اشتباهات و مشکلات رایج در مدیریت پروژه های کوچک چیست؟
معمولاً رایج است که میگویند تدوین استراتژی برای شرکتهای کوچک، اگر دشوارتر از شرکتهای بزرگ نباشد، سادهتر نیست.
بسیاری از آنهایی که از صبح تا شب، برای تمام کشور از سطح رییس جمهور تا خودروسازیها و وزارتخانهها و سازمانها و شرکتهای مختلف، پیشنهادهای اصلاحی و اجرایی میدهند و یا از انتخاب فلان مدیر برای فلان سازمان گلهمند هستند، چالشی در حد انتخاب کارهای کمتر تخصصی مانند نگهبان یا پرسنل خدماتی را برای سازمان خود نمیتوانند مدیریت کنند و میبینید که دست به دامن زمین و آسمان هستند تا کسی بیاید و برایشان کاری بکند.
شاید به همین علت است که کمتر کسی جرات میکند در زمینهی استراتژی یا مدیریت منابع انسانی یا تبلیغات برای مجموعههای کوچک، حرف بزند و همه ترجیح میدهند سازمانها و کسب و کارهای بزرگ را به عنوان مخاطب خود انتخاب کنند.
این مسئله را در حوزههای دیگر مدیریتی و مهارتی هم میتوان دید.
به همین علت است که گاهی به درستی میگویند:
در این درس میخواهیم در کنار یکدیگر برخی از رایجترین اشتباهات و مشکلات رایج در مدیریت پروژه های کوچک را با هم مرور کنیم:
تقلید از ساختار و جزئیات عملیاتی پروژههای بزرگ
هر کسی در یک پروژه متوسط یا بزرگ کار کرده باشد، احتمالاً با نرمافزارهایی شبیه Microsoft Project یا نرم افزار مدیریت پروژه شرکت Primavera برخورد داشته است.
اما آیا برای یک پروژه کوچک هم، استفاده از این نوع نرمافزارها لازم است؟
ما فهرستی از برخی نرم افزارهای ساده برای مدیریت پروژههای کوچک تنظیم کردهایم، اما با وجود آن فهرست، باز هم نباید فراموش کنیم که شاید حتی نرمافزارهایی که ظاهراً برای مدیریت پروژه هم طراحی نشدهاند، بتوانند در این نوع کارها مفید و قابل استفاده باشند.
تقلید از پروژههای بزرگ صرفاً در زمینهی راهکارهای نرمافزاری نیست و در زمینههای دیگر هم وجود دارد.
مثلاً پروژههای بزرگ، همیشه نیازمند دفتر مرکزی و محل استقرار فیزیکی هستند و تقریباً نداشتن چنین محلی، غیرقابل تصور و غیرممکن است.
اما آیا چند دوست که با یکدیگر یک کار کوچک را آغاز کردهاند و میخواهند یک اپلیکیشین موبایل طراحی و تولید کنند، نیاز به محل استقرار فیزیکی دارند؟
جو پالیتزی مدیر بزرگترین شرکت فعال در حوزه استراتژی محتوا در جهان (CMI)، در پادکستهای خود تاکید میکند که یکی از مهمترین رازهای موفقیتش این بوده که حتی تا زمانی که شرکت او به مقیاس متوسط هم رسیده بوده، هزینهای را به محل استقرار فیزیکی اختصاص نداده بوده است.
نکتهی دیگری که در درسهای قبلی هم اشاره شد، به خود موقعیت مدیر پروژه بازمیگردد:
دوست عزیز.
دسترسی کامل به این درس برای کاربران ویژه متمم در نظر گرفته شده است.
