اصول گزارش نویسی تحلیلی | روش تهیه گزارش تحلیلی
- مطالعه درسِ انواع گزارش ها و سبک های گزارش نویسی
- مطالعه‌ی درسِ اهمیت پرسش کلیدی
- به خاطر بسپارند که مهارت اصلی در تدوین گزارش تحلیلی، طبقه‌بندی و ارائه‌ی اطلاعات در یک چارچوب شفاف و قابل‌دفاع است.
- هنگام مطالعه‌ی گزارش های تحلیلی، علاوه بر محتوای گزارش، به روش تدوین گزارش هم توجه کنید و نقاط قوت و ضعف آن را بیابند.
- بتوانند گزارش های تحلیلی بهتری تنظیم کنند.
هنگام اشاره به انواع گزارش ها، با گزارش تحلیلی آشنا شدیم. در این درس می‌خواهیم چند نکته‌ی مهم درباره‌ی تهیه گزارش تحلیلی را با هم مرور کنیم.
البته واضح است گزارش های تحلیلی، بسته به موضوع و مخاطب، می‌توانند ساختار و محتوای بسیار متنوعی داشته باشند و از یک نمونه گزارش تحلیلی به گزارش دیگر، ممکن است تفاوت‌هایی مهم و جدی را مشاهده کنید.
با این حال، نکات مشترکی وجود دارد که توجه به آنها، می‌تواند کیفیت گزارش‌های شما را افزایش دهد.
اهمیت سوال کلیدی را در تهیه گزارش فراموش نکنید
پیش از این درباره‌ی اهمیت پرسش کلیدی در تهیه و تدوین گزارش صحبت کرده‌ایم.
به‌خاطر داشته باشید که نخستین مرحله در تهیه گزارش تحلیلی این است که از خود بپرسید: این گزارش قرار است به چه سوالی پاسخ دهد؟
اگر این پرسش را جدی نگیرید یا به مراحل میانی و پایانی گزارش نویسی موکول کنید، احتمال اینکه در نهایت گزارشی زیبا اما بی‌خاصیت تدوین شود، افزایش خواهد یافت.
مثال زیر می‌تواند اهمیت انتخاب پرسش کلیدی را به خوبی نشان دهد:
نمونه یک گزارش تحلیلی: گزارش وضعیت فروش کالاها در فروشگاه
فرض کنید در فروشگاهی، یک سیستم نرم‌افزاری مستقر شده و به‌وسیله‌ی آن، جزئیات ورود و خروج کالا از جمله موجودی هر کالا، قیمت خرید، قیمت فروش و زمان ورود و خروج کالا ثبت و ذخیره می‌شود. همچنین این نرم‌افزار، اطلاعات مربوط به فاکتورهای فروش صادر شده را هم ثبت و نگهداری میکند.
اکنون فرض کنید که از این سیستم، یک سال گذشته است و حجم گسترده‌ای از اطلاعات، ثبت و ذخیره شده است.
امروز پس از گذشت یک سال می‌خواهیم گزارشی تحلیلی از وضعیت فروش کالاهای فروشگاه تنظیم کرده و به مدیریت ارائه دهیم. موارد زیر، نمونه‌هایی از پرسش‌هایی هستند که می‌توانند به عنوان پرسش کلیدی مورد توجه قرار بگیرند:
- آیا زمان شروع و پایان فعالیتِ روزانه‌ی فروشگاه، مناسب است؟
- چه گزینه‌هایی برای بهبود مدیریت موجودی کالا وجود دارد؟
- چگونه می‌توان روند بهبود سفارش گذاری را بهبود بخشید؟
- برای بخش بندی مشتریان چه ایده هایی وجود دارد؟
- چه نکات یا ایده‌هایی برای بهبود فرایند فروش وجود دارد؟
بسته به اینکه کدام سوال مد نظر ما باشد، اطلاعات متفاوتی را باید برای ارائه در گزارش تحلیلی، انتخاب و دسته بندی کنیم.
مجموعه درسهای گزارش نویسی برای اعضای ویژه متمم در نظر گرفته شده‌اند. با عضویت به عنوان کاربر ویژه‌ی متمم، علاوه بر دسترسی به مطالب با موضوعِ گزارشی نویسی به سایر درس‌هایی هم که به مهارت ارائه و سخنرانی و نیز اسلایدسازی مربوط می‌شوند دسترسی پیدا می‌کنید.
همچنین با فعال کردن اشتراک ویژه به درسهای بسیار بیشتری دسترسی پیدا می‌کنید که می‌توانید فهرست آنها را در اینجا ببینید:
البته شاید بهتر باشد از میان درس‌ها و مطالب مطرح شده، ابتدا مطالعه‌ی مباحث زیر را در اولویت قرار دهید:
مهارت مذاکره | متقاعد کردن دیگران
مشارکت در بحث
این درس صرفاً در حد یک نسخه‌ی ابتدایی تنظیم شده تا فضایی برای بحث و گفتگو فراهم شود.
چه نکات دیگری در مورد گزارش‌های تحلیلی به ذهن‌تان می‌رسد که مناسب است به آنها توجه کنیم؟
ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مهارت گزارش نویسی به شما پیشنهاد میکند:
- گزارش نویسی چیست و چرا به آن نیاز داریم؟ | آموزش گزارش نویسی
- آموزش گزارش نویسی با درک مفهوم “پرسش کلیدی” آغاز می‌شود
- مهارت گزارش نویسی شامل چه چیزهایی است؟
- چگونه گزارش بنویسیم؟ | آشنایی با ساختار گزارش
- انواع گزارش و سبکهای گزارش نویسی (بررسی چهار سبک کلیدی)
- آشنایی با سبک گزارش نویسی توصیفی
- اصول گزارش نویسی تحلیلی | روش تهیه گزارش تحلیلی
- آشنایی با سبک گزارش نویسی نقادانه
- چارچوبی برای تنظیم یک نمونه گزارش تجویزی
- یادداشت برداری – پیش نیاز مهارت گزارش نویسی
- اهمیت ساختار در یادداشت برداری
- طراحی جلد گزارش | بررسی چند نمونه طرح جلد گزارش
- تهیه خلاصه مدیریتی در گزارش نویسی
- روش گردآوری اطلاعات در تهیه گزارش
- مرور ادبیات در تحقیق و گزارش و مقاله چیست و چه جایگاهی دارد؟
- چگونه گزارش پیشرفت کار و پروژه بنویسیم؟
- نکاتی در مورد استفاده از فونت ضخیم (حروف سیاه یا بولد)
سوال‌های پرتکرار دربارهٔ متمم
متمم مخففِ عبارت «محل توسعه مهارتهای من» است: یک فضای آموزشی آنلاین برای بحث‌های مهارتی و مدیریتی.
برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید به صفحهٔ درباره متمم سر بزنید و فایل صوتی معرفی متمم را دانلود کرده و گوش دهید.
فهرست دوره های آموزشی متمم را کجا ببینیم؟
هر یک از دوره های آموزشی متمم یک «نقشه راه» دارد که مسیر یادگیری آن درس را مشخص میکند. با مراجعه به صفحهٔ نقشه راه یادگیری می‌توانید نقشه راه‌های مختلف را ببینید و با دوره های متنوع متمم آشنا شوید.
همچنین در صفحه‌های دوره MBA و توسعه فردی می‌توانید با دوره های آموزشی متمم بیشتر آشنا شوید.
هزینه ثبت نام در متمم چقدر است؟
شما می‌توانید بدون پرداخت پول در متمم به عنوان کاربر آزاد عضو شوید. اما به حدود نیمی از درسهای متمم دسترسی خواهید داشت. پیشنهاد ما این است که پس از ثبت نام به عنوان کاربر آزاد، با خرید اعتبار به عضو ویژه تبدیل شوید.
اعتبار را می‌توانید به صورت ماهیانه (۱۶۰ هزار تومان)، فصلی (۴۲۰ هزار تومان)، نیم‌سال (۷۵۰ هزار تومان) و یکساله (یک میلیون و ۲۰۰ هزار تومان) بخرید. لطفاً برای اطلاعات بیشتر به صفحه ثبت نام مراجعه کنید.
آیا در متمم فایل های صوتی رایگان هم برای دانلود وجود دارد؟
مجموعه گسترده و متنوعی از فایلهای صوتی رایگان در رادیو متمم ارائه شده که می‌توانید هر یک از آنها را دانلود کرده و گوش دهید.
همچنین دوره های صوتی آموزشی متنوعی هم در متمم وجود دارد که فهرست آنها را می‌توانید در فروشگاه متمم ببینید.
با متمم همراه شوید
آیا می‌دانید که فقط با ثبت ایمیل و تعریف نام کاربری و رمز عبور می‌توانید به جمع متممی‌ها بپیوندید؟
نویسنده‌ی دیدگاه : شهرزاد راسخ
* ساختار کلی یک گزارش تحلیلی؛ ساده و به عبارت زیر است:
1) معرفی (Introduction)
2) بدنه ی گزارش(Body)
3) نتیجه گیری / بحث (Discussion(s) /(Conclusion)
4) ضمیمه / ضمائم (Appendices/Appendix)
* یک گزارش تحلیلی، همزمان برای چند مخاطب مختلف نوشته می شود:
مخاطبان اولیه : یک همکار یا مشتری اولیه
مخاطبان ثانویه: یک فرد اجرایی
مخاطبان ثانویه: یک سرپرست فنی
* یکی از ویژگی های مهم گزارش تحلیلی، این است که: به طریقی سازماندهی می شود که برای مخاطبان مختلف، آسان خواهد بود تا قادر باشند به طور سطحی هم که شده آن را بخوانند و در جریان موضوعات گزارش قرار بگیرند.
(منبع و توضیحات خوب تکمیلی بیشتر در این فایل پی دی اف. )
* در ضمن در این 15 اسلاید، نیز توضیحات خوبی در مورد چگونگی نوشتن یک گزارش تحلیلی ارائه شده است.