چگونه گزارش بنویسیم؟ | آشنایی با ساختار گزارش

یکی از نخستین گام‌ها در گزارش نویسی آشنایی با ساختار یک گزارش است.

به این معنا که باید بدانید بخش‌های اصلی یک گزارش چیست و چه قطعاتی در کنار هم چیده می‌شوند تا یک گزارش شکل بگیرد و تولید شود.

واضح است که گزارش‌ها از نظر حجم و پیچیدگی در یک سطح نیستند و طبیعتاً ساختار آن‌ها هم از گزارشی به گزارش دیگر، تا حدی تغییر می‌کند.

مثلاً به سند برنامه ریزی استراتژیک یک سازمان فکر کنید. این سند را می‌توان یک نوع گزارش در نظر گرفت. گزارشی که ممکن است صد صفحه باشد و طبیعی است که در پایان آن، یک بخش منابع و مآخذ چند صفحه‌ای قرار بگیرد.

در حالی که یک گزارش سفر یا گزارش بازدید، ممکن است اصلاً بخش منابع و مآخذ نداشته باشد.

به عنوان یک تفاوت دیگر، شاید در سند برنامه ریزی استراتژیک شرکت، یک صفحه‌ی کامل به جدول اصطلاحات تخصصی و معادل انگلیسی آن‌ها اختصاص پیدا کند. اما در یک گزارش بازدید ساده، کل مسئله می‌تواند با یک پاورقی ساده حل شود.

از آن‌جا که ما هیچ‌وقت نمی‌دانیم وظیفه‌ی نوشتن چه نوع گزارش‌هایی بر دوش‌مان گذاشته خواهد شد، بهتر است اجزای یک گزارش بزرگ و پیچیده (مثلاً همان گزارش صد صفحه‌ای) را بشناسیم و سپس، در گزارش‌های کوچک‌تر و ساده‌تر، برخی اجزا را حذف کرده یا مختصر کنیم.

پس در تمام مدت مطالعه‌ی این درس،‌ به خاطر داشته باشید که ما در حال بررسی ساختار یک گزارش مفصل هستیم و بسیاری از گزارش‌های واقعی شما در محیط کار، کوچک‌تر و مختصرتر از این‌ها خواهد بود.

در ساختار گزارش، سه بخش اصلی وجود دارد

معمولاً کسانی که سخنرانی در جمع و نیز مهارت ارائه و اسلایدسازی را آموزش می‌دهند، یک توصیه‌ی قدیمیِ سه‌بخشی دارند که حتماً تا کنون بارها و بارها آن را شنیده‌اید:

• ابتدا به مخاطب بگویید می‌خواهید به او چه بگویید
• بعد هر حرفی دارید به او بگویید
• در پایان به مخاطب بگویید که به او چه گفتید

این حرف ساده و قدیمی، هنوز خیلی جاها صادق است و کاربرد دارد. یکی از موارد کاربرد آن در گزارش نویسی است.

گزارش‌ها هم کمابیش به این سه بخش تقسیم می‌شوند: ابتدا چند بخش مقدماتی وجود دارد که بیشتر می‌خواهند مخاطب را برای اصل مطلب آماده کنند. بعد اصل مطلب گفته می‌شود و در پایان، آن‌چه گفته شده خلاصه و جمع‌بندی می‌شود.

ما هم با تکیه بر این توصیه، می‌خواهیم ساختار گزارش را به سه بخش اصلی تقسیم کنیم:

• همه‌ی آن‌چه در قالب مقدمه می‌گنجد
• اصل پیام و محتوای گزارش
• همه‌ی آن‌چه در بخش پایانی گنجانده می‌شود

مجدداً توجه داشته باشید که قرار نیست تمام اجزای گزارش، دقیقاً به همین شکل و به همین ترتیب که ما در اینجا می‌گوییم تنظیم شوند. ممکن است شما به صلاح‌دید خود، ترتیب متفاوتی را انتخاب کرده و بعضی از بخش‌ها را به کلی حذف کنید.

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مهارت گزارش نویسی به شما پیشنهاد می‌کند: