برون سپاری چیست؟ | مزایا و معایب و مشکلات برون سپاری

در درس سوال کلیدیِ خریدن یا ساختن گفتیم که این پرسش بسیار فراگیر است و در بسیاری از جنبه‌های زندگی فردی و سازمانی با آن مواجه می‌شویم. حتی برای کاشت یک گل کوچک در حیاط خانه یا گلدان شرکت هم این سوال مطرح می‌شود که خودم گل را بکارم؟ یا از یک باغبان بخواهم این کار را انجام دهد؟

طبیعی است وقتی مقیاس‌ کارها و فعالیت‌ها بزرگ‌تر شود، این سوال هم بزرگ‌تر و پیچیده‌تر خواهد شد. مثلاً کارخانه‌ای را در نظر بگیرید که می‌خواهد یکی از خطوط تولید خود را به شکل اساسی تعمیر و بازسازی کند؛ کاری که هر ده یا بیست سال یک مرتبه انجام می‌شود.

در این‌جا هم مدیران کارخانه با این پرسش روبه‌رو هستند که این کار بزرگ و سنگین و پرزحمت و پرهزینه را به تیم تعمیراتی کارخانه بسپارند یا از یک مجموعهٔ بیرونی که در تعمیر و نگهداری متخصص است بخواهند که این کار را انجام دهد؟

وقتی با سوال «خریدن یا ساختن» یا همان «Make or Buy» آشنا می‌شوید، نمونه‌های آن را همه‌جا دور و بر خود می‌بینید. این تصمیم استراتژیک در شرکت‌ها و سازمان‌ها آن‌قدر مهم و پرتکرار است که یک تخصص حول آن شکل گرفته است: برون سپاری یا آوت سورسینگ (Outsourcing).

در این درس ابتدا به تعریف برونسپاری می‌پردازیم و پس از آشنایی با انواع برون سپاری و اشاره به چند مثال از برون سپاری به سراغ مسائل، مشکات و مزیت‌های این کار می‌رویم.

آن‌چه در ادامه می‌خوانید:

• تعریف برون سپاری چیست؟
• توضیح چند اصطلاح در برون سپاری
• چه فرایندها و فعالیت‌هایی برون‌سپاری می‌شوند؟
• فرصت‌ها و مزایای برون سپاری
• تهدیدها و معایب برون سپاری
• آیا سپردن کار به شرکت‌های زیرمجموعه، برون‌سپاری محسوب می‌شود؟

تعریف برون سپاری چیست؟

برای این که ببینیم برون سپاری یعنی چه کافی است به شیوهٔ ساخته‌شدن آن در زبان انگلیسی نگاه کنیم:

Outsourcing = Out + Sourcing

کلمهٔ سورسینگ به معنای «تأمین کردن» و «جستجوی یک منبع» است. کلمهٔ آوت هم به معنای «بیرون» است. پس اوت سورسینگ – حداقل از نظر لغوی – به این معناست که برای انجام کار یا تأمین منابع مورد نیازمان به بیرون از سازمان خود مراجعه کنیم.

اجازه بدهید برای همین تعریف ساده برون سپاری چند مثال تصور کنیم:

می‌خواهیم کار ثبت برند انجام دهیم و به سراغ شرکت‌ها یا افرادی می‌رویم که در ثبت برند، تخصص و تجربه دارند.

قصد داریم یک مرکز تماس حرفه‌ای داشته باشیم و به عنوان یکی از گزینه‌‌ها به این موضوع فکر می‌کنیم که از خدمات یک مرکز بیرونی استفاده کنیم.

تصمیم گرفته‌ایم برای رستوران خود یک اپلیکیشن طراحی کنیم و در پی این هستیم که این کار را به یک تیم خبره و باتجربه واگذار کنیم.

در پی راه‌اندازی باشگاه مشتریان هستیم و تصمیم می‌گیریم به جای این که خودمان این کار را انجام دهیم، از شرکت مشاوری استفاده کنیم که باشگاه مشتریان چند برند بزرگ را طراحی و پیاده‌سازی کرده است.

این شکل از تعریف برونسپاری، که اتفاقاً بسیاری از منابع هم کم‌و‌بیش آن را پذیرفته‌اند، چون مستقیماً بر اساس معنی کلمه برونسپاری است، به سادگی قابل‌درک است. اما نقطه‌ضعف مهمی هم دارد. در این‌جا برونسپاری بسیار گسترده تعریف شده است. مثلاً‌ اگر در شرکت‌تان، یک کپی از کلید درب ورودی بخواهید و به سراغ کلیدساز بروید، می‌توانید ادعا کنید که «برون‌سپاری» انجام داده‌اید! این در حالی است که در کمتر سازمانی چنین کاری را داخل مجموعه انجام می‌دهند.

بنابراین ما در بحث برونسپاری در متمم فرض زیر را در نظر می‌گیریم:

توجه به این پیشنهاد متمم می‌تواند بخش مهمی از ابهام‌ها را کاهش داده و گستردگی بی‌نتیجه‌ی تعریف را از بین ببرد. اما اگر علاقه‌مند هستید تعریف‌های بیشتری از برونسپاری را ببینید، احتمالاً دو تعریف زیر برایتان جذاب خواهند بود:

با وجود تنوع و تفاوت تعریف‌ها، اگر آن‌ها را کنار هم بگذارید، تصویر قابل‌قبولی از مفهوم برون‌سپاری در ذهن‌تان شکل می‌گیرد.

چند اصطلاح مرتبط با برون سپاری

با توجه به این‌که اغلب تعریف‌های برون سپاری، چندپهلو هستند، متخصصان این حوزه ترجیح داده‌اند خانواده‌ای از واژه‌ها و اصطلاحات مرتبط را در صحبت‌ها و نوشته‌های خود به‌کار بگیرند تا ابهام مفهوم برون‌سپاری، به حداقلِ ممکن کاهش پیدا کند.

در این‌جا چند مورد از اصطلاحات را با هم مرور می‌کنیم:

چه کارهایی برون سپاری می‌شوند؟

پاسخ این پرسش، ساده نیست.

گاهی اوقات چنین می‌گویند که: «برون سپاری باید با هدف ارزش آفرینی انجام شود.»

به زبان ساده، برون سپاری باید در نهایت برای مشتریان کسب و کار ارزش ایجاد کند و باعث شود که آن‌ها در ازاء همان هزینه‌های قبلی (ریالی و غیرریالی) دستاوردهای بیشتری داشته باشند.

این تعریف، قطعاً درست است. اما مسئله این‌جاست که تشخیص مصداقهای برون سپاری ارزش آفرین، چندان ساده نیست.

با نگاه حسابداری، برون سپاری هر فعالیت یا فرایندی که در بیرون یک سازمان، می‌تواند با کیفیتی مشابه و هزینه‌ای کمتر انجام شود، اقتصادی و توجیه‌پذیر است.

اما نباید ملاحظات استراتژیک را در برون سپاری فراموش کنیم. این مسئله آن‌قدر مهم است که گاه متخصصان مدیریت ترجیح می‌دهند به جای اصطلاح عمومی برون سپاری از اصطلاح کامل‌تر برون سپاری استراتژیک استفاده کنند.

بنابراین سوال کلیدی در برون سپاری استراتژیک را می‌توان به صورت زیر بیان کرد:

البته ملاحظات و فاکتورهای دیگری هم در انتخاب گزینه‌‌ی برونسپاری دخیل می‌شوند.

در ادامه‌ی درس، پس از آشنایی با مزایا و معایب برون سپاری، بهتر می‌توانیم در مورد مفید یا نامناسب بودن تصمیم‌های برونسپاری قضاوت کنیم.

هدف از برونسپاری چیست؟

شرکت دیلویت (Deloitte)، از شرکت‌های بزرگ مشاوره مدیریت در جهان، در یک نظرسنجی از مدیران شرکت‌ها پرسیده که «با چه هدف‌هایی به سراغ برونسپاری رفته‌اید؟»

توزیع و تنوع پاسخ مدیران را می‌توانید در نمودار زیر ببینید (منبع):

همان‌طور که می‌بینید، اهداف و انگیزه‌های برونسپاری بسیار متفاوت بوده است. برخی می‌خواسته‌اند همان کاری را که پیش از این انجام می‌داده‌اند، به شکلی استانداردتر و با کارایی بیشتر یا با هزینه‌ی کمتر انجام دهند.

اما برخی دیگر، در پی این بوده‌اند که توانمندی‌های جدیدی را که پیش از این نداشته‌اند به دست بیاورند.

مستقل از این که هدف مدیران در برونسپاری چیست، تصمیم‌های برونسپاری در نهایت، مجموعه‌ای از فرصت‌ها و مزیت‌ها و نیز تهدیدها و ضعف‌ها را به همراه می‌آورند. در ادامه برخی از این فرصت‌ها و تهدیدها را مرور می‌کنیم.

فرصت ها و مزیت های برون سپاری

بسته به این‌که چه نوع فعالیتی را برون‌سپاری کنید و چه نوع مکانیزم و قراردادی را برای برون‌سپاری به‌کار بگیرید، مزایا و فرصت‌های متفاوتی در اختیار شما قرار خواهند گرفت.

بنابراین آن‌چه در این‌ درس مطرح می‌شود، صرفاً چند نمونه از مزایای بالقوه‌ی برون‌سپاری است:

کتاب درباره برون سپاری

همان طور که در این درس بارها اشاره کردیم، برونسپاری یک پدیدهٔ تازه نیست. با این حال می‌توان گفت آخرین دههٔ قرن بیستم و نخستین دههٔ قرن بیست‌و‌یکم، یعنی از ۱۹۹۰ تا ۲۰۱۰، دوره‌ای بوده که نویسندگان حوزهٔ مدیریت و کسب‌و‌کار این موضوع را جدی‌تر گرفته‌اند و کتاب‌های بسیاری دربارهٔ برونسپاری تألیف کرده‌اند.

البته طی سال‌های اخیر هم از رونق این بحث کاسته نشده، اما با توجه به این که اصل موضوع برون سپاری جا افتاده و مدیران با آن آشنا بوده‌اند، نویسندگان غالباً به سمت تألیف کتابهای تخصصی برونسپاری رفته‌اند. به عنوان مثال، کتاب‌های بسیاری با موضوع برونسپاری خدمات فناوری اطلاعات، برونسپاری تأمین امنیت، برونسپاری تحلیل داده، برونسپاری فروش و … منتشر شده‌اند.

اما اگر بخواهید کتاب‌هایی را بیابید که به اصول کلی برونسپاری و مزایا و معایب آن پرداخته باشند، ناگزیر باید به سراغ کتاب‌هایی بروید که کمی‌ قدیمی‌ترند.

از میان کتاب‌هایی که در این زمینه نوشته شده‌اند، ما سه کتاب زیر را به عنوان نقطهٔ شروع مطالعه پیشنهاد می‌کنیم:

کتاب برونسپاری (استیون برگ)

Outsourcing, Steven M. Bragg

اگر بخواهید صرفاً یک کتاب عمومی دربارهٔ برونسپاری بخوانید،‌ احتمالاً کتاب برونسپاری استیون برگ یکی از بهترین گزینه‌ها محسوب می‌شود. اما نباید فراموش کنید که این کتاب هم، چنان که گفتیم، در اوج بحث برونسپاری، یعنی سال‌های ۲۰۰۵ و ۲۰۰۶ نوشته شده است. بنابراین بسیاری از مثال‌ها، نام‌ها و داستان‌ها قدیمی‌اند و ناگزیر باید خودتان زحمت بکشید و آن‌ها را در ذهن خود با موضوعات روز تطبیق دهید.

در عین حال، ساختار و چارچوب این کتاب بسیار آموزنده است و می‌تواند کاملاً الهام‌بخش باشد.

برگ معتقد است که نمی‌توان دربارهٔ برونسپاری به شکل عمومی حرف زد. مثلاً برونسپاری نظافت سازمان و برونسپاری واحد منابع انسانی، فقط در اسم شبیه‌اند. اما در عمل، دو ماجرای کاملاً متفاوت هستند که ویژگی‌ها، فرایند و چالش‌های خاص خود را دارند.

به همین علت او هر فصل از کتاب خود را به یکی از انواع برونسپاری اختصاص داده است؛ از برونسپاری حسابداری و واحد مهندسی گرفته تا برون سپاری لجستیک و مدیریت منابع انسانی.

یکی از آموختنی‌های مهم در کتاب برونسپاری برگ توجه به مدیریت برونسپاری و جزئیات آن است. از جمله این که مدام یادآوری می‌کند در برونسپاری، پس از این که مزایا و معایب را سنجیدید و تصمیم نهایی را گرفتید، هنگام اجرا به سه موضوع به شکل ویژه توجه کنید:

منظور از برنامه‌ریزی دوران گذار این است که دربارهٔ‌ موضوعاتی مثل جابه‌جایی مسئولیت‌ها، تنظیم اسناد و توافق‌نامه‌ها، اخذ تعهدهای حفظ اطلاعات و محرمانگی، توافق روی سطح خدمات (SLA)، مستندسازی فرایندها و انتقال اسناد مورد نیاز به مجموعهٔ طرف قرارداد و موضوعاتی از این دست است. همهٔ کارهایی که بدون آن‌ها، عملاً‌ برون‌سپاری آغاز نمی‌شود.

منظور از نقاط کنترل هم این است که در چه مقاطعی و به چه شکلی انجام درست تعهدات کنترل می‌شود. مثلاً آیا قرار است تعهدها به شکل روزانه کنترل شوند؟ یا اگر یک پروژه را برونسپاری کرده‌ایم، فازها به شکل دقیق و مشخص تعریف شده و در پایان هر فاز، خروجی‌ها بررسی می‌شود؟ آیا معیار بررسی عملکرد، گزارش‌های پیمانکار است؟ یا ابزارها و رویه‌های دیگری برای کنترل عملکرد در نظر گرفته می‌شود؟

سومین موضوع هم، اندازه‌گیری مستمر شاخص‌های عملیاتی است. طبیعی است که این شاخص‌ها بسته به این که چه کار یا فرایندی را برونسپاری می‌کنیم، متفاوت خواهند بود. این بحث تا حد زیادی به آن‌چه ما در درس‌های سیستمهای کنترل مدیریت مطرح کرده‌ایم، نزدیک است.

برگ در هر یک از قلمروهای فعالیت‌ سازمانی کوشیده تا حد ممکن به سوال‌های مربوط به سه حوزهٔ فوق پاسخ دهد.

کتاب برونسپاری (برک‌هولدر)

Outsourcing: The Definitive View, Applications, and Implications, Nicholas Burkholder

کتاب برک‌هولدر هم مصداق دیگری از توضیحی است که کمی بالاتر ارائه کردیم؛ کتابی عمومی که در حوالی سال ۲۰۰۵ نوشته شده است.

این کتاب از کتاب برون سپاری قبلی کمی ساده‌تر است. به این معنا که برک‌هولدر فقط به تعریف برون سپاری و اهمیت برون سپاری و نقاط قوت و ضعف این کار محدود شده و بحث خود را با مثال‌هایی از برون سپاری کارهای مرتبط با منابع انسانی و برون سپاری فعالیت‌های تخصصی تفهیم کرده است.

برک‌هولدر جملات و نکات متعددی را از دیگران نقل کرده و از این منظر ممکن است کتابش برایتان جالب باشد. او در فصل اول از تام پیترز جملهٔ عجیبی را نقل می‌کند: «جز جان‌تان، هر آن‌چه را که دارید، برون‌سپاری کنید!»

کتاب برونسپاری فناوری اطلاعات (کیرک امانت)

IT Outsourcing

کتاب کیرک امانت همان‌طور که از نامش مشخص است، در ردهٔ کتاب‌های تخصصی برونسپاری قرار می‌گیرد که یک زیرشاخهٔ خاص از این حوزه، یعنی برونسپاری خدمات فناوری اطلاعات را بررسی کرده است. چالشهای برونسپاری فناوری اطلاعات، برونسپاری برون‌مرزی، برونسپاری فرایندهای IT، برونسپاری خدمات دولتی و عمومی و مدیریت شبکه‌های برونسپاری از جمله موضوعاتی هستند که این کتاب به آن‌ها پرداخته است.

ولی ما به این علت کتاب کیرک امانت را در فهرست مراجعه عمومی و پایهٔ برونسپاری معرفی کرده‌ایم که ۲۰ صفحهٔ ابتدایی این کتاب ۲۵۰۰ صفحه‌ای، مقدمه‌ای دقیق و ارزشمند دربارهٔ مفهوم برونسپاری دارد. اگر قصد داشته باشید تحقیقی دقیق در زمینهٔ برونسپاری انجام داده و مقاله‌ای در این حوزه بنویسید، یا مطلبی در این باره ارائه کنید، این مقدمهٔ بیست صفحه‌ای می‌تواند منبعی معتبر و مرجعی قابل استناد باشد.

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری تفکر استراتژیک به شما پیشنهاد می‌کند: