تماس تلفنی | نکاتی برای موفقیت در گفتگوی تلفنی و صحبت با مشتری

احساس و حال خوب شما بر نتیجه‌ی تماس تأثیر دارد.

این‌که حس ما بر کیفیت تماس و نتیجه‌ی آن تأثیر دارد، واضح است. اما مسئله این‌جاست که در محیط کار، اولویت‌ها و چالش‌های دیگری به وجود می‌آیند که باعث می‌شوند ما این مسئله‌ی مهم را فراموش کنیم.

به عنوان مثال:

• ممکن است قبل از ساعت ناهار یا قبل از یک جلسه‌ی کاری، بخواهید یک تماس دیگر هم برقرار کنید.
• وقتی یکی از همکاران یا سرپرست‌تان، شما را دلگیر کرده، برای فراموش کردن حس بد خود، به سراغ تماس‌های تلفنی بروید تا با آن‌ها سرگرم شوید.
• گاهی بین چند تماس تلفنی، ابتدا دشوارترین و تلخ‌ترین و حساس‌ترین تماس را برقرار می‌کنیم تا به اصطلاح، قورباغه را در همان ابتدا خورده باشیم. اما همین کار باعث می‌شود انرژی ما کاهش یافته، یا احساس منفی ما از تماس قبلی، به تماس بعدی سرریز کند.

نمی‌توانیم به طور قطع بگوییم که تماس سخت را باید اول قرار داد یا این‌که مثلاً همیشه باید آخر باشد (چون خود آن تماس هم، به انرژی و حوصله و تمرکز بالایی نیاز دارد).

اما می‌توانیم بگوییم که ترتیب چیدن چند تماس تلفنی، ممکن است روی سرنوشت آن‌ها تأثیر داشته باشد.

پس این کار را با ملاحظه و دقت انجام دهیم و از تجربیات خود، برای زمان‌بندی تلفن‌های بعدی بهره بگیریم.

دسته‌بندی تماس‌ها، می‌تواند یک تکنیک مفید باشد

اگر تعداد تماس‌ گرفتن روزانه‌ی شما با دیگران زیاد است، شاید بهتر باشد تماس‌ها را تا حد امکان، بر اساس نوع‌ و محتوایشان تقسیم‌بندی کنید.

مثلاً اگر مدیر یک پروژه هستید و امروز مجبورید تعداد زیادی تلفن برای پیگیری کارهای مختلف داشته باشید، ممکن است دسته‌بندی زیر مفید باشد:

• ۳ تماس تلفنی با همکارانی که در انجام وظیفه‌شان تأخیر داشته‌اند.
• ۴ تماس تلفنی برای تأمین مالی پروژه با چهار نفر از مدیران ارشد مجموعه
• ۲ تماس تلفنی با دو نفر از دوستان قدیمی، برای کسب اطلاع از وضعیت بازار

با این کار، ذهن شما برای یک نوع گفتگو و مذاکره خاص آماده می‌شود و با صرف انرژی کمتر، احتمالاً می‌توانید خروجی بهتری داشته باشید.

یادداشت برداری، ویژگی حرفه‌ای‌هاست

اگر کاغذ کنار دست خود ندارید یا فایل کامپیوتری برای تایپ کردن جلوی شما باز نیست، تماس گرفتن می‌تواند اشتباه باشد.

شاید با دوستان خود در خودرو صحبت کنید و بگویید این اطلاعات یا آن داده‌ها را بعداً برایم ارسال کن. الان در حال رانندگی هستم.

اما این جمله‌ای نیست که در فضای کار، به مشتری یا شریک‌های تجاری بگوییم.

هر بار که طرف مقابل، مجبور می‌شود نکته‌ای را برای بار دوم اعلام کند (مثلاً نام خود، یا نام شرکت خود یا کد محصولی که خریده)، شما یک امتیاز منفی بزرگ دریافت می‌کنید و یک گام از حرفه‌ای بودن دور می‌شوید.

و برعکس، هر بار که فرصتی پیش بیاید و شما نکته‌ای را که در بخش‌های قبلی مکالمه به شما گفته، از روی یادداشت‌های خود یادآوری کنید، می‌توانید آن را یک امتیاز مثبت برای خودتان تلقی کنید.