طراحی جلد گزارش | بررسی چند نمونه طرح جلد گزارش
معمولاً در گزارش نویسی طراحی جلد گزارش آن‌چنان که شایسته است، مورد توجه قرار نمی‌گیرد.
معمولاً ساعت‌ها و گاه روزها برای تهیه‌ی یک گزارش وقت می‌گذارید و وقتی گزارش آماده شد، آن‌قدر خسته‌اید که فقط می‌خواهید آن را ببندید و نهایی کنید. به همین علت، در کمترین زمان ممکن و به شکل سرسری، یک صفحه کاور (Cover Page) آماده می‌کنید و روی گزارش قرار می‌دهید.
این در حالی است که اهمیت جلد گزارش مثل اهمیت بسته‌بندی کالا است و میتواند روی قضاوت خواننده تأثیر بگذارد. در گزارشهای مدیریتی این مسئله اهمیت دوچندان پیدا میکند. چون مدیران گزارشهای بسیاری دریافت می‌کنند و ممکن است به راحتی از خواندن یک گزارش صرف‌نظر کنند یا خواندن آن را به تعویق بیندازند.
در چنین شرایطی، طراحی درست و حرفه‌ای گزارش میتواند شانس خوانده شدن آن را افزایش دهد.
علاوه بر این نکته، مسئله‌ی دیگری هم وجود دارد: وقتی حرفه‌ای‌ها گزارش شما را می‌خوانند، بر اساس طراحی کاور درباره‌ی میزان حرفه‌ای بودن شما قضاوت می‌کنند و ممکن است این قضاوت‌ِ اولیه روی سایر بخش‌های گزارش شما هم سایه بیندازد.
قبل از این‌که نکات مختلف مربوط به طراحی جلد گزارش را بخوانیم، یک نمونه طرح جلد گزارش را نگاه کنید و ببینید چه ایرادهایی به چشم‌تان می‌آید:
آیا برای طراحی صفحه جلد استاندارد مشخصی وجود دارد؟
پاسخ هم میتواند بله باشد و هم نه.
از یک سو استانداردهای رسمی قدیمی و جاافتاده‌ای برای تنظیم گزارش (و تنظیم جلد) مثل ISO-7144 یا DIN-1422 وجود دارند و توصیه‌هایی را در این زمینه مطرح کرده‌اند. از سوی دیگر، این استانداردها در جزئیات بسیاری سکوت کرده‌اند و عملاً دست طراح گزارش را باز گذاشته‌اند.
بنابراین بهترین راه این است که شرکت‌ها، سازمان‌ها و موسسات، نیم‌نگاهی به استانداردها و دستورالعمل‌ها داشته باشند و در نهایت، شیوه نامه اجرایی اختصاص خود را برای طراحی جلد و نیز طراحی ساختار گزارش‌ها ارائه کنند.
اما اگر فریلنسر هستید و برای خودتان کار می‌کنید و یا این‌که شرکت شما چنین شیوه‌نامه‌ای ندارد، می‌توانید پیشنهادهای متمم را به عنوان چارچوب طراحی و تنظیم جلد گزارش یا همان صفحه‌ی کاور در نظر بگیرید.
این پیشنهادها با مرور ده‌ها گزارش حرفه‌ای و تخصصی که در داخل شرکت‌های بزرگ و معتبر تنظیم شده ارائه می‌شود. ضمن این‌که منابع آموزشی در زمینه‌ی گزارش‌نویسی هم مشابه چنین چارچوبی را پیشنهاد می‌کنند (+).
توجه داشته باشید که بعضی گزارش‌ها که توسط شرکت‌های بزرگ دنیا به صورت عمومی عرضه می‌شوند، خود به یک برند تبدیل شده‌اند. مثلاً گزارشهای TMT از خانواده‌ی گزارشهای Deloitte Insight را همه‌ی فعالان مدیریت و مخابرات می‌شناسند.
یا کاور بسیاری از گزارشهای بانک جهانی، بیشتر شکل گرافیکی دارند و گاهی بدیهی‌ترین شیوه‌های متعارف (مثلاً افقی نوشتن متن) در آنها نقض می‌شود:
در چنین مواردی این مجموعه‌ی تنظیم‌کننده‌ی گزارش است که سلیقه و استاندارد خود را به مخاطب تحمیل میکند.
اما در یک گزارش معمولی که به عنوان سند سازمانی تنظیم شده و برای مطالعه‌ی دپارتمان‌های دیگر و مدیران ارائه می‌شود و یا این‌که یک فریلسنر به کارفرمای خود ارائه میکند، بهتر است از فرمت‌های متعارف‌تر استفاده شود.
حتی به فرض این‌که چارچوب‌های رایج و متعارف را کهنه و سرد بدانید، با بررسی المان‌هایی که در این درس مطرح می‌شوند، بهتر می‌توانید از گزارشهای عمومی و برند‌شده در دنیا الهام بگیرید.
