مدیریت ارتباطات پروژه چیست؟ شما در کدام بخش آن توانمندتر هستید؟
- بتوانند مدیریت ارتباطات پروژه (Project Communications Management) را تعریف کنند.
- بتوانند مفهوم استانداردسازی ارتباطات و علت نیاز به آن در پروژهها را شرح دهند.
- بتوانند قیف ارتباطی را توضیح داده و مثالهای آن را در اطرافشان تشخیص دهند و بیابند.
- بتوانند تفاوت مدیریت ارتباطات داخلی و مدیریت ارتباطات بیرونی را شرح دهند و برای هر کدام مثال بزنند.

ارتباطات را یکی از عوامل مهم و تأثیرگذار بر موفقیت و شکست پروژهها میدانند.
البته ارتباطات همیشه مهم است؛ اما مدیریت ارتباطات در پروژهها بسیار حیاتیتر از فعالیتهای روتین و فرایندهای تکراری است.
سازمانی را در نظر بگیرید که کار آن چندان ماهیت پروژهای ندارد. مثلاً یک کارخانهی تولید قوطی کبریت که چند سال است یک محصول را تولید میکند و حتی طرح روی قوطی را هم تغییر نداده است.
در چنین مجموعههایی هر چقدر هم ضعف و خطای ارتباطی وجود داشته باشد، به تدریج کاهش مییابد و کمرنگ میشود.
هر بار یک مشکل یا بحران یا تعارض به وجود میآید به هر حال با گفتگو و مذاکره یا حتی تنش و درگیری، یا فرایندها کمی اصلاح میشوند یا برخی افراد تغییر میکنند و در بلندمدت، مجموعه راهکاری برای مدیریت مسائل ارتباطی خود پیدا میکند.
اما در فعالیتهای پروژهمحور، به خاطرِ ماهیتِ غیرتکراریِ فعالیتها، فرصت چندانی برای آزمایش و خطا وجود ندارد و برخی خطاهای ارتباطی به سادگی میتوانند کلِ پروژه را با شکست مواجه کنند.
تعریف مدیریت ارتباطات پروژه
با توجه به همهی توضیحاتی که ارائه شد، مهم است به خاطر داشته باشیم که مدیریت ارتباطات پروژه چیزی فراتر از مهارتهای ارتباطی است که معمولاً در روانشناسی و علوم ارتباطی میشنویم.
تعریفی که معمولاً برای مدیریت ارتباطات پروژه ارائه میشود به صورت زیر است:
مدیریت ارتباطات پروژه دانش و مهارتی است که با استفاده از فرایندهای مختلف میکوشد تولید، انباشت و گردآوری، نگهداری، بازیابی، توزیع و نیز سرنوشت نهایی اطلاعات پس از پایان پروژه را به بهترین شکل ممکن اداره کند.
اگر چه مدیریت ارتباطات پروژه را وظیفهی مدیر پروژه میدانند، اما باید به خاطر داشته باشیم که همهی اعضای پروژه به سهم خود برای شکلگیری الگوی ارتباطی مناسب، مسئول هستند.
مدیریت ارتباطات داخلی و ارتباطات بیرونی پروژه، هر یک تخصصی بسیار ارزشمند هستند که اصول و جزئیات و تکنیکها و چارچوبها و ابزارهای خاص خود را دارند.
در این درس، فعلاً فقط قرار بود مفهوم مدیریت ارتباطات پروژه و نیز تفاوت ارتباطات داخلی و ارتباطات بیرونی را بررسی کنیم تا در آینده، مدیریت ارتباطات پروژه را با مفاهیمی مانند مهارت ارتباطی مدیر پروژه اشتباه نگیریم.
دوست عزیز.
بحث مدیریت ارتباطات پروژه برای کاربران ویژه متمم در نظر گرفته شده است.
با عضویت به عنوان کاربر ویژهی متمم، علاوه بر دسترسی به این مطلب، به سایر بحثهایی هم که تحت عنوان مدیریت پروژه مطرح میشوند دسترسی پیدا میکنید.
همچنین با فعال کردن اشتراک ویژه به درسهای بسیار بیشتری دسترسی پیدا میکنید که میتوانید فهرست آنها را در اینجا ببینید:
فهرست درسهای مختص کاربران ویژه متمم
البته از میان درسها و مطالب مطرح شده، ما فکر میکنیم شاید بهتر باشد ابتدا مطالعهی مباحث زیر را در اولویت قرار دهید:
تمرین
چه تجربهای از شکست کامل یا نسبی یک پروژه به خاطر ضعف در مدیریت ارتباطات پروژه دارید؟
مهم نیست این پروژه کوچک باشد یا بزرگ؛ اما مهم است که پس از ذکر تجربهی خود توضیح دهید که این ضعف را از جنس ارتباطات داخلی میبینید یا بیرونی.
ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت پروژه های کوچک به شما پیشنهاد میکند:
- آموزش مدیریت پروژه های کوچک (معرفی کارگاه آموزشی)
- تعریف پروژه چیست و تفاوت پروژه و عملیات از کجا آغاز میشود؟
- چند نمونه پروژه در زندگی شخصی و محیط کسب و کار
- چرا اهمیت مدیریت پروژه و نیاز به مهارت مدیریت پروژه بیشتر از گذشته است؟
- ویژگی های یک پروژه موفق چیست؟
- ویژگی های یک مدیر پروژه موفق برای مدیریت پروژه های کوچک چیست
- اشتباهات و مشکلات رایج در مدیریت پروژه های کوچک چیست؟
- مقدمهای بر برنامه ریزی و کنترل پروژه
- تعریف کنترل پروژه | سهگانهی برنامه ریزی، اجرا و کنترل
- اولویتبندی فاکتورهای تصمیم گیری در مدیریت و کنترل پروژه
- نوشتن POS یا بیانیه کلیات پروژه
- اسم رمز پروژه شما چیست؟ (یک تفریحِ جدی در مدیریت پروژهها)
- اقلام قابل تحویل در یک پروژه (Deliverables)
- آشنایی با مفهوم برنامه (Program) و تعریف ساختار شکست کار (WBS)
- چک لیست کنترل ساختار شکست کار (WBS) در پروژهها
- نمونه WBS برای یک پروژه تولید محتوا (فایل PDF )
- طرح ریزی و بودجه بندی منابع برای پروژه های کوچک
- برآورد | انواع روشهای برآورد هزینه، زمان و سایر شاخصهای کلیدی پروژه
- گانت چارت چیست و مراحل ترسیم گانت چارت
- چک لیست چیست؟ | اهمیت تهیه چک لیست | انواع چک لیست
- کار تیمی در مدیریت پروژه های کوچک
- چه کسانی را به کار میگیرید: افراد مناسب یا افراد واجد شرایط؟
- مدیریت ارتباطات پروژه چیست؟ شما در کدام بخش آن توانمندتر هستید؟
- مدیریت پروژه های کوچک با کدام نرم افزارها؟
- نکاتی در تنظیم یک قرارداد پروژهای (برای فریلنسرها)
- چرخه عمر پروژه چیست و برای پروژه های کوچک چه کاربردی دارد؟
- تعریف ساختار ماتریسی چیست و این ساختار چه ویژگیهایی دارد؟
- مزایای استفاده از ساختار ماتریسی چیست؟ چرا باید گاهی به سراغ این ساختار برویم؟
- منابع آنلاین مدیریت پروژه – مقاله و کتاب (انگلیسی-رایگان)
نویسندهی دیدگاه : زینب دست آویز
یکی از اساتید من یک موسسه حقوقی دارن. این موسسه خیلی فعال نیست و پروندههای زیادی بهش ارجاع نمیشه. هر چند همان تعداد محدود پروندهای که وجود داره هم پروندههای بزرگ و کلانی هستند. استادم یه فراخوان دادن و از همه شاگردانشون دعوت کردن تا برای بحث در مورد ارتقای سطح موسسه و جذب پرونده و پویایی موسسه و این چیزا جلسهای برگزار کنیم. اولش خب خیلی خوب و جذاب شروع کردند و هرکدوم از ما که تو جلسه بودیم هم نظرات خوبی حداقل در تئوری دادیم، برای هر کدوممون برنامه ریزی صورت گرفت، به چند گروه تقسیم شدیم و برای هر گروه سرگروه تعیین شد و... .
اما پروژه اصلاٌ درست مدیریت نشد که البته از ارتباطات ضعیف داخلی ناشی میشد.
استادم به عنوان مدیر پروژه اول از همه تاکید موکد کردند که برای اهداف آموزشی دور هم جمع شدیم نه کسب و کار. این برای ما که تازه پروانه وکالت گرفته بودیم و تازه وارد دنیای کار شده بودیم اصلاً خوشایند نبود. با این حال به خاطر استفاده از تجربههای دوستان، بیشترمون تصمیم گرفتیم وقت بذاریم برای موسسه و پول درنیاریم. اما بعد از یک مدت دیدیم که هدف اصلی موسسه که آموزش و آموختن بود هم به درستی پیگیری نمیشه. استادم خیلی خارج از کشور میرفتن و مسئولیت موسسه رو به دوستانی میسپردن که مسئولیتپذیر نبودن اصلاً. جلسات بحث در مورد پرونده به طور منظم برگزار نمیشد و زمانی هم که برگزار میشد بچهها بدقولی میکردن و نمیاومدن. شل کن سفت کن داشت یه جورایی. مثلاً یک هفته به طور منظم استاد باهامون تماس میگرفتن و پیگیری و این چیزا. بعد یهو دو هفته از هیچ کس هیچ خبری نبود.
بچهها که دیدند اوضاع این جوریه کمکم محو شدند.