چگونه صورت جلسه بنویسیم؟ | نحوه نوشتن گزارش جلسه
هر جلسه‌ای که برگزار میشود، دو سند اصلی دارد: یکی دستور جلسه (Agenda) و دیگری صورت جلسه (Minute of Meeting).
دستور جلسه، قبل از شروع جلسه تنظیم میشود و در آن مشخص می‌کنند که در جلسه چه اتفاقاتی خواهد افتاد و چه موضوعاتی مطرح خواهد شد.
صورت جلسه، بعد از برگزاری جلسه تنظیم و تدوین میشود و گزارشی است که بیان میکند در جلسه چه گذشته و چه تصمیم‌هایی اتخاذ شده است. همیشه همهی شرکت‌کنندگان در جلسه، صورت جلسه را امضا و تأیید می‌کنند. صورت جلسه به واسطه‌ی همین امضاها، ارزش استنادی پیدا میکند و حتی در موارد بسیاری، قدرت اجرایی و اعتبار قانونی هم دارد.
صورت جلسه را دبیر جلسه تنظیم میکند. اما در نهایت این رئیس جلسه است که به خاطر محتوای صورت جلسه، مسئول و پاسخ‌گو است. به همین خاطر همیشه قبل از اینکه دبیر جلسه امضای همهی شرکت‌کنندگان را بگیرد، باید متن را به رئیس جلسه نشان دهد و تأیید او را کسب کند.
در این درس به نحوه نوشتن صورت جلسه می‌پردازیم و به چارچوب و ساختار گزارش جلسه اشاره می‌کنیم.
صورت جلسه یک گزارش توصیفی و خنثی است
حتماً از بحث انواع گزارش به خاطر دارید که گزارش‌ها به چهار دسته‌ی کلی تقسیم می‌شوند: توصیفی، تحلیلی، نقادانه و تجویزی.
صورت جلسه نمونه‌ای از یک گزارش توصیفی است. به این معنا که خواننده‌ی صورت جلسه از شما انتظار دارد که فقط آن‌چه را روی داده بنویسید.
هیچ‌کس هنگام خواندن صورت جلسه، علاقه ندارد دیدگاه‌های شخصی نویسنده‌ی صورت جلسه را بداند و تحلیل‌های او را بخواند. شما در جایگاه تنظیم‌کننده‌ی صورت جلسه، فقط باید «چشم و گوش» باشید و آن‌چه را در جلسه گذشته ثبت و ضبط کنید.
طبیعتاً هر چقدر سوگیری‌های شخصی را در تنظیم صورت جلسه کمتر دخیل کنید، کار شما را حرفه‌ای‌تر خواهند دید.
هنر اصلی شما، خنثی‌نویسی است
فرض کنید در متن یک صورتجلسه چنین جمله‌ای را می‌بینید: «در نهایت، پس از صحبت‌های مخالفان و مخالفان، متأسفانه ایده‌ی تشکیل تیم بازرسی رأی نیاورد و تصویب نشد.»
فقط با یک کلمه‌ی «متأسفانه»، خنثی بودن صورت جلسه زیر سوال رفته است. چون نظر شخصی نویسنده با همین یک کلمه افشا شده است.
متأسفانه و خوشبختانه و واژه‌هایی از این دست، واژه‌های صورتجلسه‌ای نیستند و باید حتماً از آنها اجتناب کنید.
صورت جلسه هم‌زمان «گزارش خبری» و «سند توافق» است
صورت جلسه (یا به قول قدیمی‌ترها: صورت مجلس) دو کارکرد اصلی دارد: گزارش خبری برای کسانی که در جلسه حاضر نبوده‌اند و سند توافق که توسط همهی حاضران امضا میشود تا کسی بعداً از بار تعهدات ایجاد شده، شانه خالی نکند.
بنابر این همیشه هنگام تنظیم صورت جلسه باید از خود بپرسید:
- آیا صورت جلسه‌ی من، از هر دو نظر قوی است؟
- آیا ممکن است راهی را باز گذاشته باشم که بعداً عده‌ای بتوانند از زیر بار تعهدات خود فرار کنند؟
- آیا کسی که این جلسه غایب بوده، پس از خواندن همین صورت جلسه، سطح اطلاعاتش به حاضرین در جلسه خواهد رسید؟
البته واضح است که در اینجا منظور ما از اطلاعات، توافق‌ها و تصمیم‌ها و بحث‌های کلیدی مطرح شده در جلسه است. وگرنه، هر جلسه‌ای حاشیه‌های فراوانی دارد که در صورت جلسه مطرح نمی‌شود و شما هم، در مقام تنظیم‌کننده‌ی صورت جلسه، تعهدی ندارید که همهی غایبان را از جزئی‌ترین رویدادها و حاشیه‌ها مطلع کنید.
ساختار صورت جلسه
مجموعه درسهای گزارش نویسی برای اعضای ویژه متمم در نظر گرفته شده‌اند. با عضویت به عنوان کاربر ویژه‌ی متمم، علاوه بر دسترسی به مطالب با موضوعِ گزارشی نویسی به سایر درس‌هایی هم که به مهارت ارائه و سخنرانی و نیز اسلایدسازی مربوط می‌شوند دسترسی پیدا می‌کنید.
همچنین با فعال کردن اشتراک ویژه به درسهای بسیار بیشتری دسترسی پیدا می‌کنید که می‌توانید فهرست آنها را در اینجا ببینید:
البته شاید بهتر باشد از میان درس‌ها و مطالب مطرح شده، ابتدا مطالعه‌ی مباحث زیر را در اولویت قرار دهید:
مهارت مذاکره | متقاعد کردن دیگران
درس مرتبط | مدیریت جلسات و برگزاری جلسه کاری موفق
بسیاری از افراد معتقدند که جلسات، قاتل زمان هستند و می‌توانند ده‌ها مثال بیاورند که جلسات کاری با وجود صرف ساعت‌ها وقت، خروجی چندانی نداشته‌اند.
این مسئله خصوصاً در کشور ما جدی‌تر هم میشود. چون کمابیش همهی ما تجربه کرده‌ایم که فرهنگ مذاکره ما، تا حد زیادی غیرمستقیم، غیررسمی و کم‌توجه به زمان است.
این ویژگی‌ها باعث میشود که جلسات ما طولانی شوند و حاشیه‌ها و تعارفات و بحث‌های پیش‌بینی‌نشده، بخش قابل‌توجهی از جلسات‌مان را به خود اختصاص دهند.
[ مطالعه ادامه مطلب… ]
ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت جلسه به شما پیشنهاد میکند:
- دوره مدیریت جلسه | آموزش برگزاری جلسات موثر
- جلسه | تعریف جلسه و انواع جلسه
- دبیر جلسه کیست و چه وظایفی دارد؟ | تفاوت دبیر جلسه و منشی جلسه
- تسهیلگری چیست؟ | ویژگی های تسهیلگر و اهمیت مهارت تسهیلگری
- ویژگی های شخصیت کنترل گر | با کنترل گری در جلسه چگونه رفتار کنیم؟
- مدل ذهنی یک تسهیلگر موفق | جلسه محل یادگیری است
- حرف زدن از ناگفتهها | فیلها، ماهیهای مرده و استفراغ
- مدیریت جلسات | نکاتی برای برگزاری یک جلسه کاری موفق
- دستور جلسه | تعریف دستور جلسه و روش نوشتن دستور جلسه
- چگونه صورت جلسه بنویسیم؟ | نحوه نوشتن گزارش جلسه
- برگزاری جلسات آنلاین با ویدئو کنفرانس | مزایا و معایب تماس تصویری چیست؟
- چک لیست برگزاری جلسه | مرور برخی از رایج ترین اشتباهات در برگزاری جلسات
- معرفی کتاب تسهیلگری راجر شوارتز | آموزش تسهیلگری، اصول و مفاهیم آن
سوال‌های پرتکرار دربارهٔ متمم
متمم مخففِ عبارت «محل توسعه مهارتهای من» است: یک فضای آموزشی آنلاین برای بحث‌های مهارتی و مدیریتی.
برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید به صفحهٔ درباره متمم سر بزنید و فایل صوتی معرفی متمم را دانلود کرده و گوش دهید.
فهرست دوره های آموزشی متمم را کجا ببینیم؟
هر یک از دوره های آموزشی متمم یک «نقشه راه» دارد که مسیر یادگیری آن درس را مشخص میکند. با مراجعه به صفحهٔ نقشه راه یادگیری می‌توانید نقشه راه‌های مختلف را ببینید و با دوره های متنوع متمم آشنا شوید.
همچنین در صفحه‌های دوره MBA و توسعه فردی می‌توانید با دوره های آموزشی متمم بیشتر آشنا شوید.
هزینه ثبت نام در متمم چقدر است؟
شما می‌توانید بدون پرداخت پول در متمم به عنوان کاربر آزاد عضو شوید. اما به حدود نیمی از درسهای متمم دسترسی خواهید داشت. پیشنهاد ما این است که پس از ثبت نام به عنوان کاربر آزاد، با خرید اعتبار به عضو ویژه تبدیل شوید.
اعتبار را می‌توانید به صورت ماهیانه (۱۶۰ هزار تومان)، فصلی (۴۲۰ هزار تومان)، نیم‌سال (۷۵۰ هزار تومان) و یکساله (یک میلیون و ۲۰۰ هزار تومان) بخرید. لطفاً برای اطلاعات بیشتر به صفحه ثبت نام مراجعه کنید.
آیا در متمم فایل های صوتی رایگان هم برای دانلود وجود دارد؟
مجموعه گسترده و متنوعی از فایلهای صوتی رایگان در رادیو متمم ارائه شده که می‌توانید هر یک از آنها را دانلود کرده و گوش دهید.
همچنین دوره های صوتی آموزشی متنوعی هم در متمم وجود دارد که فهرست آنها را می‌توانید در فروشگاه متمم ببینید.
با متمم همراه شوید
آیا می‌دانید که فقط با ثبت ایمیل و تعریف نام کاربری و رمز عبور می‌توانید به جمع متممی‌ها بپیوندید؟
نویسنده‌ی دیدگاه : پوریا بهروان
به نظرم این نکته را هم می توان اضافه کرد که نباید از رکورد(ضبط) کردن کردن صدای حاضرین برای تنظیم صورت جلسه استفاده کرد. به خاطر دارم همکاری داشتیم که به دلیل نداشتن تجربه کافی و همین مهارت های نوشتن صورت جلسه صدای گفتگوها را رکورد می کرد و بعدا بر حسب آنها صورت جلسه را می نوشت. این کار چند آسیب داشت:
-ایشان در خلال صوت گفتگو ها نکاتی را پیدا می کرد و می نوشت که بسیاری از طرفین موضوع به آن توجه نکرده بودند و شاید حرف هایی را گذرا گفته بودند بدون اینکه آن موضوع ها را به عنوان بندهای صورت جلسه و تعهد متصور شده باشند.
-حاضرین بعد از اینکه متوجه شده بودند صدای آنها رکورد می شود نمی توانستند به راحتی نظرشان را اعلام کنند و همیشه این نگرانی را داشتند که بعدا گفته هایشان که در حال ضبط شدن بود جایی دیگر پخش شود، بنابراین احتیاط و سیاست ورزی در جلسه را جایگزین رویکرد حل مسائل کرده بودند.
-تنظیم کننده صورت جلسه وقت زیادی را برای پیاده کردن صوت ضبط شده می کرد و در نتیجه صورت جلسه چند روز بعد از جلسه و بعضا بعد از موعد های مقرر شده برای انجام امور به دست شرکت کنندگان می رسید.
در مورد نوشتن صورتجلسه مخصوصا در صنعت مشاوره خیلی مهم است که یک صورتجلسه برای تیم مشاوره نوشته شود که در آن به نکات موثر در ادامه همکاری با مشتری اشاره شود مثلا ریز جزئیات رفتاری و ذهنیت های مشاوران نسبت به وی متکی به فکت های رفتاری تا در ادامه همکاری با کلاینت دیگر مشاوران پیش زمینه مناسبی داشته باشند و دیگر صورتجلسه که برای کلاینت ارسال میشود و شامل موارد مورد بررسی جلسه و نتایج و تصمیمات و تعهدات جلسه است.
سلام این درس بسیار خوب بود و من نا بلدی هایم کاهش پیدا کرد . در مورد ضبط صدا نیز بنظرم با کسب اجازه سایرین برای کسی که ص ج را مینویسد کار را آسان می کند . بسیار سپاسگزارم . س ج حسینی
یک پیشنهادی که من میکنم این است در انتهای جلسه های شرکتی که اعضا خود شرکت هستن و خودمونی تر هستید و احتمالا میدید خروجی جلسه توسط چند نفر رعایت نشه و امضا کردن و صورت جلسه سخت باشه همونجا حرف های رو خلاصه کنید و به تایید برسونید و بعد یک فیلم زیر یک دقیقه بگیرید و خروجی جلسه رو با فیلم مستند کنید در شرکت ما بسیار روش کاربردی و پر سرعتی هست
چوت گاهی در یک جلسه دورهمی امضا گرفتن مصوب کردن سخته !!!
یک سوال مهم که همیشه برای من مطرح بوده وهیچ گاه به جواب قانع کننده ومستندی ان دست نیافتم و اگر دوستان متمم راهنمایی کنند ممنون میشوم.
زمانی که بعنوان پیمانکار در جلسات کارفرما که اصولا با حضور مهندس مشاور هم بود شرکت میکردیم تصمیماتی گرفته میشد که قاعدتا با منافع ما در تعارض بود وبه بحث و نظرات ما در طول جلسه اهمیتی داده نمیشد وخروجی جلسه همان خواسته کارفرما بود. آیا مناسب ترین کار ما عدم امضا صورتجلسه بود یا باید به شکل دیگری عمل میکردیم و اصولا عدم امضا پیمانکار تا چه حد میتوانست در عواقب تصمیمات جلسه از نظر حقوقی اثر گذار باشد.
قبلااز راهنمایی و اعلام نظرات محترمتان سپاس گزارم.
پیشنهاد من برای داشتن یک جلسه متفاوت اینه که؛
۱- حتما دستور جلسه رو بنویسید و از دو روز قبل تر در اختیار اعضاء قرار دهید. تا در صورت لزوم مستندات و مدارک مربرط به مباحث رو آماده کنند و جلسه رو با تاکید برموضوعات مطرح شده دستور جلسه مطرح کنند.
۲- در انتهای صورتجلسه و پس از تفهیم قرارهای گذاشته شده و تعهدات و مسولیت های داده شده لطفا، حتما برای سنجش کیفیت و کمیت؛ اقدامات هر شخص، از سنجه های کلیدی مناسب استفاده کنید. بدون مشخص کردن KPI صورتجلسه رو نبندید.
۳- در زمان اتخاذ تصمیمات به نحوه مکانیزم فکری و رفتاری و نحوه تجزیه و تحلیل افراد بسیار دقت کنید. چراکه در جلسات بعدی می تونه برای شما حسابی کارگشا باشه.
۴- لطفا حتما بعد از نوشتن تصمیمات و بعد آن؛ اقدامات؛ بصورت واضح و شفاف نتایج رسیدن و نرسیدن به اهداف و هزینه های روانی و مالی و اجتماعی اون رو بنویسید و تاکید می کنم حتما پلان بی خودتون رو هم که در صورت محق نشدن صحیح نتایج ، بکار خواهید بست را هم بنویسید.
در خصوص صورت جلسه مجامع شرکتها چند نکته حائز اهمیت است که بایستی رعایت بشود تا این صورت جلسه در فرآیند ثبت و آگهی به مشکل برنخورد:١-رعایت ماده ١٠٠ لایحه اصلاحی قانون تجارت٢-هیات رییسه که یک رییس و یک منشی و دو ناظر دارد یا هر گونه ترتیب دیگری که در اساسنامه قید شده٣-صورت جلسه به امضا هیات رییسه برسد۴-صورت جلسه در خصوص موضوعاتی باشد که دستور جلسه آن قبلا آگهی شده یا با کلیه اعضا تشکیل میشود۵-ماده ١٠۶ لایحه اصلاحی قانون تجارت رعایت گردد
بنظرم موضوعی که در جلسات مستمر بعد از عنوان صورتجلسه باید نوشته شود می تواند گزارشی از اموری باشد که به افراد در جلسه قبلی محول شده و اقدامات انجام شده در نتیجه ی آن جلسه ست . به این ترتیب می توانیم از سودمند بودن تشکیل جلسات مطمئن شد و افراد خودشان را نسبت به امور محوله مسئول تر خواهند دانست.
همانطور که گفته شد، قرائت دستور جلسه، قبل شروع جلسه بسیار موثر و مفید است، خوندن صورتجلسات در پایان جلسه هم می‌تواند از بروز ناهماهنگی‌ها و تعارضات منفی جلوگیری کرده و به انجام بندهای صورتجلسه سرعت بیشتری بدهد.
در بسیاری موارد پیش آمده که صورتجلسه‌ای که تنظیم و ارسال شده است با واقعیت‌های جلسه متفاوت بوده، و صورتجلسه بر اساس ذهن و خواسته‌ی نویسنده نوشته شده است! متاسفانه در موارد زیادی نوشتن و ارسال صورتجلسه به چند روز بعد موکول میشود.
یکی از همکارانم که از ادبیات قوی بهره‌مند بود و خیلی دقیق و زیبا، صورتجلسه می‌نوشت، برای هر بند از صورتجلسه، ابتدا، در یک مقدمه کوتاه، به کلیت فضای جلسه در مورد آن موضوع اشاره می‌کرد و سپس اقدام مبتنی بر آن را ذکر می‌کرد.
فکر میکنم این حالت، از صورتجلسه هایی که فقط اقدامات لازم را لیست می‌کنند، بهتر باشد؛ هم برای یادآوری موضوع و رجوع احتمالی به آن در آینده بهتر است و هم فردی که مسئول انجام آن بند است، احتمالاً حس بهتری برای اجرای آن می‌گیرد (به عبارتی از بار تحکمی آن کاسته میشود).
در تنظیم صورتجلسه موارد زیر بسیار مهم است:
۱- صورت جلسه باید در همان جلسه تنظیم شود. دبیرجلسه حین جلسه و پس از اخذ هر تصمیم، موارد را در فرمت صورت جلسه وارد کند و پس از اتمام جلسه، باید یکبار آن را برای تمام حاضرین بخواند و امضای همه حاضرین باید در انتهای جلسه اخذ شود.
۲- پس از اخذ امضای همه و پیش از ترک جلسه توسط حضار، دبیرجلسه به امضای تمام افراد دقت کند که اگر نکته یا جمله ای در کنار امضا نوشته شده باشد بلافاصله به همه اعلام کند. جملاتی مانند: بند فلان را قبول ندارم، باید از فلان مدیر کسب تکلیف کنم، حضور من فقط جهت اطلاع بوده است و … . در صورتی که به هر دلیل فردی با نوشتن چنین جملاتی از زیر بار قبول مسئولیت مصوبات صورت جلسه شانه خالی کند، در حضور جمع اعلام شود که از جلسه بعد فردی از واحد مربوطه باید در جلسه شرکت کند که دارای اختیار تصمیم گیری باشد.
۳- برای هر بند از مصوبات جلسه، حتما فرد یا واحد اقدام کننده و زمان اتمام انجام فعالیت ثبت شود.
۴- در ابتدای هر جلسه، صورتجلسه دفعه قبل قرائت شده و اگر مصوبه ای در تاریخ مقرر انجام نشده باشد، ضمن بازخواست واحد یا نفر مربوطه، مجددا به همراه زمان جدید اقدام در صورتجلسه جدید ذکر شود.
۵- دبیرجلسه باید فردی باشد که دارای حافظه خوب (در حد بخاطر سپاری جملات حاضرین تا هنگام ثبت در صورتجلسه) بوده و مسلط به ادبیات فارسی، خلاصه نویسی و دارای قدرت بیان مناسب و اعتماد به نفس باشد همچنین باید از انحراف جلسه به سمت مسائل نامرتبط با موضوع جلسه جلوگیری کند و با جسارت ولی با احترام کامل از پرگویی آدم های پرحرف جلوگیری کند.
۶- به هیچ عنوان حتی در صورت موافقت حضار، مکالمات جلسه ضبط نشود زیرا قطعا باعث خودسانسوری و انحراف ذهن افراد به مراقبت از جملات و کلمات خود بجای ارائه راه حل خواهد شد.
در خصوص اینکه چرا صدا رو ریکورد میکنن با توجه به تجربه اندک خودم:
یکی از دلایل ضبط کردن صدا این میتونه باشه طرف خیلی حساسه روی نوشتن، که لازم هستش حساسیت ش رو کم کنه
فراموش نکنیم که اصل اول صورتجلسه نویسی، ساده نویسی هستش (جوری که ۱۰ سال بعد هر کی خوند، متوجه بشه)
یه دلیل دیگه این میتونه باشه که افراد در جلسه پراکنده صحبت میکنن، که باید مجری جلسه یا مدیر جلسه مدیریت کنند
یه دلیل میتونه کم اطلاعی یا بی اطلاعی دبیر جلسه باشه، که میبایست قبل از جلسه در حد امکان اطلاعات خودش رو تکمیل کنه و زیر و بم مسئله رو در بیاره
یه دلیل دیگه میتونه ضعف در تنظیم دستورجلسه باشه، که میبایست اهداف جلسه و بندهای جلسه شفاف و گویا و صریح باشه
یه دلیل دیگه میتونه ترس باشه، که به مرور باید دبیر ترس ش بریزه
یادمون باشه، هیچ وقت در جلسات کاری و اداری در مورد مذهب، ورزش (مخصوصا فوتبال) و سیاست در جلسه صحبت نکنیم و بحث نکنیم (مجری و مدیر جلسه باید کنترل کنند) چون آدمها همیشه در مورد این موارد نظرات مختلف و حتی مخالف زیادی دارن و مسیر جلسه رو میتونن عوض کنن
سلام به نظرم با توجه به موضوع وسطح وهدف جلسه ترکیب چینش افراد ومشستن آنها مهم است
مثلا میز گرد باشد یا مدیر بالا باشد یا…
گزارش جلسات گروه درمانی چه نوع گزارشی محسوب می شوند؟
ممنون می شم اگه کسی می دونه جواب بده
این درس مربوط به جلسات اداری و کاری هست
نوشتن نام اقدام کننده در مقابل بند های صورت جلسه که می تواند نام فرد یا واحد انجام دهنده باشد.و در پایان خواندن صورت جلسه توسط رئیس جلسه جلوی بسیاری از سو تفاهم های احتمالی گرفته می شود.بهتر است بخشی از زمان رابه بررسی صورت جلسه جلسه قبل در جلسات منظم هفتگی اختصاص بدهیم.
سلام
نوشتن صورت جلسه بعد از جلسه اشتباه بسیار بزرگی‌ه.
خیلی موارد اختلافی ایجاد میکنه
مورد دیگری که می تونیم به مطالب مفید عنوان شده اضافه نماییم ،ذکر نتایج پیگیری های جلسات قبلی هستش که مخصوصا در جلسات هفتگی می تواند کارامد باشد .
سلام
من خودم تا چندوقت پیش واقعایک اضراب شدیدی داشتم از نوشتن صور جلسه بخاطر همین معمولا جلسات رو ضبط میکردم و به علت اینکه معمولا جلسات طولانی میشد گوش کردن به صداهای ضبط شده مقدور نبود .
برای همین به اصل ساده نویسی که توی همین درسنامه هم مطرح شده رجوع کردم
یک نکته ای که خیلی به دردم خورد استفاده از نقشه های ذهنی در روند جلسه و نگارش صورت جلسه هست. شما به عنوان دبیر جلسه باید کاملا به موضوعات مسلط باشید و من با استفاده از این روش به تسلط خیلی بالایی رسیدم تو کنترل جلسه .
ضبط کردن جلسه بسیار راه گشاست ولی میبایست از افراد جلسه اجازه گرفته شود
چون
۱٫ نوع صحبت کردن و استدلال و حل مسئله افراد در حالی که حرف و نظراتشون داره ضبط میشه با حالتی که ضبط نمیشه خیلی میتونه متفاوت باشه
۲٫ اگر نگید و بعدا متوجه بشن، خیلی داستان ها میتونه درست شه …
به نظرم این نکته را هم می توان اضافه کرد که نباید از رکورد(ضبط) کردن کردن صدای حاضرین برای تنظیم صورت جلسه استفاده کرد. به خاطر دارم همکاری داشتیم که به دلیل نداشتن تجربه کافی و همین مهارت های نوشتن صورت جلسه صدای گفتگوها را رکورد می کرد و بعدا بر حسب آنها صورت جلسه را می نوشت. این کار چند آسیب داشت:
-ایشان در خلال صوت گفتگو ها نکاتی را پیدا می کرد و می نوشت که بسیاری از طرفین موضوع به آن توجه نکرده بودند و شاید حرف هایی را گذرا گفته بودند بدون اینکه آن موضوع ها را به عنوان بندهای صورت جلسه و تعهد متصور شده باشند.
-حاضرین بعد از اینکه متوجه شده بودند صدای آنها رکورد می شود نمی توانستند به راحتی نظرشان را اعلام کنند و همیشه این نگرانی را داشتند که بعدا گفته هایشان که در حال ضبط شدن بود جایی دیگر پخش شود، بنابراین احتیاط و سیاست ورزی در جلسه را جایگزین رویکرد حل مسائل کرده بودند.
-تنظیم کننده صورت جلسه وقت زیادی را برای پیاده کردن صوت ضبط شده می کرد و در نتیجه صورت جلسه چند روز بعد از جلسه و بعضا بعد از موعد های مقرر شده برای انجام امور به دست شرکت کنندگان می رسید.
با توجه به تجربه اندک خودم:
یکی از دلایل ضبط کردن صدا این میتونه باشه طرف خیلی حساسه روی نوشتن، که لازم هستش حساسیت ش رو کم کنه
فراموش نکنیم که اصل اول صورتجلسه نویسی، ساده نویسی هستش (جوری که ۱۰ سال بعد هر کی خوند، متوجه بشه)
یه دلیل دیگه این میتونه باشه که افراد در جلسه پراکنده صحبت میکنن، که باید مجری جلسه یا مدیر جلسه مدیریت کنند
یه دلیل میتونه کم اطلاعی یا بی اطلاعی دبیر جلسه باشه، که میبایست قبل از جلسه در حد امکان اطلاعات خودش رو تکمیل کنه و زیر و بم مسئله رو در بیاره
یه دلیل دیگه میتونه ضعف در تنظیم دستورجلسه باشه، که میبایست اهداف جلسه و بندهای جلسه شفاف و گویا و صریح باشه
یه دلیل دیگه میتونه ترس باشه، که به مرور باید دبیر ترس ش بریزه
یادمون باشه، هیچ وقت در مورد مذهب، ورزش (مخصوصا فوتبال) و سیاسیت در جلسه صحبت نکنیم و بحث نکنیم (مجری و مدیر جلسه باید کنترل کنند)
به منظور امکان زمانبندی جلسات می توانیم در دستور جلسات تنظیمی ضمن درج موضوعات مورد نظر جهت مطرح نمودن به منظور اتخاذ تصمیم و یا پیگیری، زمانهای تخصیص داده شده در خصوص هر مورد نیز درج گردد تا اساساً زمان کلی جلسه و زمان طرح هر موضوع مشخص باشد و ریاست جلسه نیز حاضرین را به تعهد رعایت زمانبندی ملزم نمایند.
البته پیاده سازی این امر نیازمند همکاری و همدلی کلیه حاضرین می باشد تا در کوتاهترین زمان بهترین نتایج حاصل گردد و به عنوان فرهنگ سازمانی ملاک عمل قرار گیرد.
همچنین اگر مواردی در جلسات پیگیری می گردد اشاره شود که “در پیگیری مفاد بند … صورتجلسه نشست مشترک مورخ …… ” که امکان ردیابی امور محوله امکان‌پذیر باشد.
نکات گفته شده جالب بود، خصوصا این نکته که خنثی باید نوشته شود.
متاسفانه در شرکتها به تصمیم‌های جلسه و مطالب نوشته شده در صورتجلسه به اندا‌زه کافی، تعهد وجود ندارد.
به نظر من یکی از دلایل این امر، این است که صورت‌جلسه‌ها به شکل مناسب و قابل دسترس آرشیو نمی‌شوند. دسترسی به این صورتجلسات گاه با عنوان محرمانه، عملا غیرممکن میشود و در بین توده‌ی بی‌شماری کاغذ و فایل، صورتجلسات گم می‌شوند.
بایگانی و مدیریت صورتجلسات و توافقات و همچنین پیگیری آنها از وظایف دبیر جلسه است
و حتما میبایست بصورت دیجیتال نیز ثبت بشه (به همراه کد شناسایی)
در مورد تعهد که فرمودید، به نظرم این وظیفه واحد سیستم ها و روش ها ست که این تعهد و الزام رو تعریف و توجیه بکنه