شرح شغل | در یک نمونه شرح شغل غیر از وظایف شغلی چه بنویسیم؟

اگر درس تجزیه و تحلیل شغل را به دقت خوانده باشید، با تعریف شرح شغل آشنا هستید. با این حال پیش از این‌که درباره‌ی روش تدوین شرح شغل حرف بزنیم و وارد جزئیات بیشتر شویم، مناسب است چند نکته‌‌ی کلیدی را تکرار کنیم.

نخست این‌که تنظیم شرح شغل، کار بسیار مهمی است. متأسفانه در حال حاضر برخی سازمان‌ها و مجموعه‌ها اهمیت شرح شغل را دست‌ِ‌کم می‌گیرند و نوشتن شرح شغل را به کم‌تجربه‌ترین و ناپخته‌ترین کارشناسان خود می‌سپارند. احتمالاً این کار از آن رو انجام می‌شود که شرح شغل را یک سند بی‌ارزش رسمی می‌دانند که صرفاً با هدف بایگانی شدن نوشته می‌شود. امید ما این است که پس از مطالعه‌ی این درس، قانع شوید که تنظیم شرح شغل، کاری بسیار مهم با اثرات بلندمدت است.

دوم این‌که شرح شغل (Job Description) با شرایط احراز شغل (Job Specification) تفاوت دارد. در شرح شغل ما از ویژگی‌های شغل حرف می‌زنیم و نه ویژگی‌های شاغل.

مثلاً می‌گوییم: «کسی که در سِمت مدیر فروش مشغول به کار می‌شود، باید به اعضای تیم فروش کمک کند تا بتوانند به اهداف فروش‌شان دست پیدا کنند.» همان‌طور که می‌بینید این جمله درباره‌ی «شغلِ مدیر فروش» است و از ویژگی‌های مدیر فروش حرف نمی‌زند.

در مقابل، اگر می‌خواستیم شرایط احراز شغل را برای مدیر فروش بنویسیم، احتمالاً یکی از موارد چنین بود: «مدیر فروش باید در انجام محاسبات ریاضی توانایی بالایی داشته باشد.» همان‌طور که می‌بینید در جمله‌ی اخیر ما درباره‌ی ویژگی‌های شخص مدیر فروش حرف می‌زنیم و نه شغل مدیر فروش.

پس یادمان باشد که درس فعلی درباره‌ی تنظیم و نوشتن شرح شغل است و شرایط احراز شغل را بعداً جداگانه بررسی خواهیم کرد.

نکته‌ی سوم هم این است که ما در این درس فقط درباره‌ی فرم شرح شغل و چارچوب آن حرف می‌زنیم. اما بحث درباره‌ی روش‌های استخراج شرح شغل و مدل‌های تجزیه و تحلیل شغل در درس‌های جداگانه‌ای انجام خواهد شد.

چهارمین و آخرین نکته هم این است که کاربرد شرح شغل صرفاً به آگهی‌های استخدام محدود نیست. شرح شغل به هر یک از اعضای یک سازمان (یا شرکت یا کسب‌و‌کار)‌ نشان می‌دهد که چه فعالیت‌هایی باید انجام دهد و وظایف و مسئولیت‌هایش چیست.

بنابراین ممکن است شما یک سند شرح شغل بسیار حرفه‌ای تنظیم کرده و در نهایت آن را به نسخه‌های ساده‌تری تبدیل کنید:

• نسخه‌ی مختصر با چند نکته‌ی منتخب، قابل استفاده در آگهی‌های استخدام
• نسخه‌ی تفصیلی با جزئیات بشتر برای آشنا شدن فرد با شغل خود (این نسخه را می‌توان پس از استخدام در اختیار او قرار داد)
• نسخه‌ی بسیار کامل به همراه پیش‌بینی آینده‌ی شغل و تغییراتی که در‌ آن روی خواهد داد برای واحد منابع انسانی (جهت برنامه‌ریزی‌ها و تصمیم‌گیری‌های آتی)

پیش از این‌که درباره‌ی شرح شغل حرف بزنیم، لازم است سه کلمه‌ی کلیدی را تعریف کنیم:

• Task که معمولاً در متن شرح شغل به «کار یا فعالیت» ترجمه می‌شود
• Duty یا وظیفه
• Responsibility یا مسئولیت

این سه کلمه‌ی کلیدی را در غالب فرم‌‌های شرح و توصیف شغل می‌بینید. استفاده از آن‌ها آن‌قدر رایج است که گاهی حرف‌های اول این سه کلمه را کنار هم قرار می‌دهند و می‌گویند: باید TDR فلان شغل را مشخص کنیم.

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت منابع انسانی به شما پیشنهاد می‌کند: