کار تیمی در مدیریت پروژه های کوچک

بعید است لازم باشد برای دوستان متممی، بحث‌های واضح و تکراری در مورد کار تیمی و اهمیت کار تیمی را مطرح کنیم.

یا اینکه به شکل‌های مختلف بگوییم که کار تیمی و خوب است و هر کس که نمی‌گوید کار تیمی خوب است، بد است!

با توجه به اینکه بحث کار تیمی علاوه بر مدیریت پروژه‌های کوچک در درس‌های متعددی (از جمله اصول و فنون مذاکره و مدیریت رفتار سازمانی و دانش و مهارت فروش) مورد نیاز است، آن را به صورت یک درس مستقل ارائه کرده‌ایم:

بنابر این، در این درس خاص صرفاً به نکاتی در مورد ارتباط مدیریت پروژه و مهارت کار تیمی می‌پردازیم.

در این درس، نکات زیر مورد بحث قرار خواهد گرفت:

• آیا کار تیمی در همه پروژه ها لازم است؟
• مدیر پروژه تا چه حد باید از مهارت کار تیمی بهره مند باشد؟
• منظور از مهارت طرح ریزی توسعه تیم چیست؟

شاید جواب این سوال ساده به نظر برسد.

اما وقتی در عمل در پروژه‌های مختلف درگیر کار تیمی می‌شویم، به نتیجه می‌رسیم که انجام خیلی از کارها به صورت تیمی، اشتباه هست.

ممکن است این سوال ایجاد شود که پس اگر کار تیمی ممکن است اشتباه باشد، انتخاب‌های جایگزین آن چیست؟

دو انتخاب رایج جایگزین به جای کار تیمی وجود دارد:

• کار فردی: کم نیستند دانشجویانی که در پایان یک ترم درسی در دانشگاه یا هنگام تحویل پروژه کارشناسی یا کارشناسی ارشد، به این نتیجه می‌رسند که کار دونفری یا سه نفری، سبک‌تر و ساده‌تر و کامل‌تر از کار یک نفری نبوده و اگر از ابتدا با یک یا دو نفر دیگر همراه نمی‌شدند، کار بهتر و دقیق‌تر و با اصطکاک و استهلاک کمتر انجام می‌شد.

• برونسپاری خدمات و فعالیت‌ها:  دلیل ندارد که برای هر فعالیتی در یک پروژه، یک عضو ثابت در تیم در نظر گرفته شود.  شاید منطقی‌تر باشد برخی از خدمات و فعالیت‌ها از طریق افراد یا شرکت‌ها یا تیم‌های بیرونی، تامین یا خریداری شود. بسیاری از پروژه‌های سازمانی، به این دلیل شکست می‌خورند که هر کسی که ممکن است کوچک‌ترین هم‌پوشانی با پروژه داشته باشد، به عنوان عضوی از تیم اجرایی پروژه انتخاب می‌شود و  عملاً با یک هیأت یا یک کمیته مواجه می‌شویم که مدیریت خود آن، از مدیریت اصل پروژه دشوارتر است! 

ممکن است در نگاه اول به نظر برسد که اگر کسی در مهارت کار تیمی ضعیف باشد، هرگز نمی‌تواند یک مدیر پروژه موفق باشد.

اما در بحث‌های کار تیمی خواهیم دید که گاهی اوقات (خصوصاً‌ در تیم‌های متوسط و بزرگ) مهم است که فرد یا افرادی در درون تیم اجرایی پروژه، مهارتهای مورد نیاز برای کار تیمی را دارا باشند و مدیر پروژه – با علم به ضعف خود در کار تیمی – آنها را در موقعیتی مناسب و با شرح وظایف مناسب به کار بگیرد.

اینکه حداقل مورد نیاز مهارت کار تیمی برای یک مدیر پروژه چقدر است و حالت ایده‌آل مهارت کار تیمی به چه شکلی است، بحث مستقلی است که در درس کار تیمی به آن خواهیم پرداخت.

در بسیاری از کارها و پروژه‌های تیمی که ما در ذهن داریم، عده‌ای کنار هم جمع می‌شوند و کاری را انجام می‌دهند.

اما در پروژه‌های سازمانی، موارد زیادی پیش می‌آید که شکل اجرایی پروژه پیچیده‌تر است و عملاً (به صورت رسمی یا غیررسمی) ساختار ماتریسی شکل می‌گیرد.

در چنین شرایطی، مدیر پروژه علاوه بر مهارتهای عمومی کار تیمی، باید قدرت بالایی در مذاکره و چانه زنی و مدیریت تعارض داشته باشد تا بتواند منابع انسانی سازمان را به شکلی مفید و اثربخش به کار گیرد و در عین حال، حداقل تنش و فشار را برای سایر واحدهای سازمانی ایجاد کند.

[مطالعه بیشتر: ساختار ماتریسی چیست؟]

در حالت عادی، وقتی از کار تیمی صحبت می‌کنیم، معمولاً تیم‌ها چرخه‌ عمر مشخص و استانداردی را طی می‌کنند.

مراحلی که شامل نوزادی،‌ بلوغ، رشد و عملکرد فعال و نهایتاً از هم گسستن یک تیم است.

اما وقتی از مدیریت تیم و تشکیل تیم (به اصطلاح تیم بستن) برای یک پروژه صحبت می‌کنیم، بحث می‌تواند پیچیده‌تر باشد.

با توجه به ساختار شکست کار (WBS) و برنامه زمان‌بندی پروژه، ممکن است در طول اجرای پروژه فرد یا افراد یا واحد‌هایی با تیم پروژه همراه شده یا از آن جدا شوند.

به همین علت مدیر پروژه جدای از آشنایی مهارت تیم سازی (Team-Building) باید به مهارت طرح ریزی تیم (Team Planning) هم مسلط باشد.

پروژه، عملاً در کنار نقشه راه پروژه یک برنامه‌ی مستقل دیگر هم در مورد طرح تیم پروژه لازم دارد تا مشخص شود که چه زمانی به چه کسی یا کسانی نیاز داریم.

بحث‌های تخصصی کار تیمی در مدیریت پروژه، زمانی معنا پیدا می‌کند که ابتدا مبانی مهارت کار تیمی را آموخته باشیم.

به همین دلیل، بخشی از درس مدیریت پروژه‌های کوچک، به آموزش دانش و مهارت کار تیمی اختصاص یافته است که شامل موضوعات زیر است:

تفاوت تیم و گروه چیست؟

دلایل شکست کارهای تیمی از نگاه مردیت بلبین

معرفی مدل نقش افراد در کار تیمی

مدل رنگی مردیت بلبین برای تقسیم وظایف (قسمت اول و قسمت دوم)

بررسی یکی از مهم‌ترین علت‌های کاهش اثربخشی کار تیمی

نقش هماهنگ کننده فعالیت‌ها در مدیریت پروژه ها و کار تیمی

نقش ایده پردازی در کار تیمی

نقش جستجوگر منابع در کار تیمی

نقش ارزیاب در کار تیمی

نقش موتور محرک در کار تیمی

افراد اجرایی و نقش آنها در کار تیمی

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت پروژه های کوچک به شما پیشنهاد می‌کند: