ویژگی های شخصیت کنترل گر | با کنترل گری در جلسه چگونه رفتار کنیم؟

حتماً پیش آمده که ببینید بعضی افراد در جلسه به دنبال این نیستند که جمع به بهترین نتیجه برسد. بلکه تلاش می‌کنند جلسه را به شکلی کنترل کنند و پیش ببرند که در آخر به مقصدی که خود مد نظر دارند برسند.

بعضی از این افراد حتی این رفتارشان را بد نمی‌دانند و با غرور به آن اشاره می‌کنند: «جلسه را برگزار کردیم. همه حرف‌هایشان را زدند. آخرش هم همان کار خودم را کردم.» یا این‌که «برای رعایت احترام همکاران جلسه را برگزار کردیم. وگرنه این‌ها حرفی برای گفتن ندارند. بعد از کلی بحث و توضیح، قانع شدند که حرف‌شان کلاً اشتباه است.»

مهم‌ترین قانون در مدیریت جلسه این است که چیزی به نام «جلسه تزئینی» یا «جلسه صوری» وجود ندارد. اگر می‌بینید در محیط کارتان جلسات صوری برگزار می‌شود، مطمئن باشید ایرادهای بزرگی در بخش‌های مختلف مجموعه وجود دارد که نهایتاً خود را در برگزاری جلسات صوری نشان داده است.

البته این یک واقعیت است که گاهی در جلسه یک نفر می‌تواند بقیه را متقاعد کند که حرفش درست است. این هم گاهی پیش می‌آید که جلسه از یک پیشنهاد شروع می‌شود و پس از طرح انواع بحث‌ها و پیشنهادها نهایتاً همان پیشنهاد اول پذیرفته می‌شود. اما این اتفاق‌ها وقتی قابل‌قبول است که جلسه مسیر طبیعی خود را طی کند و عقل جمعی به این نقطه برسد که پیشنهاد یا حرف یک نفر درست بوده است.

نتیجه کنترل گرایی در جلسه چیست؟

کنترل گرایی حداقل با سه نتیجهٔ منفی در جلسه همراه است که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌‌کنیم:

اولین نتیجه رفتارهای کنترل گرایانه این است که افراد شرکت‌کننده در جلسه باور خود را به جلسه از دست می‌‌دهند. جلسه وقتی مفید است که شرکت‌کنندگان در جلسه باور داشته باشند جلسه مفید است. اگر شرکت‌کنندگان بر اساس تجربیات قبلی فرض کرده باشند که جلسه مفید نخواهد بود، رفتارشان به گونه‌ای خواهد بود که واقعاً هم جلسه فایده‌اش را از دست بدهد (به این نوع فرض‌ها فرض خودانجام می‌گویند).

جوّ جلسه از یادگیری به سمت حمله و دفاع می‌رود. ما به جلسه نمی‌رویم که یک نفر دیکته بگوید و ما حرف‌هایش را بنویسیم. می‌رویم که حرف‌هایمان را بگوییم و حرف‌هایی هم بشنویم و در پایان، همه در وضعیتی آگاه‌تر از قبل، جلسه را ترک کنیم. وقتی حس کنیم یک یا چند نفر در جلسه می‌خواهند کنترل جلسه را در اختیار بگیرند، طبیعی است که ما هم متقابلاً مقاومت کنیم و وارد جریان حمله و دفاع شویم.

کنترل‌گرایی باعث می‌شود تعارض‌های غیرضروری به وجود بیاید. تعارض به خودی خود در بسیاری از جلسات وجود دارد و کاملاً‌ هم طبیعی است. اما افزودن تعارض‌های بی‌فایده به تعارض‌های اصلی فقط باعث می‌شود جلسه سخت‌تر و تلخ‌تر شده و اثربخشی آن کاهش یابد.

وظیفه تسهیل گر در برابر افراد کنترل گر

اگر همهٔ ما بلد بودیم در همهٔ لحظات به همهٔ افراد حاضر در جلسه به شکلی منصفانه و کارآمد وقت بدهیم و حرف‌هایشان را بشنویم و نظر خود را به جمع تحمیل نکنیم، در بسیاری از جلسات به تسهیلگر نیاز نبود.

اما می‌دانیم که بعضی از مردم آگاهانه و برخی دیگر ناخواسته جریان جلسه را کنترل می‌کنند. نقش تسهیلگر دقیقاً در همین موقعیت‌ها اهمیت پیدا می‌کند.

تسهیلگر در برابر رفتارهای کنترل گرایانه دو وظیفهٔ مهم دارد:

• تشخیص رفتارهای کنترلگر
• کمک به تغییر آن‌ها

فعلاً در این درس می‌خواهیم به مورد اول بپردازیم. یعنی با نشانه های رفتار کنترل گر آشنا شویم. چون بسیار پیش می‌آید که چنین رفتارهایی در جلسه دیده می‌شوند، اما حاضران – و حتی خود فرد – متوجه نمی‌شوند که آن رفتار مصداق کنترل گری است.

برای این که مصداق‌های کنترل را در جلسه تشخیص دهیم، لازم است ابتدا مدل ذهنی افراد کنترلگر را بشناسیم. یعنی بدانیم ارزش‌های ذهنی این افراد چیست و معمولاً چه مفروضاتی در ذهن دارند. سپس دربارهٔ استراتژی‌های رفتاری کنترل‌گرها صحبت می‌کنیم.

ارزش‌ها و مفروضات تثبیت‌شده در ذهن افراد کنترل گر

موارد زیر از جمله ارزش‌ها و مفروضاتی هستند که در ذهن افراد کنترل‌گر تثبیت شده‌اند:

تذکر مهم: اصطلاح شخصیت کنترل گر در ذهن بسیاری از ما مدیران را تداعی می‌کند. این اتفاق تا حدی منطقی است. چون مدیران به خاطر جایگاه سازمانی دست‌شان بازتر است و راحت‌تر می‌توانند رفتارهای کنترلی بروز دهند (احتمالاً به‌سادگی هم نقد نمی‌شوند). اما فراموش نکنید که هر فردی در جلسه می‌تواند نقش کنترل‌گر را ایفا کند. تنها تفاوت در این است که افراد رده‌‌پایین‌تر در مقایسه با مدیر‌ها از شیوه‌ها و تکنیک‌های متفاوتی برای کنترل استفاده می‌‌کنند.

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت جلسه به شما پیشنهاد می‌کند: