روش گردآوری اطلاعات در تهیه گزارش
- مطالعه درس خرده‌مهارت‌های زیرمجموعه‌ی مهارت گزارش نویسی
- بتوانند نقش و اهمیت اطلاعات را در تهیه گزارش توضیح دهند.
- وقتی از دیگران گزارش می‌خواهند یا برای خودشان یک فرمت گزارش تعریف می‌کنند، حتماً به روش گردآوری اطلاعات هم اشاره کنند.
- وقتی با گزارش‌های مختلف روبرو می‌شوند، به این سوال توجه کنند که شیوه گردآوری اطلاعات تا چه حد شفاف و قابل اتکا است.
- از منابع اطلاعاتی و شیوه دستیابی به اطلاعات، به عنوان فاکتوری برای دفاع از گزارش‌ها و نقد آنها استفاده کنند.
مهارت گزارش نویسی شامل خرده‌مهارت‌های بسیاری است که تسلط نداشتن بر هر یک از آنها، باعث می‌شود یک نقطه ضعف جدی در کار ما به وجود بیاید.
یکی از این خرده‌مهارت‌ها، گردآوری اطلاعات است که در بررسی مهارتهای زیرمجموعه‌ی گزارش نویسی به آن اشاره کردیم.
این درس، اختصاصاً به روش گردآوری اطلاعات و اهمیت آن در گزارش‌نویسی اختصاص یافته است.
اجازه بدهید در همین ابتدای بحث به نکته‌ی مهمی اشاره کنیم:
روش گردآوری اطلاعات یک بحث تخصصی است که یادگیری آن نیازمند صرف زمان و تمرین فراوان است.
همچنین بسته به زمینه‌ی کاری شما و موضوع گزارش‌هایتان، شیوه های گردآوری اطلاعات می‌توانند بسیار متنوع باشند.
این درس به آموزش روش های گردآوری اطلاعات نمی‌پردازد. بلکه می‌خواهیم بیاموزیم که جایگاه اطلاعات در گزارش نویسی چیست و چگونه گردآوری اطلاعات را به عنوان بخشی از فرایند تهیه گزارش تعریف کنیم و به‌کار بگیریم.
نخستین نکته‌ای که باید همواره به خاطر داشته باشیم این است که:
اجازه بدهید برای تأکید بر جمله‌ی بالا – با وجود واضح بودن آن – چند مثال را مرور کنیم:
گزارش فروش
در گزارش فروش، مجموعه‌ی پراکنده‌ای از اطلاعات فروش (در قالب گزارش‌های روزانه یا فاکتورهای فروش یا اطلاعات مشابه دیگر) وجود دارد که سرپرست فروش با تنظیم گزارش فروش این اطلاعات را در اختیار مدیران ارشد مجموعه قرار می‌دهد.
گزارش سنجش رضایت مخاطبان یک شبکه تلویزیونی
در چنین گزارشی، مجموعه‌ای از اطلاعات (رضایت فردی) در یک جامعه‌ی چند صدهزارنفری یا چند میلیونی از مخاطبان وجود دارد که تهیه‌‌کننده‌ی گزارش، آن اطلاعات را (طبیعتاً با استفاده از نمونه‌برداری) گردآوری و طبقه‌بندی کرده و در اختیار مدیران شبکه قرار می‌دهد.
طرح کسب و کار هم گزارشی از شیوه‌ی راه‌اندازی و اداره‌ی یک کسب و کار است و کسانی که قصد راه‌اندازی کسب و کار را دارند، این گزارش را معمولاً با دو هدف تهیه می‌کنند:
- گردآوری اطلاعات مربوط به کسب و کار و سامان‌دهی آنها برای تصمیم گیری بهتر
- ارائه‌ی اطلاعات مربوط به کسب و کار به سرمایه‌گذاران با هدف متقاعد کردن آنها به سرمایه‌گذاری و مشارکت در کسب و کار
هر دو هدف نهایتاً به گردآوری و ارائه‌ی اطلاعات مربوط هستند.
با توجه به این مسئله که محور اصلی هر گزارش، مجموعه‌ای از اطلاعات است، در ادامه به برخی از نکاتی که می‌تواند برای گردآوری و اشاره به اطلاعات مفید باشد اشاره می‌کنیم.
در تعریف قالب گزارش، به روش گردآوری هم توجه کنید
معمولاً برای تهیه‌ی هر گزارش، ابتدا یک فرمت یا قالب کلی تعریف می‌شود و سپس این قالب بارها مورد استفاده قرار می‌گیرد.
یکی از نکاتی که در قالب‌ها فراموش می‌شود، تعیین شیوه‌ی گردآوری اطلاعات است. حتی یک داده‌ی مشخص را هم می‌توان از کانال‌های متفاوتی به دست آورد.
سه مثال زیر تنوع کانال‌های گردآوری اطلاعات را بهتر نمایش می‌دهند:
مجموعه درسهای گزارش نویسی برای اعضای ویژه متمم در نظر گرفته شده‌اند. با عضویت به عنوان کاربر ویژه‌ی متمم، علاوه بر دسترسی به مطالب با موضوعِ گزارشی نویسی به سایر درس‌هایی هم که به مهارت ارائه و سخنرانی و نیز اسلایدسازی مربوط می‌شوند دسترسی پیدا می‌کنید.
همچنین با فعال کردن اشتراک ویژه به درسهای بسیار بیشتری دسترسی پیدا می‌کنید که می‌توانید فهرست آنها را در اینجا ببینید:
البته شاید بهتر باشد از میان درس‌ها و مطالب مطرح شده، ابتدا مطالعه‌ی مباحث زیر را در اولویت قرار دهید:
مهارت مذاکره | متقاعد کردن دیگران
ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مهارت گزارش نویسی به شما پیشنهاد میکند:
- گزارش نویسی چیست و چرا به آن نیاز داریم؟ | آموزش گزارش نویسی
- آموزش گزارش نویسی با درک مفهوم “پرسش کلیدی” آغاز می‌شود
- مهارت گزارش نویسی شامل چه چیزهایی است؟
- چگونه گزارش بنویسیم؟ | آشنایی با ساختار گزارش
- انواع گزارش و سبکهای گزارش نویسی (بررسی چهار سبک کلیدی)
- آشنایی با سبک گزارش نویسی توصیفی
- اصول گزارش نویسی تحلیلی | روش تهیه گزارش تحلیلی
- آشنایی با سبک گزارش نویسی نقادانه
- چارچوبی برای تنظیم یک نمونه گزارش تجویزی
- یادداشت برداری – پیش نیاز مهارت گزارش نویسی
- اهمیت ساختار در یادداشت برداری
- طراحی جلد گزارش | بررسی چند نمونه طرح جلد گزارش
- تهیه خلاصه مدیریتی در گزارش نویسی
- روش گردآوری اطلاعات در تهیه گزارش
- مرور ادبیات در تحقیق و گزارش و مقاله چیست و چه جایگاهی دارد؟
- چگونه گزارش پیشرفت کار و پروژه بنویسیم؟
- نکاتی در مورد استفاده از فونت ضخیم (حروف سیاه یا بولد)
سوال‌های پرتکرار دربارهٔ متمم
متمم مخففِ عبارت «محل توسعه مهارتهای من» است: یک فضای آموزشی آنلاین برای بحث‌های مهارتی و مدیریتی.
برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید به صفحهٔ درباره متمم سر بزنید و فایل صوتی معرفی متمم را دانلود کرده و گوش دهید.
فهرست دوره های آموزشی متمم را کجا ببینیم؟
هر یک از دوره های آموزشی متمم یک «نقشه راه» دارد که مسیر یادگیری آن درس را مشخص میکند. با مراجعه به صفحهٔ نقشه راه یادگیری می‌توانید نقشه راه‌های مختلف را ببینید و با دوره های متنوع متمم آشنا شوید.
همچنین در صفحه‌های دوره MBA و توسعه فردی می‌توانید با دوره های آموزشی متمم بیشتر آشنا شوید.
هزینه ثبت نام در متمم چقدر است؟
شما می‌توانید بدون پرداخت پول در متمم به عنوان کاربر آزاد عضو شوید. اما به حدود نیمی از درسهای متمم دسترسی خواهید داشت. پیشنهاد ما این است که پس از ثبت نام به عنوان کاربر آزاد، با خرید اعتبار به عضو ویژه تبدیل شوید.
اعتبار را می‌توانید به صورت ماهیانه (۱۶۰ هزار تومان)، فصلی (۴۲۰ هزار تومان)، نیم‌سال (۷۵۰ هزار تومان) و یکساله (یک میلیون و ۲۰۰ هزار تومان) بخرید. لطفاً برای اطلاعات بیشتر به صفحه ثبت نام مراجعه کنید.
آیا در متمم فایل های صوتی رایگان هم برای دانلود وجود دارد؟
مجموعه گسترده و متنوعی از فایلهای صوتی رایگان در رادیو متمم ارائه شده که می‌توانید هر یک از آنها را دانلود کرده و گوش دهید.
همچنین دوره های صوتی آموزشی متنوعی هم در متمم وجود دارد که فهرست آنها را می‌توانید در فروشگاه متمم ببینید.
با متمم همراه شوید
آیا می‌دانید که فقط با ثبت ایمیل و تعریف نام کاربری و رمز عبور می‌توانید به جمع متممی‌ها بپیوندید؟
نویسنده‌ی دیدگاه : طاهره خباری
در باره‌ی ذکر نکردن فاصله از منبع اصلی، موردی که چندین بار دیده‌ام، اشاره به منبع اولیه (که به زبان اصلی است و از آن استفاده نشده) به‌جای ذکر ترجمه‌ی آن (که از آن استفاده شده).
به بیان واضح‌تر، فرد برای انجام کار تحقیقاتی و نوشتن گزارش خود، از بخشی از مقالات و کارهای دیگران که ترجمه‌ای از سایر مقالات و منابع انگلیسی است استفاده میکند ولی به‌جای اینکه بگوید از ترجمه‌ی فلان شخص استفاده کرده، همان منبع اولیه را که به زبان انگلیسی بوده (ولی حتی یک نگاه به آن هم نکرده) به عنوان منبع حرف‌ها و نوشته‌های خود درج میکند.
این کار علاوه بر اینکه حرفه‌ای نیست، این خطر را هم دارد که اگر احیاناً در ترجمه اشتباهی رُخ داده باشد یا مفهومی به درستی منتقل نشده باشد، تمام مسئولیت آن به عهده‌ی خودمان می‌افتد.
درباره‌ی نظرسنجی در برخی از وب‌سایت‌های خبری-تحلیلی دیده‌ام که برای بررسی موردی، مثلاً یک معضل اجتماعی، یک نظرسنجی در وب‌سایت خود برگزار می‌کنند و نتایج آن را به‌صورت بسیار کلی گزارش می‌دهند.
به شکلی که با خواندن نتایج آن نظرسنجی این تصویر در ذهن مخاطب شکل می‌گیرد که نتایج به دست آمده، نظر اکثر افراد کشور است و نه مخاطبان آن وب‌سایت خبری-تحلیلی خاص (البته باز هم نه همه‌ی مخاطبان، بلکه آن دسته از مخاطبانی که حاضر شدند در آن نظرسنجی شرکت کنند).