آیا در شرکت خود خط مشی حضور در شبکه های اجتماعی را تعریف کرده‌اید؟

از همان ابتدا باید بپذیرید که این کار برای همکاران‌تان چندان شیرین نخواهد بود و بعید است کارکنان یک شرکت از شنیدن دیدن چنین سندی خوشحال شوند. خصوصاً این‌که بیشتر ما شبکه‌های اجتماعی را قلمرو شخصی خود می‌دانیم و نمی‌خواهیم اختیارات‌مان در این شبکه‌ها محدود شود.

بنابراین باید حتماً برای همکاران خود توضیح دهید – و البته خودتان هم باور داشته باشید – که شما یک دستورالعل صادر نمی‌کنید؛ بلکه مشغول تنظیم سند خط مشی هستید.

منظور از خط مشی این است که شما صرفاً چارچوب‌هایی کلی مشخص می‌کنید و تشخیص مصداق‌ها را بر عهده‌ی همکاران‌تان می‌گذارید (درس تعریف خط مشی).

مثلاً شما می‌توانید از همکاران‌تان بخواهید که «به برند شرکت توجه داشته باشند.» اما نهایتاً خود آن‌ها هستند که تشخیص می‌دهند هر کاری بر برند شرکت چه تأثیری دارد.

ضمناً باید بپذیرید و به دیگران هم توضیح دهید که سند خط مشی برای جلوگیری از سوء‌تفاهم‌های احتمالی است؛ تا اگر روزی مشکلی پیش آمد، ساده‌تر قابل رفع باشد. نه اینکه دست و پای همه را ببندد.

به عبارت دیگر، سند خط مشی شبکه های اجتماعی باید یک ابزار برای مدیریت تعارض باشد و نه زنجیری بر دست و پای همکاران‌تان.

این قانون کلی را به خاطر داشته باشید که همواره اعتماد ارزان‌تر از کنترل است. اما وقتی می‌توانید اعتماد کنید که قبلاً نشان داده باشید شما هم به منافع همکاران خود توجه دارید. ضمناً به آن‌ها گفته باشید که چه انتظاراتی دارید.

بسیاری از اشتباهات مربوط به شبکه های اجتماعی و اختلافاتی که میان همکاران به وجود می‌آید ناشی از این است که قبلاً انتظارات به شکلی دقیق و شفاف تعریف نشده‌اند.

اهمیت مشارکت جمعی را در تدوین خط مشی شبکه های اجتماعی فراموش نکنید.

این نوع سندها، چیزی نیستند که صرفاً توسط مدیریت یا واحد منابع انسانی تنظیم شوند. شما به دو علت باید از نظر عموم کارکنان یا لااقل نمایندگان همه‌ی دپارتمان‌ها استفاده کنید:

• هیچ واحدی به تنهایی به همه‌‌ی مشکلات و چالش‌ها اشراف ندارد. مثلاً ممکن است واحد فنی بخشی از مشکلات را از طریق پیام‌های شبکه های اجتماعی حل و فصل کند؛ اما واحد منابع انسانی اصلاً از چنین مسئله‌ای مطلع نباشد.
• چنین سند‌هایی که ضمانت رسمی اجرایی ندارند صرفاً با حمایت و هم‌فکری جمعی قابل اعمال هستند.

اگر چه این توصیه‌ی ما به شکل مطلق قابل اجرا نیست، اما تا حد امکان بکوشید بر روی یک یا چند شبکه اجتماعی خاص متمرکز نشوید. این توصیه، خصوصاً در کشور ما که پلتفرم های اجتماعی به سرعت برق می‌آیند و به سرعت باد می‌روند، اهمیت دو‌چندان پیدا می‌کند.

مثلاً اگر دغدغه‌ی شما حفظ اسرار شرکتاست، لازم نیست به طور مشخص از تلگرام یا اینستاگرام یا توییتر نام ببرید. این اصل بسیار کلی است و می‌تواند همه جا مصداق داشته باشد.

مراجعه به نمونه اسناد Social Media Policy شرکت‌های بزرگ دنیا نشان می‌دهد که بسیاری از آن‌ها آن‌قدر کلی بوده‌اند که طی چند سال گذشته، با رفتن ابزارهای قدیمی و آمدن ابزارهای جدید، نیازی به اصلاح آن‌ها نبوده است.

تذکر: واضح است که این سند هم مثل هر سند دیگری باید دائماً بررسی شده و در صورت نیاز به‌روز شود. در واقع، به‌روزرسانی یک سند، ایراد نیست. اما اگر می‌بینید که هر روز و هر هفته و هر ماه، در حال به روز کردن سند هستید، احتمالاً روش‌تان در تنظیم متن مناسب نبوده است.

مطالب، نوشته‌ها و درس‌های مرتبط

 تولید محتوا برای شبکه های اجتماعی

مدیریت رسانه برای کسب و کارها

 شبکه های اجتماعی تخصصی