حرف زدن از ناگفته‌ها | فیل‌ها،‌ ماهی‌های مرده و استفراغ

◼️  همه در جلسه نشسته‌اند و مدیر دربارهٔ آیندهٔ درخشان شرکت صحبت می‌کند. او با انرژی راه می‌رود و توضیح می‌دهد که با تلاش امروز همکاران، قرار است به زودی به یکی از بازیگران اصلی بازار تبدیل شوند. همه با احترام گوش می‌دهند. اما مشخص است که انرژی و انگیزهٔ چندانی ندارند. چون دو ماه است که پرداخت حقوق عقب افتاده و مدیر اصلاً اشاره‌ای به این موضوع نمی‌کند.

◼️  دو سال پیش، ایمیلی را که برای استعفا آماده کرده بودید،‌ برای همکارتان فرستادید و از او نظر خواستید. او هم چند پیشنهاد اصلاحی مطرح کرد. اما آخرین لحظه پیش از ارسال، پشیمان شدید و ایمیل را آرشیو کردید. چند هفته بعد فهمیدید همکاراتان، ایمیل را به یکی دیگر از همکاران نشان داده (و البته از او قول گرفته آن را به کسی نشان ندهد). و آن همکار هم ایمیل را به فرد دیگری نشان داده و البته قول گرفته که ایمیل را کس دیگری نبیند. شما هیچ‌وقت این نکته را به همکارتان نگفته‌اید. اما همیشه جایی گوشهٔ دل‌تان مانده و دیگر نمی‌توانید به او اعتماد کنید. این روزها حتی وقتی در جلسه نظر می‌دهد، دوست ندارید او را تأیید کنید. آخرین بار هم در یکی از چالش‌های واحدتان، با وجودی که می‌شد به شما کمک کند، مشکل را به او نگفتید و از او کمک نگرفتید.

◼️  سرحال نیستید. حس‌تان بد است. به وضع مملکت. به آیندهٔ مبهم شغلی‌تان در شرکت. اصلاً مسیر طولانی خانه تا شرکت خسته‌تان کرده. ترافیک زیاد است. تقصیر هیچ‌کس هم نیست. کلاً خسته‌اید. جلسه‌های صبح، خسته‌تر هم هستید. چون تمام مسیر در ترافیک استرس داشته‌اید. هر وقت در جلسات دور هم جمع می‌شوید، نمی‌توانید به اندازهٔ‌ بقیه پرانرژی باشید و مشارکت کنید.

وقتی چنین مشکلاتی وجود دارد، هر چقدر هم دستورجلسه نوشته باشید و چک لیست درست کرده باشید و یک نفر را هم به عنوان دبیر جلسه تعیین کرده باشید که بقیه را هل بدهد و گفتگو را پیش ببرد، در نهایت اتفاق چندانی نمی‌افتد و خروجی خاصی ایجاد نمی‌شود.

جلسات وقتی موثرند که بخش بزرگی از گفتگوها واقعاً آشکار و روی میز باشد. نه این که حرف‌های ناگفتهٔ بسیاری زیر میز و در دل شرکت‌کنندگان باقی مانده باشد و هیچ اشاره‌ای به آن‌ها نشود.

چارچوب گفتگوی «فیل، ماهی مرده و استفراغ» یکی از چارچوب‌هایی است که تا حدی می‌تواند به تخلیهٔ این ناراحتی‌ها و نارضایتی‌ها کمک کرده و به روان‌تر شدن فضای جلسه کمک کند.

تاریخچه مدل «فیل‌ها، ماهی‌های مرده و استفراغ»

مدلی که در ادامه به آن می‌پردازیم،‌ یک مدل آکادمیک نیست که پژوهش‌هایی دربارهٔ آن انجام شده و عملکرد آن تأیید شده باشد. این شیوهٔ‌ گفتگو ابتدا در دنیای کسب و کار به وجود آمده و بعداً برخی کتاب‌ها هم به آن ارجاع داده و اشاره کرده‌اند.

شرکت ایر بی‌ان‌بی (Airbnb) اولین جایی بود که این شیوه را به عنوان ابزاری برای شفاف‌سازی و حل مشکلات ارتباطی به‌‌کار گرفت. این شرکت هم مثل بسیاری از شرکتهای استارتاپی به سرعت رشد کرد و این رشد سریع، فرصتی ایجاد نکرد تا ارتباطات و فرهنگ سازمانی هم به همان سرعت با شرایط جدید تطبیق پیدا کند. مدیران می‌دیدند که همزمان با رشد سریع و افزایش تعداد کارکنان، مسائل پیچیده‌تری در مدیریت و ارتباطات میان اعضای تیم و حتی در سطح مدیریتی به وجود می‌آید.

مشخص بود که در جلسات سازمانی و گفتگوهای درون تیم‌ها، برخی از مسائل به‌خوبی مطرح نمی‌شوند، یا برای همیشه مسکوت و حل‌ نشده باقی می‌مانند.

آن‌ها می‌دانستند که «مسئله‌ای که مسکوت گذاشته شده» با «مسئله‌ای که حل شده» تفاوت دارد و می‌دیدند که موضوعات بسیاری هست که کسی درباره‌شان حرف نمی‌زند. به همین علت از مدل فیل‌ها (elephants)، ماهی‌های مرده (dead fishes) و استفراغ (vomit) استفاده کردند تا کارکنان شرکت را به برون‌ریزی حرف‌هایشان تشویق کنند.

هزینهٔ حرف‌های ناگفته

مقاله‌ها و پژوهش‌های فراوانی تأیید می‌کنند که حرف‌های گفته نشده، به شیوه‌های مختلف به کاهش کارایی فردی و عملکرد سازمانی منجر می‌شود (+/+). اما این چیزی نیست که لازم باشد برایش مقاله پیدا کنید. خودتان هم تجربه کرده‌اید که وقتی حرف نگفته‌ای در ذهن‌تان است، بخشی از ذهن‌تان درگیر است و نمی‌توانید با تمام ظرفیت ذهنی در جلسات شرکت کنید یا به کارهایتان بپردازید.

این را هم می‌دانیم که فایدهٔ حرف زدن فقط این نیست که خالی شویم. واقعاً خیلی وقت‌ها مسئله‌ای وجود دارد که ما از آن خبر داریم،‌ اما محیط سازمانی و جو جلسه جوری نیست که درباره‌اش حرف بزنیم. نهایتاً با خود به نتیجه می‌رسیم که «به من چه. بگذار هر اتفاقی می‌خواهد بیفتد. خودشان بعداً تنبیه می‌شوند و یاد می‌گیرند.» شاید با این روش یاد بگیرند، اما می‌دانیم که این یکی از گران‌ترین شیوه‌های یادگیری سازمانی است (+).

بنابراین، در اصل ماجرا تردید چندانی نیست. فقط حرف این است که چگونه باید بقیه را به حرف زدن تشویق کرد. وقتی بقیهٔ‌ درس را می‌خوانید،‌ این نکته را در نظر داشته باشید:

فیل‌ها

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت جلسه به شما پیشنهاد می‌کند: