روش نوشتن نامه اداری | چند نکته درباره نامه نگاری و مکاتبات اداری
اگر به تازگی وارد محیط کار سازمانی شده باشید، احتمالاً نوشتن نامه اداری یکی از چالش‌های شماست.
نگارش نامه های اداری رسمی‌ترین شکل نامه‌نگاری محسوب می‌شود و قواعدی دارد که در نگاه اول ممکن است گیج‌کننده به نظر برسند.
جزئیات نامه نگاری و اصول و قواعد این کار فراتر از آن است که در یک درس بتوان به همه‌ی لطایف و ظرایف آن پرداخت. برای نوشتن نامه اداری، بهترین کار این است که چند نمونه نامه اداری را از بایگانی شرکت‌تان بردارید و ویژگی‌ها و چارچوب‌های آنها را ببینید.
بنابراین درس حاضر را صرفاً به عنوان یک نقطه‌ی شروع در نظر بگیرید. ما این درس را به گونه‌ای تنظیم کرده‌ایم که پس از خواندن آن، شما بتوانید نمونه نامه های اداری شرکت خود را بهتر درک، تحلیل و تقلید کنید.
اهمیت نامه و نامه نگاری
کسانی که به تازگی کار سازمانی را آغاز کرده‌اند، گاهی از اینکه برای هر کاری و هر اقدامی باید نامه بنویسند، آزرده می‌شوند.
در شرکت‌ها و سازمانها، از یک درخواست وام ساده تا کارهای پیچیده‌ای مثل حل و فصل نارضایتی مشتری یا کارفرما با نامه و نامه نگاری انجام می‌شود. کارهایی که به نظر می‌رسد بسیاری از آنها را می‌توان در قالب گفتگوی شفاهی حضوری یا تلفنی هم انجام داد.
اما نباید فراموش کنید که قرن‌ها تجربه باعث شده که سازمانها، نامه را به عنوان یک «ابزار ارتباطی» بپذیرند و با آن خو بگیرند.
نامه‌ها مانند حافظه‌ی یک سازمان عمل میکنند و باعث می‌شوند که مسیر رویدادها و تصمیم‌ها و اقدام‌ها، ثبت و ضبط شود. در بحث‌ها و اختلاف‌نظرها، نامه‌ها قابل استناد هستند و حتی در مراجعه به مراجع حقوقی برای شکایت و حل اختلاف هم، نامه‌ها و مکاتبات میان طرفین، نقش کلیدی ایفا میکنند.
پس باید همیشه در نگارش نامه وسواس داشته باشید. هر نامه‌ای می‌تواند روزی به عنوان یک سند به حمایت از شما برخیزد و یا به عنوان سندی بر ضد شما مورد استفاده قرار گیرد.
نامه داخلی در مقابل نامه‌های بیرونی
نامه‌ها را در یک تقسیم‌بندی کلی می‌توان به دو دسته‌ی داخلی و بیرونی تقسیم کرد. نامه‌های داخلی نامه‌هایی هستند که بین افراد و واحدهای مختلف داخل یک سازمان رد و بدل می‌شوند.
نامه‌های بیرونی، به یک سازمان یا شرکت دیگر ارسال می‌شوند. وزارتخانه و نهادهای دولتی، شرکت‌های مشتری و تأمین‌کنندگان، از جمله کسانی هستند که شما خطاب به آنها نامه مینویسید.
رسمی‌ترین نامه های اداری نامه‌های بیرونی هستند. نامه نگاری درون‌سازمانی نسبتاً منعطف‌تر و ساده‌تر است و ساختار و چارچوب آن، تا حدی تابع بزرگی سازمان و درجه‌ی رسمیت فرهنگ آن است.
توجه ما در این درس، معطوف به نامه‌های کاملاً رسمی است. بدیهی است که به مرور زمان و با کسب تجربه، خواهید آموخت که در برخی از نامه‌ها – خصوصاً نامه‌های داخلی – می‌توانید بخشی از این توصیه‌ها را کنار بگذارید و به آنها عمل نکنید.
نامه‌های عمومی در مقابل نامه‌های اداری
ممکن است این سوال برایتان ایجاد شده باشد که اگر از طرف خودتان به عنوان یک شخص، برای یک شرکت یا سازمان نامه ارسال کنید، آیا نامه‌ی شما هم یک نامه‌ی اداری محسوب می‌شود؟ یا باید آن را یک نامه‌ی عمومی شخصی در نظر گرفت؟
وقتی نامه‌ای را به صورت شخصی مینویسید و به یک اداره تحویل می‌دهید، در آن اداره تشریفات ثبت انجام می‌شود و برای نامه‌ی شما، شماره‌ی ثبت صادر میکنند.
در این لحظه، نامه‌ی شما از یک نامه‌ی عمومی به یک نامه‌ی اداری تبدیل می‌شود و پیام شما داخل آن سازمان، «معنا» پیدا میکند.
نامه دستوری در مقابل نامه درخواست
همه‌ی نامه‌ها را نمی‌توان در دو گروه نامه دستوری و نامه درخواست طبقه‌بندی کرد. نامه‌هایی هم هستند که برای هماهنگی، اطلاع‌رسانی و هدف‌های دیگر ارسال می‌شوند.
اما بیشترین حجم نامه های اداری به نامه‌های درخواست و نامه‌های دستوری اختصاص دارد و ما هم در این درس، چارچوب این دو نوع نامه را مد نظر داشته‌ایم.
نامه‌های درخواستی معمولاً از موضع پایین به بالا و نامه‌های دستوری از موضع بالا به پایین نوشته می‌شوند. نشانه‌های فراوانی هم در لحن و متن و محتوای نامه وجود دارد که بر اساس آنها به سادگی می‌توان نوع نامه را تشخیص داد.
بنابراین پیشنهاد ما این است که اگر در ابتدای مسیر یادگیری نامه نگاری اداری هستید، هنگام مرور آرشیو نامه‌های شرکت خود و همین‌طور جستجوی نمونه نامه اداری در وب، بیشتر به دنبال نامه‌های درخواستی و دستوری باشید و همیشه قبل از بررسی دقیق اجزای نامه، از خودتان بپرسید: من الان با چه نوع نامه‌ای روبرو هستم؟
اگر درسهای متمم را می‌پسندید و می‌‌خواهید برای یادگیری مدیریت و توسعه فردی وقت بگذارید، می‌توانید به صفحه‌ی زیر سر بزنید:
شماره نامه | مهم‌ترین کد برای شناسایی نامه‌ها
یک نامه اداری همیشه باید شماره داشته باشد.
الگوی شماره‌گذاری نامه‌ها در هر سازمان با سازمان دیگر متفاوت است. گاهی اوقات برای شماره‌گذاری صرفاً از اعداد استفاده می‌شود و گاهی هم، ترکیب حروف و اعداد مورد استفاده قرار می‌گیرد.
اینکه چه کسی باید شماره‌ی نامه را مشخص کند، بستگی به خط‌مشی سازمان شما دارد. در کسب و کارهای کوچک، ممکن است خودتان یک قاعده استخراج کنید و همان را معیار شماره‌گذاری قرار دهید.
بسیاری از سیستم‌های اتوماسیون اداری، خودشان یک شماره به نامه‌ی شما تخصیص می‌دهند.
در بعضی از سازمانهای بزرگ هم، وظیفه‌ی تعیین شماره‌ی نامه و تخصیص آن، بر عهده‌ی دبیرخانه است.
اینکه چه روشی را برای تعیین شماره نامه به‌کار می‌گیرید چندان مهم نیست. اما مهم است که نحوه شماره زدن نامه کاملاً شفاف بوده و در سازمانهای بزرگ، راهنما و چارچوبی برای آن وجود داشته باشد. با این کار مطمئن می‌شوید که شماره نامه کاملاً منحصر به فرد است و در تمام طول عمر سازمان، دو نامه با شماره یکسان صادر نخواهد شد.
تاریخ، شماره، پیوست | سه ویژگی کلیدی برای هر نامه
فرمت نامه های اداری یکسان نیست. با این حال معمولاً در بالای اغلب نامه‌ها در قسمت چپ سربرگ سه کلمه‌ی کلیدی می‌بینید:
شـماره: ……………………..
تـاریخ: ……………………..
پیوست: ……………………..
تاریخ را معمولاً به صورت عددی می‌نویسند. شماره هم چنان‌که گفتیم تابع سیاست سازمان شماست.
روبروی پیوست معمولاً یکی از دو کلمه‌ی دارد و ندارد را می‌نویسند. البته برخی حرفه‌ای‌تر عمل میکنند و توضیح کامل‌تری می‌نویسند. مثلاً روبروی پیوست می‌نویسند: «چهار برگ» یا «یک عدد CD» و یا «گزارش مالی سه ماهه اول». پیشنهاد ما هم این است که به جای کلمهٔ «دارد» به نوع و تعداد پیوست اشاره کنید.
اشاره به پیوست در نامه اداری به‌ویژه در مواردی که ممکن است نسخه کاغذی نامه دست‌به‌دست شود، بسیار مهم است. چون اگر در اثر بی‌دقتی، پیوست نامه شما گم شود، گیرنده متوجه می‌شود که چیز دیگری هم همراه نامه بوده و به دست او نرسیده است.
