مهارت ارائه مطلب و سخنرانی (نقشه راه درس)

مهارت ارائه مطلب و مهارت سخنرانی از جمله مهارتهای مهمی هستند که می‌توانند نقش قابل توجهی در موفقیت شغلی و موفقیت تحصیلی ما داشته باشند.

اگر چه گاهی اوقات عنوان این دو مهارت به جای یکدیگر به کار برده می‌شود، ما در متمم مهارت ارائه مطلب را بحثی بزرگتر و گسترده‌تر می‌دانیم که مهارت سخنرانی یکی از زیرمجموعه‌های آن است.

موارد زیر، مثال‌هایی از کاربرد مهارت ارائه در زندگی حرفه‌ای و آموزشی ما هستند:

• سخنرانی در جلسه شرکت در دفاع یا نقد یک طرح جدید
• تنظیم یک پروپوزال و صحبت در مورد آن در یک جلسه با مشتری
• جلسه معرفی محصول برای مشتریان
• سخنرانی آموزشی برای مخاطبان
• دفاع از پایان نامه در دانشگاه
• ارائه یک پروژه دانشجویی در محیط دانشگاه
• تهیه و تنظیم یک مجموعه اسلاید برای معرفی یک نظریه یا ابزار
• معرفی طرح یک کسب و کار برای سرمایه گذاران و در راستای کارآفرینی و ایجاد کسب و کار جدید

گام اول | اضطراب ارائه

همه‌ی ما به نوعی اضطراب ارائه یا Presentation Anxiety را تجربه می‌کنیم.

تنها تفاوتی که بین ما وجود دارد، میزان اضطراب و آستانه آن است.

کسی که اضطراب ارائه‌ی بالایی دارد، احتمالاً هنگام تعریف یک خاطره در جمع فامیل و بستگان هم این اضطراب را تجربه می‌کند.

اما فرد دیگری که اضطراب ارائه در او بسیار ضعیف و کمرنگ است، احتمالاً در جلسه‌ای با حضور مدیرعامل شرکت یا شاید در جلسه یا یک وزیر یا مقام بلندمرتبه سازمانی، آن اضطراب را تجربه کند.

طبیعتاً در این زمینه، تلاش‌های زیر می‌توانند کمک کننده باشند:

• آشنایی با بحث مدیریت استرس و شناخت و درک استرس و اضطراب به عنوان یک پاسخ طبیعی بدن و نه یک نقطه ضعف یا مشکل
• تلاش برای بهبود مهارت ارائه (مانند مطالعه همین مطلب) که باعث می‌شود تسلط ما بر فضای ارائه بیشتر شود و احساس بهتری نسبت به ارائه‌ی مطالب برای دیگران داشته باشیم. چیزی که آن را نمی‌شناسیم، احتمالاً ترسناک‌تر و نگران‌کننده‌تر است.
• بهبود مهارت تسلط کلامی برای اینکه ذهن ما در زمان سخنرانی و ارائه مطلب آزادتر باشد.
  همچنین در مواردی که ارائه به صورت مکتوب یا غیرحضوری انجام می‌شود، مطمئن باشیم که توانسته‌ایم پیام خود را به شفاف‌ترین شکل ممکن منتقل کنیم.
• تلاش برای افزایش عزت نفس: بخش قابل توجهی از اضطراب‌ها و دشواری‌های ما در ارائه می‌تواند ناشی از پایین بودن عزت نفس باشد.
  به عبارت دیگر، احتمال دارد عزت نفس پایین، همه جا همراه من باشد و جایی خود را به شکل عصبی شدن، جای دیگر فرو خوردن حرف‌ها، جای دیگر کاهش اعتماد به نفس و جای دیگر به صورت ترس از حضور در جمع خود را نشان دهد.
  از آنجا که مورد آخر شدیدتر و ملموس‌تر است، احتمالاً بیش از سایر موارد به چشم خواهد آمد.

گام دوم | من نیازمند (یا علاقمند) به کدام سبک ارائه هستم؟

به این جمله‌ها توجه کنید:

• من در مهارت ارائه بسیار قوی هستم.
• من در مهارت ارائه ضعف دارم.
• من می‌خواهم برای بهبود مهارت ارائه تلاش کنم.
• مهارت ارائه برای موفقیت در کسب و کار ضروری است.

همه‌ی این جملات می‌توانند درست باشند. اما در یک ویژگی مهم مشترک هستند: جملات بالا مبهم هستند.

ارائه می‌تواند سبک های بسیار متفاوتی داشته باشد و ما در برخی از آنها قوی و در برخی دیگر ضعیف باشیم.

حتی اگر در همه‌ی آنها هم ضعیف باشیم، مهم است که بدانیم می‌خواهیم بهبود کدام سبک را در اولویت قرار دهیم؟

اگر در همه‌ی سبک‌ها قوی هم باشیم، مهم است که بدانیم امروز و در این جلسه و برای این هدف، کدام سبک ارائه را باید انتخاب کنیم؟

برخی از رایج‌ترین سبکهای ارائه به شرح زیر هستند:

• ارائه مطلب به عنوان یک سخنران انگیزشی
• ارائه مطلب به عنوان یک معلم (در شکل مکتوب یا شفاهی یا فایل صوتی یا هر شکل دیگر)
• ارائه مطلب به عنوان یک مشاور (در قالب ارائه چند راهکار و کمک به طرف مقابل برای انتخاب مناسب‌ترین راهکار)
• معرفی یک محصول در یک جمع عمومی یا به یک مشتری خاص (به عنوان یکی از زیرمجموعه های مهارت فروش)
• سخنرانی رسمی در یک جلسه رسمی

موارد فوق، تنها نمونه‌هایی از سبک‌های ارائه مطلب هستند و می‌توانید بسته به سلیقه و تجربیات خود، فهرست فوق را کامل‌تر کنید.

گام سوم | آیا یک شنونده‌ی خوب هستم؟

ممکن است با خود بگویید شنونده بودن چه ربطی به مهارت ارائه دارد.

قبل از هر چیز اجازه بدهید تاکید کنیم که منظور ما از شنونده خوب همان مفهومی است که در علم ارتباطات مطرح است:

شنونده‌ی خوبی برای دیگران بودن، فقط برای هضم و جذب دانسته‌ها و کلمات و مفاهیم و سبک رفتاری آنها مفید نیست.

عادت به شنونده بودن و دریافت دائمی اطلاعات از طرف مقابل باعث می‌شود احساس او نسبت به روند ارائه مطلب را بهتر درک کنیم و در صورت نیاز، مسیر بحث را متناسب با شرایط، کُندتر و تُندتر کرده و یا به کلی تغییر دهیم.

گام چهارم | آماده سازی‌های اولیه برای ارائه مطلب

ارائه چه شفاهی باشد و چه مکتوب، چه صوتی و چه تصویری، همیشه نقطه‌ی آغاز و نطفه‌ی آن، شکل مکتوب است.

سوالات متعددی وجود دارد که باید پاسخ به آنها را برای خودتان مشخص کرده و بر روی کاغذ (یا نرم افزار یادداشت برداری خود)‌ ثبت کنید.

در اینجا صرفاً‌ به برخی از این سوالات اشاره می‌کنیم:

• هدف من از این ارائه چیست؟
  • آیا می‌خواهم مطلبی را که می‌دانم و دیگران نمی‌دانند (و علاقه دارند از من بیاموزند) به آنها بیاموزم؟
  • آیا می‌خواهم مطلب یا موضوع یا خبر یا محصول یا هر چیز دیگری را که من از آن اطلاع دارم و طرف مقابل اطلاع ندارد به او منتقل کنم؟
  • آیا من با او در یک زمینه (علمی، اخلاقی، استفاده از یک محصول یا برند، عادت رفتاری، زمینه تحلیلی، دانسته‌های قبلی) تفاوت داریم و علاقمند هستم که او را با دیدگاه خودم همراه کنم؟
  • آیا می‌خواهم مخاطب را ترغیب به انجام کاری بکنم؟ (مثلاً خرید یک محصول، کمک به یک موسسه خیریه، افزایش سطح مطالعه و یا داوطلب شدن در یک فعالیت گروهی در شرکت)
• مخاطب من چه کسی یا چه نوع افرادی هستند؟
  • دانسته‌های قبلی آنها چیست؟
  • چرا و با چه انگیزه‌ای برای خواندن یا شنیدن حرف‌هایم یا حضور در سخنرانی یا جلسه‌ی ارائه‌‌ی من وقت می‌گذارند؟
  • در صورتی که تعداد مخاطبان نسبت زیاد است (چند ده یا چند صد یا چند هزار نفر در فضای فیزیکی یا دیجیتال)، آیا می‌توانم چند پرسونای غالب در میان آنها را مشخص کنم؟ [مطالعه بیشتر: پرسونای مخاطب یعنی چه؟]
• پیام کلیدی من چیست؟
  • در یک جمله می‌خواهم چه چیزی را به مخاطب بگویم؟
  • در صد کلمه می‌خواهم چه چیزی را به او بگویم؟
• آیا فهرست کلیه‌ی نکات و حرف‌ها و اطلاعاتی که برای ارائه مد نظر دارم تنظیم کرده‌ام؟
• آیا ساختار ارائه را می‌دانم؟
  • اگر شفاهی است، آیا مدت زمان ارائه مطلب را می‌دانم؟
  • اگر مکتوب است، آیا برآوردی از مدت زمانی که مخاطب برای مطالعه‌ی من وقت می‌گذارد دارم؟
  • آیا می‌دانم که از چه ابزارها و کمک‌ابزارهایی برای ارائه استفاده خواهم کرد؟ (یا می‌توانم استفاده کنم؟)
  • آیا بخش‌های اصلی ارائه خود را می‌دانم؟
  • آیا حرف‌های یک دقیقه‌ی اولم را می‌دانم؟ آیا تصویری از اسلاید اول در ذهن دارم؟
  • آیا حرف‌های یک دقیقه‌ی آخرم را می‌دانم؟ آیا آخرین اسلاید را طراحی کرده‌ام؟ قرار نیست آخرین اسلایدی که در ارائه استفاده می‌شود، آخرین اسلایدی هم باشد که طراحی و تولید شده است.

گام پنجم | ترسیم نقشه مفهومی

[پیش نیاز مطالعه: تفاوت نقشه مفهومی با نقشه ذهنی]

برای ارائه در یک سمینار یا اسلایدسازی یا حضور در یک جلسه مذاکره هم، مانند هر کار دیگری می‌توان نقشه ذهنی یا Mind Map ترسیم کرد.

در چنین نقشه‌ای، ممکن است فهرست موضوعات مورد بحث، فهرست مدعوین برنامه، فهرست منابع، مجموعه ابزارهای مورد نیاز و ده‌ها مورد دیگر ثبت شود.

اما نقشه ذهنی جایگزین نقشه مفهومی یا Concept Map نیست. بلکه این دو، دو ابزار متفاوت هستند که هر یک برای یک سخنران یا نویسنده یا معلم یا فروشنده، کاربرد خاص خود را دارند.

اگر چه نقشه مفهومی بسته به موضوع می‌تواند به شکل‌های بسیار متفاوتی ترسیم شود (و ویژگی کلیدی آن رها بودن از چارچوب ترسیم شعاعی است)، اما یکی از بهترین مثال‌های نقشه مفهومی می‌تواند دیاگرام های علت و معلول باشد که در دینامیک سیستم‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.

در صورتی که می‌خواهید از یک نرم افزار ترسیم نقشه ذهنی یا نقشه مفهومی با قابلیت‌ پشتیبانی زبان فارسی استفاده کنید می‌توانید از طریق لینک زیر، نرم افزار MindMapper را دانلود کنید:

دانلود نرم افزار MindMapper (حدود ۶۰ مگابایت)

گام ششم | انتخاب استراتژی عرضه‌ی بحث

دو استراتژی کلی در ارائه هر مطلبی وجود دارد:

• شیوه افزایشی یا Inductive یا ترکیبی یا ارائه از پایین به بالا یا Bottom-Up
• شیوه خرد کردن مطلب یا Deductive یا ارائه از بالا به پایین یا Top-Down

در شیوه نخست شما مجموعه‌ای از حرف‌ها و اطلاعات و گزارش‌ها و دیدگاه‌ها و موضوعات مختلف را مطرح می‌کنید و سپس به تدریج به سمت موضوع نهایی در پایان بحث حرکت می‌کنید.

در شیوه دوم، از ابتدا کلیت بحث را مطرح می‌کنید و به تدریج جزئیات آن را مورد بررسی قرار می‌دهید.

این تقسیم بندی اگر چه ممکن است ساده و بدیهی به نظر برسد، اما می‌تواند سرنوشت ارائه‌ی ما را از یک ارائه شکست خورده به یک ارائه موفق یا بالعکس تغییر دهد.

ضمن اینکه این انتخاب علاوه بر مخاطب و موضوع، تابع توانمندی‌ها و ویژگی‌ها و صفات شخصیتی ما نیز هست.

ممکن است فردی که در سبک ارائه‌ی ترکیبی، بسیار موفق است در سبک ارائه از بالا به پایین ضعیف باشد. یا اینکه بالعکس، فردی بتواند ارائه‌های بسیار قدرتمند در سبک بالا به پایین انجام دهد، اما نتواند در سبک ترکیبی قدرتمند عمل کند.

گام هفتم | تولید محتوا برای ارائه

بخش قابل توجهی از مهارت ارائه در این مرحله خلاصه می‌شود.

ارائه‌ی ما بسته به شکل آن نیازمند تولید محتواست.

گاهی اوقات، ارائه قرار است در قالب یک فیلم ویدئویی معرفی محصول شرکت باشد. در چنین حالتی عملاً تمام ارائه به تولید محتوا محدود می‌شود.

گاهی اوقات هم، برنامه‌ی ما یک جلسه‌ی درون‌سازمانی است و تولید محتوا ممکن است صرفاً به تهیه و تنظیم یک دستور جلسه به همراه چند گزارش جانبی باشد.

در یک سخنرانی هم، تولید محتوا ممکن است در قالب یک جزوه برای مخاطبان یا اسلایدسازی برای کمک به تفهیم بهتر مطالب باشد.

طراحی یک بازی برای تفهیم بهتر بحث در کلاس هم، شکل دیگری از تولید محتوا برای ارائه مطلب محسوب می‌شود.

گام هشتم | مدیریت زمان برای ارائه

مدیریت زمان عموماً در صدر فهرست مهارت‌هایی که اکثر ما برای یادگیری و توسعه‌ی آن تلاش می‌کنیم قرار دارد.

از سوی دیگر در سخنرانی شفاهی و ارائه مکتوب مفاهیم هم بحث مدیریت زمان از اهمیت بالایی برخوردار است.

اما نباید فراموش کنیم که اگر چه مدیریت زمان در معنای عمومی آن و مدیریت زمان در ارائه در نام مشترک هستند، اما مهارتهایی کاملاً متفاوت محسوب می‌شوند.

حتماً توجه کرده‌اید که حتی تکنیک‌هایی هم که برای مدیریت زمان در سخنرانی و ارائه مطلب معرفی می‌شوند، با تکنیک‌هایی که برای مدیریت زمان در زندگی روزمره و محیط کار معرفی می‌شوند تفاوت دارند.

گام نهم | ارائه شفاهی

در ارائه‌هایی که به شکل فیزیکی در جلسات و سخنرانی‌ها و کلاس درس و معرفی محصول انجام می‌شوند، قلب مهارت ارائه، ارائه‌ی شفاهی است.

به عبارتی، همه چیز در مدیریت مناسب آن چند دقیقه یا چند ساعتی خلاصه می‌شود که می‌کوشیم در یک جلسه یا سمینار، حرف‌ها و نظرات و محتوای تولید شده و مفاهیم مد نظر خود را به شکلی اثربخش به مخاطب منتقل کنیم.

برخی از بحث‌هایی که زیرمجموعه مهارت ارائه شفاهی قرار می‌گیرند به شرح زیر هستند:

• مهارت آغاز کردن بحث
• مهارت سخنوری و تسلط کلامی
• فن بیان
• تسلط بر صدا و لحن
• زبان بدن و ارتباط غیرکلامی
• انتخاب پوشش ظاهری مناسب
• مهارت داستان گویی
• مدیریت حافظه و به خاطر سپردن درست مطالب و موضوعات
• استفاده از ابزارهای همراهی بصری (Visual Assistants)
• استفاده به موقع و مناسب از پشتیبان‌ها یا Supporting Materials

البته ما قبلاً‌ در زمینه مهارت سخنرانی، چند مطلب و فایل صوتی هم منتشر کرده‌ایم:

گام دهم | آشنایی با خطاهای رایج در ارائه

برای کاهش خطاهای ما در یادگیری هر مهارتی، دو شیوه وجود دارد:

یکی اینکه خطاها را به تدریج تجربه کنیم و راه مدیریت آن‌ها را یاد بگیریم.

دیگر اینکه با مشاهده و بررسی خطاهای دیگران، بخشی از آنها را بدون تجربه‌ی نزدیک بیاموزیم و یادگیری از طریق تجربه‌ مستقیم را به موارد کمتری محدود کنیم.

گام یازدهم | مدیریت بحران‌ها و شرایط پیش بینی نشده

بحران و چالش در یک جلسه ارائه به شکل‌های مختلفی می‌تواند به وجود بیاید. موارد زیر تنها مثال‌های معدودی از انبوه مسائل پیش‌بینی نشده هستند:

• مسائلی مانند قطع برق یا آماده نبودن به موقع سالن
• نبودن ویدئو پروژکتور یا سیستم صوتی یا از کار افتادن آن‌ها
• مخالفت صریح یک مخاطب با اصل بحث ما
• رفتارهای پرخاشگرانه یک یا چند نفر از حاضرین
• مطرح شدن اطلاعاتی که فکر نمی‌کرده‌ایم مهمانان از آنها مطلع هستند (اصطلاحاً: اطلاعات رادیکال یا Radical Information)
• ریختن آب روی لباس یا لپ تاپ

این مسائل و چالش‌ها می‌توانند از یک جلسه‌ی ارائه‌ی خوب یک کابوس بسازند و یا برعکس، در صورتی که به خوبی مدیریت شوند، نشان‌دهنده‌ی مهارت شما در مدیریت شرایط بحران باشند.

به همین علت، مدیریت بحران در جلسات ارائه شفاهی از جمله زیرمجموعه‌های مهم مهارت ارائه محسوب می‌شود.

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مهارت ارائه و سخنرانی به شما پیشنهاد می‌کند: