Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Menu


دبیر جلسه کیست و چه وظایفی دارد؟ | تفاوت دبیر جلسه و منشی جلسه


دبیر جلسه کیست؟

معمولاً با شنیدن اصطلاح «دبیر جلسه» جلسات بزرگ و جدی در سازمان‌های بروکراتیک برایمان تداعی می‌شود. احتمالاً خواندن و شنیدن اصطلاحاتی مانند «دبیر کمیسیون» و «دبیر شورا» و «دبیرکل سازمان ملل» هم در این تصویر بی‌تأثیر نیست.

اما همهٔ جلسات به دبیر نیاز دارند، حتی اگر تعداد شرکت‌کنندگان از سه یا چهار نفر فراتر نرود. در واقع حتی وقتی رسماً چنین عنوانی را برای کسی به کار نمی‌بریم، معمولاً یکی از اعضای جلسه – بر اساس توافقی ناگفته و نانوشته – وظایف دبیر را بر عهده می‌گیرد.

در این درس از سلسله درس‌های مدیریت جلسه در متمم دربارهٔ نقش دبیر جلسه صحبت می‌کنیم و پیشنهادمان این است که سعی کنید حتی در ساده‌ترین و مختصرترین جلسات هم به شکل صریح و شفاف – و نه ضمنی و تصادفی – فردی را به عنوان دبیر جلسات‌تان تعیین کنید.

وظیفه اصلی دبیر جلسه چیست؟

دبیر جلسه یک نقش اجرایی است. کسی که دبیر جلسه می‌شود نقش «پشتیبانی فرایند جلسه» را بر عهده می‌گیرد. یعنی باید همهٔ تلاش‌های دبیر جلسه بر این متمرکز باشد که «جلسه، همان‌طور که از یک جلسه انتظار می‌رود، برگزار شود.»

دبیر جلسه بسته به موقعیت، تجربه، جایگاه سازمانی و نظر سایر شرکت‌کنندگان در جلسه ممکن است نقشی بسیار جزئی (در حد دعوت شرکت‌کنندگان، هماهنگی برای انتخاب سالن، تهیهٔ‌ ملزومات جلسه و مانند این‌ها) یا نقشی موثرتر (از جنس تسهیلگر) ایفا کند.

دبیر در سطح منشی جلسه

دبیر در ساده‌ترین شکل خود صرفاً‌ منشی جلسه است. یعنی کسی که در طول جلسه گفتگوها، نظرات، تصمیم‌ها و توافق‌ها را ثبت می‌کند و در نهایت صورتجلسه را تنظیم کرده و در اختیار شرکت‌کنندگان قرار می‌دهد.

این شکل استفادهٔ حداقلی از دبیر چندان حرفه‌ای نیست. با این حال هنوز هم در بسیاری از جلسات، به‌ویژه جلسات کوچک‌تر و غیررسمی‌تر با چنین نقشی روبه‌رو می‌شویم:

یک نفر این حرف‌ها را بنویسد!

شاید شما هم دیده باشید که گاهی مدیران در میانهٔ‌ جلسه به نتیجه می‌رسند که جلسه به «منشی جلسه» نیاز دارد. در این مواقع معمولاً کاری که انجام می‌دهند این است که منشی یا مسئول دفتر خود را صدا می‌کنند و می‌گویند: شما هم بیا این‌جا بنشین حرف‌ها را یادداشت کن.

گاهی هم اعضای جلسه وسط گفتگو به نتیجه می‌رسند که حرف‌ها زیاد و موضوعات پیچیده شده و ممکن است نکات مطرح شده یادشان برود. در این مواقع هم معمولاً‌ کسی پیدا می‌شود که بگوید: خوب است این حرف‌ها را یک جا بنویسیم تا بعداً یادمان نرود.

کسی که مسئولیت ثبت روند جلسه را به این شکل بر عهده می‌گیرد، عملاً دبیر جلسه شده است. اما چون نقش بسیار کوچکی دارد،‌ بهتر است او را منشی جلسه بنامیم.

دبیر حرفه‌ای: هماهنگ کننده جلسه

اگر دبیر بخواهد نقش دبیری را به شکل حرفه‌ای ایفا کند، لازم است که به ثبت جلسه محدود نشود و مسئولیت پشتیبانی از تمام مراحل فرایند جلسه را بر عهده بگیرد. در این حالت وظایف زیر بر عهده دبیر جلسه خواهد بود:

محدودیت در دسترسی کامل به این مطلب

برای مشاهدهٔ متن کامل این مطلب کافی است (بدون پرداخت هرگونه هزینه) در سایت متمم ثبت نام کنید. پس از ثبت‌نام به تعداد قابل‌توجهی از درس‌‌های متمم دسترسی پیدا خواهید کرد نمونهٔ آن‌ها را می‌توانید از طریق لینک زیر ببینید:

نمونه درس‌های کاربر آزاد متمم

البته اگر بخواهید به همهٔ درس‌های متمم دسترسی داشته باشید، لازم است حق اشتراک بپردازید.

ثبت نام رایگان    تجربه‌ٔ متممی‌ها

دبیر در نقش تسهیلگر

بالاترین سطح فعالیت دبیر تسهیلگری است. یعنی این که دبیر نه فقط فرایندهای اجرایی و عملیاتی، بلکه در شکل‌ دادن به گفتگوهای اثربخش و مراقبت از جریان جلسه هم مشارکت می‌کند.

توجه کنید که گاهی اعضای تیم تصمیم می‌گیرند تسهیلگر فردی خارج از جمع‌شان باشد. هم‌چنین گاهی حجم گفتگوها و اطلاعات مبادله شده در جلسه آن‌قدر زیاد است که لازم است دبیر در طول مدت اجرای جلسه از نقش منشی فراتر نرود و فرد دیگری تسهیلگری را بر عهده بگیرد.

با این حال در بسیاری از جلسات حرفه‌ای می‌بینیم که فردی که به عنوان دبیر در جلسه حضور دارد عملاً نقش تسهیلگر را ایفا می‌کند. حتی اگر چنین عنوان و توصیفی برای او به کار نرود.

دبیر جلسه یک نقش کلیدی است

دبیر جلسه، اگر خودش بتواند و اعضای جلسه هم بخواهند، از جمله نقش‌های کلیدی در جلسه محسوب می‌شود. در حدی که معمولاً در صورتجلسه نام دبیر را می‌نویسند. هم‌چنین در سازمان‌هایی که جلسات بزرگ برگزار می‌شود و رئیس و نایب رئیس و هیئت رئیسه در جلسات وجود دارد، اغلب دبیر جلسه عضوی از هیئت رئیسه محسوب می‌شود (البته چنین تصمیمی تابع آیین نامه جلسات است).

به دلیل جایگاه مهم دبیر در جلسات، معمولاً پیشنهاد می‌شود که دبیر جلسه فردی بی‌طرف بوده و خود به عنوان یکی از اعضای فعال جلسه مشارکت نداشته باشد.

البته این توصیه در شرایط ایده‌آل است. وگرنه وقتی جلسات سه یا چهارنفری را در یک تیم استارت‌آپی کوچک برگزار می‌کنید، عملاً ناگزیر خواهید بود یکی از اعضای اصلی جمع‌تان را به عنوان دبیر انتخاب کنید. اما حتی در این حالت هم، مشخص کردن صریح و شفاف یک نفر از جمع‌تان به عنوان دبیر، نظم و اثربخشی جلسات‌تان را افزایش خواهد داد.

چند پرسش و پاسخ

 اصطلاح انگلیسی معادل دبیر جلسه چیست؟

در زبان انگلیسی اصطلاحی که دقیقاً معادل «دبیر جلسه» در فارسی باشد وجود ندارد. البته نزدیک‌ترین اصطلاح را می‌توان «secretary of meeting» دانست (اصطلاح general secretary هم به دبیر کل ترجمه می‌شود).

اما اگر اصطلاح دبیر جلسه را برای کسی به کار می‌برید که صرفاً وظیفهٔ ثبت و ضبط گفتگوها را دارد minute-taker معادل دقیق‌تری است. همچنین اگر دبیر جلسه را به عنوان کسی که مسئول «آماده کردن سالن و ارسال دستور جلسه و هماهنگی برای پذیرایی» است به کار می‌برید، اصطلاح meeting coordinator این نقش را بهتر توصیف می‌کند. معمولاً secretary of meeting برای کسی به کار می‌رود که نقش و رفتارش تا حدی رنگ و بوی تسهیلگری هم دارد.

 دبیر جلسه باید چه شایستگی‌ها و مهارتهایی داشته باشد؟

شایستگی‌ها و مهارتهای دبیر جلسه تابع این است که چه تصوری از دبیر جلسه داشته باشید و وظایف دبیر جلسه را چگونه تعریف کنید.

اما بر اساس وظایفی در این درس گفته شد، در کنار مهارت های ارتباطی و مهارتهایی مانند مدیریت زمان، گزارش نویسی و تسلط بر نرم افزارهایی مثل ورد و اکسل، توجه به جزئیات، هوش سیاسی، صراحت و قاطعیت، متقاعدسازی و مدیریت تعارض هم می‌تواند به موفقیت دبیر جلسه کمک کند.

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت جلسه به شما پیشنهاد می‌کند:

سری مطالب حوزه مدیریت جلسه
 

برخی از سوالهای متداول درباره متمم (روی هر سوال کلیک کنید)

متمم چیست و چه می‌کند؟ (+ دانلود فایل PDF معرفی متمم)
چه درس‌هایی در متمم ارائه می‌شوند؟
هزینه ثبت‌نام در متمم چقدر است؟
آیا در متمم فایل‌های صوتی رایگان هم برای دانلود وجود دارد؟

۵ نظر برای دبیر جلسه کیست و چه وظایفی دارد؟ | تفاوت دبیر جلسه و منشی جلسه

     
    تمرین‌ها و نظرات ثبت شده روی این درس صرفاً برای اعضای متمم نمایش داده می‌شود.
    .