استعفا | فقط درگیر متن استعفا و نوشتن نامه استعفا نباشید!

نامه استعفا را روی میز می‌گذارید و میز کار خود را جمع می‌کنید. کمدها را برای آخرین بار باز کرده و کاغذها را برمی‌دارید. فایل‌های شخصی‌تان را از روی کامپیوتر پاک می‌کنید. کتاب‌هایی را که آورده بودید، در جعبه‌ای می‌گذارید تا ببرید. پول کمی را که برای شرایط خاص همیشه در کشوی کنار دست‌تان داشتید، داخل کیف پول‌تان می‌گذارید و موبایل به دست، با اپلیکیشن موبایل خود درخواست تاکسی ثبت می‌کنید و از در شرکت بیرون می‌آیید.

چنین صحنه‌ای، با اندک تغییراتی در جزئیات، بخش آشنای زندگی شغلی همهٔ ماست. حتی اگر تا امروز برایتان پیش نیامده باشد، دیر یا زود آن را تجربه خواهید کرد. از این نظر، شاید بتوان استعفا را شبیه مرگ دانست: مرحله‌ای ناگزیر در مسیر شغلی. هر چند معمولاً تا وقتی عمر همکاری ما به پایان نرسیده، ترجیح می‌دهیم به آن فکر نکنیم.

اهمیت استعفای حرفه ای

استعفا می‌تواند علت‌های بسیاری داشته باشد. شاید از حقوق و مزایای خود ناراضی باشید، شاید از سختی کار. شاید هم همکاری دارید که گرسنگی و در خانه ماندن را همکاری و هم‌کلامی با آن‌ها و دیده هر روزه‌شان ترجیح می‌دهید. این احتمال هم وجود دارد که فرصت شغلی بهتری پیدا کرده باشید و با شادی و امید، مشغول فراهم کردن مقدمات برای جابه‌جایی شغلی هستید. اما مستقل از این که علت استعفا چیست، مهم است که استعفا به شکل حرفه‌ای انجام شود.

استعفا و ترک شغل (به شکل حرفه‌ای) یک هنر است. هنری که در موردش کمتر با ما حرف زده‌اند. دربارهٔ موضوعاتی مانند استعدادیابی و انتخاب شغل، رزومه نویسی، استخدام و شرکت در مصاحبه شغلی، کتاب و مقاله و دورهٔ آموزشی فراوان است. اما استعفا در این میان، سهم کمتری دارد. اگر هم دربارهٔ ترک شغل چیزی می‌گویند، بیشتر در حد روش نوشتن نامه استعفا و چند نمونه استعفانامه است.

این در حالی است که هر یک از ما در مسیر شغلی خود بارها در موقعیت استعفا قرار می‌گیریم؛ چه استعفاهایی که به ترک کار منجر می‌شوند و چه مواردی که نهایتاً با مذاکره و گفتگو، اختلاف‌نظرها حل می‌شوند و همکاری ادامه پیدا می‌کند.

روش استعفای ما و مسیری که برای ترک محل کار انتخاب می‌کنیم، برای همیشه به عنوان بخشی از رزومه کاری ما ثبت می‌شود و باقی می‌ماند. این بخش از رزومه چنان مهم است که ممکن است به سادگی روی تمام بخش‌های دیگر آن سایه بیندازد.

انواع استعفا | هفت سبک مختلف استعفا

وقتی مطالعات دانشگاهی و مقالات و کتاب‌های مربوط به مدیریت منابع انسانی را ورق می‌زنید، می‌بینید که در بحث استعفا معمولاً به سراغ علت استعفا رفته‌اند. این که چه پیش‌زمینه‌هایی باعث می‌شود افراد استعفا دهند و چگونه باید استعفا از سر نارضایتی را کاهش داد.

اما به عنوان کارمند یا عضوی از یک سازمان و شرکت، چنین سوال‌هایی کمتر به کار می‌آیند. در عوض، سوال مهم‌تری هست که دوست داریم پاسخش را بدانیم: «چه روش‌هایی برای استعفا وجود دارد و من قرار است کدام را انتخاب کنم؟»

مشاغل مختلف،‌ ویژگی‌های متفاوتی دارند. استعفا از شغل نظامی (مثلاً استعفا از ارتش) با استعفا از یک استارتاپ شبیه نیست. استعفا از کار دولتی (مثلاً‌ استعفا از آموزش و پرورش) هم با استعفا از بخش خصوصی (مثلاً یک کلینیک زیبایی) یکسان نیست. نمی‌شود بگوییم استعفا از یک کار دفتری و کاملاً شبیه استعفا از یک کار فیزیکی (مثلاً‌ به عنوان تعمیرکار یک کارخانه) است.

علت استعفا هم روی شیوهٔ استعفا تأثیر می‌گذارد. استعفا به علت بی‌احترامی با استعفا به علت حقوق کم تفاوت دارد. استعفا به علت سوء استفادهٔ یک آقا از یک خانم (یا بالعکس) با استعفا به علت تعارض منافع یا شفاف نبودن شرح شغل یکسان نیست.

به همین علت برای استعفا نمی‌توان توصیه‌های قطعی مطرح کرد و در حد اصل و قانون، اصرار کرد که این‌ها را رعایت کنید. چنان که دیدید، حتی در بین چهار سبک مثبت استعفا هم، تفاوت‌هایی جدی وجود دارد.

با این حال، در ادامه چند نکته را فهرست‌وار مطرح می‌کنیم و پیشنهاد می‌کنیم پیش از استعفا، حتی اگر قصد ندارید آن‌ها را رعایت کنید، حداقل یک بار این فهرست را مرور کنید.

همیشه به روز استعفا فکر کنید

بسیاری از ما با استعفا دادن مانند مرگ برخورد می‌‌کنیم؛ انگار همیشه برای دیگران است و هیچ‌وقت برای ما پیش نمی‌آید. حتی اگر مطمئن باشیم که برای ما هم پیش خواهد آمد، ترجیح می‌دهیم تا روز استعفا به این اتفاق فکر نکنیم.

اما – چنان‌که می‌دانیم و جدی نمی‌گیریم – روز استعفا دیر یا زود خواهد رسید. افراد کمی در همان‌جایی که امروز کار می‌کنند، بازنشسته خواهند شد.

به روز استعفا فکر کنید و این موضوع را در تصمیم‌ها و رفتارهایتان مد نظر قرار دهید. اگر برای سازمان یا همکاران، کاری انجام می‌دهید، تا آن حد پیش نروید که اگر به روز استعفا رسید، احساس قربانی بودن کنید و تمام عمر خود را سوخته ببینید (استعفا و جدایی از سازمان قرار نیست به یک زخم روانی تبدیل شود).

از سوی دیگر، با همکاران خود به شکلی رفتار کنید که در روز استعفا، خوشحال نباشند و به شما کمک کنند تا با کمترین هزینهٔ مادی و روانی – برای خود و سازمان – آن‌جا را ترک کنید.

در زمان مناسب استعفا دهید

اگر مجموعه‌ای را که در آن کار می‌کنید دوست ندارید و به هر علت آیندهٔ شغلی خود را در آن مجموعه نمی‌بینید و مطمئن شدید که باید استعفا داد، زمانی که هنوز در موقعیت خوبی هستید، سازمان را ترک کنید. تا آخرین لحظه ممکن، در آنجا نمانید.

اجازه ندهید وضع به حدی خراب شود که مشکلات مالی تمام مجموعه را به هم ریخته، تنش‌های میان همکاران جدی شده، آیندهٔ شرکت مبهم است و همه به دنبال مقصری هستند که از مجموعه بیرونش کنند تا حرص‌شان خالی شود یا اندکی جا برای تنفس‌شان بازتر شود.

آن‌قدر به سازمان و پروژه‌های سازمانی آویزان نشوید که نهایتاً سازمان بخواهد شما را کنار بگذارد. به خاطر داشته باشید که یکی از تلخ‌ترین توضیحات در مورد گذشتهٔ شغلی می‌تواند این باشد که: «در میانهٔ پروژه گفتند که ما به تو نیاز نداریم.» بسیار بهتر است که بگویید: «برای پروژهٔ … به شرکت ملحق شده بودم و تا پایان با همکارانم ماندم و بعد هم، چنان‌که از ابتدا قرار بود، جدا شدم.»

در این زمینه، این توصیف ساده و زیبا را به خاطر بسپارید (+):

پل‌های پشت سر را خراب نکنید

این حرف واضح، نیاز به توضیح ندارد. دنیا کوچک است و دیر یا زود، ممکن است با همکاران خود در همین سازمان یا نقطهٔ دیگری از کشور و جهان روبه‌رو شوید. تا حد امکان بکوشید پل‌های پشت سر خود را چنان خراب نکنید که هیچ فرصتی برای همکاری‌های آتی نماند. یا اگر روزی با همکاران‌تان روبه‌رو شدید، حتی نتوانید با آن‌ها احوال‌پرسی کنید.

این به آن معنا نیست که گله نکنید و دلایل استعفا را صریح و شفاف نگویید. بلکه منظور این است که در حرف زدن و شیوهٔ بیان پیام‌تان، به اندازهٔ‌ کافی دقت و ملاحظه به‌خرج دهید.

هزینهٔ استعفا را برای خود و کارفرما کاهش دهید

استعفا به دو طرف هزینه تحمیل می‌کند: هم هزینه‌های کوتاه‌مدت و هم بلندمدت.

جستجوی کار جدید، دل بریدن از کار فعلی، تحمل ابهام و تأمین جریان مالی برای هزینه‌های زندگی در دوران گذار، نمونه‌هایی از هزینه‌های کوتاه‌مدت شما هستند.

جستجوی فرد جایگزین، آموزش همکار جدید، همسو کردن همکار جدید با ویژگی‌های موقعیت شغلی‌اش و بازآفرینی و بازسازی رابطه‌هایی که با رفتن همکار قبلی از بین رفته‌اند، نمونه‌هایی از هزینهٔ شرکت و کارفرما هستند.

قطعاً شما برای کاهش هزینه‌های کوتاه‌مدت خود تلاش خواهید کرد. اما ممکن است برایتان مهم نباشد که هزینه‌های کوتاه‌مدت سازمان هم کم شود (بپذیریم که بعضی از ما لذت می‌بریم که بگوییم: من رفتم و هر چه بود، فرو ریخت. بدون من نتوانستند هیچ کاری کنند).

اما به خاطر داشته باشید که هزینه‌های کوتاه‌مدتی که برای کارفرما به وجود می‌‌آید، ممکن است به هزینه‌های بلندمدت برای شما تبدیل شوند. ممکن است رفتارهای غیرحرفه‌ای شما هیچ‌وقت فراموش نشود و در ذهن کارفرما بماند و سایر همکاران، آن را این‌جا و آن‌جا نقل کنند و رفتارتان، به بخش ثابت رزومهٔ غیررسمی‌تان تبدیل شود.

پایین‌ترین فرد در چارت سازمانی هم،‌ حتی کسی که زمین را می‌شوید و چای جلوی شما می‌گذارد، ممکن است جایی در حضور یا غیاب شما، دربارهٔ اخلاق و رفتار شما شهادت دهد. تا حد امکان، به شکلی رفتار کنید که در چنین شرایطی، آسیب نبینید (واضح است که این توصیه، جدا از ظاهر منفعت‌طلبانهٔ آن، توجیه کاملاً‌ اخلاقی و انسانی هم دارد).

علاوه بر این، معمولاً بهتر است که سال‌ها بعد، وقتی می‌خواهید بگویید من در فلان سازمان و شرکت کار می‌کردم، آن شرکت هنوز وجود داشته باشد و حتی بزرگ‌تر از گذشته باشد. چندان جالب نیست که بگویید: «مدیر بازاریابی شرکت X بودم.» و وقتی می‌گویند آن را نمی‌شناسیم. پاسخ دهید: «چون بعد از رفتن من نابود شد!»

توصیه به این که «هرگز انتقام نگیرید» واقع‌بینانه نیست. اما اگر هنگام ترک محل کار به انتقام وسوسه شده‌اید، بارها و بارها فکر کنید و مطمئن شوید که حاضرید تمام هزینه‌هایش را بپردازید.

ایام استعفا زمانی نیست که تمام خشم فروخوردهٔ سال‌های قبل خود را خالی کنید. مهم‌ترین هدف شما در زمان استعفا باید این باشد که تصویری از پختگی خود به نمایش بگذارید و خاطراتی از حرفه‌ای بودن‌تان در ذهن اطرافیان ثبت کنید.

کمی با خود فکر کنید که وقتی در مجموعه نبودید،‌ دیگران دربارهٔ شما چه می‌گوید. این چند جمله را – که هر کدام می‌توانند توصیف شما باشند – با هم مقایسه کنید:

در لحظهٔ آخر، عصبانی شد و چند ماجرای شخصی و اسراری را که از دیگران می‌دانست افشا کرد.
حال مدیر را گرفت. خیلی خوب. قشنگ توی دهان مدیر زد.
به طرز عجیبی آرام بود. انگار احساس می‌کرد در این استعفا، بیشتر شرکت باخته تا خودش.
آرام و متین بود. مهربان حرف زد. فکر نمی‌کردیم این‌طوری از شرکت برود.
همیشه اشتباه فکر می‌کردیم. فکر می‌کردیم روزی که برود، همه‌چیز را به هم می‌ریزد. اما بسیار حرفه‌ای بود.

شاید دو جملهٔ اول، کمی دل شما را خنک کند. اما سه جملهٔ آخر هستند که می‌توانند به ساختن آیندهٔ حرفه‌ای‌تان کمک کنند. فراموش نکنید که در دنیای جدید، فاصلهٔ انسان‌ها به اندازهٔ‌ یک کلیک یا لمس صفحهٔ نمایش است.

همین قاعده را در تنظیم نامه استعفا هم رعایت کنید. حرف‌ها و جملاتی را بنویسید که سال‌ها بعد وقتی آن‌ها را می‌خوانید، احساس بد پیدا نکنید و از گفتن و نوشتن‌شان شرمنده نشوید.

تشکر کنید

هیچ‌کس نمی‌تواند ادعا کند تمام ساعت‌ها و روزها و ماه‌ها و سالهایی که در محیط کارش بود، فقط لحظات تلخ و نامطلوبی را تجربه کرده است. به هر حال، لحظات خوب، تجربه‌های خوب و فرصت‌های خوبی هم در فضا کار بوده‌اند که باعث شده او در آن محیط بماند.

حتی اگر برایتان سخت و انرژی‌بر است، در حافظهٔ خود کند‌و‌کاو کنید و دنبال خاطره‌های خوب بگردید. حتی اگر می‌خواهید گله کنید، باز هم سهمی از جلسه استعفا و استعفانامه (یا ایمیل استعفا) را به تشکر و قدردانی اختصاص دهید.

حتی اگر از مدیر، سازمان یا همکاران‌تان نفرت دارید و حق را هم کاملاً به خودتان می‌دهید، این واقعیت را به‌خاطر بسپارید که تقریباً همه می‌دانند تشکرهای استعفا از جنس تعارف است. بنابراین با نوشتن متن استعفای محترمانه و تشکر، بیش از این که به دیگران اعتبار دهید، تصویر حرفه‌ای خودتان را ساخته‌اید. خلاصه این که در ابراز قدردانی خسیس نباشید.

به فرایندها، چارچوب‌ها و چارت سازمانی احترام بگذارید

تا حد امکان بکوشید روند رسمی را طی کنید.

اگر انتظار می‌رود فرم‌هایی را امضا کنید (و امضای آن‌ها منطقی است)، این کار را انجام دهید. اگر باید مدارکی را تحویل دهید، این کار را انجام دهید. اگر لازم است که نفر بعدی را حتماً خودتان آموزش دهید، این کار را بکنید.

قرار نیست سازمان از شما سوء‌استفاده کند. اما اگر قواعد و قوانینی برای استعفا وجود داشته که از قبل هم می‌دانسته‌اید یا زمان استخدام آن‌ها را پذیرفته‌اید، الان زمانی نیست که آن‌ها را انجام ندهید و درستی‌شان را زیر سوال ببرید (مگر در موارد بسیار خاص. استثناء بالاخره همیشه هست).

به خاطر داشته باشید که بعید است یک شغل سازمانی را بتوان در کمتر یک دو تا چهار هفته تحویل داد و کامل رها کرد. ضمن اینکه تحویل دادن بعضی موقعیت‌های شغلی، می‌تواند به یک سال زمان نیاز داشته باشد.

یکی دیگر از مصداق‌های احترام به سازمان، جدی گرفتن چارت سازمانی است. جز در مواردی که عذر بسیار جدی وجود دارد، در مورد استعفا اول با سرپرست مستقیم خود حرف بزنید و بعد به سراغ مدیران بالاتر یا واحد اداری بروید.

مدیران بالاتر، همکاران واحدهای دیگر و واحد اداری و منابع انسانی (در شرکت‌های بزرگ‌تر) احتمالاً با مدیر شما حرف می‌زنند. اگر او را دور زده باشید، کنترل چندانی بر آن‌چه او خواهد گفت ندارید و از این منظر، ممکن است برایتان هزینه یا دردسر پیش‌بینی‌نشده ایجاد شود.

تا آخرین لحظه کارتان را به درستی انجام دهید

تا آخرین لحظه، با همان دقت همیشگی کار کنید. وقت‌تان را با سخنرانی در مورد ایرادهای شغل فعلی و مزیت‌های محل کار جدید پر نکنید. مراقب باشید به اطرافیان‌تان این حس را ندهید که چون باید در آن‌جا بمانند بدبختند (مشابه این حس را گاهی کسانی که مهاجرت می‌کنند، به دوستان‌شان که مهاجرت نکرده‌اند القا می‌کنند).

حتی در صحبت کردن با مدیرتان، تا حد امکان نقدهای خود را به شرایط فعلی بگویید. نه این که شغل بعدی‌تان را بر سر او بزنید. شما تا آخرین لحظه، کارمند و عضو این مجموعه هستید. دقیقاً تا آخرین لحظه.

فایل صوتی دربارهٔ استعفا

محمدرضا شعبانعلی چند سال پیش، یک فایل صوتی چهل‌و‌پنج دقیقه‌ای دربارهٔ استعفا تهیه کرده که اگر درگیر تصمیم ترک شغل و استعفا هستید، ممکن است گوش دادن به آن برای شما مفید باشد.

در این فایل صوتی، حرف تازه و عجیبی – که خودتان ندانید یا در این درس و درس‌های دیگر متمم گفته نشده باشد – وجود ندارد. اما معمولاً در زمان استعفا، ممکن است شنیدن و یادآوری دوبارهٔ بعضی نکات واضح و بدیهی هم مفید باشد.

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مسیر شغلی به شما پیشنهاد می‌کند: