تهیه خلاصه مدیریتی در گزارش نویسی
آیا همیشه، همهی بخشهای گزارش شما خوانده میشود؟ الزاماً نه.
طبیعی است که هر چه گزارش شما حجیمتر و دقیقتر باشد، احتمال اینکه تمام بخشهای آن با کلیه جزییات، مورد توجه قرار گیرد کاهش مییابد. این مسئله خصوصاً در سندهای سازمانی و گزارشهای مربوط به حوزه کسب و کار، مشاهده میشود. چون معمولاً کسی که گزارش را دریافت میکند، نسبت به کسی که گزارش را مینویسد، از وقت و فرصت کمتری برخوردار است یا به هر دلیل دیگر، نمیتواند یا حاضر نیست وقت کافی به مطالعه گزارش اختصاص دهد.
به همین دلیل است که مفهوم خلاصه مدیریتی یا Executive Summary از جمله مفاهیم مهم مطرح در حوزهی گزارش نویسی محسوب میشود.
در این درس از سلسله درسهای مهارت گزارش نویسی قصد داریم به بررسی اصول و نکات مهم در تهیه و تدوین خلاصه مدیریتی برای گزارشها بپردازیم:
مجموعه درسهای گزارش نویسی برای اعضای ویژه متمم در نظر گرفته شدهاند. با عضویت به عنوان کاربر ویژهی متمم، علاوه بر دسترسی به مطالب با موضوعِ گزارشی نویسی به سایر درسهایی هم که به مهارت ارائه و سخنرانی و نیز اسلایدسازی مربوط میشوند دسترسی پیدا میکنید.
همچنین با فعال کردن اشتراک ویژه به درسهای بسیار بیشتری دسترسی پیدا میکنید که میتوانید فهرست آنها را در اینجا ببینید:
البته شاید بهتر باشد از میان درسها و مطالب مطرح شده، ابتدا مطالعهی مباحث زیر را در اولویت قرار دهید:
مهارت مذاکره | متقاعد کردن دیگران
چه نکات دیگری در مورد یک خلاصه مدیریتی خوب به ذهن شما میرسد که در فهرست بالا مورد اشاره قرار نگرفته است؟
ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مهارت گزارش نویسی به شما پیشنهاد میکند:
- گزارش نویسی چیست و چرا به آن نیاز داریم؟ | آموزش گزارش نویسی
- آموزش گزارش نویسی با درک مفهوم “پرسش کلیدی” آغاز میشود
- مهارت گزارش نویسی شامل چه چیزهایی است؟
- چگونه گزارش بنویسیم؟ | آشنایی با ساختار گزارش
- انواع گزارش و سبکهای گزارش نویسی (بررسی چهار سبک کلیدی)
- آشنایی با سبک گزارش نویسی توصیفی
- اصول گزارش نویسی تحلیلی | روش تهیه گزارش تحلیلی
- آشنایی با سبک گزارش نویسی نقادانه
- چارچوبی برای تنظیم یک نمونه گزارش تجویزی
- یادداشت برداری – پیش نیاز مهارت گزارش نویسی
- اهمیت ساختار در یادداشت برداری
- طراحی جلد گزارش | بررسی چند نمونه طرح جلد گزارش
- تهیه خلاصه مدیریتی در گزارش نویسی
- روش گردآوری اطلاعات در تهیه گزارش
- مرور ادبیات در تحقیق و گزارش و مقاله چیست و چه جایگاهی دارد؟
- چگونه گزارش پیشرفت کار و پروژه بنویسیم؟
- نکاتی در مورد استفاده از فونت ضخیم (حروف سیاه یا بولد)
چند مطلب پیشنهادی از متمم:
برخی از سوالهای متداول درباره متمم (روی هر سوال کلیک کنید)
با متمم همراه شوید
آیا میدانید که فقط با ثبت ایمیل و تعریف نام کاربری و رمز عبور میتوانید به جمع متممیها بپیوندید؟
نویسندهی دیدگاه : مسعود کاویانی
چقدر خوب که به گزارش خلاصه پرداختید. در دنیای امروز که عادت به خواندن مطالب کوتاه کرده ایم(اگر عادت به خواندن داشته باشیم) بهترین گزینه میتواند ارائه ی گزارش خلاصه باشد. اجازه بدهید کمی درباره ی گزارش دهی خلاصه در سیستم های جدیدتر مانند چابک صحبت کنم :)
در سیستم های چابک(Agile)، فریم ورک های متداول و متقاوتی گنجانده شده است، یکی از اون ها که در ایران در بین تیم های نرم افزاری محبوبیت خاصی دارد Scrum هست. یکی از متدهای گزارش دهی در اسکرام، به این صورت هست که تیم Scrum هر روز(به جز روزهای تعطیل) باید در یک زمان خاص، به صورت سرپا(نه نشسته)، هر نفر از اعضای تیم به دیگران دو گزارش بدهد:
1. از زمان گزارش قبل تا الان چه کاری انجام داده است
2. تا زمان گزارش بعد قرار است که کارهایی انجام دهد
البته که ممکن است چیزهای دیگری هم گفته شود(مثلا مشکلاتی که به وجود آمده و یا راه حل برای مشکلات موجود)
دقت کنید که این جا هم تاکید بر سرپا ایستادن شده، که حتما میخواسته طول مدت جلسه ی روزانه کوتاه باشد، البته در تیم های Agile نرم افزاری معمولا میگویند، تیم بیشتر از 8 یا 10 نفر نباید باشد. که این خودش گزارش دهی شفاهی را آسان تر می کند.
البته به نظره من تیم های چابک معمولا دارای مدیر خاصی نیستند و اعضای تیم از نظر حقوق(چه مادی چه معنوی) تقریبا در یک سطح باید قرار داشته باشند
ممنون از همه