دبیر جلسه کیست و چه وظایفی دارد؟ | تفاوت دبیر جلسه و منشی جلسه

معمولاً با شنیدن اصطلاح «دبیر جلسه» جلسات بزرگ و جدی در سازمان‌های بروکراتیک برایمان تداعی می‌شود. احتمالاً خواندن و شنیدن اصطلاحاتی مانند «دبیر کمیسیون» و «دبیر شورا» و «دبیرکل سازمان ملل» هم در این تصویر بی‌تأثیر نیست.

اما همهٔ جلسات به دبیر نیاز دارند، حتی اگر تعداد شرکت‌کنندگان از سه یا چهار نفر فراتر نرود. در واقع حتی وقتی رسماً چنین عنوانی را برای کسی به کار نمی‌بریم، معمولاً یکی از اعضای جلسه – بر اساس توافقی ناگفته و نانوشته – وظایف دبیر را بر عهده می‌گیرد.

در این درس از سلسله درس‌های مدیریت جلسه در متمم دربارهٔ نقش دبیر جلسه صحبت می‌کنیم و پیشنهادمان این است که سعی کنید حتی در ساده‌ترین و مختصرترین جلسات هم به شکل صریح و شفاف – و نه ضمنی و تصادفی – فردی را به عنوان دبیر جلسات‌تان تعیین کنید.

وظیفه اصلی دبیر جلسه چیست؟

دبیر جلسه یک نقش اجرایی است. کسی که دبیر جلسه می‌شود نقش «پشتیبانی فرایند جلسه» را بر عهده می‌گیرد. یعنی باید همهٔ تلاش‌های دبیر جلسه بر این متمرکز باشد که «جلسه، همان‌طور که از یک جلسه انتظار می‌رود، برگزار شود.»

دبیر جلسه بسته به موقعیت، تجربه، جایگاه سازمانی و نظر سایر شرکت‌کنندگان در جلسه ممکن است نقشی بسیار جزئی (در حد دعوت شرکت‌کنندگان، هماهنگی برای انتخاب سالن، تهیهٔ‌ ملزومات جلسه و مانند این‌ها) یا نقشی موثرتر (از جنس تسهیلگر) ایفا کند.

دبیر در سطح منشی جلسه

دبیر در ساده‌ترین شکل خود صرفاً‌ منشی جلسه است. یعنی کسی که در طول جلسه گفتگوها، نظرات، تصمیم‌ها و توافق‌ها را ثبت می‌کند و در نهایت صورتجلسه را تنظیم کرده و در اختیار شرکت‌کنندگان قرار می‌دهد.

این شکل استفادهٔ حداقلی از دبیر چندان حرفه‌ای نیست. با این حال هنوز هم در بسیاری از جلسات، به‌ویژه جلسات کوچک‌تر و غیررسمی‌تر با چنین نقشی روبه‌رو می‌شویم:

کسی که مسئولیت ثبت روند جلسه را به این شکل بر عهده می‌گیرد، عملاً دبیر جلسه شده است. اما چون نقش بسیار کوچکی دارد،‌ بهتر است او را منشی جلسه بنامیم.

دبیر حرفه‌ای: هماهنگ کننده جلسه

اگر دبیر بخواهد نقش دبیری را به شکل حرفه‌ای ایفا کند، لازم است که به ثبت جلسه محدود نشود و مسئولیت پشتیبانی از تمام مراحل فرایند جلسه را بر عهده بگیرد. در این حالت وظایف زیر بر عهده دبیر جلسه خواهد بود:

دبیر در نقش تسهیلگر

بالاترین سطح فعالیت دبیر تسهیلگری است. یعنی این که دبیر نه فقط فرایندهای اجرایی و عملیاتی، بلکه در شکل‌ دادن به گفتگوهای اثربخش و مراقبت از جریان جلسه هم مشارکت می‌کند.

توجه کنید که گاهی اعضای تیم تصمیم می‌گیرند تسهیلگر فردی خارج از جمع‌شان باشد. هم‌چنین گاهی حجم گفتگوها و اطلاعات مبادله شده در جلسه آن‌قدر زیاد است که لازم است دبیر در طول مدت اجرای جلسه از نقش منشی فراتر نرود و فرد دیگری تسهیلگری را بر عهده بگیرد.

با این حال در بسیاری از جلسات حرفه‌ای می‌بینیم که فردی که به عنوان دبیر در جلسه حضور دارد عملاً نقش تسهیلگر را ایفا می‌کند. حتی اگر چنین عنوان و توصیفی برای او به کار نرود.

دبیر جلسه یک نقش کلیدی است

دبیر جلسه، اگر خودش بتواند و اعضای جلسه هم بخواهند، از جمله نقش‌های کلیدی در جلسه محسوب می‌شود. در حدی که معمولاً در صورتجلسه نام دبیر را می‌نویسند. هم‌چنین در سازمان‌هایی که جلسات بزرگ برگزار می‌شود و رئیس و نایب رئیس و هیئت رئیسه در جلسات وجود دارد، اغلب دبیر جلسه عضوی از هیئت رئیسه محسوب می‌شود (البته چنین تصمیمی تابع آیین نامه جلسات است).

به دلیل جایگاه مهم دبیر در جلسات، معمولاً پیشنهاد می‌شود که دبیر جلسه فردی بی‌طرف بوده و خود به عنوان یکی از اعضای فعال جلسه مشارکت نداشته باشد.

البته این توصیه در شرایط ایده‌آل است. وگرنه وقتی جلسات سه یا چهارنفری را در یک تیم استارت‌آپی کوچک برگزار می‌کنید، عملاً ناگزیر خواهید بود یکی از اعضای اصلی جمع‌تان را به عنوان دبیر انتخاب کنید. اما حتی در این حالت هم، مشخص کردن صریح و شفاف یک نفر از جمع‌تان به عنوان دبیر، نظم و اثربخشی جلسات‌تان را افزایش خواهد داد.

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت جلسه به شما پیشنهاد می‌کند: