ارسال پیامک و پیام | آداب و اتیکت ارسال پیام و گفتگوی دیجیتال (چت کردن)

زمان ارسال پیامهای کاری

ترجیحاً پیام‌های کاری را در روزهای کاری و در ساعات اداری ارسال کنید. افراد حرفه‌ای وقتی ببینند طرف مقابل در تشخیص ساعت مناسب ارسال پیام ناتوان است، ممکن است در ذهن خود این ناتوانی و ناآشنایی با آداب را به حوزه‌های دیگر هم تعمیم دهند.

فقط در مواردی از این قاعده تخطی کنید که توافق قبلی وجود دارد و هر دو طرف آن را پذیرفته‌اید. یا مثلاً وقتی مدیرتان می‌گوید: هر زمان فلان کار تمام شد، حتی اگر یک بامداد هم بود، به من بگو (البته به شرط این که آن ساعت، شیفت کاری شما باشد. وگرنه مدیر حرفه‌ای هم نباید چنین حرفی بزند و چنین درخواستی داشته باشد).

زمان ارسال پیامهای دوستانه

در پیام‌های دوستانه هم مطمئن باشید که ترجیحات طرف مقابل را می‌دانید. گاهی اوقات میان دو دوست یک گفتگوی دائمی برقرار است. مثلاً همیشه یک مکالمهٔ‌ واتس‌اپ یا تلگرام باز است و هر کس هر زمان هر حرفی به ذهنش رسید آن‌جا می‌گوید و دیگری هم هر زمان مناسب دانست جواب می‌دهد. اما معمولاً هر یک از ما دوستی‌های معدودی از این جنس داریم. خارج از قلمرو این دوستی‌های صمیمی، حتی در مکالمه‌های دوستانه هم در مورد زمان ارسال پیام وسواس داشته باشید و ترجیحات طرف مقابل را بپرسید و بدانید.

به اختلاف ساعت میان کشورها دقت کنید

اگر طرف مکالمهٔ شما در کشور دیگری زندگی می‌کند، به اختلاف ساعت و اختلاف روزهای تعطیل توجه کنید. نخستین پیام را در ساعات متعارف روز (به وقت گیرنده) ارسال کنید و برای پیام‌های آتی از او بپرسید که چه روزها و چه ساعت‌هایی راحت‌تر است.

ترجیحاً به جای تماس یا لااقل پیش از تماس،‌ پیام بفرستید

وقتی پیامک یا پیام صوتی و متنی برای طرف مقابل می‌فرستید، این حق را برای او قائل شده‌اید که در زمانی که خودش مناسب می‌داند و راحت است، به پیام‌تان پاسخ دهد. بنابراین عملاً نشان داده‌اید که «من تو را مهم‌تر از خودم می‌دانم و برایت احترام قائلم.»

اما وقتی تماس تلفنی می‌گیرید، عملاً طرف مقابل را وادار کرده‌اید در همان لحظه‌ای که شما تماس گرفته‌اید به شما پاسخ دهد. بنابراین معنای تلویحی تماس تلفنی این است که «مهم نیست تو چه زمانی را ترجیح می‌دهی، من اراده‌ کرده‌ام در این لحظه حرف بزنم و تو هم باید تابع باشی.»

بنابراین منطقی است ارسال پیام را در اولویت قرار دهید. مگر این‌که توجیه مهمی در کار باشد. مثلاً اگر می‌بینید دزد دربِ خانهٔ روبه‌رویی شما را باز کرده و دارد وسایل خانه را می‌برد، طبیعتاً تماس گرفتن منطقی‌تر از ارسال پیام است (اگر فوریت مسئله از این سطح پایین‌تر بود، قبل از تماس تلفنی، یک بار دیگر فکر کنید و مطمئن شوید که تماس گرفتن کار درستی است).

واضح است که اگر طرف مقابل از شما خواسته باشد در موضوع خاصی حتماً با او تماس بگیرید، تماس گرفتن بر ارسال پیام ارجح است.

در پاسخ به پیام، زنگ نزنید

اگر طرف مقابل برای شما پیام فرستاده، حتماً ترجیحش این بوده که شما هم با پیام پاسخ بدهید (مگر این‌که صریحاً در پیامش گفته باشد: به من زنگ بزن). بنابراین اگر پیام کسی را دریافت کردید، تماس نگیرید و حتماً برایش پیام بفرستید.

اگر احساس کردید در تماس تلفنی بهتر می‌توانید حرف‌تان را بیان کنید، به طرف مقابل پیام بدهید و از او برای تماس اجازه بگیرید. حالا دو پیام زیر را با هم مقایسه کنید:

زنگ بزنم؟

تلفنی راحت‌تر می‌توانم توضیح بدهم. هر زمان برایت مناسب بود بگو تماس بگیرم.

پیام اول قابل‌قبول است. اما پیام دوم مودبانه‌تر است. چون در پیام اول شما طرف دوم را تحت فشار روانی می‌گذارید که الان با او تماس بگیرید. یا وادارش می‌کنید که از شما عذرخواهی کند و بگوید الان نمی‌تواند صحبت کند. اما در پیام دوم، محترمانه این اجازه را داده‌اید که خودش زمانی را مشخص کند. قاعدتاً اگر موضوع برایش مهم بوده و در آن لحظه هم وقت آزاد داشته باشد، به شما پاسخ می‌دهد که «همین الان تماس بگیر.»

به جای پیام صوتی، پادکست نفرستید.

پیام صوتی متعارف، چیزی در حدود چند‌ده‌ثانیه تا یک دقیقه (و گاهی دو دقیقه) است. اگر پیام شما کمتر از ده ثانیه است (خوبی؟ چه‌خبر؟) بسیار منطقی‌تر است آن را تایپ کنید. اگر پیام‌تان بیشتر از دو یا سه دقیقه شده، عملاً در حال تبدیل به به یک اپیسود از پادکست است.

تا حد امکان، پیام صوتی طولانی نفرستید. مگر این‌که پیش از ارسال از طرف مقابل اجازه گرفته باشید. البته اجازه گرفتن هم، اصول و آداب خود را دارد:

من می‌تونم برات این رو با پیام صوتی بگم؟

اگر اشکالی نداره، صوتی بگم. فقط ده دقیقه می‌شه. بگم؟

این رو به شکل صوتی در یک دقیقه می‌گم. اگر دیدی لازمه توضیح بیشتر بدم، بگو که با جزئیات بیشتر بگم. اما ده دقیقه می‌شه.

ایراد پیام اول این است که طرف مقابل منتظر یک پیام صوتی کوتاه است. آن بیچاره فکر نمی‌کند که با یک «بله» گفتن، قرار است ده دقیقه داستان‌ بشنود.

پیام دوم خوب و مودبانه است. اما واقعیت این است که معمولاً طرف مقابل خجالت می‌کشد که بگوید: «اشکال دارد. من حوصلهٔ‌ ده دقیقه گوش دادن به حرف‌هایت را ندارم.» پس شما در ظاهر مودب بوده‌اید. اما عملاً طرف مقابل را وادار کرده‌اید به پادکست‌تان گوش بدهد.

مزیت پیام سوم این است که اگر طرف مقابل حوصله نداشته باشد، همان یک دقیقه را گوش می‌دهد و می‌تواند با یک جواب ساده گفتگو را ببندد (مثلاً: «فهمیدم چی شد.» یا «می‌تونم بقیه‌اش رو حدس بزنم.»). اگر هم واقعاً مشتاق حرف زدن با شما و شنیدن حرف‌هایتان باشد، از شما خواهد خواست که حرف‌تان را دقیق‌تر و با جزئیات بیشتر مطرح کنید.

پیام‌های صوتی طولانی را تکه‌تکه بفرستید

اگر قرار است یک موضوع پنج یا ده دقیقه‌ای را در قالب پیام صوتی بیان کنید، این پیام را به چند تکهٔ یک تا دو دقیقه‌ای تقسیم کنید. این کار گوش دادن به پیام را ساده‌تر می‌کند. هم‌چنین اگر هنگام شنیدن پیام وقفه‌ای به وجود بیاید یا شنونده متوجه بخشی از پیام را نشود، می‌تواند با کمترین زحمت، بخش مورد نظر را دوباره بیابد و گوش دهد.

برای پیام‌های صوتی خود، توضیح متنی کوتاه بنویسید

در حد چند کلمه، قبل یا بعد از پیام توضیح دهید که محتوای پیام چیست. مثلاً در این حد که: احوال‌پرسی + درخواست کمک برای ترجمهٔ کاتالوگ

با این کار، هم شنونده بهتر متوجه می‌شود که قرار است چه چیزی بشنود و هم در آینده که مکالمه‌ها طولانی می‌شود، یافتن پیام‌های قدیمی ساده‌تر خواهد بود.

جایی که سروصدا زیاد است، پیام صوتی ضبط نکنید

تا حد امکان مراقب باشید در فضاهایی که سرو‌صدای محیطی زیاد است، پیام صوتی ضبط نکنید. این صداها می‌توانند مخاطب را آزار دهند و گوش دادن به پیام صوتی‌تان را دشوارتر و خسته‌کننده‌تر کنند.

پیام‌های فارسی را با حروف فارسی بنویسید

سال‌ها قبل، زمانی که هنوز صفحه‌کلید استاندارد و مناسب در همهٔ سیستم‌عامل‌های موبایل وجود نداشت، عده‌ای از حروف فارسی و عده‌ای از حروف انگلیسی استفاده می‌کردند (Salam).

در سال‌های اخیر استفاده از کاراکترهای فارسی کاملاً‌ رایج شده و چشم ما به خواندن فارسی روی صفحه‌های نمایش عادت کرده است. بنابراین تا حد امکان سعی کنید از حروف انگلیسی برای تایپ فارسی استفاده نکنید. چون خواندن این نوع متن‌ها کندتر و دشوارتر است.

اگر گیرنده شما را نمی‌شناسد، به دیکته و دستور زبان بیشتر دقت کنید

وقتی کسی شما را نمی‌شناسد، ساده‌ترین سیگنال‌ها هم روی قضاوتی که دربارهٔ شما دارد تأثیر می‌گذارد. بنابراین تا حد امکان بکوشید کلمات را درست بنویسید و ساختار مناسبی برای جمله‌هایتان انتخاب کنید.

اما از سوی دیگر، اگر دریافت‌کنندهٔ پیام هستید و طرف مقابل، دوست نزدیک یا آشنای شماست، در دیکته و ساختار جمله‌ها بر او سخت نگیرید. تا وقتی که پیام متن را متوجه می‌شوید، خطاهای طرف مقابل را – به‌ویژه اگر خطای تایپی یا اشتباه از سر شتاب‌زدگی است – به او یادآوری نکنید. اجازه دهید که دوست‌تان، با کمترین تنش و فشار ذهنی، پیام‌هایش را  ارسال کند.

تنها استثناء وقتی است که از قبل قرار گذاشته‌اید یکدیگر را به «بهترنویسی» تشویق کنید. یا این‌که فکر می‌کنید غلط دیکته‌ای و نگارشی دوست‌تان، یک اشتباه تایپی ساده نیست و نگرانید که او همین شکل نگارش را جای دیگری به‌کار ببرد و برایش دردسرساز شود.

در استفاده از ایموجی‌ها به الگوی رفتاری طرف مقابل توجه کنید

اگر فردی عادت ندارد در پیام‌هایش از ایموجی استفاده کند، در استفاده از ایموجی‌ها محتاط و محافظه‌کار باشید. بسته به تشخیص خودتان، یا از ایموجی استفاده نکنید و یا ایموجی‌ها را به شکل بسیار محدود به‌کار ببرید.

کم نیستند کسانی که استفاده از ایموجی را نشانهٔ غیررسمی بودن مکالمه در نظر می‌گیرند. شاید اگر کسی در پیامش برای شما ایموجی نفرستاده، گفتگو را رسمی می‌داند و استفاده از ایموجی – به‌ویژه به شکل افراطی – می‌تواند این حس را ایجاد کند که شما نتوانسته‌اید فضای گفتگو را به‌درستی تشخیص دهید.

علاوه بر این در انتخاب ایموجی‌ها هم به الگوی رفتاری دیگران توجه کنید. عده‌ای از مردم در انتخاب ایموجی راحت هستند. اما برخی هم هستند که برای انتخاب رنگ ایموجی قلب، ساعت‌ها تمرکز و مدیتیشن انجام می‌دهند و ده‌ها معادله حل می‌‌کنند تا نهایتاً از داخل آن رنگ قلب مناسب شما (مثلاً آبی، بنفش، یا سفید) را انتخاب کنند. چنین افرادی ممکن است حتی در مواجهه با یک قلب قرمز هم آشفته شده و برای شما دردسر بی‌هوده ایجاد کنند.

استفاده از ایموجی، مفید است

اگر طرف مقابل با ایموجی آشناست و مشکلی با ارسال ایموجی و دریافت آن ندارد، سعی کنید از ایموجی – با رعایت ملاحظاتی که بالاتر گفتیم – استفاده کنید. پیام‌های متنی معمولاً کوتاه و مختصرند و جزئیات زیادی ندارند. ما هم فرصت چندانی نداریم تا تک‌تک کلمات خود را با دقت انتخاب کنیم (تازه به این فرض که اساساً ظرافت‌های کلامی را بدانیم. وگرنه بیشتر فکر کردن و وقت گذاشتن هم کیفیت پیام را بهتر نمی‌کند). به همین علت، این پیام‌ها به سادگی می‌توانند موجب سوء‌برداشت شوند.

ایموجی‌ها کمک می‌کنند طرف مقابل به سرعت و با کمترین خطا متوجه شود که فضای احساسی گفتگو چگونه است و بر این اساس می‌‌تواند پیام شما را بهتر – و مطابق آن‌چه در ذهن شما بوده – تفسیر کند.

در فوروارد کردن پیام‌های دریافتی به دیگران دقت کنید

فوروارد کردن (ارسال پیام دریافت‌شده به دیگران) در صورتی اخلاقی است که طرف مقابل از آن مطلع باشد یا اگر صریحاً و مورد به مورد اجازه نمی‌گیرید، یقین داشته باشید از این کار ناراحت نمی‌شود.

اگر – بدون هماهنگی با او – حدس بزنید او مشکلی با فوروارد کردن پیامش ندارد و پیامش را برای فرد دیگری ارسال کنید و بعداً متوجه شدید که او راضی نبوده، مسئولیت این کار کاملاً بر عهدهٔ شماست.

هیچ‌وقت به کسی نگویید: «پس چرا نگفتی برای کسی ارسال نکنم؟» چون حالت پیش‌فرض این است که نباید پیام کسی را برای دیگران ارسال کنید.

پیام‌های شخصی و گروهی را در شبکه‌های اجتماعی به اشتراک نگذارید

طبیعتاً وقتی فوروارد کردن پیام، غیراخلاقی است، به‌اشتراک گذاشتن پیام در فضای بزرگ‌تر (مثلاً شبکه‌های اجتماعی) هم غیراخلاقی است و خطای بزرگ‌تری محسوب می‌شود. اما به علت اهمیت این موضوع، آن را جداگانه مطرح کردیم.

ضمناً به این نکته توجه داشته باشید که عضویت در یک گروه ده یا صد یا حتی هزار نفری هم به این معنا نیست که شما آن گروه را «فضای عمومی» تلقی کرده و با به‌اشتراک‌گذاری پیام‌ها، به حریم اعضای گروه تجاوز کنید.

پیام‌هایی که در یک گروه رد و بدل می‌شوند، در بافتار (Context) خود معنا پیدا می‌کنند. کسانی که یک پیام را می‌بینند، ده‌ها و صدها پیام قبل از آن و پیام‌های پس از آن را هم مشاهده می‌کنند. جدا کردن چند پیام و به اشتراک‌گذاری آن‌ها مصداق Taking a text out of context است و غیراخلاقی محسوب می‌شود.

