روش نوشتن نامه اداری | چند نکته درباره نامه نگاری و مکاتبات اداری

۴۱ نظر برای روش نوشتن نامه اداری | چند نکته درباره نامه نگاری و مکاتبات اداری

پرطرفدارترین دیدگاه به انتخاب متممی‌ها در این بحث

نویسنده‌ی دیدگاه : امیرمحمد قربانی



من اگر بخواهم یک پیشنهاد برای نوشتن نامه‌ها بگویم، این است که جمله‌های طولانی را بشکنیم. بارها نامه‌هایی را دیده‌ام که این‌قدر جمله‌هایش طولانی است، خواندنش را انرژی‌بر و سخت می‌کند و خواننده را کلافه.

گاهی یک پاراگراف چند خطی را می‌بینم که تنها از یک جمله تشکیل شده است. این شکل از نوشتن، علاوه بر زیبا نبودن، به نظرم دقت را هم پایین می‌آورد. وقتی جمله‌ای بیش از حد طولانی می‌شود، کم پیش نمی‌آید که هنگام رسیدن به انتهای جمله، حرف‌های ابتدای آن را فراموش کرده باشیم.

1. سید حسین بیننده ⭐ گفت: (عضو ویژه و ارزیاب ۱ درس)

   ۳۳ دیدگاه | ۳۵۱۰ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
   

   ذکر رونوشت ها به ترتیب جایگاه می تواند صحیح تر باشد :

   مثلا در رونوشت ابتدا مدیر عامل سپس مدیر ارشد ذکر شود 

     

   برای پاسخ دادن وارد شوید
2. اسماعیل راستی پور گفت:

   ۲۴۶ دیدگاه | ۳۰۲۷ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
   

   یکی از بهترین آموزش هایی بود که تا به حال در مورد نوشتن نامه های اداری خوانده ام و تنها نکته ای که من می توانم اضافه کنم این است که در متن نامه، از کلمات انگلیسی استفاده نکنیم.

   پی نوشت:

   زمانی که در ارتش، خدمت سربازی را طی می کردم، به عنوان منشی گروهان و گاهی به عنوان منشی رکن سوم گردان فعالیت می کردم. با توجه به روند کاری این پست، همواره نامه های اداری بسیاری را نوشته و تایپ کردم.

   نامه هایی که به شدت رسمی بوده و تمامی اصول می بایست در آن رعایت می شد چرا که نسخه های آن، به دست تمامی قسمت های پادگان می رفت و حتی اگر یک «و» کم و زیاد می شد توسط رئیس رکن سوم گردان برگشت می خورد تا اصلاح شود.

   به همین دلیل می بایست تمامی دقت و تلاش خود را می کردم که در مقابل فرمانده ی گروهان یا رئیس رکن سوم گردان نامه ای اشتباه قرار ندهم که خودم را در وضعیت بدی قرار دهم.

   این باعث شد که نوشتن نامه های اداری را یاد بگیرم که همیشه به عنوان خاطره ای خوب از آن یاد می کنم و باعث شده است که نامه های دیگران هم من بنویسم.

   برای پاسخ دادن وارد شوید
3. گلنوش جهرمی گفت:

   ۳۵ دیدگاه | ۳۲۷۳ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
   

   به نظر من از تاثیر اندازه و نوع فونت هم نباید غافل شد. تسهیل خوانده شدن نامه در نهایت به تسریع امور منتهی خواهد شد. البته که این مورد به احتمال زیاد وابسته به صلاحدید سازمان هم هست.

   بنده فکر می کنم ترجیح می دادم در این درس در مورد نسبت مناسب اندازه فونت در قسمت های مختلف نامه هم توضیحی داده شود.

   این درس کامل ترین مرجعی هست که برای یادگیری اصول نامه های اداری سراغ دارم، لذا اضافه شدن نکته فوق، این درس رو کامل تر خواهد کرد.

   برای پاسخ دادن وارد شوید
4. نادری گفت: (عضو ویژه)

   ۵۵ دیدگاه | ۳۸۸۲ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
   

   با سلام

   بعضی مواقع پیش میاد که به دلیل حجم محتوا، نامه بیش از یک صفحه میشه، در این حالت هم از لحاظ ظاهری و هم به لحاظ رغبت برای خواندن نامه مشکلاتی پیش میاد، من ترجیحم به اینه که محتوا تبدیل به ضمیمه بشه و نامه صرفا یک کاور لتر باشه، اگر سایر دوستان پیشنهاد یا تجربه ای دارند ممنون میشم که به اشتراک بگذارند.

   ممنون

   برای پاسخ دادن وارد شوید
5. محمد مهدی مصلح آبادی گفت:

   ۱۰۴ دیدگاه | ۲۲۳۱ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
   

   در برخی شرکت ها و سازمان های کوچک که خبری از دبیرخانه نیست و مجبوریم نامه را از طریق واحد اداری یا خودمان به دست طرف مقابل برسانیم، حتما سیستمی برای ثبت تحویل نامه به طرف مقابل داشته باشیم. برای خودم بارها پیش آمده که طرف مقابل بعد از مدتی( به هر دلیلی )منکر دریافت نامه شده. 

   برای پاسخ دادن وارد شوید
6. سعید حبیب پور گفت:

   ۶۹ دیدگاه | ۳۴۶۱ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
   

   چند سال پیش برای انجام یک کار مجبور به مراجعه به وزارت صنعت معدن تجارت بودم، منتها چون شغل من بیشتر در ارتباط با جهاد کشاورزی هست تا صنعت و معدن، لذا برای اینکه ترتیب اثر بدن به درخواست من بایستی درخواستم به صورت نامه رسمی از جهاد به صمت میرسید. یعنی من درخواست بدم به جهاد و جهاد درخواست کنه از صمت.

   همیشه فکر میکردم که همه نامه ها بایستی در آخر حتما امضا و مهر داشته باشند. بخاطر همین وقتی نامه جهاد بعد از هفته ها معطلی صادر شد و دیدم مهر ندارد آشفته شدم. کل روز را از این اتاق به آن اتاق کردم و دنبال مهر آقای رئیس گشتم. بالاخره بعد از کلی دویدن و التماس از کل و جزء رسیدم به آقای رئیس و ایشان گفتند پسرم در نامه های اداری مهر نمی زنند و فقط امضا کافی است و شما هیچ نامه اداری پیدا نمیکنی که مهر داشته باشد. جالب اینکه آن روز از هر کارمندی میپرسیدم نمیگفت نامه اداری مهر ندارد. میگفتن نمیزنیم ( به این معنی که داریم و نمیزنیم).

   اما سوالی که از دوستان دارم این هست که مهر زدن در مورد نامه های شرکت های خصوصی چه جایگاهی دارد؟ آیا ضروری است یا خیر؟

   برای پاسخ دادن وارد شوید
   • کامیار گفت:

     ۵۹ دیدگاه | ۴۱۰۹ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
     

     با سلام

     زدن مهر بستگی به روش اعلام شده در روزنامه رسمی شرکت دارد. در بسیاری از موارد در نامه های اداری که بار مالی ندارد امضا صاحبان امضای مجاز کفایت می کند.

     برای پاسخ دادن وارد شوید
7. علیرضا چادرباف گفت:

   ۵ دیدگاه | ۲۸۶۷ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
   

   یک نکته دربارۀ گیرندۀ نامه اینکه اگر موضوع نامه سازمانی است و انتظار می‌رود که گیرنده، در چارچوب ساختار و نظام اداری به درخواست و یا دستور مندرج در نامه ترتیب اثر دهد، باید ابتدا سِمَت سازمانی و پس ازآن در سطر زیرین، نام گیرنده را درج نمود.

   اما اگر انتظار می‌رود که گیرنده اقدامی خارج از چارچوب اداری صورت دهد ـ مثلاً شرکت در یک رویداد بعنوان سخنران کلیدی و یا کمک مادی یا معنوی به یک خیریه ـ باید ابتدا نام و سپس سِمَت گیرنده را در نامه درج کرد.

   یک خوانندۀ حرفه‌ای نامۀ اداری ـ به شرط اینکه نگارندۀ نامه نیز به اصول نامه نگاری اداری مسلط باشد ـ با دیدن عنوان نامه می‌تواند حدس بزند که فحوای کلّی نامه چیست.

   برای پاسخ دادن وارد شوید
8. علیرضا چادرباف گفت:

   ۵ دیدگاه | ۲۸۶۷ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
   

   برخی از واژگان از زمان سلسلۀ قاجار وارد ادبیات دیوانی و سازمانی شده اند که برخی از اساس نادرستند و برخی دیگر در گذر زمان دستخوش تحریف و تغییر شده اند.

   به عنوان نمونه، واژۀ “ذیل” به معنای دامنۀ کوه، به اشتباه به جای “زیر” استفاده می‌شود. و یا واژۀ “جهت” به معنای سمت و سو، به جای “برای” به کار برده می‌شود. این واژۀ دوم، در ادبیات سازمانی و دیوانی دوران قاجار به شکل عبارت ترکیبی “به جهت …..” استفاده می‌شده که ترکیب درستی است. اما در گذر زمان، دچار تحریف و فراموشی شده است.

   برای پاسخ دادن وارد شوید
9. زهرا عیبک گفت:

   ۱۸ دیدگاه | ۲۹۲۱ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
   

   چیزی که من خیلی با ان مواجه شده ام امضای نامه به عنوان جانشین یا اصطلاحاً ” از طرف” است. خیلی وقت ها کنار اسم و سمت پایین نامه امضا و کلمه دست نویس از طرف را میبینیم اما شخص امضا کننده ننوشته کیست و سمتش چیست!

   همین موضوع هم گاهی در پی گیری های بعدی مشکل ایجاد میکنه و در مورد نادری هم اصلن ان مدیر منکر در جریان بودن از موضوع نامه شد و موافقت با تغییر تاریخ اتمام پروژه رو  به وجود یک مشکل ساده در سیستم اداری و عدم اطلاع کافی کارکنان شرکتشون عنوان کرد!!

   باید اگر صلاحیت امضا نامه ای به جای مسول مربوطه آن رو داریم، حتمن نام و سمتمون رو هم قید کنیم.

   برای پاسخ دادن وارد شوید
10. مجید مرادی گفت:

    ۱۱۳ دیدگاه | ۲۲۵۹ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
    

    سلام

    همانگونه که در متن آمده است در نامه نگاری ساده نویسی و شفاف نویسی بسیار مهم است. لازم است یک نامه اداری روان و ساده باشد و از مبهم نویسی بپرهیزیم. مختصر بنویسیم ولی نباید مختصر نویسی نامه را غیر قابل فهم کند. رساندن مفهوم به خلاصه نویسی ارجحیت دارد. رعایت شفافیت سه بخشی که در متن درس آمده است بسیار مهم است. شفافیت و ساده نویسی در بخش آخر که مربوط به درخواست و یا پیشنهاد و یا دستور است مهم تر است.نامه نوشته شده نباید نیاز به تفسیر داشته باشد و خواننده نامه باید همان مفهومی را از نامه دریافت کند که نگارنده نامه در ذهن خود داشته است.

    برای پاسخ دادن وارد شوید
11. علی اکبر شاه بهرامی ⭐ گفت: (عضو ویژه)

    ۴۰ دیدگاه | ۳۵۸۸ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
    

    یکی از اشتباهات رایج در اکثر نامه های اداری استفاده از عنوان (ریاست-مدیریت-معاونت و…)بجای عنوانهای صحیح (ریس-مدیر-معاون و…..)می باشد که مشاهده شده هم در امضای  نامه وهم مخاطب نامه استفاده شده است

    برای پاسخ دادن وارد شوید
12. بهروز مطیع گفت:

    ۳۶۹ دیدگاه | ۳۶۲۲ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
    

    فکر می‌کنم در مورد برخی نامه‌های برون سازمانی بهتره مشاور حقوقی یا وکیل شرکت، نامه را مطالعه و از نقطه نگاه حقوقی ویرایش کنه .

    این کار باعث میشه اگه خدایی نکرده مشکلی بین دو طرف پیش بیاد، مکاتبات محکمه پسند‌تری داشته باشیم و بتونیم از حق و حقوق شرکتمون بهتر دفاع کنیم .

    برای پاسخ دادن وارد شوید
13. پوریا بهروان ⭐ گفت: (عضو ویژه و ارزیاب ۱ درس)

    ۱۴۱ دیدگاه | ۲۲۵۲ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
    

    خوشحالم که این درس به مجموعه مطالب ارزشمند متمم اضافه شد. من قبلا خیلی دنبال کتاب هایی بودم که بتوانند به صورت جامع و مانع به موضوع روش نامه نوشتن بپردازند اما متاسفانه تا جایی که بنده دیدم، کتابِ کارسازی (در زبان فارسی) تا اینجا به چاپ نرسیده و در جستجوی اینترنتی هم اغلب به دستورالعمل هایی می رسیم که بیشتر جنبه ی کاربردِ درون سازمانی دارند و فکر می کنم این درس متمم به تنهایی بیشتر از تمام آن کتاب ها و مطالب منتشر شده نکات کاربردی و آموزشی مهم دارد و امیدوارم ادامه داشته باشد. البته در زبان انگلیسی کتاب های متعددی چاپ شده اند که مثلا به صورت ویژه به مکاتبات بازرگانی و یا مکاتبات در دیگر زمینه ها می پردازند.

    موضوعی که به نظرم پرداختن به اون هم می تونه به بهتر شدن نامه کمک کنه انتخاب موضوع هست. توجه داشته باشید موضوع نباید به قدری طولانی و با بار خبری باشد که موجب شود مخاطب نامه را کامل نخواند و از طرفی هم باید به قدری شفاف باشد که مخاطب بتواند میزان اولویت نامه را تشخیص دهد. برای مثال:

    موضوع: لزوم ارسال نقشه های اصلاح شده آرایش سینی کابل های پست برق واحد استیل سازی

    این موضوع می تواند باعث شود مخاطب فکر کند تمام نامه در موضوع منعکس شده و سریع سراغ پیوست برود و باعث عدم خواندن کامل نامه شود که آن نیز می تواند مشکلات دیگری را به همراه داشته باشد.

    موضوع نامه باید چنان مختصر و دقیق باشد که مثل یک کارت دعوت برای خواندن متن نامه عمل کند.

    برای پاسخ دادن وارد شوید
14. کامران زیباکردار گفت: (عضو ویژه و ارزیاب ۲ درس)

    ۹۳ دیدگاه | ۳۰۸۰ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
    

    با سلام

    به نظر من در مورد اشاره به نامه ها و یا اسنادی که مربوطه به طرف سوم است ، به جای عطف به…. بهتر است از عنایت به …. استفاده شود . چون ” عطف ” بیشتر معنی ” بازگشت ”  را به ذهن متبادر می سازد .

    برای پاسخ دادن وارد شوید
15. ناهید عبدی ⭐ گفت: (عضو ویژه و ارزیاب ۸ درس)

    ۱۳۵۲ دیدگاه | ۳۱۶۸ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
    

    ساختار کلی نامه‌نگاری اداری را می‌توان در عرض چند دقیقه و با توجه به اصول کلی حاکم بر نامه‌نگاری و همین‌طور با توجه به خط‌مشی سازمان می‌توان فراگرفت. شاید بیشترین موضوعی که در نامه‌نگاری نیاز است به آن توجه شد، بر سر محتوای نامه باشد.
    مواردی که دراین‌باره به ذهنم می‌رسد:
     
    · در نوشتن نامه‌های بیرون سازمانی، مراقب باشیم که تک‌تک واژه‌ها را با وسواس انتخاب کنیم چراکه کلماتی که در نامه استفاده می‌کنیم، نشان از هویت سازمان دارند.
    اهمیت انتخاب کلمات درست در هر نوع نامه اداری بسیار زیاد است خصوصاً برای نوشتن نامه‌های بیرون سازمانی چراکه این نامه‌ها به‌عنوان تاریخچه‌ای از فرهنگ سازمان در فضایی بیرون از سازمان ثبت و ضبط می‌شوند.
    انتخاب نکردن واژه‌های درست و نداشتن دقت کلافی در پیامی که منتقل می‌کنیم، جدای از عواقب قانونی که دارد می‌تواند روی وجهه سازمان تأثیر زیادی داشته باشد. اغلب اوقات هم چندان فرقی نمی‌کند که این نامه از چه واحدی و توسط چه شخصی ارسال‌شده است چون آن را به‌حساب کل سازمان می‌گذارند.
    به همین دلیل بازنویسی و چک کردن چندباره نامه قبل از ارسال خالی از لطف نیست.
     
    ·  مطمئن شویم که نوشتن نامه بهترین راه برای برقراری ارتباط و مطابق با خط‌مشی سازمان است.
    اگر قرار است داستان مفصلی دربارۀ موضوع موردنظر ذکر شود، شاید بهتر باشد مثلاً به ارتباط حضوری به‌عنوان راه بهتری برای برقراری ارتباط و اقناع طرف مقابل فکر کنیم.
    برعکس این موضوع هم صادق است؛ گاهی برای اینکه مطابق با فرهنگ سازمان عمل کرده باشیم و ترتیب و تعاریف مشخص شده را سلیقه‌ای به هم نزنیم، قبل از برقراری ارتباط به شکل‌های مختلف، ببینیم که آیا بهتر نیست موضوع موردنظر را در قالب نامه ذکر کنیم؟
     
    · تا حد امکان علت نوشتن نامه را مشخص کنیم.
    مواردی پیش می‌آید که موضوع برای شخص ما کاملاً شفاف است و ناخودآگاه حس می‌کنیم برای بقیه هم موضوع همین اندازه روشن و مشخص است. ولی تجربه نشان می‌دهد در بسیاری از مواقع، برداشت ما از موضوعی خاص با آنچه از بیرون به نظر می‌رسد تفاوت دارد. در این موارد بهتر است علت نوشتن نامه، درخواست موردنظر، نتیجه‌ای که قرار است بگیریم و هدفی که از مطرح کردن موضوع داریم را به فراخور شرایط و تا حد امکان روشن کنیم.
     
    ·  در هر شرایطی تلاش کنیم برخورد حرفه‌ای داشته باشیم و احساسات لحظه‌ای را وارد نامه نکنیم.
    بهتر است تحت هر شرایطی با لحن رسمی و با وسواسی که برای انتخاب کلمات درست داریم دست به نوشتن نامه بزنیم. مثلاً اگر درخواستی از واحد مالی مبنی بر دریافت حقوق معوقه نوشته می‌شود درحالی‌که احساس عصبانیت و خشم وجود دارد، بیشتر از اینکه به ابزار احساسات لحظه‌ای بپردازیم، شرایط خاصی که وجود دارد را ذکر کنیم، از توافقاتی که پیش‌ازاین داشته‌ایم که اکنون باعث این احساس عصبانیت شده صحبت کنیم و با لحنی قاطع اما درعین‌حال مؤدبانه درخواست خود را مطرح کنیم.
     
    · برای پرداختن به موضوع اصلی زیاد مقدمه‌چینی نکنیم و تا حد امکان بعد از مقدمه‌ای کوتاه به اصل موضوع بپردازیم.
    نامه باید تا حد امکان موجز، ساختاریافته و عاری از اضافه گویی باشد. پس بهتر است از توضیح واضحات و بیان بدیهیات اجتناب کنیم و به سراغ اصل موضوع برویم تا پیام ما در لابه‌لای مقدمه‌ای بلند و اضافات نوشته‌شده گم نشود.
     
    · از شفاف‌سازی در این سه مورد تا حد امکان غفلت نکنیم: هدفی که از نوشتن نامه داریم، شرایط موجود که باعث نامه‌نگاری شده است و شرایطی که انتظار داریم ایجاد شود.
    وقتی موضوع برای خود ما به‌اندازۀ کافی روشن و شفاف باشد و دربارۀ کلیت موضوع با خودمان به توافق رسیده باشیم، بهتر می‌توانیم منظور خود را در قالب نامه بیان کنیم. اگر چنین شفافیتی وجود نداشته باشد، نباید انتظار چندانی از رسیدن به هدف به‌واسطۀ نامه‌نگاری داشته باشیم.
    در ضمن فراموش نکنیم که درخواست اصلی خود را مطرح کنیم. بدیهی به نظر می‌رسد اما به تجربه بسیاری از نامه‌های اداری را فاقد درخواست مشخص می‌بینم. نویسنده نامه انتظار دارد صرف بیان موضوع، پیام دریافت شد و اقدامات مربوطه به‌خودی‌خود انجام شود اما اغلب اوقات این نامه‌ها صرفاً در حد یک گزارش تلقی می‌شوند و به نتیجه نمی‌رسند. پس بهتر است اگر درخواستی وجود دارد، این خواسته با صراحت و به‌صورت شفاف مشخص شود.

    برای پاسخ دادن وارد شوید
16. سیدمهدی حسینی ⭐ گفت: (عضو ویژه و ارزیاب ۳ درس)

    ۲۰۶ دیدگاه | ۳۸۳۶ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
    

    ۱- استفاده از سربرگ سازمان:

    مکاتبات رسمی و اداری در سربرگ سازمان انجام می شود با این حال اگر بخواهیم درخواست شخصی مطرح کنیم که در حیطه وظایف شغلیمان نمی گنجد (مثلا درخواست وام، عضویت در موسسه، انتقال یا جابجایی)، معمولا در کاغذ بدون سربرگ می نویسیم.

    همچنین در سازمانها، هر فردی حق امضا کردن در سربرگ را ندارد. در این گونه موارد اگر حق امضا نداشته باشیم، باز هم بهتر است درخواستمان را در کاغذ ساده بنویسیم.

    ۲- رعایت سلسله مراتب اداری

    در انجام مکاتبات اداری بسیار پیش می آید که پیش نویس نامه را ما آماده می کنیم و درخواست مربوط به واحد اداری خودمان است، ولی به دلیل اینکه در نظر داریم برای مقام بالاتر از خودمان در یک حوزه یا بخش موازی (از نظر ساختار سازمانی) ارسال کنیم، می بایست متن را با امضای مقام بالادستی حوزه خودمان آماده کنیم تا سلسله مراتب اداری را رعایت کرده باشیم. به بیان دیگر ارسال مکاتبات در دو حوزه یا بخش موازی، بین دو معاون، دو مدیرکل، دو رئیس اداره صورت می گیرد و نوشتن نامه از رئیس اداره در یک بخش، برای مدیرکل از بخش دیگر (و بالعکس) عرف نیست.

    ۳-  طبقه بندی نامه

    در مکاتبات، عنوان طبقه بندی معمولا عادی یا محرمانه بودن نامه را تداعی می کند. از این منظر می توان به نامه های با طبقه بندی عادی، محرمانه، خیلی محرمانه، سری و به کلی سری اشاره کرد.

    یک نوع طبقه بندی دیگر هم از نظر فوریت داریم: عادی، فوری، آنی

    ۴- شماره گذاری پیوستها

    در صورتی که نامه ی ما بیش از یک عدد پیوست داشته باشد، شایسته است که پیوستها را شماره گذاری کرده و در متن نامه، در محل لازم، داخل پرانتز به شماره پیوست نیز اشاره کنیم. مثلا پس از اشاره به نامه ی قبلی داخل پرانتز ذکر می کنیم: (پیوست شماره ۳)

    ۵- هامش نامه:

    به دستورها و یادداشتهایی که روی نامه به صورت دستنویس و معمولا توسط مقام بالاتر نوشته می شود، هامش نامه (پاراف) می گویند. گاهی لازم است به این نوشته ها ارجاع بدهیم. به عنوان مثال در این مواقع چنین می نویسیم: در راستای اجرای دستور ریاست محترم در هامش نامه شماره …

    برای پاسخ دادن وارد شوید
17. هادی قاجاریان گفت:

    ۵۶ دیدگاه | ۲۸۰۷ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
    

    – مورد اول: به نظرم سعی کنیم از عبارت تکراری در نامه ها استفاده نکنیم، مثلاً عبارت لذا را وقتی یکبار در نامه ها می نویسیم مجدداً سعی کنیم از عبارت فلذا، از این رو، بدین سبب استفاده کنیم.

    – مورد دوم: من یادمه در یکی از فایل های صوتی محمدرضا شعبانعلی عزیز، ایشون در خصوص منشی یک شرکتی بیان داشتند که در ابتدای نامه ها، شعری می نوشتند که مورد قبول و پسند خیلی ها بود و با رفتن ایشون مخاطبین نامه ها هم متوجه ایجاد این تغییر در نامه ها شده بودند؛ منظورم از این حرف این بود که خیلی خوبه اگه بتونیم یک چنین حس زیبایی رو به طریقی مثل یک شعر، حدیث یا سخنی ارزشمند رو برای مخاطبین نامه هامون ایجاد کنیم، البته نمی دونم میشه جایگاهی در نامه های اداری براش متصور بود یا نه.

     

    برای پاسخ دادن وارد شوید
    • پوریا بهروان ⭐ گفت: (عضو ویژه و ارزیاب ۱ درس)

      ۱۴۱ دیدگاه | ۲۲۵۲ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
      

      لطفا اگر می دانید کدام فایل صوتی بوده بفرمایید که بسیار مشتاق شدم بشنوم.
      از دوستان صاحب تجربه و نظر تقاضا دارم بفرمایند چقدر می توان این کار را انجام داد و در ابتدای نامه ها  شعر، حدیث یا نقل قولی زیبا آورد؟

      برای پاسخ دادن وارد شوید
      • سیدمهدی حسینی ⭐ گفت: (عضو ویژه و ارزیاب ۳ درس)

        ۲۰۶ دیدگاه | ۳۸۳۶ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
        

        در طول سالها تجربه ام به یاد ندارم که در مکاتبات اداری از شعر یا نقل قولهای عمومی از این چیزهایی که در شبکه های مجازی می بینیم استفاده شود و به نظرم چنین کاری زیبا و معنی دار نیست. با اینحال در مکاتبات بویژه دولتی زیاد دیده ام که در قسمت بالای کاغذ نامه از احادیث و حتی صلوات، شعار سازمان و یا شعار سال نوشته شود.

        برای پاسخ دادن وارد شوید
18. ساناز مجرد گفت: (عضو ویژه و ارزیاب ۶ درس)

    ۲۰۱ دیدگاه | ۳۴۷۷ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
    

    گاهی پیش می‌آید که نامه‌ی ما وحدت موضوع دارد؛ اما موضوع کمی پیچیده است و ممکن است جوانبی داشته باشد که از نظر مخاطبان اداری پنهان بماند. نویسنده که در موقعیت نگارش نامه است نباید فراموش کند که فقط او به همه‌ی جوانب مشکل اشراف دارد.
    هر چند تقاضای برحقی است که دستگاه اداری پیش از در جریان‌انداختن نامه از همه‌ی جزئیات مطلع باشد؛ ولی در نهایت، گاهی انبوه مراجعه‌ها مانع از توجه به شرایط خاص می‌شود؛ بنابراین در زمان نوشتن نامه به‌ویژه برای بخش‌هایی که با انبوهی از درخواست مواجه هستند، نوشتن نامه باید با دقت بیشتری انجام بشود.
    در زمان نوشتن نامه باید پیش از نوشتن متن در یک صفحه پیش‌نویس نامه تهیه بشود.
    نخستین موضوع، تعیین این است که دقیقاً چه خواسته‌ای محور نگارش نامه است. بسیاری از اوقات فرد چنان به سبب مشکلش مضطرب است که در نوشتن متن مشخص نمی‌شود درخواست اصلی او چیست و گاهی جوابی که به درخواستش داده می‌شود غیر از درخواست اصلی‌اش است. در این حالت، فرد متقاضی ناگزیر می‌شود دوباره فرآیند نامه‌نگاری را از آغاز انجام بدهد.
    پیشنهاد من این است که در پیش نویس، ابتدا درخواست اصلی در قالب یک جمله‌ی ساده نوشته بشود. سپس زیر سرعنوان مشکلات، تمام مشکل‌هایی که بر سر تحقق این خواسته وجود دارد، نوشته بشود . در بخشی دیگر، زیر سرعنوان پیشنهادها، تمام راه‌حل‌هایی که ممکن است مطلوب باشد ذکر می‌شود.
    در این حالت فرد با نقشه‌ی درخواستش روبرو می‌شود و بر اساس این نقشه می‌تواند متن اصلی نامه را بدون حاشیه‌رفتن و پراکنده‌گویی تنظیم کند. بعد از تنظیم متن می‌توان وقت گذاشت و به اصلاح صورت جمله‌ها پرداخت.

    برای پاسخ دادن وارد شوید
19. امیرعلی رستگار کازرونی ⭐ گفت: (عضو ویژه و ارزیاب ۷ درس)

    ۲۸۰ دیدگاه | ۲۱۷۵ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
    

    ..::هوالرفیق::..

    ۱

    در ترتیب نوشتن نام و سمت، بهتر است که اول نام نوشته شود چرا که نشانه‌ی احترام بیشتر به شخص می‌باشد- یعنی آنکه تُویِ شخص برایم قابل احترام هستی و البته این سمت را هم داری؛ مگر در مواردی که می‌دانید شخص پستش را از خودش مهم‌تر می‌داند! آنجاست که نوشتن «رئیس محترم امور اداری» به تنهایی، کارتان را راه می‌اندازد.

    ۲

    در نامه‌های درخواستی که نوشته‌ام به عادت، شماره موبایل خود را نیز در کنار امضا وارد می‌کنم. به ندرت شده است که بخشی از نامه را به علت مبتدی بودن در نامه‌نگاری، شفاف ننوشته‌ام به به بنده تماس گرفته‌اند برای پیشبرد بهتر کار.

    پی‌نوشت: «به ندرت» به این دلیل که در سیستم کمتر دیده‌ام هنگام شفاف نبودن یک موضوع، از طرف اداره کار پیگیری شود. اگر خودت پیگیر نباشی معمولا فراموش می‌شود…

    برای پاسخ دادن وارد شوید
20. امیرمحمد قربانی ⭐ گفت: (عضو ویژه و ارزیاب ۷ درس)

    ۳۵۰ دیدگاه | ۳۹۴۴ روز همراه متمم | لینک این دیدگاه
    

    من اگر بخواهم یک پیشنهاد برای نوشتن نامه‌ها بگویم، این است که جمله‌های طولانی را بشکنیم. بارها نامه‌هایی را دیده‌ام که این‌قدر جمله‌هایش طولانی است، خواندنش را انرژی‌بر و سخت می‌کند و خواننده را کلافه.

    گاهی یک پاراگراف چند خطی را می‌بینم که تنها از یک جمله تشکیل شده است. این شکل از نوشتن، علاوه بر زیبا نبودن، به نظرم دقت را هم پایین می‌آورد. وقتی جمله‌ای بیش از حد طولانی می‌شود، کم پیش نمی‌آید که هنگام رسیدن به انتهای جمله، حرف‌های ابتدای آن را فراموش کرده باشیم.

    برای پاسخ دادن وارد شوید
1 2 بعدی »