دستور جلسه | تعریف دستور جلسه و روش نوشتن دستور جلسه

می‌دانید که هر جلسه دو سند (document) اصلی دارد: دستور جلسه و صورتجلسه.

دستور جلسه قبل از جلسه تنظیم می‌شود و اهداف جلسه و شیوهٔ برگزاری جلسه را مشخص می‌کند. صورتجلسه بعد از جلسه تنظیم می‌شود و مشخص می‌کند که در جلسه چه اتفاق‌هایی افتاده، چه توافق‌هایی انجام شده و چه تصمیم‌هایی اتخاذ شده است.

بسیاری از کسانی که در جلسات شرکت می‌کنند یا مدیریت جلسات را بر عهده دارند، صورتجلسه را بیشتر از دستور جلسه جدی می‌گیرند.

احتمالاً به این علت که فکر می‌کنند نهایتاً آن‌چه در صورتجلسه تنظیم شده مبنای تصمیم‌ها و اقدام‌های بعد خواهد بود. و نیز به این علت که اشتباه در صورتجلسه می‌تواند دردسرساز باشد؛ چون بالاخره همه آن را امضا می‌کنند. به همین علت است که گفته‌اند (+): کاربرد اصلی صورت جلسه، حفاظت از نویسندهٔ صورت جلسه است!

اما دستور جلسه هم سند بسیار مهم و تأثیرگذاری است و نباید آن را در حد یک سند تشریفاتی کم‌اهمیت در نظر گرفت. بسیاری از مشکلاتی که در جلسات پیش می‌آید، یا تنش‌ها و اصطکاک‌هایی که بعد از جلسات شکل می‌گیرد، ناشی از ضعف در دستور جلسه است. هم‌چنین علت بی‌نتیجه بودن برخی جلسات را باید در تنظیم نادرست دستور جلسه‌ جستجو کرد.

به همین علت در این درس به تعریف دستور جلسه، انواع دستور جلسه، نحوه تنظیم دستور جلسه و نکاتی برای تنظیم یک صورت جلسه مفید و اثربخش می‌پردازیم.

دستور جلسه چیست؟

«دستور جلسه» (به انگلیسی: meeting agenda) سندی است که مشخص می‌کند هدف از جلسه چیست، قرار است چه کسانی در یک جلسه حضور داشته باشند و به چه ترتیبی دربارهٔ چه موضوعاتی صحبت کنند.

اهمیت دستور جلسه | می‌تواند علت شکست جلسه باشد

جلسه‌ها به علت‌های متنوعی شکست می‌خورند. گاهی شرکت‌کنندگان در مهارت مذاکره ضعیف هستند. گاهی از مدیریت تعارض ناتوانند. ضعف در مهارت ارتباطی و هوش هیجانی هم می‌تواند علت برای شکست جلسه باشد.

اما پیش از این‌که همهٔ مهارتها را فهرست کنید و دنبال علت شکست جلسه بگردید، این نکته را به خاطر بسپارید که  سرنوشت بسیاری از جلسات، با دستور جلسه ضعیف رقم می‌خورد. یعنی همین که دستور جلسه را ببینید، می‌توانید حدس بزنید که این جلسه احتمالاً قرار نیست اثربخش باشد. 

بنابراین به جای این‌که نوشتن دستور جلسه را یک کار صوری یا بوروکراتیک بی‌اهمیت تلقی کنید، جمله به جملهٔ آن را – چنان‌که در ادامه خواهیم گفت – جدی بگیرید و با تنظیم یک دستور جلسه حرفه ای بکوشید احتمال موفقیت و میزان اثربخشی جلسه را افزایش دهید.

فرمت کلی دستور جلسه

پیشنهاد جدی متمم این است که حتماً دستور جلسه را در قالب یک فایل تمیز و مرتب بنوسید و به شکل دیجیتال (مثلاً فایل PDF) یا کاغذی در اختیار شرکت‌کنندگان قرار دهید.

از آن‌جا که بسیاری از ارتباط‌های داخل شرکت‌ها این روزها در گروه‌های واتس‌اپ یا تلگرام و یا نرم‌افزارهای تخصصی ارتباط درون‌سازمانی برقرار می‌شود، گاهی به اشتباه با خود می‌گوییم: «حالا که همه در گروه بوده‌اند و دیده‌اند که قرار جلسه را گذاشته‌ایم. پس دیگر لازم نیست دستور جلسه تنظیم کنیم.»

همین اولین اشتباه در دستور جلسه است. روز برگزاری جلسه عذر و بهانه‌های مختلف را خواهید شنید:

• ساعت؟ مگر ساعت عوض شد؟ من همان پیام بالا را دیدم!
• مگر قرار بود گزارش فروش بیاورم؟ کسی چیزی نگفت.
• آن روز پیام‌ها با تأخیر می‌رسید، این بخش را اصلاً‌ ندیدم.
• نفهمیدم آن حرف را در پاسخ به من گفتی. فکر کردم منظورت فلانی بود.

یکی از کاربردهای دستور جلسه دقیقاً پیشگیری از این نوع بهانه‌ها و ابهام‌هاست. حتی اگر داخل گروه‌های آنلاین با هم حرف می‌زنید، نهایتاً یک نفر باید دستور جلسه را تنظیم کند و در اختیار همه قرار دهد. مطمئن شوید که مبنای همه، فایل دستور جلسه است و نه گفتگوهای پراکنده داخل گروه.

زمان توزیع دستور جلسه

به خاطر داشته باشید که دستور جلسه «بخشنامه» نیست که آن را ابلاغ کنید و انتظار داشته باشید همه آن را اجرا کنند. در اغلب موارد، خود جزئیات دستور جلسه نیاز به گفتگو و مذاکره دارند.

ممکن است موضوعی را در دستور جلسه بیاورید و کسی پیشنهاد کند که فعلاً آن موضوع بررسی نشود. یا موضوعی را نادیده گرفته باشید و کسی آن را یادآوری کند. هم‌چنین ممکن است فراموش کرده باشید فرد یا دپارتمانی را برای جلسه دعوت کنید و پس از تنظیم دستور جلسه، کسی یادآوری کند که آن فرد یا دپارتمان را هم دعوت کنید.

حتی ترتیب موضوعات هم ممکن است تغییر کند. علاوه بر این‌ها ممکن است تکالیفی برای شرکت‌کنندگان در نظر گرفته باشید که برای انجام آن به زمان نیاز داشته باشند.

بنابراین  دستور جلسه باید با فاصلهٔ‌ زمانی مناسب نسبت به زمان برگزاری جلسه در اختیار اعضا قرار گیرد.  اما معیار «مناسب بودن» این فاصلهٔ زمانی چیست؟ در این زمینه تشخیص با خودتان است. اما در حد ایدهٔ اولیه به این پیشنهادها توجه کنید:

• برای جلسات رده‌های بالاتر سازمان (مثل هیئت مدیره یا مدیران ارشد) بهتر است دستور جلسه را از یک یا دو هفته قبل در اختیار شرکت‌کنندگان قرار دهید. چون این نوع جلسات معمولاً به آمادگی بیشتری نیاز دارد و ممکن است لازم باشد شرکت‌کنندگان با کارشناسان و اعضای تیم خود چند پیش‌جلسه داشته باشند و برای جلسه نهایی آماده شوند.
• برای جلسات کارشناسی که معمولاً به صورت هفتگی برگزار می‌شوند، دستور جلسه را حداقل دو یا سه روز زودتر تنظیم و ارسال کنید.
• اگر جلسات ثابت هفتگی دارید، بهتر است دستور جلسه هفتهٔ بعد را در پایان جلسه هر هفته تنظیم کرده و همان زمان (یا همان روز) در اختیار همهٔ اعضا قرار دهید.

بخش های اصلی یک نمونه صورت جلسه حرفه ای

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت جلسه به شما پیشنهاد می‌کند: