چک لیست برگزاری جلسه | مرور برخی از رایج ترین اشتباهات در برگزاری جلسات
پیش از این در متمم درباره چک لیست و اهمیت آن صحبت کرده‌ایم.
بسیاری از چک‌لیست‌ها حاوی اطلاعات تازه نیستند. حتی اگر هم بخش‌هایی از آنها برای استفاده‌کننده تازه باشد، معمولاً مهم‌ترین کاربردشان انتقال اطلاعات نیست. چک‌لیست‌ها به ذهن ما نظم می‌دهند و باعث می‌شوند حتی در اوج تنش، فشار و پیچیدگی، جزئیات کار از چشم‌مان دور نماند.
به همین علت بارها در متمم از چک لیست برای جمع‌بندی مطالب یا تأکید بر نکات کلیدی استفاده کرده‌ایم (چند نمونه چک لیست).
در این درس می‌خواهیم یک چک لیست ساده برای برگزاری جلسه را با هم مرور کنیم. نکاتی که در این چک لیست آمده در دیگر درسهای مدیریت جلسه آمده‌اند. اما قرار گرفتن آنها در کنار هم کمک میکند تا نکات مطرح شده در درسهای دیگر را به سادگی و با سرعت مرور کنیم.
روش استفاده از چک لیست جلسه
بیشتر چک‌لیست‌ها با زبان مثبت نوشته می‌شوند. یعنی گزاره‌ها به شکلی تنظیم می‌شوند که وقتی آنها را انجام می‌دهید و تیک می‌زنید، به معنای یک اتفاق مثبت است (مثلاً: خریدهای خانه را انجام دادم. / به همهٔ شرکت‌کنندگان در جلسه اطلاع دادم. / هزینهٔ تبلیغات پرداخت شد.)
اما این چک لیست را با زبان منفی تنظیم کرده‌ایم. یعنی تیک خوردن هر یک از موارد به این معنا است که اتفاق نامطلوب و بدی افتاده یا جایی اشتباهی در کار بوده است. بنابراین در یک جلسهٔ ایده‌آل باید هیچ‌یک از موارد این چک‌لیست تیک نخورند.
از این چک لیست می‌توانید به دو شکل استفاده کنید:
◼️ چند روز (یا هفته) قبل از جلسه: چند روز (یا چند هفته) قبل از جلسه این چک‌لیست را مرور کنید و ببینید کدام‌یک از اتفاق‌ها قابل پیش‌بینی است. بعضی از خطاها از جنس آماده‌سازی و اطلاع‌رسانی‌اند و به سادگی می‌توان از وقوع‌شان پیشگیری کرد. بعضی موارد کمی پیچیده‌ترند (مثلاً چاره‌اندیشی برای کسی که حدس می‌زنید جلسه را در اختیار خود خواهد گرفت، ساده نیست). اما به هر حال آماده بودن برای این موارد می‌تواند احتمال وقوع‌شان را کاهش داده یا آمادگی شما برای مواجهه با آنها را افزایش دهد.
◼️ پس از جلسه: اگر خودتان مسئول برگزاری جلسه هستید، می‌توانید بعد از هر جلسه این چک‌لیست را با خود مرور کنید و ببینید در چه مواردی ضعف داشته‌اید. همچنین اگر فضای تیم و فرهنگ سازمان‌تان اجازه می‌دهد می‌توانید این چک‌لیست را به عنوان «چک لیست ارزیابی جلسه» در اختیار شرکت‌کنندگان قرار دهید و از آنها بخواهید نظر خود را در موارد مختلف اعلام کنند. با این کار می‌شود امید داشت که در آینده به تدریج موارد منفی و ضعف‌ها و اشتباهات در برگزاری جلسه کاهش پیدا کند.
چک لیست جلسه
دسترسی کامل به این درس و سایر درسهای مدیریت جلسه برای اعضای ویژهٔ متمم در نظر گرفته شده است. با عضویت ویژه به درسهای بسیار بیشتری دسترسی پیدا می‌کنید که می‌توانید فهرست آنها را در اینجا ببینید:
فهرست درسهای مختص کاربران ویژه متمم
با توجه به بررسی‌های ما دوستان علاقه‌مند به درس مدیریت جلسه از درسهای زیر هم استقبال کرده‌اند:
کوچینگ | مشاوره مدیریت | مدیریت زمان
خودشناسی | شخصیت شناسی | مذاکره
افزایش عزت نفس | پرسونال برندینگ | تصمیم گیری
کار تیمی | مدیریت تعارض | گزارش نویسی
هوش هیجانی | تحلیل رفتار مقابل | دوره MBA
تذکر: برای دسترسی به محتوای درسی که مشاهده می‌کنید، صرفاً عضو شدن و پرداخت حق اشتراک کافی نیست و باید تمرین ورود به بحث مدیریت جلسه را هم انجام دهید. انجام این تمرین بسیار ساده باعث می‌شود یادگیری شما افزایش پیدا کند و صرفاً حدود ۵ تا ۱۰ دقیقه از وقت شما را می‌گیرد.
تمرین و مشارکت در بحث
چه موارد دیگری به ذهن‌تان می‌رسد که مناسب می‌دانید به چنین فهرستی اضافه شود؟ (سعی کنید کوتاه و مختصر و شبیه جمله‌بندی چک‌لیست بنویسید).
موارد مطرح شده در کامنت به تدریج به چک‌لیست افزوده خواهند شد.
ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت جلسه به شما پیشنهاد میکند:
سوال‌های پرتکرار دربارهٔ متمم
متمم مخففِ عبارت «محل توسعه مهارتهای من» است: یک فضای آموزشی آنلاین برای بحث‌های مهارتی و مدیریتی.
برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید به صفحهٔ درباره متمم سر بزنید و فایل صوتی معرفی متمم را دانلود کرده و گوش دهید.
فهرست دوره های آموزشی متمم را کجا ببینیم؟
هر یک از دوره های آموزشی متمم یک «نقشه راه» دارد که مسیر یادگیری آن درس را مشخص میکند. با مراجعه به صفحهٔ نقشه راه یادگیری می‌توانید نقشه راه‌های مختلف را ببینید و با دوره های متنوع متمم آشنا شوید.
همچنین در صفحه‌های دوره MBA و توسعه فردی می‌توانید با دوره های آموزشی متمم بیشتر آشنا شوید.
هزینه ثبت نام در متمم چقدر است؟
شما می‌توانید بدون پرداخت پول در متمم به عنوان کاربر آزاد عضو شوید. اما به حدود نیمی از درسهای متمم دسترسی خواهید داشت. پیشنهاد ما این است که پس از ثبت نام به عنوان کاربر آزاد، با خرید اعتبار به عضو ویژه تبدیل شوید.
اعتبار را می‌توانید به صورت ماهیانه (۱۶۰ هزار تومان)، فصلی (۴۲۰ هزار تومان)، نیم‌سال (۷۵۰ هزار تومان) و یکساله (یک میلیون و ۲۰۰ هزار تومان) بخرید. لطفاً برای اطلاعات بیشتر به صفحه ثبت نام مراجعه کنید.
آیا در متمم فایل های صوتی رایگان هم برای دانلود وجود دارد؟
مجموعه گسترده و متنوعی از فایلهای صوتی رایگان در رادیو متمم ارائه شده که می‌توانید هر یک از آنها را دانلود کرده و گوش دهید.
همچنین دوره های صوتی آموزشی متنوعی هم در متمم وجود دارد که فهرست آنها را می‌توانید در فروشگاه متمم ببینید.
با متمم همراه شوید
آیا می‌دانید که فقط با ثبت ایمیل و تعریف نام کاربری و رمز عبور می‌توانید به جمع متممی‌ها بپیوندید؟
۴ نظر برای چک لیست برگزاری جلسه | مرور برخی از رایج ترین اشتباهات در برگزاری جلسات