با عضویت به عنوان کاربر ویژهی متمم، علاوه بر دسترسی به این مطلب، به سایر بحثهایی هم که به کنترل پروژه و مدیریت پروژه مربوط هستند دسترسی پیدا میکنید. همچنین با فعال کردن اشتراک ویژه به درسهای بسیار بیشتری دسترسی پیدا میکنید که میتوانید فهرست آنها را در اینجا ببینید:
فهرست درسهای مختص کاربران ویژه متمم
البته از میان درسها و مطالب مطرح شده، ما فکر میکنیم شاید بهتر باشد ابتدا مطالعهی مباحث زیر را در اولویت قرار دهید:
سیستمهای کنترل مدیریت | تصمیم گیری
دوره MBA (پیگیری منظم مجموعه درسها)
ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت پروژه های کوچک به شما پیشنهاد میکند:
- آموزش مدیریت پروژه های کوچک (معرفی کارگاه آموزشی)
- تعریف پروژه چیست و تفاوت پروژه و عملیات از کجا آغاز میشود؟
- چند نمونه پروژه در زندگی شخصی و محیط کسب و کار
- چرا اهمیت مدیریت پروژه و نیاز به مهارت مدیریت پروژه بیشتر از گذشته است؟
- ویژگی های یک پروژه موفق چیست؟
- ویژگی های یک مدیر پروژه موفق برای مدیریت پروژه های کوچک چیست
- اشتباهات و مشکلات رایج در مدیریت پروژه های کوچک چیست؟
- مقدمهای بر برنامه ریزی و کنترل پروژه
- تعریف کنترل پروژه | سهگانهی برنامه ریزی، اجرا و کنترل
- اولویتبندی فاکتورهای تصمیم گیری در مدیریت و کنترل پروژه
- نوشتن POS یا بیانیه کلیات پروژه
- اسم رمز پروژه شما چیست؟ (یک تفریحِ جدی در مدیریت پروژهها)
- اقلام قابل تحویل در یک پروژه (Deliverables)
- آشنایی با مفهوم برنامه (Program) و تعریف ساختار شکست کار (WBS)
- چک لیست کنترل ساختار شکست کار (WBS) در پروژهها
- نمونه WBS برای یک پروژه تولید محتوا (فایل PDF )
- طرح ریزی و بودجه بندی منابع برای پروژه های کوچک
- برآورد | انواع روشهای برآورد هزینه، زمان و سایر شاخصهای کلیدی پروژه
- گانت چارت چیست و مراحل ترسیم گانت چارت
- چک لیست چیست؟ | اهمیت تهیه چک لیست | انواع چک لیست
- کار تیمی در مدیریت پروژه های کوچک
- چه کسانی را به کار میگیرید: افراد مناسب یا افراد واجد شرایط؟
- قانون بروکس | وقتی تلاش برای درست کردن اوضاع، وضع را خرابتر میکند
- مدیریت ارتباطات پروژه چیست؟ شما در کدام بخش آن توانمندتر هستید؟
- نرم افزارهای مدیریت پروژه برای پروژه های کوچک | از Asana تا Trello و OneNote
- نکاتی در تنظیم یک قرارداد پروژهای (برای فریلنسرها)
- چرخه عمر پروژه چیست و برای پروژه های کوچک چه کاربردی دارد؟
- تعریف ساختار ماتریسی چیست و این ساختار چه ویژگیهایی دارد؟
- مزایای استفاده از ساختار ماتریسی چیست؟ چرا باید گاهی به سراغ این ساختار برویم؟
- منابع آنلاین مدیریت پروژه – مقاله و کتاب (انگلیسی-رایگان)
چند مطلب پیشنهادی از متمم:
سوالهای پرتکرار دربارهٔ متمم
متمم مخففِ عبارت «محل توسعه مهارتهای من» است: یک فضای آموزشی آنلاین برای بحثهای مهارتی و مدیریتی.
برای کسب اطلاعات بیشتر میتوانید به صفحهٔ درباره متمم سر بزنید و فایل صوتی معرفی متمم را دانلود کرده و گوش دهید.
فهرست دوره های آموزشی متمم را کجا ببینیم؟
هر یک از دوره های آموزشی متمم یک «نقشه راه» دارد که مسیر یادگیری آن درس را مشخص میکند. با مراجعه به صفحهٔ نقشه راه یادگیری میتوانید نقشه راههای مختلف را ببینید و با دوره های متنوع متمم آشنا شوید.
همچنین در صفحههای دوره MBA و توسعه فردی میتوانید با دوره های آموزشی متمم بیشتر آشنا شوید.
هزینه ثبت نام در متمم چقدر است؟
شما میتوانید بدون پرداخت پول در متمم به عنوان کاربر آزاد عضو شوید. اما به حدود نیمی از درسهای متمم دسترسی خواهید داشت. پیشنهاد ما این است که پس از ثبت نام به عنوان کاربر آزاد، با خرید اعتبار به عضو ویژه تبدیل شوید.
اعتبار را میتوانید به صورت ماهیانه (۱۶۰ هزار تومان)، فصلی (۴۲۰ هزار تومان)، نیمسال (۷۵۰ هزار تومان) و یکساله (یک میلیون و ۲۰۰ هزار تومان) بخرید. لطفاً برای اطلاعات بیشتر به صفحه ثبت نام مراجعه کنید.
آیا در متمم فایل های صوتی رایگان هم برای دانلود وجود دارد؟
مجموعه گسترده و متنوعی از فایلهای صوتی رایگان در رادیو متمم ارائه شده که میتوانید هر یک از آنها را دانلود کرده و گوش دهید.
همچنین دوره های صوتی آموزشی متنوعی هم در متمم وجود دارد که فهرست آنها را میتوانید در فروشگاه متمم ببینید.
با متمم همراه شوید
آیا میدانید که فقط با ثبت ایمیل و تعریف نام کاربری و رمز عبور میتوانید به جمع متممیها بپیوندید؟
نویسندهی دیدگاه : حمید طهماسبی
یکی از بزرگترین مشکلات پروژه های کوچک، تعداد نیروی انسانی است.
زمانی که شما با یک نفر شروع به کار و همان یک نفر هم برای کار شما کافیست و کلی انرژی و هزینه صرف شده تا امروز روز به کارش سوار شده است. حالا وقت کلیم کردن است. هر بار حرف جدیدی می زند ، بهانه های متفاوت می آورد.
در حدی که به خودتان می گویید ای کاش تمام این مدت یک کارمند دیگر هم داشتم و هزینه اضافی او را هم می دادم ولی این کارمند به دلیل اینکه می داند یک نفر است و ما به آن احتیاج داریم این بازی ها را در نمی آورد.
به نظر من مشکل عمده پروژهای کوچک تعداد نیرو انسانی است.
جا دارد همین جا در مورد 7 دلیل شکست بگویم که پروژه های کوچک بسیار با آن دست وپنجه نرم می کنند:
1- این کار را جدی نمی گیرند
مردم اکثرا فکر می کنند برای راه اندازی یک تجارت درآمد زا باید کلی سرمایه گذاری بکنند.
در صورتی که دنیای الان مانند قبل نیست زمانی که مارک زاکربرگ اینستاگرام را خرید تعداد اعضای اینستاگرام فقط 18 نفر بود. یکی از فکر های اشتباه مدیران هم همین است که زمانی خود را در پیشرفت می بینند که سازمانشان کارمند اضافه کند.
بعضی افراد میزان جدیتشان به کار به نسبت سرمایه گذاری است که آنجا انجام می دهند فکر می کنند شرکتی با سرمایه یمک میلیارد حتما بشتر از شرکتی با سرمایه 50 میلیون سود می دهد.
2-شک
بدانید که"Doubt is killer" و با شک نمی توان کاری را انجام داد. به کار خود ایمان داشته باشید و از افراد Dream stealer دوری کنید. همیشه اشتباه هست. شما خودتان را نبازید.
3- آموزش ندیدن
مگر می شود در دنیای امروز که همه چیز در تغییر هست هر روز اطلاعات خود را به روز نکنیم. باید نه تنها در زمینه تخصصی کارمان بلکه در جند زمینه بی ربط هم مطاله کنیم. یاد هست بعضی وقت ها که به مادرم به شوخی گله می کردم که "بیا من رفتم ارشد گرفتم چی شد؟" همیشه مادرم می گفتن"حتی اگر دزد هم می خواستی بشی، دزد دانا گزیده تر بَرَد کالا را".
حدود 10 سال پیش یکی از بستگان ما به دلیل یک عمل زیبایی در بیمارستان بستری بود و بابت آن عمل حدود 3 میایون هزینه کرده بود، که تو اون سال ها میگفتن این دکتر روزی 3 الی 5 تا از این عمل ها دارد(دیگه حساب کتاب بلدید حتما، فقط لطفا تورم هم از 10 سال پیش حساب بشه) من زمانی که این دکتر را دیدم وقت مناسبی گیر آوردم و ازش پرسدم که چی شد شما انجوری شدی(رمز موفقیت) گفت من هر روز صبح 2 ساعت تو زمینه رشته ام مطالعه می کنم.
4- فکر می کنند سریع باید پول دار شوند
متاسفانه به دلیل زندگی که الان ما دچارش شدیم(fast life) جوان های ما صبور نیستند و از هر کاری که انجام می دهند در همان ماه های اول نه تنها پول بلکه سود می خواهند(می خواهند علاوه بر درآوردن سریع سرمایه به سود آوری نیز سریع برسند). در صورتی که ما یک اصطلاحی داریم از پدرانمان به اسم چوب خوری. آنها وقتی دکانی را باز می کردند می دانستند تا به درآمد زای برسد چند سالی به طول می انجامد. همین دیجی کالا اگر الان رنک 4 ایران است، اگر همه در فضای مجازی اسمش را شنیده اند، این تجارت 9 سال پیش شروع شده(9 ساللللللللللللللل)9 سال پیش که اینترنت dial up بود. باید هم حالا به این وضع درآید. تازه همه می دانند که سرعت رشد در فضای آنلاین خیلی بیشتر از آفلاین است. پس 9 سال در فضای آنلاین ایران واقعا عدد زیادیست.
5-تمرکز نداشتن
با هر کار یکه شروع کرده اید همان را یک مدت ادامه دهید و به خود کارتان اجازه دهید خودشان را نشان دهند. از این شاخه به شاخه دیگر پریدن باعث می شود اعتماد اطرافیان هم نسبت به شما سلب شود.
شاید کلیشه ای باشه ولی "ذره بین وقتی می تواند یک شی را بسوزاند که نور را متمرکز در نقطه ای کند"
6-فقدان آینده نگری
رویا بافی کار بسیار خوبیست و اخلاق انسان های بزرگ و موفق است.
"بینش بی عمل صرفا رویاست
عمل بی بینش صرفا وقت گذرانیست
بینش به همراه عمل است که می تواند دنیا را دگرگون کند"
توی یک کتابی خواندم"هر چقدر بیشتر از 8 ساعن در روز کار کنید به روی آینده خود سرمایه گذاری کرده اید"
7-بینش نداشتن(vision)
"بینش بی عمل صرفا رویاست
عمل بی بینش صرفا وقت گذرانیست
بینش به همراه عمل است که می تواند دنیا را دگرگون کند"
هدف داشته باشید.
حتما فایل صوتی نقطه شروع را از فروشگاه متمم دانلود کنید و گوش کنید مخصوصا قسمت goal setting.
موفق باشید-Dimah