مجموعه درس‌های گزارش نویسی برای اعضای ویژه متمم در نظر گرفته شده‌اند. با عضویت به عنوان کاربر ویژه‌ی متمم، علاوه بر دسترسی به مطالب با موضوعِ گزارشی نویسی به سایر درس‌هایی هم که به مهارت ارائه و سخنرانی و نیز اسلایدسازی مربوط می‌شوند دسترسی پیدا می‌کنید.
همچنین با فعال کردن اشتراک ویژه به درس‌های بسیار بیشتری دسترسی پیدا می‌کنید که می‌توانید فهرست آنها را در اینجا ببینید:
البته شاید بهتر باشد از میان درس‌ها و مطالب مطرح شده، ابتدا مطالعه‌ی مباحث زیر را در اولویت قرار دهید:
مهارت مذاکره | متقاعد کردن دیگران
تمرین و مشارکت در بحث
آیا شما برای تنظیم گزارشهای شخصی یا سازمانی‌تان، پروتکل و قالب خاصی دارید؟
چه نکاتی را رعایت می‌کنید که بخواهید آنها را به عنوان پیشنهاد برای دوستان‌تان هم مطرح کنید؟
ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مهارت گزارش نویسی به شما پیشنهاد میکند:
- گزارش نویسی چیست و چرا به آن نیاز داریم؟ | آموزش گزارش نویسی
- آموزش گزارش نویسی با درک مفهوم “پرسش کلیدی” آغاز می‌شود
- مهارت گزارش نویسی شامل چه چیزهایی است؟
- چگونه گزارش بنویسیم؟ | آشنایی با ساختار گزارش
- انواع گزارش و سبکهای گزارش نویسی (بررسی چهار سبک کلیدی)
- آشنایی با سبک گزارش نویسی توصیفی
- اصول گزارش نویسی تحلیلی | روش تهیه گزارش تحلیلی
- آشنایی با سبک گزارش نویسی نقادانه
- چارچوبی برای تنظیم یک نمونه گزارش تجویزی
- یادداشت برداری – پیش نیاز مهارت گزارش نویسی
- اهمیت ساختار در یادداشت برداری
- طراحی جلد گزارش | بررسی چند نمونه طرح جلد گزارش
- تهیه خلاصه مدیریتی در گزارش نویسی
- روش گردآوری اطلاعات در تهیه گزارش
- مرور ادبیات در تحقیق و گزارش و مقاله چیست و چه جایگاهی دارد؟
- چگونه گزارش پیشرفت کار و پروژه بنویسیم؟
- نکاتی در مورد استفاده از فونت ضخیم (حروف سیاه یا بولد)
برخی از سوالهای متداول درباره متمم (روی هر سوال کلیک کنید)
ثبت‌نام | اطلاعات بیشتر فهرست درس‌های متمم
نویسنده‌ی دیدگاه : احمد عباسی
موارد زیر را من خودم در طراحی کاورها تا حدودی رعایت میکنم
1)فاصله متن از سمت چپ و راست کادر
2) فاصله متن از بالا و پایین کادر
3) اندازه فونت که به طور معمول برای عنوان کاور از اندازه 36 تا 48 و برای زیرمجموعه ها از 14 تا 18 استفاده میکنم.
4) اگر قراراست فونت به غیر از فارسی استفاده شود از فونت times new roman استفاده میکنم.
5) به روانشناسی رنگ ها دقت میکنم و معمولا با توجه به جلد گزارشی که قرار است برای هر سازمان یا فرد مورد نظر ارسال شود از رنگ های مختلف استفاده میکنم.
6) به طور معمول از عکس در صفحه اول استفاده نمیکنم اما اگر بنا به استفاده باشد با فرمت png در طراحی جلد گزارش استفاده میکنم.
7) هدر بالا و پایین صفحه گاها میتواند به زیبایی صفحه بیافزاید.
8) در طراحی جلد معمولا از حروف ابجد برای شماره گذاری استفاده میکنم.
9) نام سازمان ارائه دهنده را به طور معمول در جلد گزارش درج میکنم.
10) تاریخ را به صورت ماه و سال ( بهمن 1398 ) در پایین صفحه درج میکنم.
11) حتما یه cover letter همراه با جلد گزارش الصاق میکنم که دلیل ارائه گزارش برای فرد گیرنده یا سازمان مورد نظر مشخص باشد.
12) نهایت از دو ترکیب رنگ در جلد گزارش استفاده میکنم و رنگ هایی که بایکدیگر سازگاری بیشتری دارند و گزارش، وقار و سنگینی خود را حفظ میکند معمولا کاربردی تر است.
13) اگر قرار به پرینت گرفتن باشد حتما از کاغذهای ضخیم، روغنی استفاده میکنم تا اهمیت گزارش بیشتر جلوه کند.
14) اگر گزارش همراه با پیوست باشد حتما در صفحه اول گزارش یا همان جلد گزارش ذکر میکنم.
15) لوگو را معمولا در ابعاد 3*4 سانتی متر با فاصله 2.5 از سمت چپ و 2 از سمت بالا استفاده میکنم.