Menu


برآورد | انواع روشهای برآورد هزینه، زمان و سایر شاخص‌های کلیدی پروژه


اهداف و انتظارات آموزشی متمم در این درس
کد درس: ۹۳۱۴۸
پیش نیاز مطالعه درس برآورد در مدیریت و اجرای پروژه از دوستان عزیز متممی انتظار می‌رود پس از مطالعه این درس:
  • بتوانند اهمیت برآورد کردن را در پروژه‌های مقیاس کوچک و بزرگ، شرح دهند.
  • بتوانند در تصمیم‌گیری‌های مربوط به پروژه، خطای قابل قبول در برآورد را به شکل مناسبی، تعیین کنند.
  • بتوانند چهار روش از انواع روشهای برآورد (Estimation) در پروژه‌ها را فهرست کرده و شرح دهند.
فشار ذهنی هنگام مطالعه
نیاز به مشارکت شما
کسب و کار
زندگی
برآورد هزینه و برآورد زمان به عنوان دو مهارت کلیدی در مدیریت پروژه

ما در فهرست مهارتهای کلیدی به تخمین زدن و برآورد کردن به عنوان یک مهارت اشاره کردیم.

درک این‌ نکته هم که مهارت براورد کردن (Estimation Skill) می‌تواند مفید و کاربردی باشد، چندان دشوار نیست.

اما وقتی به مدیریت پروژه می‌رسیم، مسئله بسیار جدی‌تر می‌شود.

اگر در تخمین زدن و برآورد کردن هزینه و زمان و سایر فاکتورهای پروژه ضعیف باشید، بعید است بتوانید به یک مدیر پروژه موفق تبدیل شوید.

طرح ریزی و بودجه بندی و نیز کنترل پروژه هم، چنان با تخمین زدن و برآوردن کردن گره خورده‌اند که می‌توان این کار را بخشی از فعالیت روزانه‌ی برنامه‌ریزان و مدیران کنترل پروژه دانست.

اهمیت “برآورد کردن” در پروژه‌های بزرگ

قوت و ضعف در هنر و مهارت برآورد، می‌تواند در موفقیت یا شکست پروژه‌های بزرگ، سهم مهمی داشته باشد:

  • مشکل Underestimation: اگر منابع مورد نیاز (از جمله پول، منابع انسانی، زمان) را کمتر از میزان واقعی برآورد کنید، در میانه‌ی پروژه با مشکلِ تأمین منابع مواجه خواهید شد. ضمن این‌که ممکن است نتوانید به تعهدات قانونی و قراردادی و توافق‌های خود عمل کنید. طبیعتاً چنین وضعیتی، می‌تواند هزینه‌های مادی و اعتباری جدی ایجاد کند.
  • مشکل Overestimation: اگر منابع مورد نیاز یا زمان اجرای پروژه را بیش از مقدار واقعی برآورد کنید، ممکن است به اشتباه، تصمیم بگیرید به سراغ یک پروژه نروید یا آن را از سبد پروژه‌های خود حذف کنید. ضمن این‌که اگر بخواهید پیشنهاد پروژه را برای یک کارفرما (در قالب استعلامی که انجام داده یا مناقصه‌ای که برگزار کرده) ارسال کنید، این خطر وجود دارد که طرح شما در مقایسه با طرح پیشنهادی سایر پیشنهاددهندگان، کنار گذاشته شود.

ضعف در تخمین و برآورد، از جمله مشکلات و اشتباهات رایج در مدیریت پروژه است و در بررسی بسیاری از پروژه‌های شکست خورده، یا پروژه‌هایی که بر طبق پیش‌بینی جلو نمی‌روند، متوجه می‌شویم که برآورد نادرست و دارای خطا، منجر به کُندی و نیز بروز موانع و چالش‌های جدی در اجرای پروژه شده است.

برآوردن کردن و تخمین زدن در پروژه‌های کوچک

وقتی از مهارت برآورد کردن حرف می‌زنیم، نباید فقط به پروژه‌های بزرگ میلیونی و میلیاردی فکر کنید.

حتی وقتی برای کارهای شخصی کوچک‌تر، مانند یادگیری زبان انگلیسی یا کتابخوانی، و یا برگزاری یک جلسه‌ی کوچک درون‌‌سازمانی، نتوانیم هزینه و زمان و سایر منابع مورد نیاز را به شکل درست برآورد کنیم، به سادگی ممکن است با دردسر مواجه شویم.

اگر کمی با خود فکر کنیم، به نتیجه می‌رسیم که بخش قابل توجهی از خاطرات بدی که از برنامه ریزی داریم، به این علت است که در برآورد کردن، ضعیف عمل کرده‌ایم و حاصل این شده که احساس کرده‌ایم برنامه ریزی، کار ارزشمند و مفیدی نیست.