پس هیچ‌وقت چنین استدلال نکنید که این یک گروه صد یا هزار نفری است و من آن را «گروه عمومی» می‌دانم. چنان‌که افرادی در یک مهمانی هزارنفری ممکن است کاری انجام دهند. اما تمایل نداشته باشند بیرون آن مهمانی عکس یا گزارشی از آن کار منتشر شود.

انتشار پیام‌های گروه در بیرون گروه فقط زمانی مجاز است که همهٔ اعضای گروه به شکل شفاف از ابتدا توافق کرده باشند که چنین کاری را می‌پذیرند و قبول دارند (حتی در این حالت هم می‌توان گفت این کار قانونی است. اما لزوماً اخلاقی نیست).

برای تماس تصویری اجازه بگیرید

ماهیت تماس تصویری با سایر شیوه‌های ارتباط دیجیتال متفاوت است. تماس تصویری بدون هماهنگی قبلی درست شبیه این است که ناگهان در اتاق یک نفر را باز کنید و به داخل بپرید.

بنابراین منطقی است همیشه برای تماس تصویری از قبل اجازه بگیرید. آن‌هم نه یک دقیقه و پنج دقیقه قبل. چون باید طرف مقابل جای مناسب برای صحبت کردن را پیدا کرده و احتمالاً ظاهر خود را برای تماس تصویری بیاراید.

البته این اتفاق را معمولاً در افراد مسن می‌بینیم. کسانی که در عصر دیجیتال متولد نشده‌اند و آداب این فضا را کمتر می‌شناسند. اما افراد جوان‌تر هم به شکل دیگر و با بهانهٔ متفاوتی این قاعده را رعایت نمی‌کنند. مثلاً «دلم خیلی برات تنگ شده. همین الان ببینمت» یا «ما که با هم این حرف‌ها رو نداریم و هر قیافه‌ای داری خوبه» و یا «اصلاً مگه کجا رفته که می‌خواد جواب من رو نده؟»‌ و «خب. تو که الان خونه‌ای و کاری نداری. چرا تماس تصویری نگیرم؟»

این شکل از تنگ‌ کردن فضای شخصی – که از زمان غارنشینی تا قبل از اختراع تماس تصویری – امکان‌پذیر نبوده، می‌تواند در رابطه‌ها تنش ایجاد کرده و دوستی‌ها را فرساینده کند.

در عذرخواهی پیش‌قدم باشید

فضای چت کردن، ارسال پیام و گفتگوی آنلاین، فضای سوءبرداشت است. همیشه احتمال دارد حرف طرف مقابل را درست متوجه نشوید یا خودتان نتوانید پیام‌تان را به درستی برای طرف مقابل منتقل کنید.

سخت‌ترین کار این است که در این میان، بر سر این‌که مسئولیت سوءبرداشت بر عهدهٔ چه کسی است بحث کنید (تلاش بر سر اثبات این‌که من درست گفتم و تو اشتباه فهمیدی). اگر می‌خواهید حداقل اصطکاک و فرسایش در گفتگوهایتان باشد، به عنوان یک قانون مرتبه دو با خودتان قرار بگذارید که در عذرخواهی پیش‌قدم شوید و به سرعت از نقطهٔ تنش عبور کنید:

• ببخش. حرفم را خوب نگفتم. بگذار این‌جور بگویم…
• ببخش. حرفت را درست متوجه نشده‌ بودم. الان فهمیدم.

البته این‌ها به شرطی است که سوء‌برداشت ساده باشد. اگر اتفاق بزرگ‌تری افتاده و دلگیری جدی‌تری به وجود آمده، این نوع تک‌جمله‌ها چندان به‌کار نمی‌آیند. در این شرایط، نکاتی را که به عنوان روش صحیح عذرخواهی مطرح کرده‌ایم مدنظر قرار دهید.

تا حد امکان پاسخی متناسب با طول پیام بفرستید

فرض کنید برای دوستی چنین پیامی فرستاده‌اید:‌ «دیروز به مهمونی رفته بودم و یه نفر رو دیدم که شبیه تو بود. یاد تو افتادم و گفتم کاش فرصتی پیدا شه با هم بریم یه مهمونی اون‌جوری.»

آن دوست پاسخ می‌دهد: «آره.»

چه حسی پیدا می‌کنید و چه حدس می‌زنید؟ (احتمالاً گوشی دست پدر یا مادرش افتاده). جواب چنین پیامی نمی‌تواند این‌قدر کوتاه باشد. شما بیشتر منتظر هستید چنین پاسخی دریافت کنید: «آخی. چه شکلی بود؟ چند ساله بود؟ آره. حتماً میشه. منم دوست دارم. حالا بهت خوش گذشت؟»

طول پاسخ دوم، تقریباً متناسب با پیام شماست. چنین پیامی دوستانه‌تر، صمیمانه‌تر و مودبانه‌تر تلقی می‌شود. حالا به مثال دیگری توجه کنید. شما پیام می‌فرستید: «سلام. خوبی؟ چطوری؟»

طرف مقابل پاسخ می‌دهد: «سلام. قربونت. خوبم. ممنون. یه مقدار مریض بودم که الان خوب شدم. اوضاع مالی هم که مثل همیشه خرابه. فعلاً اومده‌ام بانک ببینم می‌تونم وام بگیرم یا نه. ماشین هم که از آخرین باری که با هم بودیم و خراب شد هنوز خرابه. خلاصه هر چی بدبختی فکر کنی پیش اومده. تو چطوری؟»

چه حسی پیدا می‌کنید؟ بعید است چنین پیامی احساس خوبی در شما برانگیزد.

پیام‌های غیرضروری اما زیبا و ارزشمند

پیام‌های بسیاری وجود دارند که می‌شود آن‌ها را ارسال نکرد. شاید هم کسی منتظر دریافت‌شان نباشد. اما ارسال آن‌ها زیباست و باعث می‌شود تصویر شما در ذهن طرف مقابل به عنوان فردی حرفه‌ای، متشخص و اهل فرهنگ و ادب نقش ببندد.

در ادامه چند مورد از این پیام‌ها را فهرست می‌کنیم. ممکن است با همهٔ این‌ها موافق نباشید یا همهٔ آن‌ها را برای همهٔ افراد و موقعیت‌ها مناسب ندانید. اما قطعاً خودتان می‌توانید با الهام از این موارد،‌ فهرست کامل‌تری تنظیم کنید:

پیام (یا پیامک) تشکر بعد از جلسه و مهمانی: در این پیام می‌توانید از این که طرف مقابل شما را دعوت کرده، یا برایتان وقت گذاشته،‌ یا لحظات خوبی را برایتان ساخته تشکر کنید. البته ممکن است در موارد خاصی تماس تلفنی مناسب‌تر باشد (مطالعهٔ بیشتر: آداب مهمانی).

پیام (یا پیامک) قبل از جلسه و مهمانی: اگر از چند روز قبل برای یک جلسه یا مهمانی هماهنگ کرده‌اید، می‌توانید روز قبل یا صبح روز جلسه، پیام کوتاهی بفرستید و یادآوری کنید که قرار است امروز طرف مقابل را ببینید. در عین حال، توضیح دهید که اگر برای او کاری پیش آمده یا زمان دیگری را مناسب می‌داند، به شما بگوید. در اغلب موارد، طرف مقابل برنامه را تغییر نمی‌دهد. اما با این پیام به او نشان داده‌اید که برایش احترام بسیاری قائلید و راحتی او را نسبت به راحتی خود در اولویت قرار می‌دهید.

پیام تأکید بر تعهد: فرض کنید از یک دوست پولی قرض گرفته‌اید. شفاهی به او گفته‌اید که در تاریخ مشخصی بدهی‌تان را پس می‌دهید و او هم احتمالاً تعارف کرده که برایش مهم نیست یا به شما اعتماد دارد. با یک پیام کوتاه به او ممکن است بتوانید احساس خوبی ایجاد کنید: «امروز ۲/۱۳ … تومان قرض گرفتم. قرار شد ۲/۱۳ آن را پس بدهم (برای این‌که خودم دقیق‌تر یادم بماند این‌ پیام را می‌فرستم).»