لازم به تأکید است که در نامه‌های فیزیکی، پیوستها به سمت راست بالای نامه متصل [ منگنه ] می‌شوند.
گیرنده نامه (مخاطب نامه) و موضوع
در ایران نامه‌های اداری حتماً با «باسمه‌تعالی» شروع می‌شوند ( «بسمه‌تعالی» یک اشتباه رایج است).
پس از ذکر نام خدا، گیرنده‌ی نامه (مخاطب صحبت‌های شما) و موضوع نامه معمولاً به ترتیب زیر نوشته می‌شود:
نام گیرنده: جناب آقای … / سرکار خانم … /
سِمتِ گیرنده: رئیس محترم … / مدیر محترم … / سرپرست محترم …
موضوع: برگزاری دوره آموزشی … / درخواست وام …
قرار نیست حتماً سه مورد فوق در ابتدای هر نامه‌ای وجود داشته باشد. اگر به یک سازمان نامه مینویسید و نام گیرنده را نمی‌دانید، ممکن است صرفاً به ذکر سمت وی اکتفا کنید. همچنین وقتی نامه به افراد متعددی فرستاده می‌شود (مثلاً از طرف مدیرعامل به تمام مدیران واحدها) دیگر ذکر نام تک‌تک آنها معنا ندارد.
ضمناً گاهی اوقات، موضوع هم از بخش ابتدایی نامه حذف می‌شود. اگر چه پیشنهاد ما این است که اگر می‌توانید یک موضوع خاص را برای نامه تعریف و تعیین کنید، حتماً این کار را انجام دهید.
اما اگر تصمیم به ذکر موضوع گرفتید به خاطر داشته باشید که همیشه و در همه‌ی احوال، موضوع زیرِ نام و سمت گیرنده قرار می‌گیرد.
ضمناً گاهی اوقات در نامه‌نگاری میان سازمانها و دپارتمان‌ها، به جای اشاره به نام و سمت، صرفاً به نام سازمان یا واحد اشاره می‌شود:
به: واحد مالی
از: واحد مدیریت و برنامه‌ریزی
موضوع: پیگیری پرداخت حق مشاوره خانم …
عرض سلام و احترام
سلام کردن در ابتدای نامه تقریباً شبیه مکالمات روزمره، واجب محسوب می‌شود. مراقب باشید که سلام کردن را فراموش نکنید.
برای سلام کردن می‌توانید از عبارات «با عرض سلام» یا «با سلام و احترام» یا «سلام علیکم» استفاده کنید. شکل آخر (سلام علیکم) دولتی‌ترین شکل سلام مورد استفاده در نامه‌نگاری اداری است.
متن نامه سه بخش اصلی دارد
از صدر و ذیل نامه‌های اداری که بگذریم، اصل متن نامه را معمولاً می‌توان به سه بخش تقسیم کرد: مقدمه، بدنه‌ی اصلی، حرف آخر (دستور یا تقاضای نهایی).
یک یا چند جمله‌ی اول نامه، به توضیحات مقدماتی اختصاص دارد. معمولاً شما نمی‌توانید ناگهان وارد اصل موضوع شوید. شاید لازم باشد به نامه‌های قبلی اشاره کنید. شاید هم لازم باشد در حد چند جمله به وضعیت عمومی خودتان یا دپارتمان‌تان بپردازید.
بعد از مقدمه به اصل موضوع می‌پردازید و در نهایت، بسته به اینکه رده‌ی طرف مقابل چیست، بحث را با یک «دستور» یا «تقاضا + تشکر» به پایان می‌برید.
در ادامه، کمی بیشتر درباره‌ی هر یک از این سه بخش صحبت خواهیم کرد.
دسترسی کامل به این درس و ۴۵ درس دیگر دربارهٔ مهارت های ارتباطی برای اعضای ویژه متمم در نظر گرفته شده است. تا کنون ۱۰۷۳۱ نفر از متممی‌ها مجموعاً ۸۳۲۱ تمرین در درسهای مرتبط با مهارت ارتباط موثر ثبت کرده‌اند.
با عضویت ویژهٔ متمم علاوه بر این ۴۵ درس به هزاران درس دیگر از جمله درسهای زیر دسترسی خواهید داشت:
روانشناسی پول | مذاکره | تصمیم گیری | مدیریت جلسه
خودشناسی | شخصیت شناسی | تحلیل رفتار متقابل
کوچینگ | مشاوره مدیریت | توسعه فردی | یادگیری
استعدادیابی | هوش هیجانی | عزت نفس | برندسازی شخصی
مشارکت در بحث
چه نکات و تجربه‌های دیگری دارید که به نظرتان یک فرد مبتدی در نامه نگاری اداری باید از آنها مطلع باشد؟
تذکر: توجه داشته باشید که موضوع این درس، «روش نگارش نامه اداری» است و نه «آموزش دستور زبان فارسی». در نامه نگاری اداری، از زمان بیهقی تا امروز، مغلق‌نویسی و پیچیده‌نگاری، استفاده از واژه‌های عربی به جای فارسی، عدم تطبیق فعل و فاعل و جابه‌جایی حروف اضافه به تدریج جا افتاده و رواج یافته است.
ما هم در این‌جا قصد اصلاح و تغییر و تعدیل این روش‌ها را نداشته‌ایم. بنابراین پذیرفته‌ایم که بعضی از جملات رایج در نامه‌های اداری را – ولو با وجودی که می‌شد آنها را به شکل ساده‌تر و درست‌تر نوشت – به همان شیوه‌ی رواج‌یافته بیاوریم.
بنابراین پیشاپیش از اینکه در دیدگاه‌های خود، در این زمینه تذکر نمی‌دهید سپاسگزاریم.
ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مهارتهای ارتباطی و زبان زندگی به شما پیشنهاد میکند:
- مهارت های ارتباطی | دوره آموزش ارتباط موثر
- نقاط ضعف شما در مهارت های ارتباطی چیست؟
- ماتریس توانایی های ارتباطی
- فایل صوتی درباره مهارت ارتباطی | ارتباط، زبان زندگی است
- تاریخچه ارتباطات انسانی و تغییر انتظارات انسانها از مهارت ارتباطی
- قوانین مورفی در ارتباطات
- اشتیاق به اظهار نظر | آیا باید این اشتیاق را مهار کرد؟
- تعریف ارتباط موثر یا ارتباط اثربخش چیست؟ موانع ارتباط موثر کدامند؟
- چند نکته در مورد مهارت گوش دادن فعال و موثر
- سه نوع گفتگو | از کتاب ارتباط برتر چارلز دوهیگ
- خودافشایی چیست؟ | چگونه با خودافشایی مدیریتشده روابط خود را تقویت کنیم؟
- مهارت سوال پرسیدن | اصول، تکنیکها و روشهای طرح سوال
- مقایسه کلمات عینی و ذهنی
- اعتمادسازی در رابطه | آشنایی با روش های جلب اعتماد
- تعریف آسیب پذیری چیست؟ آیا باید بکوشیم آسیب ناپذیر باشیم؟
- پنجره جوهری | ابزاری برای شناخت بهتر خود و دیگران
- مهارت ارتباطی: زبان منفی – زبان مثبت
- عبارات توضیحی و استفاده از آنها در گفتگو، نگارش و مذاکره
- هر مقایسهای با نوعی قضاوت کردن همراه است
- جبر محیطی پنهان در گفتگوهای ما (مهارتهای ارتباطی)
- انواع سبک های ارتباطی | با هر سبک ارتباطی چگونه برخورد کنیم؟
- روش صحیح عذرخواهی | معذرت خواهی تاثیرگذار چگونه انجام می‌شود؟
- معرفی منابع: کتاب هفت چالش ارتباط دنیس ریورز
- کلمات و اصطلاحات مثبت جایگزین (یوفمیزم)
- درباره انتقاد کردن | چگونه انتقاد کنیم؟
- دانلود فایل صوتی | انتقاد کردن و روش درست انتقاد
- چرا در فضای آنلاین کمتر میتوانیم جلوی خودمان را بگیریم؟ | ODE چیست؟
- ارتباط دیجیتال | چند اصل برای بهبود کیفیت ارتباط ناهمزمان
- روش نوشتن نامه اداری | چند نکته درباره نامه نگاری و مکاتبات اداری
- سکوت قدرت درونگراها (قدرت سکوت) نوشته سوزان کین
- صراحت تمام عیار | راهنمایی برای ترکیب قاطعیت و انسانیت در محیط کار
- کتاب ارتباط بدون خشونت | زبان زندگی | مارشال روزنبرگ
سوال‌های پرتکرار دربارهٔ متمم
متمم مخففِ عبارت «محل توسعه مهارتهای من» است: یک فضای آموزشی آنلاین برای بحث‌های مهارتی و مدیریتی.
برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید به صفحهٔ درباره متمم سر بزنید و فایل صوتی معرفی متمم را دانلود کرده و گوش دهید.
فهرست دوره های آموزشی متمم را کجا ببینیم؟
هر یک از دوره های آموزشی متمم یک «نقشه راه» دارد که مسیر یادگیری آن درس را مشخص میکند. با مراجعه به صفحهٔ نقشه راه یادگیری می‌توانید نقشه راه‌های مختلف را ببینید و با دوره های متنوع متمم آشنا شوید.
همچنین در صفحه‌های دوره MBA و توسعه فردی می‌توانید با دوره های آموزشی متمم بیشتر آشنا شوید.
هزینه ثبت نام در متمم چقدر است؟
شما می‌توانید بدون پرداخت پول در متمم به عنوان کاربر آزاد عضو شوید. اما به حدود نیمی از درسهای متمم دسترسی خواهید داشت. پیشنهاد ما این است که پس از ثبت نام به عنوان کاربر آزاد، با خرید اعتبار به عضو ویژه تبدیل شوید.
اعتبار را می‌توانید به صورت ماهیانه (۱۶۰ هزار تومان)، فصلی (۴۲۰ هزار تومان)، نیم‌سال (۷۵۰ هزار تومان) و یکساله (یک میلیون و ۲۰۰ هزار تومان) بخرید. لطفاً برای اطلاعات بیشتر به صفحه ثبت نام مراجعه کنید.
آیا در متمم فایل های صوتی رایگان هم برای دانلود وجود دارد؟
مجموعه گسترده و متنوعی از فایلهای صوتی رایگان در رادیو متمم ارائه شده که می‌توانید هر یک از آنها را دانلود کرده و گوش دهید.
همچنین دوره های صوتی آموزشی متنوعی هم در متمم وجود دارد که فهرست آنها را می‌توانید در فروشگاه متمم ببینید.
با متمم همراه شوید
آیا می‌دانید که فقط با ثبت ایمیل و تعریف نام کاربری و رمز عبور می‌توانید به جمع متممی‌ها بپیوندید؟
نویسنده‌ی دیدگاه : سیدمهدی حسینی
1- استفاده از سربرگ سازمان:
مکاتبات رسمی و اداری در سربرگ سازمان انجام می شود با این حال اگر بخواهیم درخواست شخصی مطرح کنیم که در حیطه وظایف شغلیمان نمی گنجد (مثلا درخواست وام، عضویت در موسسه، انتقال یا جابجایی)، معمولا در کاغذ بدون سربرگ می نویسیم.
همچنین در سازمانها، هر فردی حق امضا کردن در سربرگ را ندارد. در این گونه موارد اگر حق امضا نداشته باشیم، باز هم بهتر است درخواستمان را در کاغذ ساده بنویسیم.
2- رعایت سلسله مراتب اداری
در انجام مکاتبات اداری بسیار پیش می آید که پیش نویس نامه را ما آماده می کنیم و درخواست مربوط به واحد اداری خودمان است، ولی به دلیل اینکه در نظر داریم برای مقام بالاتر از خودمان در یک حوزه یا بخش موازی (از نظر ساختار سازمانی) ارسال کنیم، می بایست متن را با امضای مقام بالادستی حوزه خودمان آماده کنیم تا سلسله مراتب اداری را رعایت کرده باشیم. به بیان دیگر ارسال مکاتبات در دو حوزه یا بخش موازی، بین دو معاون، دو مدیرکل، دو رئیس اداره صورت می گیرد و نوشتن نامه از رئیس اداره در یک بخش، برای مدیرکل از بخش دیگر (و بالعکس) عرف نیست.
3- طبقه بندی نامه
در مکاتبات، عنوان طبقه بندی معمولا عادی یا محرمانه بودن نامه را تداعی می کند. از این منظر می توان به نامه های با طبقه بندی عادی، محرمانه، خیلی محرمانه، سری و به کلی سری اشاره کرد.
یک نوع طبقه بندی دیگر هم از نظر فوریت داریم: عادی، فوری، آنی
4- شماره گذاری پیوستها
در صورتی که نامه ی ما بیش از یک عدد پیوست داشته باشد، شایسته است که پیوستها را شماره گذاری کرده و در متن نامه، در محل لازم، داخل پرانتز به شماره پیوست نیز اشاره کنیم. مثلا پس از اشاره به نامه ی قبلی داخل پرانتز ذکر می کنیم: (پیوست شماره 3)
5- هامش نامه:
به دستورها و یادداشتهایی که روی نامه به صورت دستنویس و معمولا توسط مقام بالاتر نوشته می شود، هامش نامه (پاراف) می گویند. گاهی لازم است به این نوشته ها ارجاع بدهیم. به عنوان مثال در این مواقع چنین می نویسیم: در راستای اجرای دستور ریاست محترم در هامش نامه شماره ...
من اولین حضورم در یک شغل اداری، در یک شرکت کارفرمایی بود، چیزی که تو همون ابتدای کارم فهمیدم این بود که نامه‌های ارسالی به پیمانکار لحن دستوری و نامه‌های پیمانکار به کارفرما بیشتر حالت درخواست داشت. به طور مثال معمولا در بخش آخر نامه جملات با “لازم است” شروع می‌شد و موضوعی را به پیمانکار یادآوری و الزام میکرد.
یکی از موارد قابل توجه در نامه های اداری
مشخص نبودن لحن گوینده (دستور دهنده یا متقاضی و پاسخ دهنده) است. بعضی از نامه های اداری به دلیل عدم آشنایی یا سهل انگاری یا هر دلیل دیگری ترکیبی از لحن عامیانه و رسمی است.
همچنین خط خوردگی های زیاد، ناخوانا بودن تاریخها در اعدادی مثل ۲ و ۳ نیز جزو مواردی است که لازم است به آن دقت شود.
یکی ازمهمترین تجربیات من در مدتی که پیمانکار شرکت های دولتی بودیم این است گه اگر نامه ای به ادارات دولتی مینویسید حتما رسید ان را دریافت کنید ویا حداقل شماره نامه وارد شده به دبیر خانه را حتما نگه دارید چون همان طور که در این درس گفته شد نامه حافظه یک سازمان است واین مستندات ثبت شده ممکن است در آینده شما را از خیلی مشکلات نجات دهند.
همچنین تجربه دیگرم در مورد امضا زیر نامه است یک امضا سخت و خاص احتمال جعل را خیلی کم میکند و در سیستم های اداری مانند انبار ها ضریب اطمینان را افزایش میدهد.
در نامه های داخلی فرهنگ و آموزش سازمانی خیلی تاثیر گذار است. در یک شرکتی نامه نگاری های درونی دقیقا مانند نامه نگاری های بیرونی است. اما در شرکتی دیگر ممکن است لحن نامه ها لحنی گفتاری باشد. و حتی در شرکتی دیگر به اشتباه به افراد هم سطح از دیدگاه بالا یا پایین با همدیگر نامه نگاری کنند.
از دیدگاه من همه این موارد ریشه در فرهنگ سازمانی شرکت ها دارد.
نامه نگاری هنوز هم یکی از ابزارهای مهم ارتباطی هست. چه در محیط کاری و چه در روابط شخصی، نوشتن نامه‌ای واضح، مختصر و مؤثر می‌تونه به ما در رسیدن به اهدافمون کمک کنه
هر نامه، فارغ از نوع و موضوعش ، اجزای ثابتی داره مثل مشخصات گیرنده که معمولا شامل اسم و سمت یا نسبت هست
متن نامه، که وضوح، ایجاز و عاری بودن از ابهام، از الزامات این بخش هست و در نهایت نتیجه نامه، که معمولا درخواست به صورت واضح بیان میشه. و در آخر امضا، که شامل نام و نام خانوادگی و در صورت تمایل یا نیاز سمت یا عنوان نگارنده هست.
یکسری موارد هم در نامه نگاری خیلی مهمه مثل:
۱٫وضوح و سادگی زبان، طوری که بتونه مفهوم نامه رو به خوبی به خواننده منتقل کنه مثلا به کاربردن کلمات تخصصی که می‌تونیم حدس بزنیم با تخصص گیرنده همخوانی نداره، اصلا جالب نیست.
۲٫ ایجاز و اختصار خیلی مهمه، همه از اطاله کلام و نگارش نامه‌های طولانی خسته هستند. تلاش کنیم مطالب خودمون رو به طور خلاصه و به دور از حاشیه‌نگاری بیان کنیم. که البته خودش یک هنره.
۳٫از شفافیت و وضوح نامه نباید غافل بود. باید ابهام و ایهام را از نامه دور کنیم و منظور خودمون رو به طور دقیق و صریح بیان کنیم
۴٫ لحنی مودبانه و محترمانه حتی در صورت وجود اختلاف نظر شخصیمون با گیرنده نامه ضروریه
۵٫ در آخر باید نامه رو قبل از ارسال به دقت از نظر املایی و نگارشی بررسی کنیم و اون رو در صورت لزوم ویرایش کنیم حتی اگر نامه رو به نزدیک ترین دوستمون می‌نویسیم!
فکر میکنم یکی از کم کامنت ترین درسهای متمم بود که تا حالا خوندم و البته دلایلی میشه براش عنوان کرد تغییر نسل،نگاه برابری که افراد در سیستم های اداری برای خودشون دارن،نرم افزارهای اداری که خیلی از قسمتهای نامه رو خودشون پوشش میدن و کاربر فقط کلمات یا عبارات کلیدی رو می نویسه و ….
یادم هست یک درخواستی را با خط خودم برای یکی از مدیران عالی نوشتم دست خط من خیلی خوب نیست اما در نگارش سعی کردم خوش خط و تمیز بنویسم اما مثل اینکه موفق نشدم. در یک جلسه آن مدیر محترم در لفافه به دست خط بد من اشاره سربسته ایی داشتند از آن روز فهمیدم که ظاهر نوشته هم می تواند تاثیر داشته باشد. براین اساس پیشنهادم به خودم و سایر دوستانی که مثل من بدخط هستند این است که درخواستها و نامه های خود را تایپ کنند
چند وقت پیش برای پیگیری کار موکل درخواستم را نوشتم و به قاضی مراجعه کردم، طبق رویه همیشگی از قبل برای سوالی که قاضی بعد از دیدن درخواستم از من می‌پرسه جواب پیدا کردم.
وقتی مراجعه کردم یک نگاه مختصر به درخواستم کرد و بعد گفت چه امضای قشنگی داری!
همین موضوع باب صحبتمون رو باز کرد و نهایتا با درخواستم موافقت شد. نمی‌گم فقط این موضوع باعث جلب‌نظرش شد اما تاثیرگذاری درخواست رو بیشتر کرد.
در نامه نگاری های داخلی و بیرونی با توجه به اساسنامه شرکت عمل کند مثلا به یاد دارم یک شرکت در حوزه فناوری اطلاعات تمام پیام های مجازی و غیر مجازی و مکاتبات رسمی و غیر رسمی در زمان اداری را در قالب بند محرمانه گنجانده بود.
در خواست خود را ساده و کامل و شفاف بیان کند و از تملق و چابلوسی و بیان جزئیات خود داری کند.
سعی کنید در مکاتبات به صورت ساده و روان به این سوالات پاسخ دهید:
چه کسی ؟ چه زمانی؟ چه مکانی؟ چی ؟ چرا ؟ چگونه؟
این سوالات که عناصر خبری هستند در مکاتبات نیز با کمی تغییر کاربرد دارند.
در نامه‌هایِ بین سازمانها، ممکن است از یک توصیف برای یک موضوع استفاده نکنند، مثلا ممکن است شما در خصوص روند پروژه ردیابی محصول گزارشی درخواست کرده باشید در صورتیکه این پروژه در سازمان مذکور با عنوانِ دیگری مثلا ثبت مشخصاتِ محصولات شناخته شود. مهم است که به طریقی موضوع را شفاف کنیم. نوشتن عبارتِ توضیحی درون پرانتز یکی از راه‌هایِ شفاف سازی است.
در حال حاضر بیشتر سازمانهای دولتی و خصوصی از اتوماسیون اداری برای مکاتبات اداری استفاده می کنند. پس بهتر است علاوه بر آداب نگارشی با تنظیمات، فونتها، علائم و قواعد آن نرم افزار هم آشنایی کافی داشته باشیم تا بعد از مکاتبه و احتمالا چاپ نامه مشکلی در نمایش و فونتها ایجاد نشود .
همچنین تجربه خودمن از کار اداری این بود که بدون مکاتبه و‌ثبت نامه در اتوماسیون یا دبیرخانه حتی آب هم نخورم. بخصوص اگر مسئولیت یا سمتی در سازمان داشته باشید که حساس است . کسی از آینده خبر ندارد و برای همین بهتر است کلیه فعالیتها و مجوزها مکتوب باشد تا در آینده مشکلی پیش نیاید. من همیشه سعی می کردم یک کپی از نامه خودم بهمراه دستور روی نامه یا موارد دیگر مانند پیوستها ، ارجاعات و غیره را برای خودم نگه دارم تا در آینده بتوانم بعنوان مدرک قابل استناد از آنها استفاده کنم.
حتی اگر کارمند ساده هم هستید به شما توصیه می کنم از کلیه قراردادها و فیشهای حقوق خودتان بخوبی نگهداری کنید تا اگر روزی به مشکل حقوقی در اداره برخوردید بتوانید در دادگاه یا اداره کار از آنها بعنوان سند و مدرک استفاده نمایید.
در حال حاضر بیشتر سازمانهای دولتی و خصوصی از اتوماسیون اداری برای مکاتبات اداری استفاده می کنند. پس بهتر است علاوه بر آداب نگارشی با تنظیمات، فوتتها، علائم و قواعد آن نرم افزار هم آشنایی کافی داشته باشیم تا بعد از مکاتبه و احتمالا چاپ نامه مشکلی در نمایش و فونتها ایجاد نشود .
همچنین تجربه خودمن از کار اداری این بود که بدون مکاتبه و‌ثبت نامه در اتوماسیون یا دبیرخانه حتی آب هم نخورید . بخصوص اگر مسئولیت یا سمتی در سازمان داشته باشید که حساس است . کسی از آینده خبر ندارد و برای همین بهتر است کلیه فعالیتها و مجوزها مکتوب باشد تا در آینده مشکلی پیش نیاید. من همیشه سعی می کردم یک کپی از نامه خودم بهمراه دستور روی نامه یا موارد دیگر مانند پیوستها ، ارجاعات و غیره را برای خودم نگه دارم تا در آینده بتوانم بعنوان مدرک قابل استناد از آنها استفاده کنم.
حتی اگر کارمند ساده هم هستید به شما توصیه می کنم از کلیه قراردادها و فیشهای حقوق خودتان بخوبی نگهداری کنید تا اگر روزی به مشکل حقوقی در اداره برخوردید بتوانید در دادگاه یا اداره کار از آنها بعنوان سند و مدرک استفاده نمایید.
چند سال پیش بود که من کم سن و سال تر بودم و تجربه نوشتن نامه اداری را نداشتم.(۱۸ سالم بود!:))یک مسئله ای پیش آمد که بایستی به یک سازمان دولتی پاسخی میفرستادم.من اصلا پیش زمینه ای در این باره نداشتم،حتی پدرم که در مورد این موارد با وکیل مشورت میکرد پیشنهاد داد با یک وکیل صحبت نمایم.من نیز به دلیل عدم شناخت موضوع استرس زیادی داشتم و چون عملا زمان کمی برای پیگیری ماجرا بود ناچاراً و با کمی لجبازی خودم نامه را ارسال نمودم.کاری که کردم این بود که به نامه ای که برایم ارسال کرده بودند نگاه کردم(فکر میکنم یک برگ کاغذ دیگر بصورت پیوست داشت.)و ساختار و شکل نامه را مانند آنچه که گفته بودند تایپ نمودم.مثل تاریخ،نام و…،با عرض سلام خدمت ریاست فلان و…الان که فکر میکنم دقیقا اصول و قواعد مربوطه را رعایت نمودم.بماند که درگیری من آن زمان بدلیل سن کمم و به تبع آن بی تجربگی آن زمان دارای تنش بود(بعدا متوجه شدم چه موضوع بی خودی بوده است.)،اما تجربه ارزشمندی از تمام جوانب برایم شد.
معمولا آخرین رونوشت در نامه های اداری مربوط به واحدی می باشد که متن نامه را آماده کرده
در بحث‌های مدیریت دانش سازمانی، یکی از ابزارهای مهم برای رهگیری تصمیمات و جریان‌های اطلاعات و کارها، نامه‌های اداری است. پس یکی از مهم‌ترین کارهایی که باید هر سازمانی انجام دهد، بایگانی مناسب این نامه‌هاست. به نحوی که به راحتی قابل فراخوانی و در دسترس باشند.
درست است که صورتجلسات و دستورجلسات در سازمانها شاید فرم یک نامه اداری یا آناتومی استاندارد آن را نداشته باشند. اما با توجه به وجود مصوبات و محل امضای حاضران و اجبار به اقدام مصوبات، شاید آنها را بتوان گونه‌ای از نامه‌های اداری دستوری در نظر گرفت. پس لازم است اسناد جلسات به صورت طبقه بندی شده کاملا بایگانی شوند و امضای حاضران برسند. تا بتوان از سیر اجرای تصمیمات هم مطلع شد.
روبه رشد باشید؛ پایدار و مستمر
یعقوب دلیجه
در خیلی از نامه نگاری های اداری ممکنه ما از جانب نفر دیگه (قاعدتا بالاسری) متن نامه رو تدوین کنیم پس لازمه در نگارش نامه خودمون رو در جایگاه اون فرد تصور کنیم.
شاید تو جایگاه ما گیرنده همرده یا بالادست باشه ولی از منظر فرستند اصلی زیردست یا نهایتا همرده درنظر گرفته بشه پس باید با ادبیات دستوری نامه رو تصور کنیم.
خیلی از ابزارهای اتوماسیون مواردی مثل سلام و احترام و درج گیرند و امضای فرستنده رو خودشون درج میکنند ولی متن نامه های سازمان چیزیه که لازمه حتما نمونه های قبلی رو بررسی کنیم و تو نامه خودمون درنظر بگیریم.
با سلام.
یکی از نکاتی که خیلی مهم است اینه که در نوشتن نامه دقیقا به موضوع اشاره کنید. و موضوع نامه رو از حالت گُنگ بودن و مبهم بودن خارج کنید چون خیلی از مواقع برای دوستانم پیش اومده که درخواست دیگه‌ایی داشتن ولی پاسخ دیگه‌ایی دریافت کردند.
ممنون از سایت متمم