جلسه | تعریف جلسه و انواع جلسه

«چند نفر در یک اتاق نشسته‌اند. جلویشان خودکار و چند برگ کاغذ است. همهمهٔ آرامی اتاق را فرا گرفته. هر کس با کناردستی خود صحبت می‌کند.

یکی از حاضران در اتاق که احتمالاً مقام بالاتری دارد، حرف زدن را شروع می‌کند. همه ساکت می‌شوند. هر کس چند جمله‌ای صحبت می‌کند. بسیاری از حاضران در صحبت‌های خود به این نکته اشاره می‌کنند که کارهای مهمی داشته‌اند. اما به علت اهمیت این جلسه، کارهای دیگر را لغو یا جابه‌جا کرده‌اند و به این‌جا آمده‌اند. گفتگوها ادامه پیدا می‌کند و هر کس یک یا چند بار حرف می‌زند.

جلسه به پایان می‌رسد و حاضران به‌تدریج در گروه‌های کوچک‌تر اتاق را ترک می‌کنند. وقتی گوش خود را تیز می‌کنید می‌شنوید که به هم می‌گویند: این جلسه به معنای واقعی کلمه، اتلاف وقت بود.»

آن‌چه خواندید، با اندکی تغییر، روایتی است که هلن شوارتزمن کتاب «جلسه» خود را با آن آغاز می‌کند (+). این انسان‌شناس برجسته که کوشیده نظریه‌ای برای درک و تحلیل بهتر جلسه‌ها ارائه کند، نمی‌گوید که همهٔ جلسه‌ها چنین‌اند. اما معتقد است که این تصویر برای بسیاری از ما آشنا است و احتمالاً آن را تجربه کرده‌ایم.

همهٔ جلسات تا این حد رسمی نیستند. همهٔ جلسات حتی این‌قدر شلوغ هم نیستند. جلسه ممکن است صرفاً با حضور دو نفر شکل بگیرد. ممکن است در اتاق نباشد و هم‌زمان با یک پیاده‌روی برگزار شود. ممکن است سازمانی نباشد و در یک مجتمع مسکونی برای برنامه‌ریزی ساختمان با حضور همسایگان برگزار شود.

اما با همهٔ این تنوع‌ها آن‌چه بسیاری از جلسات را به هم شبیه می‌کند، اثربخشی کم و ناکارآمدی آن‌هاست.

این نوع انتقادها تازه نیست. نزدیک به نیم قرن پیش وقتی ویلیام کارنز در سال ۱۹۸۰ کتاب جلسات اثربخش برای افراد پرکار را منتشر کرد، در آن به شوخی گفت: شتر اسبی است که در یک جلسهٔ گروهی سر هم شده است (+).

جلسه چیست؟

حتی بدون تعریف جلسه هم همهٔ ما می‌دانیم که وقتی از جلسه حرف می‌زنیم منظورمان چیست. اما برای این‌که مطمئن باشیم ما در متمم زبان مشترکی داریم، جلسه را با الهام از تعریف‌هایی که در هندبوک Meeting Science کمبریج نقل شده چنین تعریف می‌‌کنیم:

درباره معنی کلمه جلسه

ذکر این نکته هم خالی از لطف نیست که تبار و ریشهٔ اصطلاح جلسه که ما در فارسی به کار می‌بریم با اصطلاح meeting که در انگلیسی به کار می‌رود تفاوت جالبی دارد.

در زبان انگلیسی meeting با meet (دیدار) هم‌خانواده است و طبیعتاً معنای اولیه‌اش این بوده که انسان‌ها در meeting یکدیگر را می‌بینند و ملاقات می‌کنند. اما ما در فارسی کلمهٔ جلسه (هم‌خانواده با جلوس و مجلس) را به‌کار می‌بریم و ظاهراً نخستین کارکرد اصلی جلسه برایمان «نشستن» بوده است.

واضح است کلمهٔ نشست هم فارسی‌شدهٔ جلسه است. اگرچه معمولاً آن را معادل دقیق جلسه نمی‌دانیم و برای جلسات مهم‌تر به کار می‌بریم (مثلاً نشست سران کشورهای صنعتی). در بنگاه‌های املاک هم – شاید به علت بالا بودن رقم معامله و اهمیت آن – اصطلاح نشست (به جای جلسه) رایج شده است.

هدف جلسه

اگر بخواهیم هدف جلسه را تعریف کنیم،‌ در یک حلقه گرفتار می‌شویم. چون کمی بالاتر گفتیم جلسه یعنی این‌که افراد برای یک هدف مشخص دور هم جمع شوند و با هم حرف بزنند. طبیعتاً هدف جلسه هم رسیدن به همان هدف مشخص است.

با این حال، کوین هافمن در کتاب طراحی جلسه (Meeting Design) هدف جلسه را به شکلی متفاوت و بسیار زیبا بیان می‌کند که حیف است آن را با هم نخوانیم:

ادعای ما این نیست که دوره مدیریت جلسه می‌تواند همهٔ مشکلات جلسات را حل کند، اما معتقدیم که اگر با اصول برگزاری جلسه، ارکان جلسه و شیوه اداره کردن جلسات آشنا باشیم، اتلاف منابع‌مان کمتر و اثربخشی تلاش‌ها و رضایت‌مان بیشتر خواهد شد.

تعریف جلسه در متمم

در آن‌چه به عنوان هدف جلسه گفتیم نکته‌ای پنهان است که ممکن است در نگاه اول به چشم نیاید. از آن‌جا که این نکته برای ما بسیار مهم است و درس‌های دیگر را بر مبنای آن تدوین کرده‌ایم، لازم است کمی دربارهٔ اهمیت آن حرف بزنیم.

گفتیم که ما برای شفاف‌شدن و حل مسئله‌ها، تعیین اولویت‌ها و تصمیم گیری بهتر جلسه برگزار می‌کنیم.

همان‌طور که می‌بینید بر اساس این فرض چیزی به نام «جلسه توجیهی»، «جلسه تبیینی» یا «جلسه سخنرانی» معنا ندارد. نه این‌که چنین جلسه‌هایی در دنیای واقعی وجود نداشته باشند، اما معنای آن‌ها با جلسه‌ای که ما از آن حرف می‌زنیم و دانش مدیریت جلسه را به  خاطر آن آموزش می‌دهیم ربطی ندارد.

در «جلسه توجیهی» یک نفر همه‌چیز را می‌داند و قرار است بقیه را توجیه کند. بقیه هم یا توجیه می‌شوند یا توبیخ. یک نوع سخنرانی یک‌طرفه که فقط به علت نشستن (جلوس) شرکت‌کنندگان، به جای سخنرانی آن را جلسه می‌نامند.

جلسهٔ تبیینی هم چنین چیزی است. هر جا واژهٔ تبیین را شنیدید، منظور این است که یک نفر – فکر می‌‌کند – چیزهایی را خوب فهمیده و می‌داند و حالا باید آن‌ها را برای کسانی که نفهمیده‌اند و نمی‌دانند توضیح دهد.

ما در مباحث مدیریت کسب و کار و توسعه فردی زمانی یک جلسه را جدی می‌گیریم و به تسهیلگری آن جلسه فکر می‌کنیم که جلسه محل تبادل اطلاعات باشد و کسی قبل از برگزاری جلسه خروجی جلسه را نداند. چنان‌که جلسهٔ تودیع و معارفه با وجودی که جلسه نامیده می‌شود، به تسهیلگر احتیاج ندارد. همه از قبل می‌دانند که قرار است یک نفر را با تشکر بیرون بفرستند و دیگری را با لبخند بر جای او بنشانند.

انواع جلسه

جلسات را به شیوه‌های مختلف و بر اساس معیارهای متفاوت دسته‌بندی کرده‌اند. موارد زیر تنها چند نمونه از طبقه‌بندی‌های جلسات است که در کتابها و مقالات می‌بینیم:

  بر اساس هدف جلسه: جلسه تبادل اطلاعات، جلسه تصمیم گیری، جلسه تدوین استراتژی، جلسه مذاکره، جلسه حل مسئله، جلسه برنامه ریزی تولید، جلسات بازخورد و …

  بر اساس سطح افراد شرکت کننده: جلسه کارشناسی، جلسه مدیران میانی، جلسه مدیران ارشد و …

  بر اساس نسبت شرکت‌کنندگان با سازمان:‌ جلسه داخلی و جلسه بیرون سازمان

  بر اساس تعداد شرکت‌کنندگان:‌ جلسات کوچک در برابر جلسات بزرگ

  بر اساس دوره برگزاری:‌ جلسات موردی و جلسات منظم (مثلاً جلسات هفتگی یا جلسات فصلی)

  بر اساس بستر ارتباطی:‌ جلسات فیزیکی، جلسات آنلاین، جلسات صوتی، جلسات تصویری و …

بسیاری از حرف‌هایی که در مورد جلسات می‌گوییم، کم‌و‌بیش در مورد همه جلسات صادق‌اند. اما بعضی بحث‌ها به نوع خاصی از جلسات مربوط می‌شوند. مثلاً در جلسات بزرگ، چالش‌هایی مثل اعتمادسازی، شکست یخ جلسه و غالب شدن تفکر عده‌ای محدود بر کل جمع وجود دارد. در حالی که در جلسات کوچک‌تر، چنین چالش‌هایی کمتر است و چالش‌های متفاوتی شکل می‌گیرد.

یا این‌که در جلسات کارشناسی، حوصلهٔ‌ بیشتری برای بحث دربارهٔ‌ جزئیات وجود دارد. اما در جلسات مدیران، زمان و حوصله کمتر است و باید روش‌ها و تکنیک‌های متفاوتی برای پیشبرد اثربخش جلسه استفاده شود.

یا به عنوان مثالی دیگر، جلسات منظم (مثلاً هفتگی) گاهی با چالش وجودی مواجه می‌شوند. یعنی بعد از مدتی افراد به این سوال می‌رسند که اصلاً ما چرا دور هم جمع می‌شویم و چرا این جلسات را ادامه می‌دهیم؟ در حالی که در جلسات موردی چنین اتفاقی کمتر می‌افتد.

در درس‌های آتی هر جا لازم باشد تأکید می‌کنیم که کدام نوع جلسه مد نظرمان است.

ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت جلسه به شما پیشنهاد می‌کند:

سری مطالب حوزه مدیریت جلسه