسعه نیافته از ضعف در آن رنج می‌برند.

تمرین:

توضیحات این درس، خلاصه و ناقص هستند.

چه موارد دیگری به نظر شما می‌رسد که بهتر است به این بحث افزوده شود و آن را کامل کند؟

  شما تاکنون در این بحث مشارکت نداشته‌اید.

برخی از دوستان متممی که به این درس علاقه مندند: سعید , کمال بهرنگ , محمد کاوه , آرمین حسینی , مینا بهفر

 

برخی از سوالهای متداول درباره متمم

متمم چیست و چه می‌کند؟
چه درس‌هایی در متمم ارائه می‌شوند؟
هزینه ثبت‌نام در متمم چقدر است؟
آیا در متمم فایل‌های صوتی رایگان هم برای دانلود وجود دارد؟

ترتیبی که گروه متمم برای خواندن مطالب سری مهارت گزارش نویسی به شما پیشنهاد میکند:

سری مطالب حوزه مهارت گزارش نویسی

قوانین کامنت گذاری/ چرا دیدگاه من منتشر نشده است؟

160 نکته برای مهارت گزارش نویسی شامل چه چیزهایی است؟

    پرطرفدارترین دیدگاه به انتخاب متممی‌ها در این بحث

    نویسنده‌ی دیدگاه : امین جباری اصل

     
    سلام
    با توجه به مطالبی که یاد گرفتم اول می خوام تا گزارشی رو که در جواب تمرین می خوام ارائه بدم فهرست بندی کنم:
    1-سوال اصلی درس: چه موارد دیگری را می توان به شناسنامه مهارت گزارش نویسی اضافه نمود؟
    2- خلاصه ای از کامنت های دوستان
    3- تاثیر مهارت گزارش نویسی در پیشرفت شغلی
     

    1-سوال اصلی درس: چه موارد دیگری را می توان به شناسنامه مهارت گزارش نویسی اضافه نمود؟
     
    با مراجعه به درس شناسنامه مهارت در متمم تعدادی از سوالاتی که به اونها پاسخ داده نشده به شرح ذیل می باشد:
    الف- بهترین نام برای این مهارت چیست؟
    ب-یادگیری این مهارت بر روی چه مهارت های دیگری تاثیر مثبت خواهد داشت؟
    ج- چه مهارت های دیگری زیرمجموعه این مهارت هستند؟
     
    الف- بهترین نام برای این مهارت چیست؟
    هدف اصلی من از یادگیری این مهارت پیشرفت شغلیه. چرا که به نظر من گزارش نویسی یکی از مهم ترین ارکان رشد و پیشرفت در کار به حساب می آید. مهارت گزارش نویسی شبیه ارائه بسته بندی خلاقانه برای یک محصول در مقایسه با بسته بندی دو محصول با کیفیت یکسانه. ما به این وسیله می تونیم ارزش ها و تلاشها و توانمندی های خودمون رو در قالب یک گزارش به رخ بکشیم. من می خوام اسم این مهارت رو بسته بندی خلاقانه موفقیت بگذارم.
    ب-یادگیری این مهارت بر روی چه مهارت های دیگری تاثیر مثبت خواهد داشت؟
    مهارت های مذاکره، برنامه ریزی شخصی و سازمانی، یادگیری،مدیریت، مهارت های ارتباطی از جمله مواردی هستند که به صورت عمده از مهارت گزارش نویسی تاثیر می گیرند. نهادینه شدن مدل ذهنی یک گزارش گر - در متن به آن اشاره شد- سبب پیشرفت و تاثیر در بسیاری از مهارت هایی میشه که ما می شناسیم.
    ج- چه مهارت های دیگری زیرمجموعه این مهارت هستند؟
    با کمک گرفتن از کامنت شیوای عزیز مهارت های یادداشت برداری، کار با داده ها و اطلاعات، خلاصه نویسی، تسلط بر ابزارهای تحلیل داده و مشاهده و ثبت وقایع می توانند از مهارت های زیر مجموعه این مهارت باشند.
     
    2- خلاصه ای از کامنت های دوستان
     
    1- توجه به حفظ توالی و پیوستگی مطالب و طبقه بندی اطلاعات با استفاده از فهرست بندی  از جمله مهم ترین مواردی بودن که دوستان زیادی به اون اشاره کردند.
    2- تسلط بر زبان نگارش گزارش هم از موارد مورد توجه بسیاری از دوستان بود. ساده گویی و اجتناب از کلی گویی،  انتخاب سبک نگارش با توجه به گیرنده ی گزارش و استفاده از جملات کوتاه و متعدد از مهم ترین موارد ذکر شده در رابطه با زبان نگارشی گزارش بود.
    3- گزارش نویسی کمک بسیار زیادی در نظم دادن به ذهن گزارش دهنده می کنه. وقتی که ما تلاش می کنیم گزارشی نظام مند و خلاصه رو ارائه کنیم قبل از هر چیزی این اطلاعات رو در ذهن خودمون طبقه بندی کردیم، هزینه ذخیره سازی و انرژی لازم برای ثبت و یادآوری اونها در ذهنمون رو کاهش دادیم و به سوالاتی که در زمان ثبت وقایع داشتیم پاسخ دادیم.
    4- تحلیل های مکرری که در حین گزارش بر روی داده ها و اطلاعات انجام میشه  حافظه گزارش دهنده رو در رابطه با این اطلاعات تقویت می کنه.
    5-گزارش نویسی به گفته ی ضیا عزیز سبب برون ریزی ذهنی میشه. و به گفته خسرو عزیز"تا گزارش نویسی صورت نپذیرد واقعیت رویدادی که در ذهن ماست مشخص نمیشود.بنده بارها تجربه کردم که در ذهنم کاری درست انجام شده و ارتباطات فیمابین متغیرها بدرستی تعریف شده اند ولی زمانیکه اطلاعات رو در قالب گزارش بر روی کاغذ آوردم متوجه کاستی ها و نواقص آن شده ام"
    6-گزارش نویسی در کارهایی با ماهیت غیر تکراری اهمیت خودش رو بیشتر نشون میده. نکته ای که در کامنت صادق عزیز به اون اشاره کردند.
    7-گزارش نویسی باعث میشه که چرخ رو دوباره اختراع نکنیم. وقتی که من در رابطه با مشتریان شرکت گزارشی از رفتار ها، تاریخچه خرید ها، تمایلات و علاقه مندی ها  و حتی معایب و نا هنجاریهاشون تهیه کردم فرد دیگری که شاید فردا به جای من این شغل رو بر عهده بگیره با مراجعه به این اطلاعات شاید بتونه تجربه ی چندین ساله رو یکجا به دست بیاره و نیازی نیست که دوباره تلاش زیادی برای شناخت مشتریان داشته باشه.
    8-توجه به زمان در گزارش نویسی: اهمیت زمان در گزارش نویسی از چند جهت مورد بحث قرار گرفت. اول اینکه گزارش در کمترین فاصله زمانی از انجام  کار صورت پذیرد تا به گفته سحر عزیز مطالب بیات نشود. دوم اینکه به محدودیت های زمانی در تهیه گزارش توجه شود تا داده ها از اعتبار نیفتد و تصمیمات بر حسب آخرین اطلاعات اتخاذ شود.به عنوان مثال استفاده از اطلاعات جدول پراکندگی دستگاه های موبایل استفاده کننده از سایت متمم در شش ماه پس از دریافت اونها شاید نتیجه مناسبی در بر نداشته باشه.
    9-گزارش خوانی موثر و توجه به نکات مثبت و منفی که دیگران در ارائه گزارش از اون استفاده می کنند به ما در تهیه گزارش های بهتر کمک خواهد کرد. ( کامنت محمد صادق عزیز )
    10- ارائه گزارشی از اشتباهات و راهکارهای اونها می تونه از بروز مجدد اشتباهات جلوگری کنه ( کاری که کمتر شخص یا سازمانی تمایل به انجام اون خواهد داشت).
    11-ارائه پیشنهادات و موارد پیش بینی نشده هم می تواند جزئی از گزارش با توجه به نوع آن باشد.
    12- به وسیله تمرین در مهارت گزارش نویسی شاید بیشتر به ضعف های موجود در دیگر مهارت های مرتبط با اون پی ببریم. مهارت های نگارشی، ارتباطی و تحلیلی می تونه نمونه ای از این مهارت ها باشه.
    13-توجه به اخلاق در تهیه گزارش و اجتناب از دخالت دادن تمایلات و نظرات شخصی بدون اذعان به شخصی بودن اونها از اعتبار گزارش خواهد کاست.
    14-گزارش نویسی حرفه ای سبب میشه که ما خودآگاهانه مسئولیت های بیشتری در سازمان بر عهده بگیریم  که فواید اون رو می تونید در این کامنت ببینید.
    15- توجه به کلیت گزارش: گزارش دورن سازمانی است یا برون سازمانی؟ توجه به جزئیات به چه میزان از اهمیت برخوردار است؟ طول عمر مفید گزارش به چه میزان است؟ تهیه گزارش به چه میزان از اطلاعات تخصصی نیازمند است؟ اولویت ها ی ما در تهیه گزارش چیست؟
     
    از این قسمت از کامنت علیرضا داداشی عزیز هم بسیار لذت بردم: یا اولین باش یا بهترین
     
    3- تاثیر مهارت گزارش نویسی در پیشرفت شغلی
     
    یکی از ابزار ها جهت بررسی عملکرد کارکنان در سازمان ها توسعه یافته "بازبینی عملکرد یا Performance Review" هست که معمولا در بازه های زمانی شش ماهه و یکساله بررسی میشه. یکی از مهم ترین کاربرد های گزارش نویسی در چنین جلساتی خودش رو نشون میده. ما باید در یک جلسه نیم ساعته نا یکساعته گزارشی از عملکرد خودمون ارائه بدیم. طبیعیه که گزارش نویسی در اینجا به صورت مستقیم نقش بسزایی در نتیجه این جلسه داره. در این جلسات عموما علاوه بر آنچه که تا کنون توسط کارمند انجام گرفته برنامه او برای ادامه کار، پیشنهاد ها و انتقاد هاش درخواست میشه. این جلسات به شدت در ارتقا شغلی تاثیر دارند و ارزش کارمند برای سازمان رو بیشتر مشخص میکنه.
    وقتی ما بدونیم که باید چنین گزارشی رو در پایان یک دوره کاری ارائه بدیم، انجام چه کارهایی در تهیه این گزارش میتونه مفید باشه؟انجام چه کارهایی مضرره؟
    خیلی از افرادی که اعتقادی به فلسفه و اهمیت گزارش نویسی نداشته باشند این کارها رو بیهوده می دونند و از این جلسات به عنوان ابزاری برای تخریب کارمند و تلقین و تکرار وضعیت نا مساعد شرکت از طریق کارفرمایان یاد می کنند. اون ها از این جلسات متنفرند. این افراد زمان بسیار کمی را جهت تهیه گزارش آماده می کنند و گزارش اونها بیشتر شبیه انشا و انباشت اطلاعاتیه. اونها اعتقاد دارند که هر چقدر گزارش از حجم بیشتری برخوردار باشه بهتره.شاید خودتون بهتر بتونید حس و حال مدیران اونها در این جلسات رو تصور کنید و بهتر می تونید تصور کنید که این جلسات تا چه حدی به پیشرفت این افراد کمک می کنه!!!!!!
    مهم ترین نکته در تهیه گزارش های بازبینی عملکرد آماده شدن برای اونها از شروع دوره می باشد.
    -          توجه به ثبت کارهای صورت گرفته در کمترین فاصله زمانی از انجام کار کمک میکنه تا گزارش از دقت بیشتر برخوردار باشه
    -          در مقایسه با تهیه گزارش در انتهای دوره ، ثبت بسیاری از کارهای مهم از قلم نمی افته. کارهایی که انجام میدیم و اعتقاد داریم باید به خاطر اونها باید تقدیربشیم.
    -          ثبت به صورت روزانه به ما کمک می کنه تا بفهمیم آیا در مسیر درستی در حال حرکت هستیم یا نه؟
    -          از اشتباهات درس های بهتری میگیریم.
    -          در صورت مواجهه با موارد ایجاد کننده اخلال یا ابهام  سریع تر جهت برطرف کردن اونها اقدام می کنیم.
    -          گزارش نویسی برون ریزی ذهنی رو در پی داره و به ما کمک میکنه ایده های نو ای رو ارائه بدیم و ارزش خودمون برای سازمان رو بیشتر کنیم.
    -          جلسه بازبینی عملکرد برای ما از تهدید به فرصت تبدیل میشه.
    -          و بسیاری از مواردی که خواه مستقیم و غیر مستقیم از طریق همین یک مهارت در پیشرفت ما نقش دارند که ذکر همه ی اونها خارج از حوصله خواهد بود و تا اینجا هم به اندازه کافی روده درازی کردم 
     
    با تشکر ازهمه ی دوستان
     
    پایدار باشید.

     
    دوست گرامی مشاهده تمرینهای مربوط به این درس، صرفا برای کاربران متمم امکانپذیر میباشد.
    .