اگر احساس می‌کنید در نظم شخصی چندان قوی نیستید و سابقه‌ی خوبی در تعهد درونی به حرف‌‌ها و تصمیم‌های خود ندارید، بد نیست این احتمال را هم در نظر بگیرید که شاخص خطا در برآورد، باعث شده از ابتدا هدف‌ها و برنامه‌های غیرواقع‌بینانه برای خود در نظر بگیرید و به تدریج، این باور را در خود تقویت کنید که نمی‌توانید به تصمیم‌ها و برنامه‌های خود، متعهد باقی بمانید.

خطا در برآورد هزینه و زمان می‌تواند مانع اجرای موفق پروزه باشد

خطای قابل قبول در برآورد هزینه و زمان پروژه

باید این نکته را به خاطر داشته باشید که برآورد همواره با خطا همراه است؛ اگر چنین نبود، به‌جای برآورد از اصطلاح محاسبه استفاده می‌کردیم.

این را هم باید به خاطر داشته باشیم که معمولاً اگر هزینه‌ی برآورد کردن را افزایش دهید، می‌توانید خطای برآورد را تا حدی کاهش دهید.

اما طبیعی است که لازم نیست خطای برآورد را بیش از حد مورد نیاز، کاهش دهیم و بیهوده، هزینه‌های بیشتری را متحمل شویم.

خطای قابل قبول را بر این اساس تعیین کنید که چه حدی از دقت، می‌تواند برای تصمیم گیری شما در مرحله‌ی فعلی، کافی باشد.

معمولاً به تدریج، با جلو رفتن پروژه، برای تصمیم‌گیری لازم است خطای کمتر و دقت بیشتری در برآوردهای خود داشته باشید.

مثال‌ زیر می‌تواند به درک بهتر توضیح بالا کمک کنند:

محدودیت در دسترسی کامل به این درس

دوست عزیز.

دسترسی کامل به این درس برای کاربران ویژه متمم در نظر گرفته شده است.

با عضویت به عنوان کاربر ویژه‌ی متمم، علاوه بر دسترسی به این مطلب، به سایر بحث‌هایی هم که به کنترل پروژه و مدیریت پروژه مربوط هستند دسترسی پیدا می‌کنید. همچنین با فعال کردن اشتراک ویژه به درس‌های بسیار بیشتری دسترسی پیدا می‌کنید که می‌توانید فهرست آنها را در اینجا ببینید:

 فهرست درس‌های مختص کاربران ویژه متمم

البته از میان درس‌ها و مطالب مطرح شده، ما فکر می‌کنیم شاید بهتر باشد ابتدا مطالعه‌ی مباحث زیر را در اولویت قرار دهید:

  سیستمهای کنترل مدیریت | تصمیم گیری

  مدیریت زمان | نظم شخصی

  دوره MBA (پیگیری منظم مجموعه درس‌ها)

بحث تخمین و برآورد در پروژه، آن‌قدر دارای جزئیات و پیچیدگی‌‌های خاص خود است که کتاب‌هایی اختصاصاً در همین زمینه منتشر شده‌اند.

اما هدف ما در این درس، صرفاً آشنایی کلی با مفهوم برآورد و اشاره به برخی ابعاد کلی آن بود.

ضمناً به خاطر داشته باشید که با وجودی که معمولاً در برآورد پروژه، برای درک ساده‌تر مباحث، مثال‌های هزینه و زمان مطرح می‌شود، اما برآورد کردن در همه‌ی حوزه‌های پروژه و سایر منابع (مثلاً نیروی انسانی) نیز کاملاً مصداق دارد و به‌کار گرفته می‌شود.

تمرین

یک نوع پروژه را که می‌شناسید و در اجرای آن (یا واگذاری آن به دیگران)‌ تجربه دارید، مطرح کنید.

سپس بگویید که معمولاً از چه روش‌هایی برای برآورد هزینه و زمان پروژه استفاده می‌شود.

      شما تاکنون در این بحث مشارکت نداشته‌اید.  

     برخی از دوستان متممی که به این درس علاقه مندند:    آفاق رحمانی ، امید دادگری ، حسن پیوسته گر ، محمدحسن نظافتی ، حسن کشاورز فضل

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت پروژه های کوچک به شما پیشنهاد می‌کند:

سری مطالب حوزه مدیریت پروژه های کوچک
 

برخی از سوالهای متداول درباره متمم (روی هر سوال کلیک کنید)

متمم چیست و چه می‌کند؟ (+ دانلود فایل PDF معرفی متمم)
چه درس‌هایی در متمم ارائه می‌شوند؟
هزینه ثبت‌نام در متمم چقدر است؟
آیا در متمم فایل‌های صوتی رایگان هم برای دانلود وجود دارد؟

قوانین کامنت گذاری در متمم

19 نکته برای برآورد | انواع روشهای برآورد هزینه، زمان و سایر شاخص‌های کلیدی پروژه

    پرطرفدارترین دیدگاه به انتخاب متممی‌ها در این بحث

    نویسنده‌ی دیدگاه : محمدرضا شعبانعلی

    حدود ده سال پیش که مدتی، درگیر فعالیت‌های اجرایی چاپ و نشر کتاب بودم، با روش جالبی برای برآورد هزینه‌ی کتاب و حتی قیمت‌گذاری کتاب آشنا شدم که آن زمان کمی برایم غیرقابل پذیرش بود.

    برخی ناشران که کیفیت کاغذ و نوع جلد کتاب‌هایشان معمولاً تغییر نمی‌کرد، عادت داشتند برای برآورد هزینه، از روش پارامتری استفاده کنند.

    مثلاً می‌گفتند چاپ یک کتاب ۴۰۰ صفحه‌ای، این روزها صفحه‌ای X تومان در می‌آید.

    با توجه به این‌که حاشیه‌ی سود روی محدوده‌ی گسترده‌ای از کتاب‌ها، کمابیش ثابت بود، این نوع برآورد هزینه بر قیمت‌گذاری محصول نهایی هم سایه انداخته بود و بارها می‌شنیدم که گفته می‌شود: الان یک کتاب ۴۵۰ صفحه‌ای را با عرف مجموعه‌ی ما، می‌توان صفحه‌ای Y ریال قیمت‌گذاری کرد.

    البته این برآورد اولیه بود (همان برآوردی که خطای نسبتاً بزرگی هم دارد) و بعداً بسته به شرایط بازار، کمی تعدیل می‌شد.

    اما به هر حال، برایم حس عجیبی بود که در برآورد هزینه و قیمت‌گذاری کتاب، مثلاً در زمینه‌ی انواع گونه‌های گاو و کتاب در زمینه‌ی مدیریت منابع انسانی، تقریباً به یک شیوه عمل می‌شود.

    اما بعد از مدتی کار اجرایی، به نتیجه رسیدم که این نوع برآوردهای پارامتری، به عنوان نقطه‌ی شروع برآورد، چه در هزینه و چه در قیمت‌گذاری، معمولاً مناسب هستند و استثناء‌های آن‌ها از مصداق‌هایشان کمتر است.

    چند سال بعد، دیدم که سایت‌های خبری، گاهی در برآورد هزینه، از مقیاس پارامتری استفاده می‌کنند.

    مثلاً گفته می‌شد الان اگر بخواهی یک سایت خبری را زنده نگه داری، باید هفته‌ای ۶۰ خبر عرضه کنی که ۲۰ تا تولیدی و ۴۰ تا گزارش از سایر رسانه‌ها باشد. خبر تولیدی دانه‌ای X ریال و خبر بازنشر، دانه‌ای Y ریال.

    امروز اگر از خودم بپرسید که در زمینه‌ی برآورد هزینه‌ی تولید محتوای یک سایت، چه دیدگاهی دارم؛ به عنوان حدس اولیه (وقتی هنوز قلم و کاغذ ندارم و موضوع مشخص نیست) از روش پارامتری استفاده می‌کنم.

    مثلاً می‌گویم شما اگر می‌خواهید یک سایت قدرتمند و تاثیرگذار در زمینه‌ی تغذیه داشته باشید، لازم است حداقل هفته‌ای ۱۵۰۰۰ کلمه مطلب تولید کنید که هزینه‌ی هر کلمه X ریال می‌شود.

    یا اگر می‌خواهید سایتی در زمینه‌ی بورس و اقتصاد با ویژگی‌هایی به شرح .... داشته باشید، مناسب است حداقل هفته‌ای ۲۰۰۰۰ کلمه‌ تولید داشته باشید و حدوداً ۵۰۰۰ کلمه هم به ویرایش اختصاص دهید از قرار کلمه‌ای .... ریال.

    مسلماً وقتی برآورد تحلیلی انجام می‌شود، بسیاری چیزها تغییر می‌کنند. اما این روش پارامتری، هنوز می‌تواند نقطه‌ی اولیه‌ی خوبی باشد.
    حتی در مورد کسی چون من، که احتمالاً قبول دارید کیفیت محتوا را از هر شاخص دیگری در زمینه‌ی محتوا (و طبیعتاً کمیت آن) بالاتر می‌دانم.

    (البته دو مثال آخر در تولید محتوا، از جنس عملیاتی هستند؛ اما فکر می‌کنم همین تجربه‌ی برآورد هزینه‌ی پارامتری در تولید محتوا، در کارهای پروژه‌‌ای تولید محتوا هم قابل استفاده است).

     
    دوست گرامی مشاهده تمرینهای مربوط به این درس، صرفا برای کاربران متمم امکانپذیر میباشد.
    .